Вътрешни правила за системите за финансово управление и контрол в централно военно окръжие

При извършването на организационно-щатни промени текущо през календарната година, които налагат актуализирането на счетоводния документооборот главният счетоводител своевременно предлага на началника в писмена форма адекватни корекции.

2. ГЛАВА ПЪРВА

3. ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

(2) Финансовото управление и контрол се осъществява чрез системи за управление и контрол, които включват съвкупност от политики и процедури, утвърдени от началника на ЦВО, с цел да се осигури разумна увереност, че целите на организацията за защита на публичните финансови интереси са постигнати чрез:

1. 
   съответствие със законодателството, вътрешните актове и договори;
   
2. 
   надеждност и всеобхватност на финансовата и оперативна информация;
   
3. 
   икономичност, ефективност и ефикасност на дейностите;
   
4. 
   опазване на активите и информацията.
   

1. законосъобразно, икономично, ефективно и ефикасно управление на финансовите ресурси на ЦВО;

2. съответствие на финансовата дейност на ЦВО с действащото законодателство, вътрешните актове и заповедите на началника на ЦВО;

3. опазване на активите и информацията на ЦВО;

4. предотвратяване и разкриване на финансови нарушения и грешки във функционирането на администрацията;

5. достоверност на счетоводната информация на ЦВО;

6. осигуряване на своевременна и надеждна информация с оглед вземане на правилни решения при управление на финансите в ЦВО;

7. 
   осигуряване на прозрачност и възможност за проследяване на решенията и действията, свързани с изразходване на бюджетните средства.
   

(2) Контролните дейности са правилата, процедурите и действията, насочени към намаляване на рисковете за постигане целите на ЦВО и допринасящи за изпълнение на решенията на ръководството.

(3) В ЦВО се прилагат контролни дейности, които включват:

1. процедури за разрешаване и одобряване;

2. разделяне на отговорностите по начин, който не позволява един служител едновременно да има отговорност по одобряване, изпълнение, осчетоводяване и контрол;

3. система за двоен подпис, която не разрешава поемането на финансово задължение или извършване на плащане без подписите на началника на ЦВО и началника на сектор „Финанси” на ЦВО(главния счетоводител);

4. правила за достъп до активите и информацията;

5. предварителен контрол за законосъобразност, който се извършва от финансовия контрольор;

6. процедури за пълно, вярно, точно и своевременно осчетоводяване на всички операции;

7. докладване и проверка на дейностите - оценка на ефикасността и ефективността на операциите;

8. процедури за наблюдение;

9. правила за управление на човешките ресурси;

10. правила за документиране на всички операции и действия, свързани с дейността на организацията.

5. ГЛАВА ВТОРА

6. ЕЛЕМЕНТИ И ВЪТРЕШНИ АКТОВЕ ЗА ФИНАНСОВОТО

7. УПРАВЛЕНИЕ И КОНТРОЛ

1. контролна среда;

2. управление на риска;

3. контролни дейности;

4. информация и комуникация;

5. мониторинг.

(2) Ръководителите на всяко ниво в ЦВО осигуряват изграждането, развитието и функционирането на елементите на финансовото управление и контрол в съответствие със спецификата на дейността на отдела или звеното.
Чл. 5. (1) В съответствие с Методическите насоки по елементите на финансово управление и контрол, издадени от министъра на финансите на основание чл.10, ал.3 от ЗФУКПС и с цел ефективно осъществяване на финансовото управление и контрол в ЦВО са издадени и утвърдени следните вътрешни актове:

1. Кодекс за етичното поведение на служителите от ЦВО и приложение – Правила за приемане и обработка на сигнали за нередности, нарушения и корупция;

2. Длъжностно разписание;

3. Поименно разписание на длъжностите;

4. Длъжностни характеристики;

5. Правилник за вътрешния трудов ред в ЦВО;

6. Вътрешни правила за определяне реда за планиране на работната заплата, допълнителни възнаграждения и награди в ЦВО;

7. Правила за оценка на трудовото изпълнение на служителите от ЦВО;

8. Процедура за набиране и подбор на персонал в ЦВО;

9. Правила за въвеждащо обучение при назначаване на служител в ЦВО;

10. Правила за ползване на отпуски, заместване и командировки в системата на ЦВО и подчинените му военни окръжия;

11. Процедура за съкращаване и подбор на персонала в ЦВО;

12. Стратегически план за периода от 2012 до 2014 г.;

13. Годишен план;

14. Стратегия за управление на риска в ЦВО;

15. Вътрешни правила за осъществяване на предварителен контрол в ЦВО;

16. Правила за счетоводния документооборот в ЦВО;

17. Правила за организацията на деловодната дейност и документооборота в ЦВО;

18. Правила за дейността на длъжностните лица в ЦВО и подчинените военни окръжия при опит за нерегламентиран достъп до класифицирана информация или при осъществен такъв достъп;

19. Вътрешни правила относно реда за планиране и организация на провеждането на процедурите за възлагане на обществени поръчки и за контрол на изпълнението на сключените договори;

20. други.

(2) Нормативната уредба, регламентираща дейността и функциите на ЦВО, е следната:

1. 
   Закона за отбраната и въоръжените сили и Правилника за приложението му;
   
2. 
   Закона за резерва на въоръжените сили на Република България и Правилника за прилагането му;
   
3. 
   Устройствен правилник на Министерството на отбраната;
   
4. 
   Правилник за устройството и дейността на ЦВО;
   
5. 
   Устави на въоръжените сили;
   
6. 
   Вътрешни правила за работа на ЦВО.
   

9. ГЛАВА ТРЕТА

(2) Одобряването е утвърждаване или заверка на транзакции, данни или документи, с което се приключват процеси, действия, предложения и последици от тях.

(3) Разрешаването и одобряването се извършват само от началника на ЦВО или упълномощени от него за целта лица.
Чл. 7. (1) Оторизирането (упълномощаването, делегирането) е процедура, при която началникът на ЦВО нарежда със заповед на определени длъжностни лица да изпълняват функции на ръководител, например действия по управление и разпореждане с активи, поемане на задължения, извършване на разходи, действия във връзка с възлагането и осъществяването на различна дейност и други.

(2) Оторизирането се осъществява в съответствие с нормативно регламентираните възможности, специфичните срокове и условия и при спазване на изискванията за необходимата компетентност и професионален опит.

(3) Упълномощените служители действат съобразно нарежданията на началника на ЦВО и в границите, определени със заповедта и нормативните актове.
Чл. 8. Упълномощените служители докладват периодично на началника на ЦВО за осъществената от тях дейност в рамките на делегираните им правомощия.

11. ГЛАВА ЧЕТВЪРТА

(2) За осъществяването на отделни етапи от всяка операция, процес или дейност в ЦВО отговарят различни служители.

(3) Отговорностите се разделят по начин, който не позволява един служител едновременно да има отговорност по одобряване (разрешаване), изпълнение, осчетоводяване и контрол.
ГЛАВА ПЕТА
СИСТЕМА НА ДВОЕН ПОДПИС
Чл. 10. (1) Системата на двоен подпис е задължителна процедура при поемане на задължения, извършване на разходи, действията по управление или разпореждане с имущество и други от името и за сметка на ЦВО.
Чл. 11. (1) Всички документи, свързани със задължения, разходи, действия по управление или разпореждане с имущество и други, независимо от стойността им, се подписват от началника на ЦВО, в качеството му на ръководител и разпоредител с бюджет и началник сектор „Финанси”(главния счетоводител), в качеството му на лице, отговорно за счетоводните записвания.

(2) В случаи на отсъствие поради ползване на отпуск или командировки, функциите на началник на ЦВО се изпълняват от заместник-началника на ЦВО.

(3) Началникът може със заповеди да делегира на компетентни длъжностни лица права да подписват за ръководител първични счетоводни документи за събиране на приходи, поемане на задължения и извършване на разходи в следните случаи:

1. събиране на приходи, извършване на разходи по касов и банков път и разходване на материални запаси (платежни нареждания, приходни и разходни касови ордери, искания за отпускане на материали);

2. отчитане на разчетни взаимоотношения - разчетно-платежни ведомости, авансови отчети на материално отговорните лица и служители;

3. получаване на фактури за доставки на стоки и услуги.

(4) Заповеди за ползване на отпуски и за начисляване на процент прослужено време на персонала.

(5) Системата на двойния подпис се прилага и когато не е упражнен предварителен контрол.

(6) Началникът на сектор „Финанси”(главният счетоводител), в качеството му на лице, отговорно за счетоводните записвания, може да откаже да положи втори подпис. В тези случаи отказът следва да е в писмена форма и мотивиран. Отказът се адресира до началника на ЦВО и се завежда в регистратурата.

12. ГЛАВА ШЕСТА

(2) С цел намаляване на риска от неправилно използване или разпореждане с активите и информацията на ЦВО, достъп до тях имат длъжностните лица, които отговарят за опазването и/или използването на съответните активи или информация.

13. ГЛАВА СЕДМА

14. ПРЕДВАРИТЕЛЕН КОНТРОЛ

1. РАЗДЕЛ І

1. СЪЩНОСТ НА ПРЕДВАРИТЕЛНИЯ КОНТРОЛ

(2) Законосъобразност по смисъла на настоящите вътрешни правила е съответствие на решенията или действията с приложимата нормативна уредба кодекси, закони, постановления на Министерския съвет, нормативни актове на Министерство на финансите, правилници, наредби, заповеди и др., които се издават въз основа на тях.

(3) Редът и начинът за осъществяване на предварителен контрол в ЦВО се определят с настоящите правила и с Вътрешните правила за осъществяване на предварителен контрол в съответствие с указанията на министъра на финансите и изискванията на ЗФУКПС.
Чл. 14. (1) Предварителният контрол се извършва от финансов контрольор съгласно длъжностното разписание или определен от началника на ЦВО.

(2) Предварителният контрол се извършва преди вземането на всички решения или извършването на действия, свързани с финансовата дейност на ЦВО, независимо от размера на приходите или разходите от тези решения или действия.

(3) Предварителният контрол се извършва чрез проверки, резултатите от които се документират. В писмен вид се изразява мнение относно законосъобразността на решенията или действията, свързани с:

1. разпореждане с активи и средства, включително поемането на задължения (сключването на договори или др.) и извършването на разходи;

2. управление и стопанисване на имуществото, включително отдаване под наем;

3. други права или задължения за ЦВО.

(4) Началникът на ЦВО и началник сектор „Финанси”(главният счетоводител) осигуряват на финансовия контрольор достъп до цялата информация и всички документи (включително и на електронни носители), които имат отношение към дейността или процеса, свързани с поемането на задължението, извършването на разхода или събирането на прихода.
Чл. 15. Обектите на предварителен контрол, начина на осъществяването му и документирането му се извършват съгласно вътрешни правила за осъществяване на предварителен контрол в ЦВО.

2. РАЗДЕЛ ІІ

1. ДОКУМЕНТИРАНЕ НА ЗАДЪЛЖЕНИЯТА ЗА РАЗХОДИ

(1) Досиетата се съставят, поддържат и съхраняват от служители на отдел „Финансово-стопанска дейност”, предоставят се на финансовия контрольор за осъществяване на предварителен контрол и се допълват с копия от платежните документи за следващите извършени плащания по поетото задължение или разход.

(2) Изготвят се четири типа досиета:

1. досие за задължение, действия по управление или разпореждане с имуществото на ЦВО се съставя при всяко поемане на задължение или друго действие, които са на стойност над 10(десет) хиляди лева и се допълва с копия от документите за всички разходи или действия, извършени във връзка с това задължение, независимо от размера им;

2. досие за разход се съставя за единичен разход над 5(пет) хиляди лева, когато при поемане на задължението не е имало основание за съставяне на досие, например: разходи за електроенергия, топлоенергия, вода и други;

3. общо досие се съставя за работните заплати за всяка календарна година, открива се на първи януари и се закрива на тридесет и първи декември;

4. досие за нереализирани разходи се съставя за предложения за разходи или задължения, които не са одобрени от началника на ЦВО, като разпоредител с бюджет (заявки, докладни записки, оферти и други).
Чл. 17. Всяко досие по чл.16 съдържа:

1. опис на приложените документи;

2. контролен лист за движение на досието между различните структурни звена и длъжностни лица в ЦВО;

3. описание на приложимата нормативна уредба за поемане на конкретното задължение, разход, действие по управление или разпореждане с имуществото на ЦВО и др.;

4. копия на всички договори и анекси към тях;

5. други документи, които имат отношение към задължението, разхода, действията по управление или разпореждане с имуществото и др.;

6. контролните листове за извършване на предварителен контрол;

7. копия на всички фактури и платежни документи;

8. копия на протоколите за приемане и предаване на активите;

9. други.

(2) Досиета, по които са приключили всички плащания и изпълнението на договорите, се предават за съхраняване в регистратурата на ЦВО, като за целта се съставя приемателно-предавателен протокол.

(2) Целта на процедурите за вярно, точно и своевременно осчетоводяване на стопанските операции е намаляването на риска от неправилно и несвоевременно отразяване на информацията и съставянето на финансовите отчети и получаване на надеждна информация от ръководството на ЦВО за вземане на управленски решения.

(2) Прегледът на дейността се осъществява текущо и чрез специални оценки (проверки), които се извършват след събитията и зависят от оценката на риска и от ефективността на текущия мониторинг.

(3) Резултатите от осъществения мониторинг, включително недостатъците се докладват на началника на ЦВО и на лицата, които могат да предприемат необходимите мерки за отстраняване на недостатъците.
ГЛАВА ЕДИНАДЕСЕТА
ПРАВИЛА ЗА УПРАВЛЕНИЕ НА ЧОВЕШКИТЕ РЕСУРСИ
Чл. 31. (1) Дейността по управление на човешките ресурси се осъществява, съгласно изискванията на Закона за отбраната и въоръжените сили, Кодекса на труда и подзаконовите нормативни актове по прилагането им по ред, определен от началника на ЦВО.

1. Вътрешни правила за определяне реда за планиране на работната заплата, допълнителни възнаграждения и награди в ЦВО;

2. Правила за оценка на трудовото изпълнение на служителите от ЦВО;

3. Процедура за набиране и подбор на персонал в ЦВО;

4. Правила за въвеждащо обучение при назначаване на служител в ЦВО;

5. Правила за ползване на отпуски, заместване и командировки в системата на ЦВО и подчинените му военни окръжия;

6. Длъжностно разписание;

7. Поименно разписание на длъжностите;

8. Длъжностни характеристики;

9. Други.

(1) по време на работа (практически въпроси);

(2) редовно обучение (подновяване на познанията);

(3) всекидневно обучение (в случаите, когато са необходими конкретни познания за изпълнението на текущи задачи).

(2) Служители от отдел „Административно обслужване и човешки ресурси” следят за редовното подобряване на професионалната квалификация на служителите в съответствие с изготвените планове.

(2) Целта на процедурите за документиране на действията, свързани с дейността на ЦВО, е подпомагането на текущата дейност, вземането на правилни управленски решения и осъществяване на контрол върху процесите в ЦВО.

(2) Разработените проекти на документи следва да са с ясен и точен текст и да са съобразени с Указанията за оформяне на общо административните документи, утвърдени от министъра на финансите. Желателно е постигане на определено ниво на стандартизация при изготвянето и представянето им.

5. ГЛАВА ТРИНАДЕСЕТА

КОНТРОЛ ВЪРХУ ИЗГРАЖДАНЕТО И ФУНКЦИОНИРАНЕТО НА СИСТЕМИТЕ ЗА ФИНАНСОВО УПРАВЛЕНИЕ И КОНТРОЛ

(2) Директорът на дирекция Вътрешен одит към Министерство на отбраната писмено уведомява началника на ЦВО за установени недостатъци и несъответствия на системите за финансово управление и контрол с приложимата нормативна уредба, за случаите на неефективно функциониране на същите и прави мотивирани предложения и препоръки за отстраняване на нередностите и нарушенията.