Част 1 насоки в контекста на социалната политика

Дигитализацията на “традиционните” материали – печатни, изображения и пр. – е подпомагащ процес при общоевропейските усилия да се обхванат и създадат дигитални ресурси на културното ни наследство. Акцентът в настоящите Насоки се поставя върху дигитализацията на изображения (включително изображения на текст), но повечето от разглежданите проблеми се отнасят със същата сила и до други дигитализирани обекти (като например аудио-файлове).

В Европа е постигнато единно становище по отношение на това, че дигитализацията открива стратегически възможности и трябва да бъде прилагана повсеместно и убедително. Европейската комисия декларира, че ще работи като координатор на тази значима дейност. В изявлението, направено от името на Европейската комисия се казва: “Дигитализацията е важна първа стъпка към генериране на дигитално съдържание, което ще подпомогне процеса на създаване на напълно дигитална Европа. Тя е значима дейност в опазване на общоевропейското културно наследство, в осигуряването на подобрен достъп за гражданите до това наследство, в подпомагане на процесите в образованието и туризма и в развитието на индустрията за електронна информация (eContent industry).” Изключително важната роля на дигитализацията е призната в приетата от страните-членки на ЕС “Програма за “Електронна Европа 2002”” (eEurope 2002 Action Plan) на заседанието на Европейската комисия във Фейра през юни 2000 г. Тази програма поставя дигитализацията в центъра на осъществяването на концепцията за електронна Европа. Програмата съдържа специално разработен план за действие с поредица от инициативи за дигиталното съдържание.

• 
  Създадат постоянен форум за координация;
  
• 
  Подкрепят разработването на Европейско становище за политиката и програмите по отношение на дигитализацията;
  
• 
  Разработят механизми за рекламиране и популяризиране на добрия опит, да осигурят последователност на усилията за развитие на практически умения и теоретични знания;
  
• 
  Работят в колаборация с цел да направят видим и достъпно дигитализираното културно и научно наследство на Европа.”
  

Принципите, залегнали в заключителните документи на срещата в Лунд и други основни документи са достъпни чрез официалната уеб-страница на Европейската Комисия CORDIS. Достъпни са и някои национални уеб-страници, съдържащи и други допълнителни ресурси по темата, като напр. The People’s Network (“Мрежа за хората”).

• 
  Съществува общ интерес по проблема с дигитализацията между всички видове институции, хранилища на световната памет (библиотеки, музеи, архиви, галерии, звукозаписни агенции и пр.).
  
• 
  Дигитализацията трябва да представлява важен елемент при планирането на националните и международни информационни инфраструктури.
  
• 
  Публичните библиотеки ще трябва да внимават да не засягат авторските права при дигитализация на материали, за които те не притежават правата, но ще искат и да защитават своите инвестиции. (Виж и авторски права.)
  
• 
  Необходимо е да се разгледа и реши проблема с законодателството, свързано с депозирането на дигитализирани материали.
  

Процесът на дигитализация е привидно прост, особено след като не много скъпи персонални компютри и скенери, с помощта на стандартен софтуер направиха възможно да се създават дигитални копия на всяко четимо от човека творение. Процесът обаче в действителност е твърде сложен, тъй като трябва да се имат пред вид аспекти, като качеството на полученото изображение, използвания за съхраняването му формат, описанието му, нуждата от дълготрайното му ползване и съхранение и т.н. Простотата на основния процес могат да тласнат библиотекари и ръководители, определящи политиката, към погрешното убеждение, че една програма за дигитализация е нещо ясно, разбираемо и евтино. Но това съвсем не е така.

Първото, което е необходимо да се изясни, е защо дигитализацията е подходяща в конкретния случай, какви са точните критерии за подбор на материалите, които ще бъдат дигитализирании аудиторията, за които ще бъдат предназначени за ползване. Макар нито един от тези проблеми да не е преди всичко изцяло технически, те всички са от изключителна важност за успешен проект. Те водят към взимане на решението какво ще се дигитализира. Виж също рубриката разнообразно културно съдържание.

• 
  Притежава ли библиотеката правото да прави дигитални копия? Необходимо е да се гарантират правата над материалите, това неминуемо ще бъде дълъг и мъчителен, а вероятно и много скъп процес.
  
• 
  За какви права над дигиталните изображения имат намерение да претендират библиотеките? Всички ли получени изображения ще бъдат предоставяни на свободен /безплатен достъп, или евентуално решение би било безплатното предоставяне на минимизирани изображения (thumbnails) в Интернет и предоставянето на копия с по-висока ясност срещу заплащане?
  

Изходния продукт при процеса на дигитализация е изображение или друг информационен обект в дигитален формат. В употреба са обаче много различни формати и техният избор трябва да бъде направен внимателно. Не трябва да се забравя, че е нормално да се съхраняват и двете копия – първоначално направеното, което служи за образец (muster copy) и “оборотното копие”, което ще бъде предоставяно за ползване (delivery copy), и обикновено се смята за необходимо двете копия да са в различен формат.Обичайните формати, използвани при проекти за дигитализация са TIFF (за копия-образец с високо качество) и JPEG или GIF (за копия, с които ще се осъществява обслужването или т.нар. “оборотни копия”), но тръбва да се помни, че съществуват различни версии на всички формати. В този аспект преди да се пристъпи дигитализацията препоръчваме обсъждането на критериите, предложени ни от следните автори в изброените разработки : C.W. Brown and B.J. Sheperd. Graphics File Formats, Reference and Guide. - Greenwich, Connecticut, USA: Prentice Hall, 1995.

В общи линии при дигитализация е възможен следният избор за хардуер:

• 
  Скенери. Необходимо е да се отбележи, че обикновените плоски скенери не са пригодени и следователно не са най-удачните за сканиране на подвързани томове и могат да причинят значителни щети на сканираните книжни тела. Там където е възможно разделяне на оригиналите на отделни страници, предимство би било набавянето на приспособление, подаващо страниците (захранващ механизъм, фидер), тъй като то може да ускори процеса на сканиране и да подобри прецизността. Предлагат се специални скенери за дигитализация на слайдове и микроформи. Дон Уилямс е написал Наръчник за подбор на скенери, включен в американската серия US Guides to Quality in Visual Resource Imaging (“Насоки за качество при създаването на изображение на визуални ресурси “).
  
• 
  Дигитални камери. В случаите, когато книгата не може да се разтвори или материалът е твърде деликатен, се препоръчва използването на дигитална камера вместо сканиращо устройство, тъй като при използването на камера се избягва физическия контакт между устройството за дигитализация и оригиналния обект. При използването на камери обаче е необходимо закупуването или построяването на поставка/опора за книги и осигуряването на слабо осветление с ниска температура на излъчване.
  

За не-визуална медия, като аудио-записи, е необходимо закупуването на оборудване, трансформиращо аналоговата медия в дигитална на изхода на процеса.

Важно е дигитализираните материали да бъдат акуратно каталогизирани, а съответните метаданни да бъдат направени достъпни. Библиотекарите трябва да са запознати с каталогизационните правила и традиции на другите професионални области (като например с използваното от архивните специалисти Encoded Archival description (EAD – шифровано архивно описание) ; да са запознати и с новите методи и опит за работа с метаданни в електронна среда (основно с Dublin Core). Стюърт Лий отделя значително внимание на тези проблеми в британския дигитален наръчник “Technical Standards and Guidelines”. Виж също рубриката описание на ресурси. В допълнение на дескриптивните метаданни (метаданни с изображения) е възможно да се наложи да бъдат разработени или възприети (след съответно адаптиране) схеми за описание на нивата: език, географско местоположение, права, характеристики, версия и образователно ниво.

В рамките на тази тема трябва да се обърне внимание на два основни проблема:

• 
  Защитата на изображенията при дълготрайното им или дигитално съхранение. Съществува огромно количество полезна информация по проблема под формата на насоки, ръководства, наръчници. Отправна точка за навлизане в темата би могла да бъде разработката “Европейската комисия за опазване и достъп”.
  
• 
  Защита на правата над изображенията, напр. опазване от неоторизиран достъп. Познати са множество методи и техники за защита като например водния знак и зашифроване (кодиране - encryption). Достъпни са редица комерсиални системи с това предназначение като Digimarc например, както и разяснения на технологията.
  

Със собствени сили или извън собствената институция

Основният и най-важен въпрос, свързан с работния процес е дали проектът за дигитализация ще бъде извършван със собствени сили в собствената институция (in-house) или ще бъде възложен на външен подизпълнител (outsourced). Взимането на това решение и конкретните действия ще се диктуват от конкретните обстоятелства на място, но е необходимо да се имат пред вид следните аргументи:
Предимства на дигитализацията, осъществявана със собствени сили в собствената институция:

• 
  Пълен контрол над материалите и процесите;
  
• 
  Материалите (оригинали и дигитални копия) не се подложени на риск при транспортиране;
  
• 
  Бърза оценка на качеството на получените в края на процеса резултати (дигитални копия);
  
• 
  Добра и бърза възможност за получаване на “обратна връзка” по време на процеса – преглед на изображенията още по време на сканирането например;
  
• 
  Често е по-евтино, но трудно се калкулират прецизно разходите по процеса;
  
• 
  Собственият персонал добива нови експертни умения;
  
• 
  Притежание/собственост над хардуера и софтуера;
  
• 
  Няма договорни задължения към трети лица в случай на възникване на трудности по изпълнението на процеса.
  

Предимства на варианта, при който дигитализацията се възлага на външен изпълнител:

• 
  Целият мениджмънт на процеса (в най-дребни детайли) е отговорност на фирмата-изпълнител;
  
• 
  Липсва необходимостта от осигуряване на хардуер, софтуер и помещения за техника и екип (с изключение на необходимото за показване, възпроизвеждане на дигиталните изображения);
  
• 
  Изисквания за опитност и експертни умения към външния изпълнител;
  
• 
  Не е необходимо време за образование и подготовка на собствен екип за работа по дигитализацията;
  
• 
  Разходите са ясни от самото начало;
  
• 
  За дигитализация ще се използват най-модерни хардуер и софтуер.
  

В случай, че се вземе решение да се използват услугите на външна фирма, за препоръчване е да се прегледа следния полезен наръчник: “Document Management Guide and Directory: a comprehensive guide to document management and a comprehensive directory of products and services for imaging and document management”, 11^th edition, 2000. ISBN 0-9537954-0-3, ISSN 1366-6584.

За успешното протичане на всеки дигитализационен процес е необходимо внимателно предварително планиране. Стюарт Лий разглежда детайлно тази проблематика.

Не е възможно да се дадат някакви общи предвиждания за разходите по дигитализацията, защото факторите от които те зависят са твърде много и различни. В направеното от тях през 1999 международно изследване Гоулд и Ебдън калкулират за средни разходи по дигитализация на една страница сумата от US$ 7.72 (с граници на вариране от US$0.12 до US$15), на книга - US$ 70.66 (с граници на вариране от US$28 до US$154) и за серийно издания - US$14 (вариране от US$14 до US$14). Статия на С. Танер и Дж. Ломакс-Смит върху разходите предлага полезни съвети в тази връзка.

Някои библиотеки са облагодетелствани от наличието на много опитен персонал, но много от специалистите се нуждаят от придобиване на специални дигитализационни умения.

Най-използваната система за разпространение и доставка на информацията понастоящем еWorld Wide Web. Библиотеките може да стопанисват (host) сами своята уеб-страница, страницата им да се поддържа – от висшестоящата им институция или да използват услугите на външен хост. Обикновено най-удачно е изображенията да се съхраняват в база данни. За по-големи колекции или там, където метаданни или други изисквания са твърде сложни, най-доброто решение е закупуването на специализиран програмен пакет. ( За пример виж InVisage от iBase, предлагана днес на пазара от доставчика на библиотечни системи Talis.)

Оценяването качеството на изображението (и съответно еквивалентно на невизуалните материали) е също така доста сложен проблем, който изисква експертни умения. Препоръчва се за целта да се извърши консултация с експертни източници като изследването на Франциска Фрей “Измерване качеството на дигиталните образци”, включено в серията US Guides to Quality in Visual Resource Imaging.

Оптическото разпознаване на символи и знаци се използва от много библиотеки за дигитализиране на каталожни записи, както и на първична информация. Модерният софтуер е в състояние точно да интерпретира дори оригинали с ниско качество, макар обикновено впоследствие все още да е необходим преглед и от човек. Очевидно, в случаите, когато е необходимо да се съхрани оформлението, подреждането – като например връзките между зоните в текста или подреждането на текст в таблици, задачата ще придобие още по-голяма сложност. Сред типичните софтуерни пакети за оптическо разпознаване на символи, които могат да бъдат ползвани в библиотеките са продукта на Scansoft OmniPage Pro и на ExperVision TypeReader Pro.

Бъдещото развитие на дигитализацията в публичните библиотеки ще зависи в голяма степен от предприетите действия по отношение на библиотечната политика (виж по-горе). Най-общо, колаборацията ще се отрази на по-широкото разпространение и възприемане на стандарти, които ще направи възможно взаимодействието между отделните колекции. Идеална би била ситуация, в която крайният потребител може да търси който и да било дигитализиран образ и да го “извади на екран” (види на екран), да го прехвърли върху някакъв вид собствена памет и да използва това изображение без да е необходимо да знае в коя колекция се намира оригинала или образеца и без да е нужно да прави някакви специални настройки на своя компютър. Това предполага не само възприемане на техническите стандарти, но и съгласуване на правните въпроси.

а) около създаването на още по-усъвършенствани скенери и дигитални камери, чийто цени ще падат реално и;

б) в постигането на международни договорености за приемане на стандарти (както бе описано многократно в този документ), които да направят възможна безпрепятствената интеракция и сътрудничество.
Организационните аспекти на проблема включват развитието на официални (формални) хранилища (които могат да се изградят в публичните библиотеки – “публични съкровищници/хранилища”) и, свързано с това, сътрудничество в областта на съхраняването и опазването на дигиталните обекти. (The Digital Preservation Coalition е пример за такъв подход.) До сега няма единно мнение по отношение на най-пригодната “постоянна” среда (медия, носител) за дълготрайно съхранение и това е проблем, който трябва възможно най-скоро решение.
ПРЕПРАТКИ

Международни

Програмата “Световна памет” на ЮНЕСКО (“Memory of the World”)

http://www.unesco.org/webworld/mdm/index 2.html
Програмата “Световна памет” на ЮНЕСКО

Съхраняване на и достъп до данни: Решение за смесени документи

Тази инициатива, пилотен проект за глобалното информационно общество на страните от G-7, представя основните национални проекти за дигитализация.

Международната Федерация на библиотечните асоциации ИФЛА е активна чрез своите две програми за Опазване и съхранение (Preservation and Conservation) и Универсална достъпност на публикациите (Universal Availability of publications).

Следвайки споразумението, постигнато в Лънд (виж по-горе), всяка от страните-членки на ЕС подготвя преглед на националната и регионална политика и програми, свързани с дигитализацията на културно и научно съдържание.

Колекция от стари фотографски снимки от Дания.

Проекти за дигитализация на публичната библиотека в Лион с описание на това, как са били реализирани.

Уеб-страница на градската библиотека в Улм с достъп до дигитализираните документи.

“Преминаване към дигитален формат” (“Going Digital”): проблеми на дигитализацията в публичните библиотеки

“Изследване на ИФЛА/ЮНЕСКО за опазване и съхранение на фондовете”

“ Digital imaging: a practical handbook” London: Library Association Publishing, 2000. ISBN 1- 85604-353-3

Фотографска колекция за местната история

В този раздел на Насоките се разглеждат следните въпроси:

Разглежда се и проблема за приложението на радиочестотна идентификация върху традиционни модули.

Темите, разглеждани в тези Насоки са вътрешно-институционални за библиотеките и в по-голямата си част не са били предмет на национална държавна политика или на политика, определена от международни организации като ЕС, Предмет са дотолкова, доколкото всички обществено финансирани институции имат първостепенното задължение да предложат най-добро качество и ниво за парите, които получават за създаване и организиране на услугите, необходими на обществото.

• 
  Най-новата интегрирана библиотечна система (ИБС) е ефективна, но скъпа за инсталиране и експлоатация. Тя може би ще спести разходи за заплати за персонала след като бъде въведена, но е възможно тя да е била “попрехвалена” – недостатъчен брой библиотеки са я инсталирали до този момент, за да имаме достатъчни доказателства в нейния потенциал.
  
• 
  Една библиотечна система трябва да бъде по-голяма от определен минимален размер, за да предоставя предимствата на поне част от модулите, предлагани в момента отделно или в пакет като интегрирана система.
  
• 
  Възможно е библиотеките да разполагат с малко възможности за маневриране. Те могат да избират измежду различни системи, произведени с комерсиална цел, но да имат слабо влияние върху това какво се произвежда.
  
• 
  Развитието на технологията е повлияно от нуждите на пазара, не от нуждите на библиотеките. Последните, като дребни играчи на пазара, ползват минимално пригодени към техните нужди системи, създадени първоначално според изискванията и потребностите на абсолютно различни организации. Библиотеките не са в състояние да предотвратят и попречат на остаряването на технологията, като например баркодовете, дори ако това съответства на техните нужди.
  
• 
  Комерсиални организации измерват пригодността на нова технология чрез нейната способност да печели и т.н.; какви критерии използват библиотеките?
  

Концепцията за ИБС в никакъв случай не е нова и някои библиотеки в момента работят със своята втора или трета поредна система, но едно кратко представяне на системите тукще бъде от полза. В една интегрирана система съществува един запис за една книга, създаден при поръчването на книгата и разширен при нейната каталогизация. При заемането на книгата данните на заемащия я се “прикачат” към тези на книгата.

• 
  Каталог на свободен достъп (public access catalogue).
  
• 
  Записи от процеса обслужване (circulation records), включително и бази с данни за ползувателите.
  
• 
  Каталогизация и контролен речник на имена (authority control).
  
• 
  Записи от процеса комплектуване
  

Подобна система има редица предимства:

• 
  Не е необходимо да се създават и актуализират многобройни записи за една и съща библиотечна единица.
  
• 
  Допускат се по-малко грешки.
  
• 
  Ползувателите на системата, библиотечният персонал и обществеността имат цялата нужна им информация на едно място.
  

Тези Насоки изследват някои от проблемите, свързани с екстензивното развитие на интегрираните библиотечни системи, чието използване стана възможно едва напоследък и което, докато ИБС са комерсиално достъпни, може да бъде описано като развитие в началната си фаза. Това развитие се изразява в:

• 
  Разработване на допълнителни модули, които могат да бъдат добавени към ИБС.
  
• 
  Радикални подобрения на технологично повлияваните традиционни модули като напр. радио-честотна идентификация.
  

Традиционните функции на ИБС бяха подчертани по-горе; но понастоящем много библиотеки изискват и очакват и следните допълнителни модули:

• 
  Функциониращ в мрежа OPAC.
  
• 
  Гласово продължаване срока на заемането и възможност за предаване на “телесъобщения” (“telemessaging”).
  

• 
  Управление и организация на фондовете (stock management).
  

• 
  Автоматизирани системи за съхраняване и обработка на информацията (automated storage and retrieval systems).
  

• 
  Междубиблиотечно заемане и доставка на документи.
  
• 
  Контрол на периодични издания.
  

• 
  Мениджмънт на местната информация в дигитален формат.
  
• 
  Z39.50 - търсене в OPAC
  

• 
  Информационни системи за мениджмънт.
  

Повечето ИБС имат OPAC-модул (онлайн public access catalogue) и там, където OPAC не са достъпни, тяхното осигуряване ще бъде приоритет. Много библиотеки предлагат достъп до каталозите си чрез Мрежата с цел дистанционно издирване в тях и повечето доставчици на ИБС предлагат модул, даващ такава възможност. (Виж също рубриката описание на ресурси.)

Последните новости в областта на телефонията, използването на записани съобщения и връзки между телефони и компютри дават основания да се твърди, че телефоните вече са в състояние да предават и приемат съобщения без човешка намеса.

Модерните интегрирани библиотечни системи събират информация за характеристиката и движението на фондовете в контекста на заемането на материалите, като правят възможно да се установи дали книжният фонд е достигнал предварително предвидените нива на ползване по време на своя “живот”. (Виж също рубриката измерване движението на фонда.)

• 
  Информацията може да бъде не само събрана, систематизирана, но и сравнена и сортирана по определени области или теми, като с това се създава детайлна картина на използването от страна на обществото на определени книги на определени места. При това до голяма степен се избягва субективизма, който обикновено е неизбежна черта на комплектуването и мениджмънта на фонда.
  
• 
  Частите от фонда, които се използват най-много или тези, които не се ползват достатъчно, могат бързо лесно да се идентифицират и съответно да се предприемат бързо необходимите действия - коректив.
  

За да се гарантира използване на фонда в най-оптимален мащаб понякога е необходимо да се обменят части от него, изцяло или на ротационен принцип, с филиалните библиотеки например.

• 
  По-удачно е да се установи, че фондът е адекватно подбран и подходящ за обслужване още на ниво поръчка при комплектуването, въпреки че това може да бъде установено и на всяко от следващите нива.
  
• 
  Често е за препоръчване част от книжния фонд да се отдели само за фонд заемане.
  
• 
  Възможно е библиотеките да са влезли в партньорства и договорености по двойки, в групи или да са организирали специална система за заемане, така че да е определено само по едно копие от дадена библиотечна единица за целите на заемането и поради това този единичен екземпляр да може да бъде обменян с друга библиотека със закъснение. Ето защо обикновено съществува споразумение, според което за нормално и достатъчно се приема шестмесечното притежание на една книга в дадена библиотека, преди книгата да бъде преместена в друг фонд.
  
• 
  На филиалите се изпращат доклади, в които се дават съвети за това, кои части от фонда да бъдат извадени и преместени. Всички заети библиотечни единици подлежат на обмен с други библиотеки (“ротация”) след връщане.
  

Комерсиалните интегрирани библиотечни системи понастоящем обикновено включват модул за управление и организация на фонда, който позволява някои книги да бъдат определени за “фонд заемане” и да подпомагат процеса, което иначе е неприятен и труден процес. Така например софтуера за контрол на библиотечните заемания Galaxy има модул за обръщение на фонда, както е и при системата Dynix.

Ползувателите издирват дадено заглавие в онлайн-каталога и “автоматизираното хранилище” се “претърсва” от робот, който след това донася търсената библиотечна единица в отдела обслужване на библиотеката, където ползувателят я получава. Автоматизиран е целия процес, поради което той се осъществява с голяма бързина. Тези системи са сродни с механизацията, използвана в супермаркети и търговски центрове за складиране на продукти и тяхното автоматично обработване. Технологията за радио-честотна идентификация може да направи тази все още футуристична технология на работа в хранилищата реалистична възможност. Тези системи имат редица предимства:

• 
  Тъй като персонала и ползувателите не се нуждаят от достъп до хранилищата, температурата, влажността и налягането могат да бъдат настроени според изискванията за съхраняване на самия фонд, а не толкова според изискванията на хората.
  
• 
  Не са необходими осветление, боядисване или друго покриване на стените и таваните.
  
• 
  Автоматизираните системи за съхраняване и обработка на фонда могат да връщат библиотечните единици в сандъци (кашони, контейнери и т.н.) , в които те се съхраняват на части, за същото време, което обикновено е нужно на библиотечните служители в хранилищата, занимаващи се с обратното нареждане на книгите по стелажите.
  
• 
  Системата отбелязва използването на всеки отделен книжен том, което е полезно за управлението на фонда. Малко използваните единици могат да бъдат отчислени, а достатъчно използваните могат да бъдат върнати обратно в библиотеката на открит достъп.
  

Подобна система със сигурност би била полезна за библиотечна служба с голям брой библиотечни единици в хранилище, но някои публични библиотеки може да са достатъчно големи, за да оправдаят нуждата от подобна инвестиция. За повече информация върху провежданите по тази тема дискусии и предимствата на системата виж www.ala.org/acrl/kirsch.pdf/

Не е необходимо специално да се подчертава приложимостта на автоматизираните системи за съхраняване и обработка на фонда в архиви.
Междубиблиотечно заемане и доставка на документи.

Междубиблиотечното заемане или заемането или доставката на книги и други материали, е схема, която библиотеките използват за да осигурят достъп до материали, които не притежават. Повечето библиотеки се включват в подобни схеми, организирани на местно, регионално, национално или международно ниво. Стандартът ISO 10160 осигурява спецификации, свързани с междубиблиотечното заемане, информационното запитване, изпращане на информационно запитване, изпращане и уведомяване, изпращане на пратките, предоставяне на отговор с условията за доставка на материалите, отказ и пр. Стандартът е актуализиран съответно на новите изисквания на електронната доставка на данни. Достъпните в търговската мрежа интегрирани библиотечни системи често включват модули, създадени за нуждите на междубиблиотечното заемане, като например системата Galaxy на DS Ltd и Talis.

Проверката на серийните и периодичните издания може да бъде значително ускорена. Достъпните в момента системи предлагат функции като предвиждания за тенденциите в търговията, автоматично изготвяне на рекламации и кръстосани курсове и обръщане на валути. Проследяването изпълнението на поръчките се извършва автоматично и по всяко време е възможно да се получат цифрови данни за получените заглавия и неизпълнени заявки.

Интегрираните библиотечни системи поддържат системи за социална информация, създадени така, че да бъдат достъпни за обществеността, например чрез уеб-страницата на библиотеката.

• 
  Те могат да осигуряват еднакъв достъп за персонал и ползуватели; полезно за библиотечното обслужване в този контекст е създаването на услуга “библиотечни справки по телефона”.
  
• 
  Могат да предлагат възможности за търсене, включващи издирване в показалци и указатели със свободни ключови думи и търсене по тема и по географски признак.
  
• 
  Системата предлага автоматична подготовка и изпращане на писма и електронна поща до ползуватели, търсещи актуална информация от бази данни.
  
• 
  Системата изтрива автоматично остарялата информация.
  

Протоколът Z39.50 дава на ползувателите възможност да търсят във всеки каталог или библиографска база данни, без да е необходимо да се познава всеки търсещ интерфейс, предлаган от различните софтуерни доставчици. Тази добавка е необходима за библиотеките, които са членове на партньорски сдружения.

(Виж също рубриката описание на ресурси.)
Информационни системи за мениджмънт

Понастоящем е възможно интегрираните библиотечни системи да съдържат модули за управление и организация на информацията, които изготвят доклади на базата на записаните в системата данни. Този вид информация може да бъде предоставяна от главния сървър, а основната база данни да бъде отразена (“mirrored”) върху базата данни на информационната системата за управление и организация. Това позволява провеждане на комплексно търсене в реално време, без да е нужно да си зависим от времето за отговор на запитването ти. По принцип е възможно предварително да се зададат различни нива на достъп за ползувателите. (Виж също рубриката измерване на движението на фонда и ползването му.)

Най-новата технология в тази област е радиочестотната идентификация (RFID – Radio Frequency Identification). Адаптирането й за използване от библиотеките бе направено наскоро. Системата RFID обхваща три основни компонента:

• 
  Етикет, поставен във всяка библиотечна единица. Този етикет съдържа вградена антена и миниатюрен чип, съдържащ библиографска информация и уникален номер, идентифициращ всяка библиотечна единица.
  
• 
  Антена, която произвежда радио-честотно поле.
  
• 
  Четец, захранващ антената. Съхраняваната върху чипа информация се декодира от четящото устройство и се изпраща към компютър или сървър.
  
• 
  Някои етикети могат да бъдат препрограмиране, някои обаче – не.
  
• 
  Някои етикети не могат да бъдат използвани за целите на защитата от кражби, но съществуват и такива, които съвместяват и тези функции.
  
• 
  Етикетите имат различен обем памет. Колкото по-голяма е паметта им, толкова по-скъпи са съответно етикетите. Необходимо е преди да се пристъпи към закупуване на такива етикети добре да се обмисли колко памет е нужна за конкретните цели.
  

Системите, ползващи баркод, прилагани понастоящем, предизвикват закъснение при изискване на точното line-of-sight местоположение (позициониране) на баркода, свързано с оптически баркод-скенер. Те самите не съхраняват никаква информация за библиотечната единица, но трябва да бъдат свързани с базата данни.

• 
  Етикетите съхраняват около 90 бита информация за всяка библиотечна единица.
  
• 
  Някои притежават памет, която може да бъде актуализирана.
  
• 
  Те могат да бъдат четени през обложките на книгите, по време на движение, по няколко наведнъж и дори ако са на отдалечени на няколко инча от антената.
  

• 
  Препоръчително е системите за радиочестотна идентификация да са съвместими с автоматизираните каталози, използвани в момента, но това в никакъв случай не е задължително, но е необходимо да се правят проверки.
  

Като допълнение, читателските карти могат да бъдат от типа “smart cards”, които също могат да записват информация за тях, могат да се актуализират автоматично след преминаване до антената; данните на заетите книги и др. материали могат лесно и бързо да бъдат записвани върху читателските карти или отписвани също така лесно, върху тях могат да бъдат нанасяни начислените глоби и такси за запазване на материали, с което информацията може да се съхранява не върху базата данни, както сега, а върху картите.

Вероятно е издателите да поставят свои собствени етикети с радиочестотна идентификация във всички новоиздавани книги, но в системата на книготърговията в момента се дискутира въпроса колко точно информация да се вкарва върху тези етикети.

• 
  Информацията, съхранявана върху издателските етикети трябва да съответства на ползването на библиотеките, пестейки им време и пари за повторна обработка на материалите.
  
• 
  Издателският етикет с радиочестотна идентификация трябва да бъде дискретен, ненатрапчив, приличащ например на лого.
  
• 
  Етикетът може да функционира като уникален идентифициращ белег за всяко книжно тяло, даващ възможност въз основа на него да се издават фактури.
  
• 
  Възможностите, които системата за радиочестотна идентификация предлага за работа с много библиотечни единици едновременно, ще ускори многократно процеса на обработка на книгите преди те да се появят на библиотечните стелажи.
  

Поради факта, че позволява едновременна работа с много единици наведнъж и не изисква те да бъдат в определена позиция, системата за радиочестотна идентификация е изключително подходяща за самообслужване.

• 
  Библиотечните ползуватели могат да връщат материалите, пускайки ги в кутии, наподобяващи пощенските или оставяйки ги на конвейрна лента.
  
• 
  Ползувателите могат както да връщат, така и да заемат материали сами с помощта на машина, която може да се намира навсякъде в сградата, а не непременно до изхода.
  
• 
  Системата за радиочестотна идентификация ще идентифицира, естествено, всеки запазен материал.
  

Технология като тази, която в момента се използва и при която ползувателите трябва да преминават през портал или наподобяващо арка съоръжение-детектор, възпроизвеждащи шум в случай, че нещо е премахнато без позволение.

• 
  Системата за радиочестотна идентификация работи даже ако ползувателят е заел сам книгите, като е дезактивирал алармата срещу кражба след като коректно е заел материалите.
  
• 
  Когато алармата се изключи, библиотечният персонал не само установява, че даден материал е откраднат от библиотеката, а могат да разберат и кой точно материал е откраднат.
  

Част от оборудването на библиотека, ползваща система за радиочестотна идентификация, представлява една “палка”, която сканира етикетите, преминавайки покрай редица или купчина от натрупани книги.

• 
  Тези палки могат да бъдат “заредени”с идентификационните номера на липсващи или издирвани библиотечни единици. По този начин може с много по-малко усилия и същевременно много по-ефективно от всякога преди да се издирват търсените заглавия, като само се преминава над купчините или покрай редиците книги с “палката”. Шансовете да се открият книгите, в случай, че наистина са налице, но са само сложени на неправилно място. В случай, че се открие търсеното заглавие при сканирането, прозвучава звуков сигнал.
  

Редица компании предлагат продукти за интегрирани системи за библиотечни цели: Texas Instruments, 3m, Checkpoint systems и Gemplus.

Технологията за радио-честотна идентификация все още е в процес на бурно развитие. Очаква се още в близко бъдеще да се усъвършенства много повече като стане по-мощна, по-неуязвима, по-гъвкава ( позволяваща да се използва за различни цели) и евтина. В момента етикетите могат да бъдат четени от известно разстояние; в бъдеще ще се работи по оптимизация на разстоянията според условията и целите, за които се използва системата и според силата на предавателите и етикетите. Без съмнение тази технология ще влияе силно на библиотеките в бъдеще и ще допринесе за големи промени в тях.

ПРЕПРАТКИ

Тази страница съдържа препратки към основните фирми-доставчици на продукти за библиотечна автоматизация.

Публичната библиотека споделя опита си по шестмесечното тестване, продължило до декември 2001 г. на продукта за радио-честотна идентификация RFID. Тестваната система е на 3M.

Споделен е опита от въвеждането на програмата за радио-честотна идентификация RFID в публичните библиотеки на Сингапур.