Доклад №0000000109 1 за извършен одит на финансовото управление на бюджета и имуществото на Министерския съвет за периода от 01. 01. 2008 г до 31. 07. 2009 г месец октомври 2009 г

При проверката се констатира несъответствие между срока за изпълнение на поръчката, посочен в обявлението (24 месеца) и в проекта на договор (12 месеца). Допусната е техническа грешка при определяне на предмета на обществената поръчка, като е включена и доставка на „бензин А-92Н”. В офертите на участниците не се съдържа предложение за доставка на посочения вид бензин, тъй като същият не се предлага на пазара, поради което комисията е допуснала до участие подадените оферти. Независимо от осъществените съгласувателни процедури преди вземане на решение за откриване на процедура, в предмета на поръчката е включен продукт „бензин А-92Н”, който не се предлага на пазара. Не е отстранено и несъответствието в срока за изпълнение на поръчката, посочен в обявлението и документацията за участие.

Договорът за възлагане на обществената поръчка е сключен на 29.12.2008 г. Информация за същия е изпратена в АОП за вписване в Регистъра на обществените поръчки на 16.01.2009 г. след изтичане на нормативно определения 7-дневен срок, в нарушение на чл. 44, ал. 1 от ЗОП.

Въведена е практика, при сключване на договорите за доставка на гориво с карти за безналично плащане, да не се уточнява конкретният брой автомобили (марка и номер), които ще ползват при зареждане с гориво карти за безналично плащане, и се затруднява осъществяването на ефективен контрол по изразходването на бюджетните средства.¹²²

В досието на обществената поръчка е приложена една оферта. В протокола от работата на комисията за разглеждане и оценка на офертите се съдържа противоречива информация, относно броя на приетите и разгледани оферти.

В документацията за участие е посочен начинът на плащане, съгласно който в случай, че доставката не се извърши до 20.12.2008 г., доставката или част от нея се заплатят авансово, следва да се представи гаранция за авансовото плащане. От страна на участника е приет предложеният в документацията начин на плащане. В сключения на 22.12.2008 г. договор е определено цялата сума да се преведе до 23.12.2008 г. по новооткритата от изпълнителя разплащателна сметка под условие, като изплащането на паричните средства от сметката се извършва въз основа на представено от възложителя писмо и след подписване на приемо-предавателни протоколи за извършените доставки.

До 31.12.2008 г. от МС, по разплащателната сметка на изпълнителя, е преведен пълният размер на сумата по договора – 223 632,00 лв. с ДДС. Въпреки поставеното изискване при откриване на разплащателната сметка, банката да извършва плащане от сметката след представяне на писмо от МС, при едно дългосрочно изпълнение или неизпълнение, бюджетните средства остават блокирани и не се използват за належащи нужди.¹²³

В методиката за оценяване на офертите по третия показател е посочено, че „ако предложената от участник такса за билет бизнес класа и/или “икономическа” класа е 0 евро, то за целите на оценяването Р3min и/или Р4min е = 1, като се приема, че Р3n и/или P4n също е = 1.”. При оценяването на офертите, комисията не е приложила това условие, тъй като са представени оферти със стойности по този показател между 0 и 1, което не е предвидено в методиката за оценка. Въпреки определените от възложителя условия за оценки на офертите по този показател, комисията е приела, че с цел извършване на равнопоставено, справедливо и конкурентно оценяване на предложенията на двама от участниците, се дава оценка 0,01. Комисията е превишила правомощията си, като е изменила първоначално обявените от възложителя условия.

Заповедта на възложителя за класиране на участниците в процедурата и за определяне на изпълнител е обжалвана пред Комисията за защита на конкуренцията, от която е постановена незаконосъобразност на заповедта. Решението на КЗК е потвърдено от ВАС. Тъй като от жалбоподателя не е поискано налагане на временна мярка „спиране” на 25.03.2008 г. е сключен договор за възлагане на поръчката със срок на изпълнение 16 месеца от датата на сключване.

Информация за същия е изпратена до АОП за вписване в Регистъра на обществените поръчки на 09.05.2008 г., а до официален вестник на ЕС – 14.04.2008 г., в нарушение на чл. 44, ал. 1 от ЗОП.

Съгласно обявлението за обществена поръчка прогнозната стойност на договора е 720 000 лв. (с ДДС), като още към 31.12.2008 г. са платени 82 на сто от нея. При приключване на договора, общата сума на извършените плащания е в размер на 930 872 лв. с ДДС.

Във вътрешните правила за обществените поръчки е регламентирано, че протоколът се предава от председателя на комисията на Възложителя, а прилаганата практика в МС е директорът на дирекция „БАД” да предоставя съответния протокол и документацията към него, като не е ясна функцията на директора, във връзка с това представяне.

В чл. 16 от сключения договор е включено задължение за изпълнителя да осигурява, при заявка от страна на възложителя, необходимите хотелски резервации, съобразени с размера на дневните и квартирните пари от Наредбата за служебните командировки и специализации в чужбина ...”. Вмененото на изпълнителя задължение не е отразено в обекта на обществената поръчка и/или условията, посочени в обявлението, както и в Документация за участие в процедурата.^

В сключения договор е записано, че възложителят или негови представители имат право да извършват проверки по изпълнението на настоящия договор, включително да изискват съответните документи от изпълнителя или други лица, доказващи надлежното изпълнение. Посочената клауза не определя начина на документиране на резултатите от осъществявания от възложителя контрол и влиянието на същия при одобряването и извършването на конкретното плащане по договора.¹²⁴

Съгласно чл. 2, ал. 1 от постановлението министърът на финансите следва да осигури допълнителни средства по бюджетите на първостепенните разпоредители с бюджетни кредити, които за АМС са в размер на 5 135 900 лв. Периодът, в който следва да се извършат отделните дейности по програмата е

С ПМС № 300 на МС от 08.12.2008 г. за изменение и допълнение на ПМС № 209 от 27.08.2008 г. са отпаднали част от планираните събития/проекти (т.т. 1, 2 и 3 и обединени т.т. 8, 9 и 10), без да са променени наименованията, сроковете за изпълнение на дейностите – предмет на обществената поръчка и общият размер на предвидените средства за изпълнение на програмата.

Изложеният в решението мотив „Националната програма за отбелязване на 100-годишнината от независимостта на България” не обосновава прилагането на ускорена процедура на договаряне предвид това, че:

а) процедурата е открита с Решение от 30.12.2008 г.;

б) възложителят е информиран за задълженията на АМС по отношение на дейностите и сроковете по Националната програма за отбелязване на 100-годишнината от независимостта на България, т.е. е могъл да организира и проведе своевременно процедурата за възлагане на изпълнението й;

в) са налице бюджетни кредити по бюджета на МС (писмо,

г) в мотивите не се съдържат аргументи, от които да е видно какви точно са обстоятелствата от изключителна спешност.

Извършено е нарушение на чл. 86, ал. 3 и ал. 4 от ЗОП, тъй като възложителят без правно основание е определил по-кратък срок за подаване на заявленията за участие в процедурата на договаряне.

В обявлението за обществена поръчка възложителят допуска приемане на варианти. В документацията за участие са описани задължителните елементи на концепцията, която допуснатите до втория етап кандидати трябва да представят, но не са поставени минимални изисквания, на които трябва да отговарят вариантите и специални изисквания за тяхното представяне, с което са нарушени разпоредбите на чл. 28, ал. 1, т. 5 от ЗОП. На практика при повеждане на договарянето не са представени варианти на концепцията.

В методиката за оценка по показател 2 „Оценка на предложената концепция” (с подпоказатели „Цялостност, завършеност, аналитичност, пространност, задълбоченост, на предложената концепция, оригинални и интересни идеи; методите и етапите на изпълнение на поръчката”; „Медиа-план” и „Правопис, подреденост и естетическо оформление на цялостното предложение”) е определено всеки член на комисията да записва в съответната графа на таблица за оценка на класирането броя точки по всеки показател за отделните кандидати. Индивидуалните оценки следва да се обсъждат от всички членове на комисията, да се обобщят от председателя на комисията и да се попълни таблица за крайната оценка. Тези таблици не са приложени към доклада на комисията до възложителя и досието на обществената поръчка, и в този смисъл методиката за оценка на офертите не е приложена по определения начин на оценяване по втория показател. Предвид това, че оценката по този показател е експертна и се основава на личната преценка за предложената концепция, таблиците с индивидуалните оценки следва да са част от доклада на комисията. Предвиденият начин за оценяване чрез експертна оценка създава предпоставки за субективност на същата.

В обявлението на обществената поръчка и проекта на договор е определено плащането да се извърши по банков път чрез превеждане на аванс в размер на 20 на сто от стойността на договора след представяне на банкова гаранция, покриваща 50 на сто авансовото плащане. Последващи плащания следва да се извършат поетапно след подписване на предавателно-приемателни протоколи за извършени дейности и представена фактура. Предвидена е възможност в хода на договарянето с кандидатите да се уточнят и други начини на плащане, подходящи за двете страни.

При провеждане на преговорите с кандидата, класиран на първо място по двете обособени позиции са постигнати договорености, които са по-тежки за МС, спрямо първоначално обявените условия – превеждане на аванс в размер на 30 на сто от стойността на договора след представяне на банкова гаранция, покриваща 10 на сто от стойността на договора и последващи плащания, които се извършват на база остойностени медия-планове – 50 на сто авансово от стойността от съответния медия-план. В резултат на заложените в договорите авансови плащания, реално изплатеният аванс достига до 70 на сто от стойността на сключения договор, обезпечен с гаранция за авансовото плащане – 10 на сто и гаранция за изпълнение по договора – 1 на сто. Създаден е риск за одитирания обект в случай на неизпълнение от страна на изпълнителя по договора.

Гаранциите за изпълнение по договори №№ 14 и 15 от 05.03.2009 г. са внесени след датата на сключване на договора (06.03.2009 г.), в нарушение на чл. 42, ал. 3 от ЗОП.

На основание чл. 43 от ЗОП е сключено Допълнително споразумение
№ 1 от 23.04.2009 г. към Договор № МС-15 от 05.03.2009 г., с което страните по договора се споразумяват за намаление на стойността на договора с 35 428 лв. с вкл. ДДС като отпадат дейности описани в приложение към допълнителното споразумение.

По аналогичен начин е сключено и допълнително споразумение по Договор № 14 от 05.03.2009 г. за намаление на стойността на договора

Към споразуменията е приложена докладна записка в която е посочено, че съгласувано с възложителя ще бъдат намалени дейности, предвидени в техническите оферти и стойностите на договора. В докладната записка и допълнителните споразумения не е мотивирана необходимостта от намаление на обема на дейностите, които следва да бъдат изпълнени, както и не е посочена конкретната хипотеза на чл. 43 от ЗОП. Предвид на това, че в ценовите предложения на изпълнителя по двата договора са посочени общите стойности на дейностите по медия плана – съответно за Договор № 15 от 05.03.2009 г. – за медии клас А (национални печатни медии, членове на Съюза на издатели в България), клас Б (други национални печатни медии), клас В (регионални печатни медии, членове на Съюза на издатели в България) и клас Г (други регионални печатни медии) и по договор № 14 от 05.03.2009 г. – за страни членки на ЕС, за други европейски страни и за САЩ, без да са посочени единичните цени на отделните дейности (публикации), не може да се установи дали намалението на обема на дейностите съответства на намалението на стойността на договора.

За приемане на отчетите по медия плановете към двата договора са подписани финални протоколи от 18.06.2009 г., които са придружени с окончателни доклади. В протоколите е посочено, че почти всички материали по изпълнение на договорите са предоставени на възложителя на магнитен носител и почти всички печатни материали по изпълнението на договора са предоставени на възложителя в съответни количества. Останалите материали, които са съгласувани с възложителя са поръчани на медиите и са заплатени, но по молба на медиите са забавени и ще бъдат предоставени допълнително на възложителя в срок до 15.09.2009 г. Окончателните плащания по договорите са извършени на 25.06.2009 г., т.е. преди приемане на целия обем от дейности по договорите с приемателно-предавателни протоколи от 14.08.2009 г., с което не са защитени интересите на възложителя. Към 15.09.2009 г. гаранциите за изпълнение по двата договора не са освободени.

В съответствие с договорите медия-планове за провеждане на информационната кампания са одобрени от отговорно длъжностно лице. В същите са включени печатните издания, в които ще се публикуват материалите, размера и броя на публикациите, без да са упоменати информационните поводи и тематиката им и без да са систематизирани печатните издания по класове (за медии клас А, Б, В и Г по Договор № 15 от 05.03.2009 г. и за страни членки на ЕС, други европейски страни и САЩ по договор № 14 от 05.03.2009 г.). Одитният екип не може да изрази увереност, относно съответствието на планираните и отчетени публикации с цялостната концепция, предложена в логическата рамка и ценовото предложение от офертата на изпълнителя.

Подписани са приемо-предавателни протоколи за приемане на извършената работа с приложени дискове със сканирани публикации в печатните медии. Не е възможно да се установи пълното съответствие на утвърдените медия планове и отчетите за изпълнението им със съдържащите се в дисковете публикации, поради това, че не всички публикации съдържат логото на кампанията.

Не е спазен 5-месечният срок за изпълнение на договора, т.е. 5 август 2009 г. Съгласно чл. 11.1. от договора за виновно неизпълнение на възложената услуга или част от нея, изпълнителя дължи неустойка в размер на 0.1 на сто от неизпълнената част от договора за всеки просрочен ден. Не е ясно по какъв начин тази клауза може да бъде приложена на практика, предвид това, че договорът е с обща стойност, отделните дейности (публикации) не са посочени с индивидуални цени, което води до невъзможност за прецизно определяне на стойността на неизпълнената част от договора, върху която следва да се изчисли предвидената неустойка.¹²⁵

В обявлението за обществена поръчка, възложителят посочва, че ще използва възможността за провеждане на ускорена процедура на договаряне „Във връзка с Националната програма за отбелязване на 100-годишнината от независимостта на България”, като определеният срок за подаване на заявленията за участие е намален на 12 дни. Изложените мотиви са аналогични на посочените при провеждане на процедурата с предмет „Организиране и провеждане на информационна кампания за популяризиране на България и честване на 100-годишнината от независимостта й чрез български и световни медии, разделена на 2 обособени позиции”. Същите не съдържат аргументи, на чието основание могат да бъдат приложени съкратени срокове. В нарушение на чл. 86, ал. 3 и ал. 4 от ЗОП, без правно основание е определен по-кратък срок за подаване на заявленията за участие в процедурата на договаряне.

В методиката за оценка по показател 2 „Оценка на качеството на предлаганите информационни и рекламни материали” е определено всеки член на комисията да записва в съответната графа на таблица за оценка на класирането, броя точки по всеки показател за отделните кандидати. Индивидуалните оценки се обсъждат от всички членове на комисията, обобщават се от председателя и се попълва таблица за крайната оценка. В доклада до възложителя не е посочено извършено ли е предварително индивидуално класиране и по какъв начин са присъдени отделните точки по този показател на участниците. Методиката за оценка на офертите не е приложена по определения начин на оценяване по втория показател. Предвид това, че оценката е експертна и се основава на личната преценка за предложената концепция, таблиците с индивидуалните оценки следва да са част от доклада на комисията. Предвиденият начин за оценяване чрез експертна оценка създава предпоставки за субективност на същата.

В обявлението за обществена поръчка възложителят допуска приемане на варианти. В документацията за участие не са посочени минимални изисквания, на които трябва да отговарят вариантите и специални изисквания за тяхното представяне, с което са нарушени разпоредбите на чл. 28, ал. 1, т. 5 от ЗОП.

В документацията за участие по втората обособена позиция не е посочено количеството почетни карти, които ще поръча възложителят на обществената поръчка. Участниците в договарянето, в ценовите си предложения предлагат единична цена за 1000 бр. В хода на договарянето, съгласно съставените индивидуални протоколи на комисията единият от участниците „Нойзи дизайн и реклама” ООД предлага единични цени за
2 000 бр.; за 3 000 бр. и за 5 000 бр. С другия участник „Витамин Арт” е договорено минималните количества, заявявани от страна на възложителя да бъдат над 10 000 бр. От съставените протоколи не е ясно дали комисията е поискала от първия участник да предложи цена за доставка над 10 000 бр., т.е. равнопоставени ли са кандидатите при осъществяването на договарянето. Сключеният договор е за доставка на 30 000 карти. Допуснато е комисията да определя основен параметър на обществената поръчка – количество на почетните карти, който следва да бъде включен от възложителя в пълното описание на обществената поръчка в документацията за участие.

С Решение на възложителя № ФС-153 от 28.11.2008 г. са определени кандидатите, до които да бъдат изпратени покани за подаване на оферти. Решението е изпратено до участниците и до АОП на 03.12.2008 г., с което не е спазен определеният с чл. 88, ал. 9 от ЗОП тридневен срок за изпращане.

Възложителят е изпратил писмени покани до кандидатите, определени за представяне на първоначална оферта на 03.12.2008 г. Не са спазени разпоредбите на чл. 89, ал. 1, т. 3 от ЗОП.

Договори №№ 165 и 166 от 20.12.2008 г. за възлагане на обществената поръчка са сключени в нарушение разпоредбите на чл. 41, ал. 3 от ЗОП, тъй като не е спазен определеният с чл. 120 от ЗОП, 10-дневен срок за обжалване на решението за определяне на изпълнител. При получаване на заповедта за обявяване на класирането, от класираните на първо място участници по двете обособени позиции е декларирано, че няма да обжалват решението за определяне на изпълнител. Това обстоятелство не отменя задължението на възложителя за формалното спазване предвидения в ЗОП срок.

Информацията за сключените договори от 20.12.2008 г. е изпратена до АОП на 21.01.2009 г., в нарушение на чл. 44, ал. 1 от ЗОП.

Договорите предвиждат 50 на сто авансово плащане, след представяне на фактура и банкова гаранция покриваща 50 на сто размера на авансовото плащане (без ДДС), и извършване на следващи плащания поетапно след подписване на предавателно-приемателни протоколи за извършените дейности и представена от изпълнителя фактура. С необезпеченият с банкова гаранция размер на авансовото плащане е създаден риск за възложителя в случай на неспазване задълженията от изпълнителя на обществената поръчка.

При извършените проверки по отношение изпълнението на договор
№ 165 от 20.12.2008 г. с „Нойзи дизайн и реклама” ООД за доставка на рекламни и информационни материали се констатира, че:

а) Част от посочените в описанието на обществената поръчка и техническото предложение на изпълнителя видове рекламни материали (плакати, флаери, папки и балони) не са заявени от възложителя. Същевременно са поръчани други, които не са включени в договора с изпълнителя (сертификати за участие в шахматен сеанс, дизайн на банер, предпечат и адаптации на банери, рекламен календар, грамоти и брошури „исторически компас”). Съгласно чл. 3.4. и 3.5. от договора възложителят има право да поръчва допълнителни количества, както и други рекламни и информационни материали, които не са включени в ценовото предложение на изпълнителя с

б) За приемане на извършената работа са съставени 7 броя приемо-предавателни протоколи. При извършените проверки на съставените протоколи и получаването на материалите от определения в договора представител на МС се установи, че към приемо-предавателен протокол от 24.06.2009 г. на стойност 45 060 лв. е приложен друг протокол от същата дата за предаване на същия вид и количества материали. Двата протокола съдържат противоречива информация, относно начина, по който на практика е осъществено приемането на материалите. В единия е посочено, че „Нойзи дизайн и реклама” ООД предава на Петър Петров, представител на възложителя, рекламни материали – исторически компас и брошура „100 Велики българи”. Във втория протокол е посочено, че „Нойзи дизайн и реклама” ООД предава брошурите на МС чрез „АПРА” ООД (изпълнител по Договори № 14 и 15 от 05.03.2009 г., сключени в резултат на друга процедура за възлагане на обществена поръчка за организиране на информационна кампания чрез водещи печатни български и световни медии) и техния представител. За предал е положен подпис на представителя на „Нойзи дизайн и реклама” ООД, а за приел представителя на „АПРА” ООД.

По аналогичен начин е оформено и предаването на „исторически компас” по приемо-предавателни протоколи от 24.06.2009 г. на стойност 21 840 лв. и от 19.06.2009 г. на стойност 12 600 лв.

Изготвена е справка от „АПРА” ООД във връзка с Договори № 14 и 15 от 05.03.2009 г. за организиране и провеждане на информационна кампания чрез български и световни медии, в която е посочено, че са разпространени

Клаузите на Договор № 165 от 20.12.2008 г. за възлагане на поръчка за доставка на рекламни материали и Договори №№ 14 и 15 от 05.03.2009 г. за организиране и провеждане на информационна кампания за популяризиране на България и честване на 100 – годишнината от независимостта й чрез български и световни медии не предвиждат директно предаване на рекламни материали – „исторически компас” от изпълнителя на едната обществена поръчка на изпълнителя на другата обществена поръчка. Същевременно в посочените три договора не са ясно дефинирани отговорностите на изпълнителите по отношение производството и разпространението на „исторически компас”. Съгласно пълното описание на обществената поръчка от документацията за участие, изпълнителят се задължава да изготви проект за производство на рекламните и информационни материали; предпечатната им подготовка; отпечатване и доставка. Същевременно, в утвърдените медия планове и отчетите към тях на изпълнителя на другата обществена поръчка, свързана с организиране на информационна кампания чрез водещи печатни български и световни медии като вид дейност за изпълнение е заложено „производство на исторически компас”.

в) рекламните материали не са завеждани своевременно на материално-отговорното лице към момента на доставката.

По Договор № МС-166 от 20.12.2008 г. с „Витамин Арт” ЕООД за изработка на 30 000 бр. почетни карти на офицера на стойност 232 200 лв. с ДДС, картите са изписани на разход към момента на приключване изпълнението по договора, без да са заведени. При извършените проверки на предоставените от одитирания обект документи се установи, че за приемане на работата на изпълнителя е подписан „Отчет на приемо-предавателни протоколи за почетни карти на офицера” от 18.06.2009 г. за окончателно уреждане на отношенията по договора, в който е посочено, че представителят на изпълнителя е предал на представителя на МС 2 600 бр. почетни карти. Останалите количества по нареждане на възложителя са предадени от изпълнителя на три общини, „Съюз на офицерите и сержантите от запаса и резерва” и „Съюз на ВВНВУ, ШЗО и РВГ”. Сключеният договор за обществената поръчка не предвижда директно предоставяне на почетните карти от изпълнителя на други лица и организации, освен на МС. Не е ясно и по какъв начин е осъществен от АМС контрол по отношение качественото изпълнение на обществената поръчка, тъй като картите не са приети от нейния представител. Предвид това, че договорът е сключен във връзка с „Националната програма за отбелязване на 100-годишнината от независимостта на България”, с която на АМС са възложени конкретните дейности и разходите са извършени от бюджета на МС е следвало всички карти – предмет на договора да бъдат приети от възложителя (или негов представител), заприходени и раздадени на съответните лица и организации.¹²⁶