Доклад №0200006012 за извършен одит за съответствие при финансовото управление на Община Балчик за периода от 01. 01. 2011 г до 30. 09. 2012 г

Прогнозната стойност на обществената поръчка е 40 000 лв.

В раздел „Допълнителна информация“ на публичната покана, възложителят е поставил изисквания към съдържанието на офертата и е дал указания за нейната подготовка. Изискал е участниците да представят в офертите си декларации за отсъствие на обстоятелства по чл. 47, ал. 1, 2 и 5 от ЗОП, попълнени по образци, приложени към публикуваната на интернет страницата на Община Балчик публична покана.

Образецът на декларация по чл. 47, ал. 5 от ЗОП не е съобразен с текста на чл. 47, ал. 5, т. 1 от същия закон. В резултат на това, при сключване на договора за обществена поръчка участникът, определен за изпълнител, е представил декларация, че не е свързано лице по смисъла на § 1, т. 1 от ДР на Закона за предотвратяване и установяване на конфликт на интереси, вместо по смисъла на § 1, т. 23а от ДР на ЗОП.⁸³

При възлагане на обществената поръчка останалите правила по глава осма „а“ от ЗОП са спазени.

5.4. Обществена поръчка с предмет „Специализиран превоз на ученици до 16 - годишна възраст от с. Църква, с. Генерал Кантарджиево, с. Рогачево и с. Кранево до СОУ "Хр. Смирненски" с. Оброчище през учебната 2012/2013“

Изпълнението на поръчката е възложено с Договор № 335/24.09.2012 г.

Съгласно Удостоверение № 20120911152351/11.09.2012 г., издадено от Агенция по вписванията, акционерното дружество, определено за изпълнител на обществената поръчка, се представлява от съвет на директорите – колективно и от прокурист – заедно и поотделно.

При сключване на Договор № 335/24.09.2012 г., определеният изпълнител не е представил всички необходими документи за удостоверяване липсата на обстоятелствата по чл. 47, ал. 1, т. 1 от ЗОП и на чл. 47, ал. 5 от ЗОП, както следва: ⁸⁴

а) Не са представени свидетелства за съдимост на две от лицата по чл. 47, ал. 4, т. 4 от ЗОП, членове на съвета на директорите, представляващи дружеството;

б) Не е представена декларация за липсата на обстоятелствата по чл. 47, ал. 5, т. 1 от ЗОП на един от членовете на съвета на директорите, представляващ дружеството.

Извършено е нарушение на чл. 101е, ал. 2 от ЗОП (редакция ДВ, бр. 33/2012 г.).
6. Обществени поръчки по реда на чл. 2 от НВМОП (отм.)

През одитирания период в Община Балчик по реда на чл. 2, ал. 1 от НВМОП (отм.) чрез събиране на не по-малко от 3 оферти, съдържащи техническо и финансово предложение, са възложени 38 обществени поръчки (48 договора) на обща стойност 2 479 872,89 лв. без ДДС. Проверката е извършена по критерий „разделяне на поръчки”.

Установено е, че избраното от възложителя правно основание за възлагане е законосъобразно. Стойностите на поръчките към датата на издаване на заповедите по
чл. 2а от НВМОП (отм.) и на сключените договори са в съответствие с праговете по чл. 2, ал. 1, т. 1 за строителство и чл. 2, ал. 1, т. 2 от НВМОП (отм.) – за доставки и услуги.

При анализа на сключените договори не е установено разделяне на поръчки с еднакъв предмет с цел заобикаляне прилагането на закона, включително при поетапно строителство, когато завършеният етап не може да получи разрешение за ползване като самостоятелен обект.

В изпълнение на чл. 34, ал. 6 от НВМОП (отм.), на 30.03.2012 г. до АОП е изпратена обобщена информация за малките обществени поръчки, възложени през 2011 г. при условията на чл. 2 от НВМОП (отм.).⁸⁵

При проверката на обществена поръчка с предмет „Зимно поддържане и снегопочистване на общинската пътна мрежа за експлоатационния зимен сезон 2011/2012 г., разпределена на територията на Община Балчик и обособена по позиции“ е установено: ⁸⁶

Със Заповед № 1024/02.11.2011 г., подписана от временно изпълняващия длъжността кмет на Община Балчик, издадена на основание чл. 2а от НВМОП (отм.), са определени предмета на услугите, изискванията към обекта на поръчката, показателите за избор на изпълнител, длъжностните лица, на които се възлага да съберат, разгледат и оценят офертите.

В предмета на поръчката са обособени 9 позиции по териториален признак. Критерият за избор е „най-ниска цена“. В т. 3 от Заповед № 1024/02.11.2011 г. е наредено да бъдат изпратени писмени покани на най-малко 9 потенциални кандидати, като съгласно т. 4 се допуска участниците да подават оферти за една от обособените позиции. Дейностите по изготвяне и изпращане на поканите са възложени на главен юрисконсулт в отдел „ПОСИ“.

В изпълнение на заповедта, на 11.02.2011 г. са изпратени писмени покани до 12 лица. Със Заповед № 1137/15.11.2011 г. срокът за получаване на офертите е удължен до 21.11.2011 г. В срока, посочен в заповедта, са постъпили 9 оферти. За всяка от обособени позиции № 1, 2, 3, 4, 6, 7 и 9 е постъпила по една оферта. За обособена позиция № 5 са постъпили 2 оферти, а за позиция № 8 – не е постъпила оферта.

Съгласно протокол вх. № 01-УТ-60#9/23.11.2011 г. лицата, определени в заповедта по чл. 2а от НВМОП (отм.), разглеждат и оценяват офертите и правят предложение за определяне на изпълнител на всяка обособена позиция, без позиция № 8. Протоколът е утвърден от кмета на общината. Сключени са 8 договора с избраните изпълнители по съответните обособени позиции.

При възлагане на обществената поръчка е нарушен чл. 2, ал. 1 от НВМОП (отм.), тъй като не са събрани не по-малко от 3 оферти, съдържащи техническо и финансово предложение за всяка обособена позиция. Предпоставките за извършване на нарушението са заложени в Заповед № 1024/02.11.2011 г.
7. Непроведени процедури/поръчки

7.1. През периода от 01.01.2011 г. до 31.12.2011 г. в Община Балчик са извършени доставки на ел. материали на стойност 50 171,42 лв. без ДДС. Материалите са предназначени за обезпечаване дейността на първостепенния разпоредител с бюджетни кредити (за улично осветление, за нуждите на общинската администрация и дейността по провеждане на избори), а средствата за тях са предвидени в бюджета на общината по подпараграф 10-15 „Материали“ на съответните дейности.

Материалите са доставени от един доставчик. Между възложителя и изпълнителя няма сключен писмен договор за възлагане на обществената поръчка.

Общата стойност на разходите попада в праговете, определени за провеждане на процедура по НВМОП (отм.). От кмета на Община Балчик не е проведена процедура по НВМОП (отм.), въпреки че е било налице основание за това. Доставките са извършени при свободно договаряне между възложителя и изпълнителя. Извършено е нарушение на чл. 3, ал. 2 от НВМОП (отм.) във връзка с чл. 1, ал. 2, т. 2 от НВМОП (отм.).⁸⁷

7.2. През одитирания период в Община Балчик са извършени социални разходи, предоставени в натура на служителите на организацията чрез ваучери за храна (разходи за ваучери за храна).

С договор № 179 от 02.05.2011 г. от кмета на Община Балчик (клиент) е възложено на „СОДЕКСО ПАС БЪЛГАРИЯ” ЕООД, гр. София (оператор) отпечатване и доставка на ваучери (талони) за социални придобивки FlexiPASS. Договорен е годишен обем от

Услугите, предмет на договора, са обект на обществена поръчка по смисъла на

През 2011 г. по договора са извършени разходи на обща стойност 64 318,79 лв. без ДДС, в т.ч.: 60 755 лв. – номинална стойност на ваучерите и 3 563,79 лв. – стойност на услугата по отпечатване, управление и доставка на ваучери. Общата стойност на разходите попада в праговете, определени за провеждане на процедура по НВМОП (отм.). Обществената поръчка е възложена при свободно договаряне. От възложителя не е проведена процедура по НВМОП (отм.), въпреки че е било налице основание за това. Извършено е нарушение на чл. 3, ал. 2 от НВМОП (отм.) във връзка с чл. 1, ал. 2, т. 3 от НВМОП (отм.).

Осъщественият предварителен контрол преди поемане на задължение не е установил необходимостта от провеждане на процедура за възлагане на обществената поръчка.⁸⁸

7.3. С договор № 230 от 06.07.2011 г. от кмета на общината е възложено на „Музика Арт М” ЕООД, гр. Варна да организира, подготви програма и осъществи изпълнението на музикален фестивал, наречен Balchik Classic Days (Дни на класиката в Балчик) за времето от 29.07.2011 г. до 06.08.2011 г. срещу възнаграждение от 70 000 лв. Мероприятието е включено в Календарния план на културните прояви за 2011 г. на Община Балчик и средствата са предвидени по бюджета на общината за 2011 г. Услугите, предмет на договора, попадат в приложното поле на чл. 3, ал. 1, т. 2 от ЗОП, категория 26 по приложение № 3 към чл. 5, ал. 1, т. 2 от ЗОП.

За предоставената услуга от изпълнителя са издадени 3 броя фактури на обща стойност 58 333,33 лв. без ДДС (70 000 лв. с включен ДДС), заплатени от общината с 3 броя платежни нареждания от 11.07.2011 г., 25.07.2011 г. и 03.08.2011 г.

Общата стойност на разходите попада в праговете, определени за провеждане на процедура по НВМОП (отм.). Обществената поръчка е възложена при свободно договаряне. От възложителя не е проведена процедура по НВМОП (отм.), въпреки че е било налице основание за това. Извършено е нарушение на чл. 3, ал. 2 от НВМОП (отм.) във връзка с чл. 1, ал. 2, т. 3 от НВМОП (отм.).

Осъщественият предварителен контрол преди поемане на задължение не е установил необходимостта от провеждане на процедура за възлагане на обществената поръчка. ⁸⁹

При избора на изпълнители не са събрани поне три оферти, съдържащи техническо и финансово предложение, въпреки че е възникнало основание за това и не е била налице обективна невъзможност за събирането им. Обществената поръчка е възложена в условията на свободно договаряне. Нарушен е чл. 2, ал. 1 от НВМОП (отм.).⁹⁰

При избора на изпълнители не са събрани поне три оферти, съдържащи техническо и финансово предложение, въпреки че е възникнало основание за това и не е била налице обективна невъзможност за събирането им. Обществената поръчка е възложена в условията на свободно договаряне. Нарушен е чл. 2, ал. 1 от НВМОП (отм.).⁹¹

При анализа на разходите е установено, че разходите за гласови телефонни услуги в размер на 23 557,11 лв. попадат в праговете, определени за прилагане на реда по чл. 2, ал. 1 от НВМОП (отм.). При избора на изпълнител не са събрани поне три оферти, съдържащи техническо и финансово предложение, въпреки че е възникнало основание за това и не е била налице обективна невъзможност за събирането им. Обществената поръчка е възложена в условията на свободно договаряне. Нарушен е чл. 2, ал. 1 от НВМОП (отм.).⁹²

Стойността на направените разходи попада в праговете по чл. 14, ал. 4, т. 2 от ЗОП (редакция ДВ, бр. 33/2012 г.). Доставките са възложени свободно на един доставчик. Между възложителя и изпълнителя няма сключен писмен договор за възлагане на обществената поръчка.

При възлагане на обществената поръчка възложителят не е приложил условията и реда на глава осма „а” от ЗОП „Възлагане на обществени поръчки чрез публична покана”, въпреки че е било налице основание за това. Нарушен е чл. 101а от ЗОП, във връзка с
чл. 14, ал. 4, т. 2 от ЗОП (редакция ДВ, бр. 33/2012 г.).⁹³

7.8. С Договор № 177 от 11.04.2012 г. от кмета на Община Балчик е възложено на „СОДЕКСО ПАС БЪЛГАРИЯ” ЕООД, гр. София отпечатване и доставка на ваучери (талони) за социални придобивки. Договорен е годишен обем от 63 000 лв. (номинална стойност на ваучерите) и възнаграждение на оператора, включващо: такса за отпечатване – 3,5% от номинала на поръчаните ваучери; такса за доставка – 10 лв. за всеки адрес на доставка; пакетиране – 0,3 % от номинала на поръчаните ваучери и персонализиране –
0,2 % от номинала на поръчаните ваучери.

Средствата са предвидени в бюджета на общината по подпараграф 10-91 Други разходи за СБКО. От общите събрания на работниците и служителите на бюджетните звена при първостепенния разпоредител с бюджетни кредити е решено, средствата за социално-битово и културно обслужване на персонала да се използват за предоставянето на ваучери за храна.

Въз основа на издадени в изпълнение на договора два броя проформа фактури от 18.04.2012 г. и 18.07.2012 г., възложителят е изплатил за периода от 19.04.2012 г. до 30.09.2012 г. сума в размер на 32 166, 58 лв. с ДДС (31 946,65 лв. без ДДС).

Услугите, предмет на договора, попадат в приложното поле на чл. 3, ал. 1, т. 2 от ЗОП, а стойността на направените разходи към 30.09.2012 г. попада в прага по чл. 14,

При възлагане на обществената поръчка възложителят не е приложил условията и реда на глава осма „а” от ЗОП „Възлагане на обществени поръчки чрез публична покана”, въпреки че е било налице основание за това. Извършено е нарушение на чл. 101а от ЗОП, във връзка с 14, ал. 4, т. 2 от ЗОП (редакция ДВ, бр. 33/2012 г.).

Осъщественият предварителен контрол преди поемане на задължение не е установил необходимостта от прилагане на реда по глава осма „а” от ЗОП за възлагане на обществената поръчка.⁹⁴

Недостатъците, установени при анализа на процеса на планиране на обществените поръчки за 2011 г. и 2012 г., са се проявили на практика и са довели до извършване на значителен брой нарушения на нормативните изисквания при възлагане на обществени поръчки, свързани с непровеждане на процедури или несъбиране на оферти.

Констатираните случаи на възлагане на обществени поръчки в условията на свободно договаряне, без провеждане на процедура и без събиране на оферти, при наличие на основание за това, дават основание да се направи извод, че вътрешният контрол не е функционирал ефективно и не е осигурил постигане на съответствие с нормативните изисквания при извършване на разходи в приложното поле на ЗОП и НВМОП (отм.).
8. Изпълнение на договорите

През одитирания период след проведени процедури по ЗОП и НВМОП (отм.) са сключени 26 договора на обща стойност 9 798 802,32 лв. без ДДС. На директно съществено тестване е подложено изпълнението към 30.09.2012 г. на 6 от тях на обща стойност 7 266 020,44 лв.

Договорът е сключен след проведена открита процедура по ЗОП. Общата стойност на договора е 2 586 052,10 лв. без ДДС.

При изпълнение на договора са спазени договорените клаузи относно срока за изпълнение на поръчката и стойността на договора. От страна на одитирания обект е осъществяван контрол по изпълнение на договора. Разходите са в размер на 585 990,48 лв. без ДДС, извършени са след осъществен предварителен контрол за законосъобразност и са документално обосновани.

Изпълнението на договора е приключило на 27.08.2012 г. с извършено окончателно плащане към изпълнителя. В законоустановения срок до АОП е изпратена информация за изпълнения договор.

Договорът е сключен след проведена открита процедура по ЗОП и е на обща стойност 1 701 208,35 лв. без ДДС. Предметът на поръчката включва 16 подобекта – училища и детски градини на територията на Община Балчик.

Към 30.09.2012 г. изпълнението на дейностите, предмет на договора, е приключило при спазване на договорените клаузи. Съставени са констативни актове за установяване годността за приемане на строежите, с които е извършено предаване на строежите от строителя на възложителя. От страна на одитирания обект е осъществен инвеститорски контрол и е възложено упражняването на строителен надзор при изпълнение на СМР. По договора са извършени и приети СМР на стойност 675 600,54 лв. без ДДС (810 720,65 лв. с ДДС), от които до 30.09.2012 г. са платени 656 016,92 лв. с ДДС. Разходите са документално обосновани и са извършени след осъществен предварителен контрол за законосъобразност.

Цялостното изпълнението на договора е приключило след одитирания период. Общата стойност на приетите и заплатени СМР е в размер на 1 444 002,06 лв. без ДДС, като окончателното плащане в полза на изпълнителя е извършено на 11.12.2012 г.

Договорът е със срок на действие 2 години, считано от 12.07.2012 г. При възлагане на обществената поръчка е използван методът на определяеми цени. От сключване на договора до 30.09.2012 г. са извършени доставки по 19 броя фактури на обща стойност

Установено е, че извършените разходи съответстват на клаузите на договора и са документално обосновани. Цената на всяка доставка се формира на база средномесечната цена от информационния бюлетин „Система за агропазарна информация” (САПИ) за регион Добрич за предходния месец, коригирана с 8 % отстъпка. Разходите по договора са извършени след осъществен предварителен контрол за законосъобразност, с две изключения.

Използваният от възложителя метод на определяемите цени позволява постигане на ефективност при разходване на публичните средства, тъй като цените се актуализират периодично и отразяват динамиката на пазара в реално време, позволявайки обективно определяне на сумите за плащане към момента на извършване на доставките.

Към 30.09.2012 г. изпълнението на договора продължава.

Общата стойност на договора е 289 000 лв. без ДДС, а срокът за изпълнение е обвързан с изпълнението на проект „Рехабилитиране на ПСОВ к.к. Албена – Oбщина Балчик” и е до приемане на окончателния доклад от Управляващия орган на ОП „Околна среда 2007-2013г.” Индикативният срок за изпълнение на обществената поръчка е 30 месеца.

По договора е изплатен аванс в размер на 19 000 лв. без ДДС. Изплатената сума съответства на първото плащане от схемата на плащане по чл. 16, ал. 1 от договора. Разходът е документално обоснован и е извършен след предварителен контрол за законосъобразност. Към 30.09.2012 г. изпълнението на договора продължава.

8.5. Договор № 291/10.08.2011 г. с предмет „Инженеринг – проектиране и СМР на асфалтови настилки, бордюри и тротоари на улици в гр. Балчик; ремонт на паркоместа и зелени площи в междублоковите пространства в гр. Балчик и ремонт на улици на територията на община Балчик – 2011“, сключен след проведена процедура на договаряне без обявление.

Общата стойност за изпълнение на предмета на договора е 1 793 327,02 лв. без ДДС. Цената включва: 1 497 742,41 лв. без ДДС за изпълнение на СМР по представени количествени сметки за 18 подобекта и 296 584,61 лв. без ДДС за изготвяне на технически проект включително авторски надзор и СМР (инженеринг) за 4 подобекта.⁹⁵

При изпълнение на договора е извършена частична замяна на дейности от предмета на поръчката, наложени от възникнали технически причини в процеса на извършване на СМР, както и от установена грешка в техническата документация (количествената сметка на един от подобектите). Приетите и заплатени СМР са до размера на договорената цена (обща стойност на договора).⁹⁶

Изпълнението на поръчката, предмет на договора, е приключило на 16.01.2012 г. с подписване на констативен акт за установяване годността за приемане на строежа. На 08.02.2012 г. е извършено окончателно плащане в полза на изпълнителя, с което изпълнението на договора е приключило. От страна на одитирания обект е осъществен инвеститорски контрол и е възложено упражняването на строителен надзор при изпълнение на СМР. Спазен е договореният срок за изпълнение на поръчката. По договора са извършени, приети и заплатени СМР в размер на 1 511 871,81 лв. без ДДС. Разходите са документално обосновани и са извършени след осъществен предварителен контрол за законосъобразност.

Разпоредбата на чл. 44, ал. 9 от ЗОП (ред., ДВ, бр.93/2011 г.) задължава възложителя да изпрати до АОП информация за изпълнен договор за обществена поръчка в едномесечен срок след приключване на неговото изпълнение. Срокът за изпращане на информацията за изпълнение на Договор № 291/10.08.2011 г. изтича на 08.03.2012 г. В нарушение на чл. 44, ал. 9 от ЗОП (ред., ДВ, бр.93/2011 г.), до 08.03.2012 г. от възложителя не е изпратена до АОП информация за изпълнения договор.⁹⁷

Информация за изпълнение на Договор № 291/10.08.2011 г. не е изпратена до АОП и до приключване на одита.