Доклад №0200006012 за извършен одит за съответствие при финансовото управление на Община Балчик за периода от 01. 01. 2011 г до 30. 09. 2012 г

а) Предварителен контрол преди поемане на задължение

При анализа на ВПФУК е установено, че от обхвата на въведения предварителен контрол преди поемане на задължение са изключени разходите за телефонни услуги, с което са създадени предпоставки да не бъде идентифицирана необходимостта от предприемане на действия по ЗОП или НВМОП (отм.), свързани с възлагането на тези услуги.

б) С вътрешните правила по ФУК на Община Балчик, заповеди на кмета на общината и длъжностни характеристики е въведено осъществяване на предварителен контрол за законосъобразност чрез съгласуване на документите, които се съставят при подготовката и възлагането на обществени поръчки. Съгласувателните процедури обхващат: решението за откриване на процедура за възлагане на обществена поръчка, обявлението (поканата) и документацията за участие (чл. 23 и 24 от ВППВМОП); проекта на заповед за назначаване на комисия за разглеждане, оценка и класиране на офертите (чл. 28, ал. 2 от ВППВМОП); проекта на решение за класиране на участниците и определяне на изпълнител (чл. 30 от ВППВМОП); договора за обществена поръчка (чл. 17, ал. 4 от ВПФУК, чл. 45, ал. 3 от ВППВМОП и Заповед № 467/10.05.2012 г. на кмета на общината). При анализа на въведените процедури е установено:⁶⁶

ба) Съгласуването на договора за обществена поръчка преди подписване от възложителя не е обвързано с проверка за наличието, пълнотата и редовността на документите, които законът изисква да бъдат представени от определения за изпълнител участник.

бб) При прилагане на съгласувателните процедури не се разграничени ясно трите последователни етапа, посочени в указанията на министъра на финансите за осъществяване на предварителен контрол: 1) предоставяне на цялата документация, относима към предстоящото решение; 2) извършване на конкретни проверки и 3) писмено изразяване на мнение от лицето, определено от ръководителя на организацията да упражнява предварителен контрол по отношение на дадена дейност/процес, което налага тяхното допълване.

бв) Налице е необходимост от систематизиране и конкретизиране на съществуващите процедури за предварителен контрол във връзка с възлагане на обществени поръчки.

2.3. При извършения тест за прилагане на въведения предварителен контрол, в т.ч. и чрез съгласувателни процедури при възлагане на обществените поръчки, включени в одитната извадка, е установено:

а) Въведените с чл. 23 и 24 от ВППВМОП контролни процедури за съгласуване на решенията за откриване на процедурите, на обявленията (поканите) и документацията за участие от директора на дирекцията – заявител и от длъжностно лице от дирекция „Административно правно и информационно обслужване“ (АПИО) не са приложени при шестте проверени процедури.

б) Въведената с чл. 17, ал. 4 от ВПФУК контролна процедура за съгласуване на договора за обществена поръчка от директора на съответната дирекция не е приложена при шестте договора от одитната извадка.

в) Контролните процедури за съгласуване на заповедта за назначаване на комисия, на решението за класиране на участниците и избор на изпълнител на обществената поръчка и на договора за обществена поръчка от юрист (директор на дирекция „АПИО“, началник отдел „Правно обслужване и специализирана информация“ (ПОСИ) или юрисконсулт от отдел „ПОСИ“) са приложени при всички процедури и договори от одитната извадка.

г) Въведеният с ВПФУК предварителен контрол за законосъобразност преди поемане на задължение е приложен при пет от шестте договора от одитната извадка. От финансовия контрольор е осъществен предварителен контрол преди подписване на договори № 234/11.07.2011 г., № 125/05.03.2012 г., № 273/12.07.2012 г., № 317/30.08.2012 г. и № 199/08.05.2012 г., документиран чрез попълване на заявка за поемане на задължение/контролен лист за осъществен предварителен контрол преди поемане на задължение. При договор № 291/10.08.2011 г. контролът във връзка с поемане на финансовото задължение е осъществен и документиран след датата на сключване на договора.

Въведените в Община Балчик Вътрешни правила за планиране, възлагане и мониторинг на обществените поръчки обхващат в съдържанието си всички необходими по закон части: ред за планиране и организация на провеждането на процедури за възлагане на обществени поръчки и за контрол на изпълнението на сключените договори за обществени поръчки. С тях е създаден вътрешен ред, доразвиващ нормативните изисквания. Правилата не са своевременно актуализирани след промените на ЗОП, в сила от 2012 г.

Въведените правила и процедури по ФУК са насочени към намаляване на рисковете за постигане на целите на одитирания обект, но се нуждаят от доразвиване, с цел да предоставят на кмета на общината и другите отговорни длъжностни лица разумна увереност за съответствието на решенията и действията с приложимото законодателство. Установена е необходимост от систематизиране и конкретизиране на съществуващите процедури за предварителен контрол във връзка с възлагане на обществени поръчки и за контрол по изпълнение на договорите.
3. Планиране на обществени поръчки

Редът за планиране на обществените поръчки е подробно уреден в Глава втора от ВППВМОП. Включва следните основни етапи: определяне на потребностите, формулиране на проектите (поръчките), повторна преценка на заявените потребности и формулирани проекти; изготвяне на годишен план-график; актуализация на утвърдения план-график; изготвяне и изпращане на предварителни обявления.

В процеса на планиране на обществени поръчки е предвидено да участват широк кръг длъжностни лица от административната структура на Община Балчик. Разделени са отговорностите по заявяване, съгласуване и утвърждаване на предстоящите обществени поръчки.

За планиране на обществените поръчки, които предстоят да бъдат възложени през одитирания период, са издадени и заповеди на кмета на общината:

а) В изпълнение на Заповед № 11/11.01.2011 г. на кмета, от директорите на дирекции на общинската администрация са изготвени доклади за предстоящите за възлагане обществени поръчки за бюджетната 2011 г. Постъпилите доклади не са унифицирани по съдържание и не съдържат информацията, необходима за изготвяне на план-графика по чл. 12, ал. 4 от ВППВМОП. Не е документирано извършване на предварителна оценка на необходимия финансов ресурс от дирекция „БФС“ на заявените потребности. Не е изготвен, съгласуван и утвърден план-график за планираните обществени поръчки. На 01.03.2011 г. до Държавен вестник и до АОП са изпратени предварителни обявления за възлагане на 5 обществени поръчки.⁶⁷

б) В изпълнение на Заповед № 46/23.01.2012 г. на кмета, от директорите на дирекции до отдел ПОСИ са изготвени заявки за обществените поръчки, които се планират за възлагане през финансовата година. Постъпилите заявки не са унифицирани по съдържание и не съдържат информацията, необходима за изготвяне на план-графика по чл. 12, ал. 4 от ВППВМОП. Не е документирано извършване на предварителна оценка на необходимия финансов ресурс от дирекция „БФС“ на заявените потребности. Не е изготвен, съгласуван и утвърден план-график за планираните обществени поръчки. На 06.03.2012 г., след нормативно определения срок, до АОП са изпратени предварителни обявления за 5 обществени поръчки.⁶⁸

Процедурата за възлагане на обществената поръчка е открита с Решение № 8 от 17.03.2011 г. на кмета на Община Балчик. Прогнозната стойност на обществената поръчка е 3 385 195 лв. без ДДС. Източник на финансиране е Оперативна програма „Регионално развитие 2007-2013 г.“

При одита е установено:

а) В обявлението за обществена поръчка изискванията към финансовото и икономическо състояние на участниците (определен размер на общия и специализиран оборот и наличие на положителен финансов резултат) са отнесени към последните три години, които възложителят е посочил като 2007, 2008 и 2009 г. Неправилно и в нарушение на чл. 50, ал.1 от ЗОП от последните три години е изключена 2010 г. при условие, че процедурата се провежда през 2011 г.

б) При изготвяне на документацията за участие е допуснато следното несъответствие - в т. 1.10.1. на Раздел ІІ Административни изисквания, Том ІІ от документацията за участие и в образец № 7 Декларация по чл. 47, ал. 5, т. 1 от ЗОП неправилно е цитиран Закон за предотвратяване и разкриване на конфликт на интереси, вместо Закон за предотвратяване и установяване на конфликт на интереси.⁶⁹

в) Датата, мястото и часът на отваряне на ценовите оферти не са обявени от възложителя по подходящ начин, така че представители на заинтересовани юридически лица с нестопанска цел и на средствата за масово осведомяване да бъдат информирани и да могат да упражнят правото си да присъстват на отварянето на ценовите оферти, което не кореспондира с чл. 69а, ал. 3 от ЗОП (редакция ДВ, бр. 94/2008 г.). Уведомени са само участниците в процедурата. По този начин не е постигнато пълно съответствие с принципите за публичност и прозрачност по чл. 2, ал. 1, т. 1 от ЗОП. ⁷⁰

В останалата й част процедурата за възлагане на обществената поръчка е проведена в съответствие с нормативните изисквания. Сключен е договор с участника, определен за изпълнител на обществената поръчка. Налице е съответствие на сключения договор с предложенията на участника, избран за изпълнител.

4.2. Обществена поръчка с предмет „Повишаване енергийната ефективност на образователната инфраструктура на територията на Община Балчик” (00479-2011-0006), възложена след открита процедура

Процедурата е открита с Решение № 14 от 30.06.2011 г. на кмета на Община Балчик. Прогнозната стойност на обществената поръчка е 2 284 069,20 лв. без ДДС. Източник на финансиране е Оперативна програма „Регионално развитие 2007-2013 г.“

При одита е установено:

а) В т. 1.10.1. на Раздел ІІ Административни изисквания, Том ІІ от документацията за участие и в образец № 7 Декларация по чл. 47, ал. 5, т. 1 от ЗОП неправилно е цитиран Закон за предотвратяване и разкриване на конфликт на интереси, вместо Закон за предотвратяване и установяване на конфликт на интереси.⁷¹

б) Датата, мястото и часът на отваряне на ценовите оферти не са обявени от възложителя по подходящ начин, така че представители на заинтересовани юридически лица с нестопанска цел и на средствата за масово осведомяване да бъдат информирани и да могат да упражнят правото си да присъстват на отварянето на ценовите оферти, което не кореспондира с чл. 69а, ал. 3 от ЗОП (редакция ДВ, бр. 94/2008 г). Уведомени са само участниците в процедурата. По този начин не е постигнато пълно съответствие с принципите за публичност и прозрачност по чл. 2, ал. 1, т. 1 от ЗОП. ⁷²

В останалата й част процедурата за възлагане на обществената поръчка е проведена в съответствие с нормативните изисквания. Сключен е договор с участника, определен за изпълнител на обществената поръчка, който включва всички предложения от офертата му.

Процедурата е открита с Решение № 10 от 06.04.2012 г. на кмета на Община Балчик. Прогнозната стойност на обществената поръчка е 300 000 лв. без ДДС. Източник на финансиране е общинският бюджет. При определяне стойността на хранителните продукти е използван методът на определяеми цени.

Установени са пропуски в работата на комисията, които не са се отразили на законосъобразността на процедурата:

а) Датата, мястото и часът на отваряне на ценовите оферти не са обявени от комисията по подходящ начин, така че представители на заинтересовани юридически лица с нестопанска цел и на средствата за масово осведомяване да бъдат информирани и да могат да упражнят правото си да присъстват на отварянето на ценовите оферти, което не кореспондира с чл. 69а, ал. 3 от ЗОП (редакция ДВ, бр. 93/2011 г). Уведомени са само участниците в процедурата. По този начин не е постигнато пълно съответствие с принципите за публичност и прозрачност по чл. 2, ал. 1, т. 1 от ЗОП.⁷³

б) При съставяне на протокола на комисията за разглеждане, оценяване и класиране на офертите са установени следните пропуски: ⁷⁴

ба) В протокола няма данни дали цените са оповестени (обявени гласно), което не съответства на чл. 69а, ал. 3 от ЗОП (редакция ДВ, бр. 93/2011 г). Съгласно присъствен лист на участниците от 21.05.2012 г., при отваряне на ценовите оферти са присъствали представители на участниците.

бб) В протокола не се съдържат данни дали преди отварянето на ценовите оферти комисията е съобщила на присъстващите лица резултатите от оценяването на офертите по другия показател за оценка, което не съответства на чл. 69а, ал. 4 от ЗОП.

В останалата й част процедурата за възлагане на обществената поръчка е проведена в съответствие със законовите изисквания. В резултат, са сключени договори с участниците, определени за изпълнители на обществената поръчка по съответните обособени позиции. Налице е съответствие на сключените договори с предложенията на определените изпълнители.

Процедурата е открита с Решение № 12 от 24.04.2012 г. на кмета на Община Балчик. Прогнозната стойност на обществената поръчка е 340 000 лв. без ДДС. Източник на финансиране е Оперативна програма „Околна среда 2007-2013”.

При одита е установено:

а) В обявлението неправилно е посочено, че пречка за участие в процедурата е наличието на свързаност с възложителя по смисъла на § 1, т. 1 от ДР на ЗПУКИ, а не по смисъла на ЗОП, въпреки че процедурата е открита след влизане в сила на изменението на ЗОП (ред. ДВ, бр. 93/2011 г.)

б) След осъществен контрол от възложителя, на комисията са дадени писмени указания по реда на чл. 36а, ал. 3 от ЗОП за отстраняване на нарушения в нейната работа относно неточно прилагане на методиката за оценка по показателя „Качество и пълнота на техническата оферта на участника“ и немотивирано оценяване (без изложена аргументация от оценяващия). Извършено е повторно разглеждане и оценяване на офертите по цитирания показател, при което установените от възложителя нарушения са отстранени.⁷⁵

в) Датата, мястото и часът на отваряне на ценовите оферти не са обявени от комисията по подходящ начин, така че представители на заинтересовани юридически лица с нестопанска цел и на средствата за масово осведомяване да бъдат информирани и да могат да упражнят правото си да присъстват на отварянето на ценовите оферти, което не кореспондира с чл. 69а, ал. 3 от ЗОП (редакция ДВ, бр. 93/2011 г). Уведомени са само участниците в процедурата. По този начин не е постигнато пълно съответствие с принципите за публичност и прозрачност по чл. 2, ал. 1, т. 1 от ЗОП.⁷⁶

г) В резултат на проведената процедура, на 30.08.2012 г. е сключен Договор
№ 317/30.08.2012 г., при спазване изискванията на чл. 41, ал. 2 от ЗОП (редакция ДВ, бр. 93/2011 г.). Информацията за сключения договор е изпратена до АОП на 17.09.2012 г., след нормативно определения 7-дневен срок, с което е нарушен чл. 44, ал. 1 от ЗОП.⁷⁷

В останалата й част процедурата за възлагане на обществената поръчка е проведена в съответствие със законовите изисквания.

За възлагане на обществената поръчка с Решение № 12 от 13.06.2011 г.⁷⁸ на кмета на Община Балчик е открита процедура на договаряне без обявление. Източник на финансиране е общинският бюджет. При одита е установено:

Избраното от възложителя правно основание за провеждане на процедурата е законосъобразно. Налице са предпоставките и условията по чл. 90, ал. 1, т. 9 от ЗОП.

Процедурата за възлагане на обществената поръчка е проведена в съответствие с нормативните изисквания. Сключен е договор с участника, определен за изпълнител на обществената поръчка.

За възлагане на обществената поръчка с Решение № 8 от 27.03.2012 г. на кмета на Община Балчик е открита процедура на договаряне без обявление. Източник на финансиране е общинският бюджет.

Избраното от възложителя правно основание за провеждане на процедурата е законосъобразно. Налице са предпоставките и условията по чл. 90, ал. 1, т. 9 от ЗОП.

Процедурата за възлагане на обществената поръчка е проведена в съответствие с нормативните изисквания. Сключен е договор с участника, определен за изпълнител на обществената поръчка.

Прогнозната стойност на обществената поръчка е 18 100 лв., а в предмета й са обособени две позиции. При одита е установено:

5.1.1. В поканата за участие, възложителят е поставил изисквания към участниците, съответствието с които трябва да удостоверят при представяне на офертите. Изискванията са конкретизирани в документацията за участие, публикувана на интернет страницата на Община Балчик. Установено е, че в документацията се съдържат образци на документи и са поставени изисквания към участниците, които не съответстват на разпоредбите на ЗОП: ⁷⁹

а) В образците на декларации по чл. 47, ал. 5 от ЗОП е предвидено деклариране на липса на обстоятелства по чл. 47, ал. 5, т. 1 от ЗОП от името на юридическото лице, вместо от името на физическите лица по чл. 47, ал. 4 от ЗОП (редакция ДВ, бр. 93/2011 г.), които представляват дружеството.

б) Образецът на декларация по чл. 47, ал. 5 от ЗОП, приложен в документацията за участие, не обхваща случаите, в които участникът е физическо лице.

5.1.2 Сключени са два договора по съответните обособени позиции.

а) Договор № 198/03.05.2012 г. на стойност 8 563,69 лв. без ДДС.

При сключване на договора, от определения изпълнител не са представени документи, издадени от компетентен орган, за удостоверяване липсата на обстоятелствата по чл. 47, ал. 1, т. 1 от ЗОП. Не са представени свидетелства за съдимост на лицата по

б) Договор № 197/03.05.2012 г. на стойност 8 246,08 лв. без ДДС.

При сключване на договора, от определения изпълнител не са представени документи, издадени от компетентен орган, за удостоверяване липсата на обстоятелствата по чл. 47, ал. 1, т. 1 от ЗОП. Не са представени свидетелства за съдимост на лицата по чл. 47, ал. 4 от ЗОП (трима управители на дружеството), с което е нарушен чл. 101е, ал. 2 от ЗОП (редакция ДВ, бр. 33/2012 г.).⁸¹

При възлагане на обществената поръчка останалите правила по глава осма „а“ от ЗОП са спазени.

Прогнозната стойност на обществената поръчка е 46 000 лв. В предмета й са обособени две позиции. Сключени са два договора по съответните обособени позиции.

При сключване на Договор DIR-51011119-C015-U-1 (№ 300/15.08.2012 г.) по обособена позиция 1, от определения изпълнител не са представени: свидетелство за съдимост и декларация за липса на обстоятелствата по 47, ал. 5, т. 1 от ЗОП от един от управителите на дружеството с ограничена отговорност. Дружеството се управлява и представлява от двама управители. Извършено е нарушение на чл. 101е, ал. 2 от ЗОП (редакция ДВ, бр. 33/2012 г.).⁸²

При възлагане на обществената поръчка по обособена позиция 2 правилата по глава осма „а“ от ЗОП са спазени.