Част 2
Управление на контакти, присъствие и незабавни съобщения
В тази част:
Глава 3: Управление на списъка с контакти
Глава 4: Персонализиране на информацията за присъствие
Глава 5: Комуникиране с други потребители
Глава 6: Изпращане и получаване на незабавни съобщения
Глава 3: Управление на списъка с контакти
Списъкът с контакти е списък с колеги, семейството ви, приятели и връзки с хората, с които комуникирате най-често. В списъка с контакти на Communicator е показана достъпността на контактите и начините, по които можете да се свързвате с тях, а също така в него можете да прегледате допълнителни подробни данни за контакт, като щракнете върху бутона Присъствие на съответния потребител. Списъкът с контакти е начална точка за осъществяване на връзка с контактите. С едно или две щраквания на мишката можете да осъществите телефонно повикване или видеоразговор, да започнете сесия с незабавни съобщения или конферентен аудио/видеоразговор.
В тази глава ще ви покажем как да изпълните следните задачи:
-
Добавяне на контакти и групи за разпространение от фирмения указател в списъка с контакти.
-
Създаване на групи с контакти.
-
Използване на групата за текущи разговори.
-
Преглеждане на групи за представители и група за повикване на екип.
-
Добавяне на публично приложение за незабавни съобщения към списъка с контакти.
-
Добавяне на външни контакти към списъка с контакти.
-
Добавяне на телефонни номера за контакти.
-
Преглед на визитката на контакт.
-
Промяна на начина на показване на контактите.
Добавяне на контакт или група за разпространение към списъка с контакти
Когато започнете да използвате Communicator за пръв път, трябва да създадете списъка си с контакти по удобен за вас начин. Можете да добавяте отделни контакти и групи за разпространение към списъка с контакти, както и да създавате групи по избор. Ако Office Communications Server на фирмата ви поддържа публична интернет връзка, дори можете да добавяте контакти от мрежите за интернет услуги на AOLInstant Messenger AIM®, Yahoo!® Messenger, MSN® и Windows Live™. Ако не сте сигурни дали фирмата ви поддържа публична интернет връзка, попитайте вашия системен администратор.
На фигура 3.1 е показан прозорецът на Office Communicator, като са отбелязани частите, които използвате най-често, когато управлявате контактите и списъка си с контакти.
Фигура 3.1 Прозорецът на Office Communicator и списъкът с контакти
Добавяне на контакт или група за разпространение към списъка с контакти
-
В прозореца на Office Communicator въведете показваното име или имейл адреса на даден потребител или група за разпространение в полето Търсене. Communicator по подразбиране показва всички съвпадащи потребители или групи от Active Directory® Domain Services и папката с контакти на Microsoft Outlook.
-
Плъзнете името от екрана Резултати от търсенето в списъка с контакти. Можете да плъзнете отделни имена в съществуваща група в списъка с контакти. Можете също да плъзнете група за разпространение в списъка с контакти. Не можете обаче да плъзгате групи за разпространение в съществуващи групи.
Забележка
Можете също да добавите група за реагиране към списъка с контакти. Групата за реагиране е предварително определена група от хора, които са назначени да боравят с входящите повиквания за определен екип или отдел. Communicator показва икона за присъствие и икона за автоматични услуги  до групите за реагиране, за да може да ги разграничи от групите за разпространение. Ако във вашата фирма е има зададени групи за реагиране, можете да ги търсите в списъка с контакти и да инициирате повиквания до тях.
Създаване на група с контакти
Можете да създавате групи с контакти, за да организирате хората в списъка си с контакти. След като създадете дадена група, можете да щракнете с десния бутон на мишката върху името на групата в списъка с контакти, след което да започнете да комуникирате с групата по различни начини, включително чрез конферентни разговори с незабавни съобщения или конферентни разговори.
Създаване на група с контакти
-
В прозореца на Office Communicator щракнете с десния бутона на мишката върху името на съществуваща група, а след това щракнете върху Създаване на нова група.
-
В полето Нова група въведете име за групата, след което натиснете клавиша ENTER.
-
Можете да плъзнете съществуващи контакти от списъка с контакти в съответната група или да използвате функцията за търсене на Communicator, за да намерите потребители и да ги добавите в групата.
Използване на групата с текущи разговори
Когато провеждате един или повече активни разговори в Communicator, се показва нова група, наречена Текущи разговори, в горната част на списъка с контакти на Communicator. Можете да използвате тази група, за да сканирате бързо активните разговори. Можете бързо да отидете до един от разговорите в списъка, като щракнете двукратно върху съответния разговор.
Фигура 3.2 Групата с текущи разговори в списъка с контакти
Навигиране до разговор
-
В списъка с контакти под групата Текущи разговори щракнете двукратно върху даден разговор в списъка. Прозорецът за избрания разговор ще се покаже на преден план.
Преглед на групите за представители и групата за повикване на екип
В Communicator 2007 R2 можете да покажете Група за повикване на екип или група Представители в списъка с контакти. Тези две групи се определят от това как сте конфигурирали настройките за пренасочване на повикванията. Ако сте настроили група за повикване на екип за функцията за повикване на екип, можете да покажете Група за повикване на екип в списъка с контакти (вж. Темата „Повикване на екип” по-долу в този документ). Ако сте конфигурирали представители, които ще използват Office Communications Server 2007 R2 Attendant за отговаряне на вашите повикваният и за осъществяване на повиквания от ваше име, можете да покажете групата с представители в списъка с контакти (вж. темата „Делегиране на повикванията на един или повече асистенти” по-долу в този документ).
Обърнете внимание, че не можете да добавяте контакти към тези групи в списъка с контакти, като ги плъзгате и пускате в групите. Тъй като съответните функции трябва да се конфигурират в настройките за пренасочване на повиквания, ако се опитате да плъзнете даден контакт в една от тези групи, ще се покаже съобщение с въпрос дали желаете да отворите диалоговия прозорец Настройки за пренасочване на повиквания.
По подразбиране групите Група за повикване на екип и Представители не се показват. Можете да изберете да ги покажете в изгледа на списъка с контакти.
Показване на групата за повикване на екип и групите с представители
-
Щракнете върху бутона Промяна на изгледа  , след което щракнете върху списъка с контакти.
-
Щракнете върху бутона Промяна на изгледа , след което щракнете върху групите, които искате да покажете.
-
Показване на представители. Щракнете върху Показване на представители, за да скриете или покажете списък с представителите, които сте задали в настройките за пренасочване на повиквания.
-
Показване на група за повикване на екип. Щракнете върху Показване на група за повикване на екип, за да скриете или покажете списък с членовете на групата за повикване на екип, която сте задали в настройките за пренасочване на повиквания.
Фигура 3.3 Групата за повикване на екип и групите с представители в списъка с контакти
Добавяне на контакти за публично комуникиране чрез незабавни съобщения
Ако вашата фирма е конфигурирана да поддържа функцията за публично комуникиране чрез незабавни съобщения, можете да добавяте контакти за незабавни съобщения от AOL, Yahoo, MSN и мрежата за интернет услуги на Windows Live към списъка си с контакти на Office Communicator. При добавяне на публичен контакт за незабавни съобщения, можете да комуникирате със съответния контакт чрез незабавни съобщения. Функциите за повиквания на Communicator, видеоповиквания, конферентни аудио-/видеоразговори и споделяне на работния плот обаче не се поддържат за контактите за публично комуникиране с незабавни съобщения.
Най-добрият начин за добавяне на контакт за публично комуникиране с незабавни съобщения е да се добави контакт с помощта на папката с контакти на Outlook. Когато добавяте контакт за публично комуникиране с незабавни съобщения с помощта на папката с контакти на Outlook, можете да добавите домашен, мобилен и други телефонни номера, така че да можете да използвате функцията за щракване за обаждане на Communicator, за да се обадите на контакта на неговия/нейния домашен, мобилен или служебен телефонен номер.
Добавяне на контакт за публично комуникиране с незабавни съобщения към списъка с контакти
-
Ако не знаете адреса за незабавни съобщения на контакта, който искате да добавите, се свържете с контакта по телефона или чрез електронна поща, за да получите адреса.
-
Отворете папката Контакти в Office Outlook, след което щракнете върху бутона Създаване.
-
Въведете име за контакта в полето Пълно име. Полетата Фирма, Длъжност и Телефон не са задължителни.
-
Попълнете поне едно от следните полета:
-
Телефонни номера. В полето Служебен, Домашен, Служебен факс или Мобилен въведете телефонния номер на контакта.
-
Имейл. В това поле въведете имейл адреса на контакта.
-
Адрес за незабавни съобщения. В това поле въведете адреса за незабавни съобщения на контакта.
-
Въведете телефонните номера за контакта. Използвайте формат E.164, за да сте сигурни, че номерът ще работи. Форматът E.164 включва кода на страната, населеното място и местния номер, както и символът + по избор. Не е нужно да форматирате номера. Номер в САЩ например, може да изглежда така: 14255555555 или +14255555555, където 1 е кодът за страна, 425 е кодът на населеното място, а 5555555 е местният номер. Международен номер, избран от САЩ, може да изглежда така: +441223479818 или 011441223479818
-
Запишете контакта.
-
Отворете Office Communicator, след което напишете името, което сте въвели в полето Покажи като в Office Outlook, в полето Търсене. Името на контакта се показва на екрана Резултати от търсенето.
-
Плъзнете контакта от екрана Резултати от търсенето в дадена група в списъка с контакти. Вече можете да провеждате разговори с незабавни съобщения с контакта. Можете също да щракнете върху бутона за телефон  отдясно на името на потребителя. Повикванията в Communicator не се поддържат за публични контакти за незабавни съобщения. Можете обаче да се обаждате на домашния, служебния и/или мобилен номер на контакта.
За допълнителна информация относно добавяне на контакти за публично комуникиране с незабавни съобщения към списъка с контакти вж. онлайн помощта на Communicator.
Добавяне на външни контакти
Office Communicator 2007 R2 и Office Communications Server 2007 R2 поддържат способността за свързване с други фирми, като така позволяват да добавяте контакти от тези фирми. Когато добавите даден външен контакт в списъка с контакти, можете да комуникирате с потребителя чрез всеки режим на комуникация, който се поддържа и от двете фирми. Например, ако и двете фирми поддържат функцията за повиквания на Communicator, видеоповиквания и конферентни аудио-/видеоразговори, тогава можете да осъществявате повиквания и видеоповиквания на Communicator, както и конферентни аудио-/видеоразговори с контакти от тази фирма.
Добавяне на външни контакти към списъка с контакти
-
Отворете Office Communicator, след което напишете името, което сте въвели в полето Покажи като в Office Outlook, в полето Търсене. Името на контакта се показва в полето Резултати от търсенето.
-
Плъзнете контакта от екрана Резултати от търсенето в дадена група в списъка с контакти. Вече можете да провеждате разговори с незабавни съобщения с контакта. Можете също да щракнете върху бутона за телефон отдясно на името на потребителя.
За допълнителна информация относно добавянето на външни контакти, които не са от вашата фирма, към списъка с контакти вж. онлайн помощта на Communicator.
Добавяне на телефонни номера за контакти
В Office Communicator 2007 R2 можете да добавите телефонен номер към списъка с контакти, дори ако номерът не е свързан с никой от вашата фирма, външна фирма или публичен доставчик на услуга за незабавни съобщения. Ако първоначално сте осъществявали телефонните повиквания с помощта на Communicator, за удобство може да искате да добавите телефонни номера на хора, които са извън вашата фирма (например, номера на приятели и членове на семейството), към списъка с контакти.
В предишните версии Communicator щеше да ви позволи да добавите само хората, които имат акаунт в Office Communications Server или адрес за влизане. Решението беше да създадете нов контакт в Outlook, да назначите телефонен номер и адрес за незабавни съобщения (или нереален контейнер), след което да потърсите новия контакт в Outlook от Communicator.
В Office Communicator 2007 R2, ако наскоро сте набрали даден телефонен номер, номерът се показва в списъка с контакти под скорошните контакти. За да запишете телефонния номер за бъдещо повикване, можете да плъзнете и пуснете телефонния номер в една от групите в списъка с контакти. Или щракнете с десния бутон на мишката върху телефонния номер, щракнете върху Добавяне към списъка с контакти, след което изберете дадена група.
Можете също да добавите контакт на Outlook към списъка с контакти, дори ако контактът притежава само телефонен номер и няма адрес за незабавни съобщения. В Communicator потърсете контакта на Outlook, след което го/я добавете към списъка с контакти.
След като даден телефонен номер е добавен към списъка с контакти, можете да предприемете същите действия за обикновените контакти. Например, можете да преместите контакта, който разполага само с телефонен номер, в различна група. Можете също така да видите свойствата на контакта, като щракнете с десния бутон на мишката върху контакта и изберете Свойства. Ще се отвори визитка на Outlook, където можете да видите или актуализирате информацията на контакта. Телефонните номера за контакти са обозначени от икона на телефон  . Щракнете двукратно върху бутона Повикване отдясно на телефонния номер, за да започнете телефонен разговор със съответния контакт.
Добавяне на телефонен номер като контакт
-
Направете едно от следните неща:
-
Въведете телефонния номер в полето за търсене, след което щракнете върху номера и го плъзнете в една от групите в списъка с контакти.
-
Ако наскоро сте използвали Communicator, за да се обадите на съответния телефонен номер, под Скорошни контакти щракнете върху номера и го плъзнете в една от групите в списъка с контакти.
-
Щракнете с десния бутон на мишката върху телефонния номер, щракнете върху Добавяне към списъка с контакти, след което щракнете върху дадена група.
Преглед на визитката на контакт
Визитката на даден потребител предоставя подробна информация за достъпността и активността на контакта. В зависимост от зададеното за вас от контакта ниво на достъп, можете да виждате планираните действия на потребителя, както и всички лични бележки, написани от контакта. Визитката също предоставя място за стартиране на връзка с контакт, включително и възможност за стартиране на сесия с незабавни съобщения, повикване на контакта, планиране на събрание или изпращане на имейл съобщение на контакта, както е показно на фигура 3.4.
Фигура 3.4 Визитката се отваря, като щракнете върху бутона за присъствие на даден контакт
Преглед на визитката на контакт
-
В прозореца на Office Communicator щракнете върху бутона Присъствие в списъка с контакти отляво на името на контакта.
Можете да отворите визитката на потребител на много места в потребителския интерфейс на Office Communicator 2007 R2. Например, за да прегледате визитката на даден контакт, можете да щракнете върху бутона Присъствие на потребителя в списъка с контакти, в екрана Резултати от търсенето или в прозореца Разговор на Communicator.
Промяна на начина на виждане на контактите
Office Communicator 2007 R2 предоставя няколко изгледа, които може да приложите към списъка с контакти, за да виждате контактите организирани по различен начин от този в изгледа по подразбиране. Може да използвате бутона на Communicator Промяна на изгледа , за да виждате контактите групирани по Нива на достъп или по Маркирани контакти.
Промяна на начина на показване на контактите
-
Щракнете върху бутона Промяна на изгледа , както е показано по-долу на фигура 3.5, след което изберете изглед от менюто.
-
Списък с контакти. Това е изгледът по подразбиране, който се вижда при стартиране на Office Communicator.
-
Нива на достъп. Този изглед показва контактите, групирани по нива на достъп. Нивата на достъп представляват нива на разрешение, които се назначават за контактите с цел определяне на техния достъп до вашата информация за присъствие.
-
Сортиране на контактите по достъпност. В прозореца на Office Communicator щракнете върху бутона Промяна на начина на показване на контактите, проверете дали изгледът Списък с контакти е избран, след което щракнете върху Подреди контактите по достъпност.
-
Сортиране на контактите по показвано име. В прозореца на Office Communicator щракнете върху бутона Промяна на начина на показване на контактите. Може да се избере всеки изглед. Щракнете върху Сортиране на контакти по показвано име.
-
Показване на скорошни контакти. В прозореца на Office Communicator щракнете върху бутона Промяна на начина на показване на контактите, проверете дали е избран изгледът Списък с контакти, след което щракнете върху Покажи скорошни контакти, за да скриете или покажете списъка с най-скорошните контакти.
-
Показване на представители. В прозореца на Office Communicator щракнете върху бутона Промяна на начина на показване на контактите, проверете дали е избран изгледът Списък с контакти, след което щракнете върху Показване на представители, за да скриете или покажете списъка с представители, който сте задали в настройките за пренасочване на повикване.
-
Показване на група за повикване на екип. В прозореца на Office Communicator щракнете върху бутона Промяна на начина на показване на контактите, проверете дали е избран изгледът Списък с контакти, след което щракнете върху Показване на група за повикване на екип, за да скриете или покажете списъка с членовете на групата за повикване на екип, който сте задали в настройките за пренасочване на повикване.
Фигура 3.5 Прозорецът на Office Communicator и списъкът с контакти
За повече информация относно нивата на достъп вж. глава 3. „Управление на списъка с контакти”. За повече информация относно маркирането на контакти вж. глава 5. „Комуникиране с други потребители”.
Как се сортират контактите в списъка с контакти?
Communicator сортира контактите по подразбиране във всяка група на списъка с контакти първо по достъпност, а след това по азбучен ред. Достъпните контакти (тези, с които може да се свържете) имат състояние на присъствие Достъпен или Зает. Групата на скорошните контакти е изключение, като в нея контактите се сортират отгоре надолу според това с кои контакти сте комуникирали
най-скоро. За да промените начина, по който се сортират контактите в списъка с контакти, щракнете върху бутона Промяна на изгледа в прозореца на Office Communicator, след което изберете опцията Подреждане на контактите по достъпност. Тази опция премества контактите, които имат състояние Няма ме, Недостъпен и Неизвестно, в групи, оставя контактите със състояние Зает и Достъпен в съответните им групи, след което сортира контактите по азбучен ред.
Във всеки изглед можете да сортирате контактите по азбучен ред според показваните им имена. Щракнете върху бутона Промяна на изгледа в прозореца на Office Communicator, след което изберете опцията за сортиране на контакти по показвано име. Тази опция сортира контактите по азбучен ред в показаните групи.
Сподели с приятели: |
