Планиране на обществени поръчки в ЦУ на БАН

Съгласно чл. 11, т. 22 от Правилника за дейността на ЦУ на БАН, на дирекция „Управление на собствеността и инвестиционна дейност” („УСИД“) са определени отговорности за планиране на обществените поръчки за нуждите на БАН и за изготвяне на график за провеждането им.

За 2011 г. и за 2012 г. не е изготвен план –график за планираните обществени поръчки в ЦУ на БАН, с което не е спазена разпоредбата на чл. 11, т.22 от Правилника за дейността на ЦУ на БАН. С писмо⁸⁴ от 18.12.2012 г. на председателя на БАН е представена информация, под формата на справка за планираните поръчки за 2011 г. и за 2012 г., която по-скоро има характер на отчетен документ за проведените процедури и възлагания на обществени поръчки през одитирания период, отколкото на план-график с отговорни длъжностни лица, времеви график и т.н.

Редът за планиране на обществени поръчки в ЦУ на БАН е регламентиран в раздел ІІ от утвърдените „Вътрешни правила за реда и организацията за възлагане на обществените поръчки в БАН – Централно управление”, в сила от 01.07.2010 г. Съгласно чл. 5 от тях, процесът по планиране следва да се осъществява едновременно с разработването на проекта на бюджет на БАН за съответната година. В ал. 2 на чл. 5 е посочено, че планирането се осъществява от дирекция „УСИД”, след анализ на потребностите от възлагане на поръчките. Определянето на потребностите е предвидено да се извършва от ръководителите на функционалните звена в ЦУ на БАН, чрез изготвяне на мотивирани предложения за необходимостта от извършване на строителство и осъществяване на доставки и услуги, в срок до 1 юли на текущата година. Съгласно чл. 6, на председателя на БАН от директора на дирекция „УСИД”, следва да се представят обобщената информация за планираните обществени поръчки за съответната бюджетна година с мотивиран доклад за приоритетите по дейности и съответните обществени поръчки, за които е обоснована необходимостта от възлагането им, заедно с всички получени предложения от директорите в ЦУ на БАН. Предвидено е председателят на БАН да внася в Ръководството на БАН изготвената информация за обсъждане и приемане, едновременно с приемане на бюджета на съответната година. (чл. 6, ал. 2 от цитираните правила).

С писмо⁸⁵ от 16.01.2013 г. на председателя на БАН, е пояснено, че обобщена информация за планираните обществени поръчки по смисъла на чл. 6, ал. 1 от „Вътрешните правила за реда и организацията за възлагане на обществените поръчки в БАН –ЦУ”, не е изготвена, поради ограничения бюджет на БАН и липсата на осигурен финансов ресурс. Уточнено е, че необходимостта от възлагане на обществени поръчки е мотивирана с отделни доклади от директора на дирекция „УСИД” и от директорите и ръководителите на съответните функционални звена за всяка конкретна поръчка, при възникване на неотложна необходимост от нейното провеждане и проектна готовност за нейното реализиране. За 2011 г. и за 2012 г., от директора на дирекция „УСИД” са изготвени справки за необходимите средства за аварийни и неотложни ремонтни и други дейности, които са включвани в разчетите за разходи по партида „Развитие” към проекта за бюджет на БАН за съответната година. Представен е протокол № 5 от 01.02.2011 г. за проведено заседание на Ръководството на БАН, на което е разгледано и одобрено включеното в справката предложение за разпределение на средствата за аварийни и неотложни ремонтни и други дейности, предвидени за финансиране от партида „Развитие”. Съгласно т. 8.2. от протокола, от Ръководството на БАН е взето решение разходването на средствата да се извършва приоритетно, в зависимост от аварийността и неотложността на отделните дейности и от постъпленията по партида „Развитие”, след предварително съгласуване и одобряване на обема и стойността на отделните обекти. Уточнено е, че за 2012 г. е приложен същият ред.

С писмо⁸⁶ от 26.01.2012 г. на директора на дирекция „УСИД” до директорите на другите функционални звена в ЦУ на БАН, е поискана информация за необходимостта от извършване на строителство, осъществяване на доставки и услуги и тяхната прогнозна стойност. В отговор на писмото, са представени три справки с предложения, включващи потребностите от възлагане на звената, които са на стойности, които не изискват публикуване на предварително обявление.

Съобразно предвиденото във Вътрешните правила, в длъжностните характеристики на служители от дирекция „УСИД” са вменени задължения и отговорности по планирането, подготовката и провеждането на процедури за възлагане на обществени поръчки в ЦУ на БАН.⁸⁷

В ЦУ на БАН не е изготвен план – график за планираните обществени поръчки за 2011 г. и за 2012 г., с което не е спазена разпоредбата на чл. 11, т. 22 от Правилника за дейността на ЦУ на БАН. Като причина за това, както и за неизготвяне на обобщена информация за планираните поръчки по смисъла на чл. 6, ал. 1 от „Вътрешните правила за реда и организацията за възлагане на обществените поръчки в БАН –ЦУ”, са посочени ограниченият бюджет на БАН и липсата на осигурен финансов ресурс. На практика необходимостта от възлагане на обществени поръчки е мотивирана с отделни доклади за всяка конкретна поръчка, при възникване на неотложна необходимост от нейното провеждане и проектна готовност за нейното реализиране. За 2011 г. и за 2012 г., изготвените справки за необходимите средства за аварийни и неотложни ремонтни и други дейности, са включвани в разчетите за разходи по партида „Развитие” към проекта за бюджет на БАН за съответната година.
5. Процедури по реда на ЗОП и изпълнение на сключените договори

През одитирания период, от общо 18 приключени процедури по ЗОП, в ЦУ на БАН са открити и приключени 5 (от тях 2 възложени и 3 прекратени), а от другите самостоятелни структурни звена на БАН са възложени общо 13 процедури.⁸⁸

При одита са проверени 10 процедури и изпълнението на сключените в резултат на тях договори, или 55 на сто от броя на приключените процедури по ЗОП във всички структурни звена на БАН, на извадков принцип, като видът на извадката е нестатистическа. Проверени са всички приключени процедури по ЗОП в ЦУ на БАН (5 бр.), както и 5 процедури по ЗОП, възложени от други самостоятелни структурни звена на БАН, определени за проверка въз основа на следните критерии: вид на процедурата, стойност на сключените договори и индикации за пропуски в процедурите, съгласно данните в представените справки и от информацията, публикувана в РОП.

5.1. При проверката за съответствие с изискванията на ЗОП провеждането на открита процедура в ЦУ на БАН с предмет „Предоставяне на интернет услуги, технологично управление и модернизация на комуникационните мрежи на БАН за нуждите на БАН” и на изпълнението на сключения в резултат на процедурата договор, е установено:

Процедурата е открита с решение № ОП-02/20.07.2011 г. на председателя на БАН. Необходимостта от стартирането й е разгледана на заседание на Ръководството на БАН (Протокол № 27/12.07.2011 г.).

С решението за откриване са одобрени обявлението и документацията за участие в процедурата. Обявлението за поръчката е изпратено до АОП на 21.07.2011 г. В обявлението не е посочена прогнозна стойност.⁸⁹

В обявлението на поръчката не са поставени минимални изисквания за икономическото и финансовото състояние на участника, техническите му възможности и квалификация, но същевременно е изискано представяне на документи по чл. 50 и чл. 51 от ЗОП, за удостоверяване съответствието със същите. Изискванията за технически възможности и квалификация са отразени в документацията за участие. Не е спазен чл. 25, ал. 2, т. 6 от ЗОП, във връзка с чл. 50 и чл. 51 от ЗОП (ред. ДВ, бр. 37 от 2006 г.).

В обявлението и в документацията за участие е определен критерий за оценка на офертите „икономически най-изгодна оферта“, с показатели за оценка и относителна тежест: 1. финансова оценка – 50 т., 2. условия за поддръжка – 40 т. и 3. срок – 10 т.

В методиката за оценка на офертите от Документацията за участие, е предвидено показателят „условия за поддръжка“ да се оценява по 6 подпоказателя, един от които е „наличие на сертификат за внедрена система за управление на информационната сигурност ISO 27000 :2005“. Така формулиран, подпоказателят представлява критерий за подбор, и с включването му за оценка на офертите е нарушен чл. 25, ал. 7 от ЗОП (ред. ДВ, бр. 37/2006 г.). Съгласно чл. 25, ал. 7 от ЗОП в цитираната редакция, когато избраният критерий е „икономически най-изгодна оферта“, възложителите нямат право да включват като показатели за оценка на офертите критериите за подбор по ал. 2, т. 6 от ЗОП.

По документацията за участие са искани писмени разяснения от кандидати за участие в процедурата, като съгласно чл. 29, ал. 3 от ЗОП, от възложителя са изпратени разяснения до всички лица, които са получили документация за участие и са посочили адрес за кореспонденция и едновременно с това, същите са приложени към документацията за участие.

След изтичане на срока за получаване на офертите, със заповед № VІ-49/13.09.2011 г. на председателя на БАН е назначена комисия за разглеждане и оценка на офертите. Дейността на комисията е документирана чрез съставени протоколи за проведените заседания. В Протокол вх. № 38-00-28/14.10.2011 г. на комисията, е посочено, че в хода на процедурата, във връзка с поставено запитване от кандидат, от възложителя е дадено разяснение, че отчитайки нуждите си от международна интернет свързаност, „общият сумарен симетричен капацитет в (Gbps) на двупосочните независими наземни международни канали за достъп до интернет, обявен от всеки участник следва да бъде в границите от минимум 5 Gbps до максимум 25 Gbps. Стойности на този параметър под 5 Gbps не могат да бъдат вземани под внимание. Обявени стойности над 25 Gbps няма да бъдат вземани под внимание”. В тази връзка комисията приема, че прилагането на този отговор ще доведе до съществено изменение на методиката за оценка на офертите, в нарушение на чл. 28, ал. 3 от ЗОП и по тези причини, от комисията е взето решение да не вземе предвид цитираният по-горе отговор на възложителя и да оцени предложенията на участниците в съответствие с предварително обявените условия на възложителя.

След обявяването на ценовите предложения, съгласно протокол от същата дата, от комисията е обсъдено, че в хода на процедурата, по повод на писмено искане за разяснение, от възложителя е отговорено, че „отчитайки своите финансови възможности, инсталационната такса следва да бъде в границите от 1 лев без ДДС до максимум 1-на месечна абонаментна такса за услугите”. От Комисията е прието, че с отговора на поставения въпрос, от възложителя е дадено по същество разяснение не на част от изискванията към участниците, а на параметър, включен в методиката за оценка на предложенията, поради което счита, че няма да взима под внимание този отговор. Изложени са аргументи, че прилагането на дадения отговор ще доведе до съществено изменение на методиката за оценка, тъй като в нея не са посочени параметри на инсталационната такса, както и на другите елементи, формиращи оценката на финансовите предложения и по този начин ще се наруши разпоредбата на чл. 28, ал. 3 от ЗОП. От Комисията е решено да не взема предвид цитираният по-горе отговор и да извърши оценка на предложенията на участниците в съответствие с предварително обявените условия на възложителя.

Дадените писмени разяснения от възложителя, обаче стават неразделна част от документацията за участие и като такива те стават задължителни, както за всички участници в процедурата, така и за членовете на комисията. В тази връзка комисията следва да съобрази всички дадени от възложителя разяснения при разглеждане на офертите, тяхното оценяване и класиране. Видно от даденото на 26.08.2011 г. разяснение от възложителя, в частта по въпрос 1 и 3, от възложителя на практика са въведени допълнителни изисквания към участниците, неспазването на които съставляват основания за отстраняване на същите от участие. По този начин възложителят е допуснал нарушения при провеждане на процедурата, които са от категорията на съществените и налагат прекратяване на процедурата. Като не е издал решение за прекратяване, а е изготвил писмено разяснение, което е станало неразделна част от документацията за участие, възложителят не е приложил чл. 39, ал. 1, т. 6 от ЗОП.

Изборът на изпълнител е определен с Решение № РИ-ОП-01/19.10.2011 г., на основание на което на 05.12.2011 г. е сключен договор за възлагане на обществената поръчка с „Лирекс нет” ЕООД. Срокът за изпълнение на договора е 4 години, а цената - 362 850 лв., без ДДС. Преди сключване на договора е осъществен предварителен контрол за законосъобразност, а при подписването му е приложена системата на двойния подпис.

На 12.12.2011 г., в законоустановения срок е изпратена информация за сключения договор до ОВ на ЕС и АОП.

Контролът по изпълнение на договора в техническата му част е възложен на директора на ИИКТ. Към 31.12.2012 г., изплатените суми по договора са в размер на 106 159 лв. с ДДС. Преди извършване на плащанията по договора е осъществяван предварителен контрол за законосъобразност. Съгласно чл. 19 от договора, изпълнителят се задължава на всеки 6 м., в съответствие с понижаването на международните и вътрешните цени да актуализира услугата като повишава нейното качество (скорост на трафика, намаляване на цената или предоставяне на допълнителни услуги), като изпълнението на това задължение е предвидено да се удостоверява с подписването на констативен протокол. С писмо изх. № 47-00-67/22.05.2013 г. на председателя на БАН са представени 2 бр. констативни протоколи – от 02.07.2012 г. и от 27.12.2012 г., съгласно които от изпълнителя е актуализирана услугата, като са увеличени скоростта на достъп до първоначалния достъп до интернет и до интернет локален трафик.

В чл. 15 от договора е посочено, че изпълнителят на всеки 6 месеца извършва за своя сметка обучение на технически персонал на възложителя за техническа поддръжка на интернет. За удостоверяване спазването на чл. 15 от договора, са представени 2 бр. протоколи – от 13.07.2012 г. и от 14.12.2012 г.⁹⁰

Процедурата е открита с решение № ОП-1 от 11.04.2012 г. на председателя на БАН. Необходимостта от стартирането й е разгледана на заседание на Ръководството на БАН (Протокол № 13 от 27.03.2012 г.). С решението на възложителя са одобрени обявлението и документацията за участие в процедурата. След изтичане на срока за подаване на офертите, от възложителя е назначена комисия за провеждане на процедурата със заповед № VІ-31/28.05.2012 г.

Работата на комисията е документирана посредством съставени и подписани протоколи, одобрени от възложителя на 04.07.2012 г., а избраният изпълнител на поръчката е определен с решение № РИ-ОП-1/10.07.2012 г. В резултат на процедурата е сключен договор от 14.08.2012 г. с „Лирекс нет“ ЕООД на стойност 89 895 лв. без ДДС. Информацията за сключения договор до АОП е изпратена на 21.08.2012 г., при спазване на законоустановения срок по чл. 44, ал. 1 от ЗОП. Изпълнението на договора е финализирано в определения 60-дневен срок, като изплатените суми съответстват на договореното. В определения по чл. 44, ал. 9 от ЗОП срок е изпратена информация до АОП за изпълнението му. Преди сключването на договора и преди извършване на плащането по договора е осъществен предварителен контрол за законосъобразност и същият е подписан съобразно правилата на двойния подпис. Гаранцията за изпълнение на изпълнителя по договора е възстановена на 09.11.2012 г.⁹¹

5.3. При проверката за съответствие с изискванията на Закона за обществените поръчки (ЗОП) при прекратяване на процедура за възлагане на обществена поръчка с предмет ”Предоставяне на интернет услуги, технологично управление и модернизация на комуникационните мрежи на БАН за нуждите на БАН”, е установено:

Процедурата е открита с решение № ОП-01/25.05.2011 г. на председателя на БАН. Необходимостта от стартирането й е разгледана на заседание на Ръководството на БАН (Протокол № 14/05.04.2011 г. на Ръководството на БАН). Преди изтичане на крайния срок за получаване на офертите, от директора на дирекция „УСИД“ е изразено становище⁹², че при откриване на процедурата са налице нарушения, които обосновават необходимост от нейното прекратяване. С решение № РП-ОП-1/29.06.2011 г. на председателя на БАН е прекратена процедурата на основание чл. 39, ал. 1, т. 6 от ЗОП. Посочените мотиви за това са, че при откриване на процедурата са поставени изисквания към участниците, които могат да доведат до нарушаване на разпоредбите на чл. 25, ал. 5 от ЗОП:

- участниците да притежават 5 г. опит в областта на предоставянето на интернет услуги и в експлоатацията на мрежа за пренос на данни, както и да са с доказан опит при изпълнението на обществени поръчки за осигуряването на аналогични услуги, представяне на доказателства за търговска репутация и опит за последните 5 г.

- изискване за притежаване на сертификат ISO 27001:2005, който според възложителя се явява ненужно и необосновано ограничаващ кръга на участниците в процедурата.

Решението за прекратяване е изпратено в законоустановения срок по чл. 39 от ЗОП до участниците в процедурата и до АОП. От възложителя са възстановени направените разходи за закупуване на документацията за участието за трима от общо четирима участника това е извършено след определения 14-дневен срок от издаване на решението за прекратяване, в нарушение на чл. 39, ал. 5 от ЗОП. ⁹³

5.4. При проверката за съответствие с изискванията на ЗОП при прекратяване на процедура за възлагане на обществена поръчка с предмет „Извънгаранционно обслужване на трафопостове и кабели 10 и 20 kV в комплексите на БАН”, е установено:

Процедурата е открита с решение № ОП-3/27.07.2011 г. на председателя на БАН. Необходимостта от стартирането й е разгледана на заседание на Ръководството на БАН (протокол № 22/07.06.2011 г.). В хода на процедурата, от назначената от възложителя комисия (Протокол от 03.10.2011 г.), е установено, че в офертите на всички участници липсва разделяне и окомплектоване на представените документи в отделни, запечатани пликове със законово изискуемо съдържание на плик № 1 и 2, изискващо се по чл. 57, ал. 2 от ЗОП. С оглед изложеното, от комисията е предложено отстраняване на участниците и прекратяване на процедурата, тъй като всички подадени оферти не отговарят на обявените от възложителя условия. Процедурата е прекратена с решение № ОП-2/13.10.2011 г. на председателя на БАН, на основание чл. 39, ал. 1, т. 2 от ЗОП. Решението за прекратяване е изпратено в законоустановения срок по чл. 39 от ЗОП до участниците в процедурата и до АОП.⁹⁴

След прекратяване на процедурата по т. 5.4., с решение № ОП-4/08.12.2011 г. на председателя на БАН е открита нова процедура със същия предмет и наименование. За участие в нея са подадени оферти от 4 участници. С доклад, рег. № 38-00-7/09.03.2012 г. на председателя на назначената за провеждане на процедурата комисия, възложителят е уведомен за приключената работа на комисията. В подписания окончателен протокол на същата е предложен избор на изпълнител – „Мега Ел” ЕООД и отстраняване на останалите трима участника. В доклада на председателя на комисията е пояснено, че съществува възможност за прекратяване на процедурата по чл. 39, ал. 2, т. 2 от ЗОП, тъй като има само един участник, отговарящ на изискванията по чл. 47 – 53а от ЗОП и само неговата оферта отговаря на предварително обявените условия от възложителя.

Изразено е и становище (рег. № 25-04-8/12.03.2012 г.) от финансовия контрольор относно избора на изпълнител, в което е посочено, че между БАН и цитираната фирма е сключен договор от 21.12.2011 г. за същия предмет, с месечен абонамент в размер на 1 312 лв., без ДДС. Изтъкнато е, че ценовата оферта от предложения за изпълнител в процедурата, е с разлика близо 768 лв. повече от договора от 21.12.2011 г., или с 27 648 лв., повече за предвидения 36 м. срок за изпълнение на поръчката. С оглед изложеното, от възложителя е издадено решение № 1/30.03.2012 г. за прекратяване на процедурата, на основание чл. 39, ал. 2, т. 2 от ЗОП. Изложените в решението мотиви от възложителя са, че само един участник отговаря на предварително обявените условия от възложителя, като останалите 3 участници са отстранени по мотиви, посочени в протоколите от работата на Комисията. От възложителя е преценено, че няма възможност за получаване на реална конкуренция по отношение на предлаганите услуги и цени и същият не може да получи увереност, че е избрана икономически най-изгодната оферта, тъй като не могат да се съпоставят посочените показатели за оценка с други оферти.

Решението за прекратяване е изпратено в законоустановения срок по чл. 39 от ЗОП до участниците в процедурата и до АОП. От възложителя са възстановени направените от участниците разходи за закупуване на документацията за участие.⁹⁵

Процедурата е открита с решение № РД.09.19/14.02.2011 г. на директора на ИОНХ, с което е одобрено обявлението и документацията за участие в процедурата. В обявлението не са поставени минимални изисквания за икономическото и финансовото състояние на участника, техническите му възможности и квалификация, но същевременно е изискано представяне на документи по чл. 50 и чл. 51 от ЗОП, за удостоверяване съответствието със същите. Не е спазен чл. 25, ал. 2, т.6 от ЗОП, във връзка с чл. 50 и чл. 51 от ЗОП

В обявлението на поръчката са посочени размерите на гаранциите за участие и на изпълнение. Гаранцията за изпълнение е определена в конкретна парична сума, а не в процент от стойността на поръчката, в нарушение на чл. 59, ал. 3 от ЗОП.

Установено е несъответствие на относителната тежест на отделните показатели в общата оценка на офертите, посочена в обявлението и в документацията за участие, което създава предпоставки за допускане на грешки при оценяването и класирането на участниците. При проверката на протоколите от работата на комисията е установено, че е прилагана относителната тежест, посочена в методиката за оценка от документацията за участие (протоколи от 15.04.2011 г. и от 19.04.2011 г. ). По установеното несъответствие не са отправяни искания за разяснения от участници в процедурата.

След изтичане на срока за получаване на оферти, със заповед № РД.09.38/08.04.2011 г. на директора на ИОНХ е назначена комисия за провеждане на процедурата. Работата на комисията е документирана посредством съставени и подписани протоколи. Изборът на изпълнителя на поръчката „Астел” ЕООД е извършен със Заповед № РД.09.47/19.04.2011 г. на директора на ИОНХ за класиране на участниците и определяне на изпълнител. В резултат на процедурата е сключен договор на 11.05.2011 г., на стойност 261 450 лв., без ДДС. Страна по сключения договор е Hiden Analytical Ltd, който е производител на предлаганата апаратура, с официален представител „Астел“ ЕООД – спечелилият участник в процедурата. Предвид факта, че участник в процедурата е „Астел“ ЕООД, от чието име е представена офертата и документите по чл. 42 от ЗОП, съществува неяснота относно причините, поради които Hiden Analytical Ltd е посочен като страна по договора (без да го е подписал) и защо дължимата сума по договора е преведена на производителя на апаратурата, а не на участника в процедурата.

В него е договорено 100 %-но авансово плащане, но не по-рано от 10 календарни дни след датата на сключване на договора срещу представена данъчна фактура, без да е изискана и представена допълнителна банкова гаранция в полза на възложителя в размер на същата сума. С възприетия подход възложителят не е защитил финансовия си интерес при евентуално недобросъвестно изпълнение на задълженията от страна на изпълнителя. Срокът за изпълнение на доставката е 16 седмици от датата на подписване на договора. Информацията за сключения договор е изпратена до АОП на 25.05.2011 г., т.е след законоустановения 7-дневен срок, в нарушение на чл. 44 ал. 1 от ЗОП.

Плащането по договора в размер на 133 515 евро, или левовата им равностойност - 261 134 лв. е извършено на 16.05.2011 г., т.е авансовото плащане е извършено преди посочения в чл. 3 от договора срок (не по-рано от 10 календарни дни след сключване на договора), което показва, че не е спазена договорената клауза. Не е издаван отделен вътрешен акт (заповед или др. документ) за определяне на отговорното за изпълнение на договора длъжностно лице. За доставената апаратура са представени опис на доставена апаратура от 23.08.2011 г. и подписан приемо – предавателен протокол от 18.10.2011 г. Информацията за изпълнението на договора е изпратена на 04.04.2012 г., след законоустановения срок, в нарушение на чл. 7, ал. 2 от ППЗОП (ред. ДВ, бр. 86 от 2010 г. ).

Преди сключването на договора и преди извършването на плащането е осъществен предварителен контрол за законосъобразност, и същият е подписан съобразно правилата на двойния подпис. Установено е, че към 11.03.2013 г., не е възстановена внесената гаранция за изпълнение на договора, в нарушение на раздел Х от договора.⁹⁶