Разходи за придобиване на друго оборудване, машини и съоръжения

а) Предвидените в първоначалния разчет за финансиране на капиталовите разходи за 2011 г. средства са на обща стойност 4 780 000 лв., които след извършени корекции са намалени на 3 263 055 лв., съответстващи на изразходваните средства за придобиване на друго оборудване, машини и съоръжения.

Проверени са извършените разходи, свързани с придобиване на друго оборудване, машини и съоръжения, от четири структурни звена (НИМХ, ИОХ с ЦФ, ИОНХ, ИБЕИ), които са в размер общо на 1 498 802 лв., към 31.12.2011 г., или 45,9 на сто от общо отчетените разходи по §§ 52-03 в Отчета за касовото изпълнение на бюджета на БАН към 31.12.2011 г.

Установено е:

аа) При придобиването на: комбинирана каталитична система с микрореактор и масспектрометър за непрекъснат анализ в реално време и пълно компютърно управление за охарактеризиране, оценка и термични изследвания на материали в ИОНХ за 261 450 лв., без ДДС, на UV-VIS спектрофотометър модел RB10 в ИОХ с ЦФ на стойност 6 828 лв., на ултразвуков доплеров локатор за 30 631 лв. от НИМХ, и на логери за регистрация на сигнали и данни за които от НИМХ са изразходени 27 636 лв., предварителният контрол за законосъобрзност от финансовия контрольор е извършен след направените разходи.

аб) С изключение на сключения договор от НИМХ за доставка на два броя автоматични хидрометрични станции, софтуер, монтаж и въвеждане в експлоатация, при останалите проверени 14 договора за доставка на апаратура и оборудване е спазено изискването за прилагане на системата на двойния подпис.

ав) При извършване на разходи, изискващи приложението на Закона за обществените поръчки (ЗОП) и НВМОП (отм.) са провеждани съответните процедури или възлагания.

аг) Всички придобити активи са заведени по съответните счетоводни сметки.

ад) Доставеното оборудване на спектрометър DRX 250 и на оборудване на спектрометър AV600II на стойност 91 635 EUR или 179 440 лв., заплатено на 20.12.2011 г. е заведено по счетоводните регистри на ИОХ с ЦФ на 31.01.2013 г., по време на одита. Инсталирането на оборудването на спектрометрите е удостоверено със съответните протоколи.

б) Предвидените средства за придобиване на друго оборудване, машини и съоръжения в БАН през 2012 г. са в размер на 2 450 000 лв., а изразходваните средства към 31.12.2012 г. възлизат на 2 014 937 лв., или 82,2 на сто от утвърдените.

Проверени са разходите, извършени от 5 института: ИЕЕС, ИОНХ, ИОХ с ЦФ, Института по микробиология и Геологическия институт, с общ размер от 481 982 лв., което представлява 23,9 на сто от общия размер на отчетените средства по §§ 52-03 от Отчета за касовото изпълнение на бюджета на БАН към 31.12. 2012 г.

Установено е:

ба) За доставка на 12 броя специализирани изпитателни стендове в ИЕЕС на стойност 40 320 лв. е сключен договор с „Макрафт“ ЕООД, като същият не е подписан съобразно правилата на двойния подпис.

бб) В ИЕЕС, за проектиране, изработване и пускане в действие на „Лабораторна инсталация за автоматично нанасяне и синтероване на различни полимерни емулсии върху сепаратори от стъклена вата” е сключен договор от 06.12.2010 г. със „Сениел” ЕООД за

бв) В ИОНХ, при закупуване на апарат титратор и аксесоари и на инфрачервен спектрометър с Фурие, предварителният контрол за законосъобразност от финансовия контрольор е осъществен след извършване на разходите. В ИОХ с ЦФ също е осъществен предварителен контрол за законосъобразност след извършване на разхода за закупуването на апарат за 1-D изоелектрично фокусиране на протеини с аксесоари и консумативи.

бг) При закупуването на спектрофотометър за 15 490 лв. от Сарториус България ЕООД в Института по микробиология, след осъществен предварителен контрол за законосъобразност преди плащането към доставчика са платени 15 760 лв. (с 270 лв. повече). По време на одита, разликата е възстановена от фирмата доставчик с платежно нареждане от 20.03.2013 г.

бд) В Геологическия институт, преди извършване на разходите за доставка, инсталиране, въвеждане в експлоатация на квадруполен масспектрометър по договори от м. юли 2009 г. на стойност 21 786 лв., за окомплектовка към апарат за плоско срязване на земни проби по инвойс 2012-В1005 от 29.03.2012 г. на стойност 25 443 лв. и за доставка на стереомикроскоп с дигитална камера за 16 235 лв., не е извършен предварителен контрол за законосъобразност.

бе) При извършването на разходи, изискващи приложението на ЗОП и НВМОП (отм.) за закупуване на друго оборудване, машини и съоръжения са провеждани съответните процедури и възлагания.

бж) Всички придобити активи са заведени по съответните счетоводни сметки.

При проверката за законосъобразност на извършените разходи, за иницииране и за документалната им обоснованост, през месеците март, ноември и декември на 2011 г. и на 2012 г., е установено:

аа) С изключение на единични случаи, към разходните касови ордери са приложени документи, съдържащи предложения, обосноваващи необходимостта от извършване на разходите.

аб) Не е осъществен предварителен контрол за законосъобразност преди сключване на договорите за дарения от партида „Подпомагане на млади учени“ и преди изплащане на сумите на дарените учени.

ав) Извън изплатените дарения, е констатирано, че не е осъществяван предварителен контрол за законосъобразност преди извършването и на 139 други извършени разходи през м. март, ноември и декември на 2011 г. и на 2012 г., а в 38 случая, от финансовия контрольор са съставени контролни листове след датата на извършването на разходите. За част от разходите, причина за неизвършването на предварителен контрол за законосъобразност е отсъствието на финансовия контрольор поради отпуск и поради прекратяване на трудовото му правоотношение, считано от 03.12.2012 г.

аг) В приложените към РКО граждански договори, по които са изплащани възнаграждения през месеците, включени в извадката е установено, че същите съдържат по две или три основания по ЗЗД за сключването им (договор за изработка, за поръчка и комисионен договор). Доколкото предметът в договорите е конкретно упоменат, в тях следва да се цитира и коректното и конкретно правно основание по ЗЗД за сключването им.

ад) Възприетата през одитирания период практика (с изключение на единични случаи) по отношение на удостоверяването на приемането на извършената работа по гражданските договори, е то да се извършва с Констативен протокол – приложение № 1 към договорите. В подписаните констативни протоколи, обаче не са упоменати името и длъжността на приемащия работата. В част от тях не е записана и датата на приемането й, както и дали същата се приема с /без възражения.⁷⁶ Така попълнените констативни протоколи не удостоверяват предмета, обема и качеството на извършената работа по гражданските договори.
Извършените разходи по касов път през месеците, включени в одитната извадка са законосъобразни и документално обосновани, което показва осъществяването на изискващия се текущ контрол от оперативните и главен счетоводител в ЦУ на БАН.
б) Разходи по банков път в ЦУ на БАН през 2011 г. и 2012 г.

През месеците март, ноември и декември на 2011 г. и 2012 г., извършените плащания по банков път са във връзка с извършени разходи за командировки в страната и в чужбина, по линия на еквивалентна безвалутна размяна (ЕБР), за ремонтни дейности, канцеларски материали, вода, ел. енергия, заплати, данъци, такси и др.

Установено е:

ба) При всички плащания, извършени по банков път, е прилагана системата на двойния подпис;

бб) Преди извършване на разходите е осъществяван предварителен контрол за законосъобразност от финансовия контрольор. Преди извършване на 24 от проверени 94 плащания през м. март 2011 г., не е осъществен предварителен контрол за законосъобразност. Преди извършване на 76 плащания през 2012 г. също не е осъществен предварителен контрол за законосъобразност. Като причина за неосъществения предварителен контрол, за част от извършените разходи е отсъствието на финансовия контрольор поради отпуск и поради прекратяване на трудовото му правоотношение, считано от 03.12.2012 г.

бв) Извършените плащания по линия на ЕБР, са за разходи, извършвани при посещения на чуждестранни учени в България, въз основа на изготвена план – сметка, съобразно приложена работна програма, разходни ордери и фактури за нощувки.

бг) За командироване в страната са издавани писмени заповеди, при спазване на Наредбата за командировките в страната, като отпуснатите аванси са отчитани своевременно.

бд) При провеждане на неотложни ремонтни работи, разходите за които се изплащат от партида „Развитие“, средствата са предоставяни след взето решение на Ръководството на БАН и в одобрения размер. Изборът на изпълнител на ремонтните работи е извършван след провеждане на процедури или възлагания по реда на ЗОП и НВМОП (отм.), в случаите когато се изисква това. За извършените ремонтни дейности са съставени протоколи за приемане на работата, съгласно клаузите на сключените договори.

бе) Разходите за канцеларски материали са извършвани след изготвяни заявки от съответните звена и след утвърждаването им от председателя на БАН. Получаването на материалите е удостоверявано с подписване на приемо-предавателен протокол.

бж) От финансовия контрольор не е осъществяван предварителен контрол при извършването на разходи за заплати, данъци, такси и ДДС.⁷⁷

Размерът на просрочените вземания на БАН към 31.12.2011 г. е 1 114 654 лв. От тях, просрочените вземания от наеми, лихви и консумативи са в размер на 844 891 лв., от клиенти – 196 736 лв., и други просрочени вземания – 73 027 лв. От общия размер на просрочените вземания, 757 154 лв. са дългосрочни, 357 000 – текущи, като 231 506 лв. са несъбираемите вземания.

За 2012 г. общият размер на просрочените вземания е 1 213 397 лв., с 98 743 лв. повече от установените през предходната година. С най-голям относителен дял са просрочените вземания от наеми, лихви и консумативи – 874 185 лв. (72 на сто), просрочените вземания от клиенти, в размер на 203 303 лв., или 16,8 на сто и други просрочени вземания за 135 909 лв. Несъбираемите вземания са отчетени в размер на 197 713 лв.⁷⁸

Проверени и анализирани са предприетите действия за събиране на 18 просрочени вземания, включени в справките за 2011 г. и за 2012 г., с по-високи стойности, при което е установено:

а) За просрочено вземане в размер на 2 933 лв. (контрагент – община Смолян), от Института по механика – БАН, по време на одита е изпратено писмено уведомяване до контрагента за наличното задължение;

б) За събиране на просрочени вземания: в размер на 2 688 лв. (контрагент – „МЛС БЪЛГАРИЯ“ ООД), в размер на 2 400 лв. (контрагент – „ДЕК ЕНЕРДЖИ“ ООД), в размер на 2 520 лв., (контрагент – „ПРИСТА БИЛДИНГ“ ООД), в размер на 2 729 лв. (контрагент – „РОЯЛ РЕСОРТС“ ООД), в размер на 1 680 лв. (контрагент – „САТ 07“ ЕООД) и в размер на 3 720 лв. (контрагент – „СРС БЪЛГАРИЯ“ ООД) от Националния институт по метеорология и хидрология – БАН, са изпратени писма за потвърждаване на задълженията от контрагентите. Не са предприети действия за събирането им по съдебен ред, като от главния счетоводител на Института, е пояснено, че предполагаемият размер на съдебните разноски е по-голям от задълженията на фирмите;

в) За събиране на просрочено вземане в размер на 3 300 лв. (контрагент – „СТИЛУЕТ“ ЕООД) от ИОМТ – БАН са предприети действия за събирането му. До дружеството са изпращани писма за изплащане на задължението, а на 13.05.2013 г., по време на одита е депозирано заявление за издаване на заповед за изпълнение по чл. 410 от ГПК пред СРС.

г) За просрочено вземане в размер на 8 880 лв. (контрагент – Ф. ВАЛДЕКС ООД) от Института по микробиология – БАН, са предприети действия: след изпращане на писма –покани, от дружеството са преведени 2 220 лв. през м. януари 2013 г., а последната изпратена покана за превеждане на остатъка от задълженията е от 02.04.2013 г. Не са предприети действия за събиране на вземането по съдебен ред.

д) За събиране на просрочени вземания: в размер на 5 500 лв. (контрагент – „БИОТЕХНИКА“ ООД), в размер на 7 197 лв. (контрагент – ЕТ „Ник Бета“) и в размер на 1 982 лв. (контрагенти – Радослав Симеонов и Ивайло Павлов) от Институт по биология и имунология на размножаването – БАН, са предприети следните действия: проучвани са възможностите за събиране на вземането по договор за наем с ЕТ Ник БЕТА по съдебен ред, като по време на одита, дължимите суми по договори с посочените лица, са заплатени на Института.

е) Относно просрочено вземане в размер на 2 192 лв. (контрагент – „Янкулов ЕООД“), от ИЕМПАМ – БАН, са изпращани писма – покани до длъжника, като последното от тях е от 27.02.2013 г. Не са предприети действия за събиране на вземането по съдебен ред.

ж) За събиране на просрочени вземания: в размер на 2 581 лв., 286 лв. и 1 118 лв. (контрагент – ФОБОС - 2002 ООД), в размер на 10 488 лв. (контрагент – ЕТ „Л-2 КЪМПАНИ-ДИАНА ЛАЗАРОВА“), и в размер на 4 431 лв. (контрагент – „ХЕЛИ РОЛ“ ЕООД), от Института по физиология на растенията и генетиката – БАН, са предприети следните действия: – за вземането по договор с „ФОБОС -2002“ ООД е издадена заповед за изпълнение на парично задължение по чл. 410 от ГПК, която обаче е обезсилена с определение на Кюстендилския районен съд от 27.03.2013 г., предвид факта, че от страна на ИФРГ не е предявен иск относно вземането и не са представени доказателства. С писмо⁷⁹ от 18.05.2013 г. от директора на ИФРГ е пояснено, че не е предявен иск, тъй като междувременно от дружеството са заплатени всички задължения към Института.

За погасяване на вземането по договор с ЕТ „Л-2-КЪМПАНИ- ДИАНА ЛАЗАРОВА“, на 01.11.2012 г. е подписано допълнително споразумение за разсрочено плащане на задълженията. За вземането по договор с „ХЕЛИ РОЛ“ ЕООД, от Института е депозирано заявление за издаване на заповед за изпълнение по чл. 410 от ГПК.

з) Във връзка с просрочено вземане в размер на 2 774 лв. (контрагент – „Фууд Трейд“ ООД) от НИГГГ – БАН, са изпратени писма – покани за доброволно изпълнение до длъжника, последната от която е от 14.02.2013 г. В резултат на това, е събрана част от вземането за 1 893 лв.

и) Относно просрочено вземане в размер на 5 544 лв. (контрагент – „Вип мобил ЕООД“), от СБК – БАН е заявено намерение за предприемане на действия за събиране на дължимите суми по съдебен ред, тъй като от наемателя същите не са заплатени в срока на отправеното от наемателя предизвестие за прекратяване на договора за наем в края на 2012 г.

Българската академия на науките и нейните самостоятелни структурни звена са възложители на обществени поръчки по смисъла на ЗОП. Съгласно чл. 1, ал. 3 от ЗБАН, Академията е юридическо лице, а съгласно чл. 11а от Устава на БАН, постоянните научни звена, академичните специализирани звена, общоакадемичните помощни звена и звената, извършващи стопанска дейност също са юридически лица.

По информация, предоставена от всички 64 структурни звена на БАН, през одитирания период в БАН и нейните самостоятелни структурни звена са открити и приключени общо: 18 процедури по ЗОП, 10 по НВМОП (отм.), 58 са възложени по реда на чл. 2, ал. 1 от НВМОП (отм.), а 24 са възложени чрез публична покана по глава Осма „а” от ЗОП, след 26.02.2012 г.⁸¹
2. Вътрешни правила за възлагане на обществени поръчки в ЦУ на БАН

С действащите през одитирания период в ЦУ на БАН „Вътрешни правила за реда и организацията за възлагане на обществените поръчки в БАН – Централно управление“ приети на заседание на Ръководството на БАН от 22.06.2010 г., в сила от 01.07.2010 г., са уредени редът за планиране, подготовката и провеждането на процедурите за възлагане на обществени поръчки, задълженията и отговорностите на служителите в БАН-ЦУ във връзка с възлагането им, съхранението и достъпа до документите по тях и мониторинга и контрола по изпълнението на договорите за възлагане на поръчки. В раздел VІ от тях, са включени разпоредби относно въведената организация за възлагане на малки обществени поръчки по реда на чл. 2, ал. 1 от НВМОП (отм.).

През одитирания период вътрешните правила не са актуализирани спрямо настъпилите промени в действащото законодателство в областта на обществените поръчки. По време на одита, на 23.04.2013 г. в ЦУ на БАН са утвърдени „Вътрешни правила за реда и организацията за възлагане на обществените поръчки в БАН-ЦУ“, които са съобразени с настъпилите промени в нормативната уредба за възлагане на обществени поръчки.⁸²
3. Вътрешни правила за възлагане на обществени поръчки в научни институти и други самостоятелни структурни звена на БАН

При одита е извършена проверка за наличие и адекватност на утвърдените вътрешни правила с действащото законодателство в 14 самостоятелни структурни звена (научни институти и други самостоятелни звена на БАН), или в 22 на сто от всички структурни звена, при което е установено:

а) В Института по океанология – БАН, през одитирания период няма приети и утвърдени вътрешни правила за възлагане на обществени поръчки, в нарушение на чл. 8, ал. 7 от ЗОП (ред. ДВ, бр. 94 от 2008 г.), респ. на чл. 8б от ЗОП (ред. ДВ, бр. 93 от 2011 г., в сила от 26.02.2012 г.).

б) В ИМСТ с ЦХА са приети и утвърдени 2 бр. „Вътрешни правила за реда и организацията за възлагане на обществените поръчки”, в сила съответно от 01.09.2010 г. и от 01.07.2012 г. За периода от 26.02.2012 г. до 01.07.2012 г. вътрешните правила не са актуализирани съобразно промените в действащата нормативна уредба по възлагане на обществени поръчки.

С правилата са уредени редът за планиране, подготовката и провеждането на процедурите за възлагане на обществени поръчки, както и координацията между структурните звена в Института при осъществяване на тези дейности, задълженията и отговорностите на служителите във връзка с възлагането, съхранението и достъпа до документи, създадени и събрани в хода на процедурите, мониторинга и контрола по изпълнение на договорите за обществени поръчки. Във вътрешните правила, в сила от 2010 г. е регламентиран ред за възлагане на малки обществени поръчки по чл. 2, ал. 1 от НВМОП (отм.), а в посочените от 2012 г. е предвиден ред за възлагане по глава осма „а” от ЗОП чрез публична покана. Вътрешните правила от 2012 г. са съобразени с промените в действащата нормативна уредба по възлагане на обществени поръчки.

в) В ИОНХ са приети и утвърдени: „Вътрешни правила за провеждане на процедури по възлагане на обществени поръчки”, в сила от 01.10.2008 г. и „Вътрешни правила за провеждане на процедури по възлагане на обществени поръчки”, в сила от 01.10.2012 г. За периода от 26.02.2012 г. до 01.10.2012 г., вътрешните правила не са актуализирани в съответствие с промените в действащата нормативна уредба.

Във Вътрешните правила от 2008 г. са регламентирани условията и редът за провеждане на процедурите по възлагане на обществени поръчки, редът за подготовка, завеждане, съхранение и ползване на документацията по възлагане на обществените поръчки, редът за отчитане на извършената работа от служителите, контролиращи и/или участващи в изпълнението на договорите, чрез оказване на съдействие на изпълнителите или приемащи резултатите от изпълнение на договорите, отговорностите на длъжностните лица и структурните звена по провеждането на процедурите. Независимо от посоченото в чл. 1 от Вътрешните правила от 2008 г., в тях не е уреден ред за планиране на обществените поръчки, а в раздел ІІ, чл. 3.4. е посочено само задължение на заместник –директор на Института да отговаря за планиране на поръчките за всяка година, в срок до 30 януари. В новите вътрешни правила от 01.10.2012 г., също не е уреден ред за планиране на обществените поръчки, като е възприет същият подход (в чл. 3.4., раздел ІІ е определена отговорност на заместник - директор за планиране на поръчките за календарната година, в срок до 31 януари). Във вътрешните правила, в сила от 01.10.2012 г., не е отчетена промяната в правния режим за възлагане на обществени поръчки, считано от 26.02.2012 г., като в тях продължава да съществува регламентиран ред за възлагане по чл. 2, ал. 1 от НВМОП (отм.).

Анализът на изложеното показва, че не са предприети необходимите действия за привеждане на вътрешните правила в съответствие с разпоредбите на ЗОП, както по отношение на регламентирането на ред за планиране на обществените поръчки, каквото е изискването на чл. 8, ал. 7 от ЗОП (ДВ, бр. 94 от 2008 г.), респ. на чл. 8б (ДВ, бр. 93 от 2011 г.), така и по отношение на разпоредбите, свързани с прилагането на НВМОП (тъй като Наредбата е отменена, считано от 26.02.2012 г.).

г) В ИБЕИ са приети и утвърдени „Вътрешни правила за реда и организацията за възлагане на обществените поръчки и за контрола на изпълнението на сключените договори в Института по биоразнообразие и екосистемни изследвания при БАН (ИБЕИ – БАН)”, в сила от 05.01.2011 г. С тях са уредени редът за планиране и провеждане на процедурите за възлагане на обществени поръчки, координацията между функционалните звена, задълженията и отговорностите на служителите във връзка с възлагането, съхранението и достъпа до документи, създадени и събрани в хода на процедурите, мониторингът и контролът по изпълнение на сключените договори. Във вътрешните правила е регламентиран и ред за възлагане на малки обществени поръчки по чл. 2, ал. 1 от НВМОП (отм.). В условията на настъпилите съществени промени в режима на възлагане на обществени поръчки, считано от 26.02.2012 г., не са предприети действия за актуализиране на вътрешните правила.

д) В НИМХ до 01.03.2012 г. действат „Вътрешни правила за реда и организацията за възлагане на обществени поръчки в НИМХ-БАН“, утвърдени на 30.12.2010 г., а след тази дата са в сила нови „Вътрешни правила за реда и организацията за възлагане на обществените поръчки в Националния институт по метеорология и хидрология – БАН”. С вътрешните правила от 2012 г. са уредени редът за планиране, подготовката и провеждането на процедурите за възлагане на обществени поръчки, както и координацията между отделните звена по осъществяване на тези дейности, задълженията и отговорностите на служителите в процеса по възлагане, съхранението и достъпа до документи, създадени в хода на процедурите и контрола по изпълнение на договорите за обществени поръчки. Вътрешните правила са съобразени с промените в действащата нормативна уредба по възлагане на обществени поръчки.

е) В ИФТТ са приети и утвърдени „Вътрешни правила за реда и организацията за възлагане на обществените поръчки в ИФТТ БАН”, в сила от 01.08.2010 г. С тях са уредени редът за планиране, подготовката и провеждането на процедурите за възлагане на обществени поръчки по ЗОП и НВМОП, както и координацията между функционалните звена, задълженията и отговорностите на служителите във връзка с възлагането, съхранението и достъпа до документи, създадени и събрани в хода на процедурите, мониторингът и контролът по изпълнението на договорите за възложени обществени поръчки. В раздел VІ е регламентиран ред за възлагане по чл. 2, ал. 1 от НВМОП (отм.). След настъпилите съществени изменения в реда за възлагане на обществени поръчки, считано от 26.02.2012 г., вкл. отмяната на НВМОП, не са предприети действия за актуализиране и привеждане на вътрешните правила в съответствие с промените в нормативната уредба.

ж) В СБК са приети и утвърдени „Вътрешни правила за реда и организацията за възлагане на обществените поръчки и за контрола на изпълнението на сключените договори в СБК при БАН”, в сила от 19.09.2011 г. За периода от 01.01.2011 г. до 19.09.2011 г. в СБК няма утвърдени вътрешни правила за възлагане на обществени поръчки, в нарушение на
чл. 8, ал. 7 от ЗОП (ред. ДВ., бр. 94 от 2008 г.).

Във вътрешните правила от 19.09.2011 г. са регламентирани редът за планиране, организацията по възлагане на обществени поръчки и контролът по изпълнение на сключените договори и мониторинг, вкл. се съдържат разпоредби за възлагане на малки обществени поръчки по чл. 2, ал. 1 от НВМОП (отм.). В раздел VІ е регламентиран ред за възлагане по чл. 2, ал. 1 от НВМОП (отм.). Във връзка с настъпилите съществени изменения в реда за възлагане на обществени поръчки, считано от 26.02.2012 г., вкл. отмяната на НВМОП, не е извършено актуализиране и привеждане на вътрешните правила в съответствие с промените в нормативната уредба.

з) В Института по полимери са приети „Вътрешни правила за реда и организацията за възлагане на обществените поръчки и за контрола на изпълнението на сключените договори в Институт по полимери при БАН – (ИП-БАН)”, в сила от 11.02.2009 г. С вътрешните правила са уредени редът за планиране, подготовката и провеждането на процедурите за възлагане на обществени поръчки, координацията между функционалните звена, задълженията и отговорностите на служителите, съхранението и достъпа до документи, създадени и събрана в хода на процедурите, мониторингът и контролът по изпълнение на сключените договори. В раздел VІ е регламентиран ред за възлагане по чл. 2, ал. 1 от НВМОП (отм.). След настъпилите съществени изменения в реда за възлагане на обществени поръчки, считано от 26.02.2012 г., вкл. отмяната на НВМОП, не са предприети мерки за актуализиране и привеждане на вътрешните правила в съответствие с промените в нормативната уредба.

и) В ИФРГ са приети и утвърдени: „Вътрешни правила за провеждане на процедури за възлагане на обществени поръчки в ИФРГ-БАН“, в сила от 01.01.2011 г., а през 2012 г. съответно: „Вътрешни правила за провеждане на процедури по възлагане на обществени поръчки в ИФРГ – БАН” и „Вътрешни правила за реда и организацията за възлагане на обществените поръчки и за контрола на изпълнението на сключените договори в Институт по физиология на растенията и генетика при БАН – (ИФРГ-БАН)”, съобразно промените в ЗОП от 26.02.2012 г., респ. 01.05.2012 г. Във вътрешните правила са регламентирани редът за планиране, подготовката и провеждането на процедурите за възлагане на обществени поръчки, координацията между секциите, отделите и обслужващите звена в Института, задълженията и отговорностите на служителите, съхранението и достъпа до документи, създадени и събрани в хода на процедурите, мониторингът и контролът по изпълнение на сключените договори, вкл. разпоредби за възлагане на обществени поръчки чрез публична покана по глава осма „а” от ЗОП. Вътрешните правила са съобразени с настъпилите промени в нормативната уредба по възлагане на обществени поръчки.

й) В ИЯИЯЕ са утвърдени „Вътрешни правила за планиране и организация на провеждането на процедурите и за контрол на изпълнението на сключените договори за обществени поръчки на ИЯИЯЕ при БАН”, приети с решение на Директорския съвет на ИЯИЯЕ (протокол № 6 от 23.12.2009 г.). С вътрешните правила са уредени редът за планиране, подготовката и организацията на провеждане на процедурите за възлагане на обществени поръчки по ЗОП и НВМОП (отм.), съхраняването на документите, както и контролът на изпълнението на сключените договори за обществени поръчки. В раздел ІV от тях е регламентиран ред за възлагане на малки обществени поръчки по чл. 2, ал. 1 от НВМОП (отм.). В условията на настъпилите съществени изменения в реда на възлагане на обществени поръчки, считано от 26.02.2012 г., не са предприети действия за актуализиране на вътрешните правила и привеждане в съответствие с нормативната уредба.

к) В Академично издателство „Проф. Марин Дринов“ за периода от 01.01.2011 г. до 30.06.2011 г. няма приети вътрешни правила за възлагане на обществени поръчки, в нарушение на чл. 8, ал. 7 от ЗОП (ред. ДВ, бр. 94 от 2008 г.). Приети са „Вътрешни правила за реда и организацията за възлагане на обществените поръчки в Академично издателство „Проф. Марин Дринов“, в сила от 01.06.2011 г. и „Вътрешни правила за възлагане на обществените поръчки в АИ „Проф. Марин Дринов”, в сила от 14.06.2012 г. С вътрешните правила са регламентирани условията и редът, както и отговорните лица и/или длъжностни лица, взаимодействието и координацията между тях, приложимите срокове и вътрешни документи, за осъществяване на дейностите по планиране, провеждане на процедурите и възлаганията и контрола на възлагането на обществени поръчки, в т.ч. на изпълнението на сключените договори. Във вътрешните правила от 2011 г. са включени разпоредби, свързани с възлагането по чл. 2, ал. 1 от НВМОП (отм.), а във вътрешните правила от 2012 г. – за възлагането на обществени поръчки чрез публична покана по глава осма „а” от ЗОП и др. Вътрешните правила от 2012 г. са съобразени с промените в действащата нормативна уредба по възлагане на обществени поръчки.

м) В ИМК са утвърдени „Вътрешни правила за реда и организацията за възлагане на обществени поръчки в Централната лаборатория по минералогия и кристалография „Акад. Иван Костов” - БАН, приети с решение на Научния съвет на ЦЛМК-БАН от 17.06.2010 г. С тях са уредени подготовката на процедурите за възлагане на поръчки, обявяването и провеждането им, сключването на договори, съхранението на документацията за възложените обществени поръчки, ред за възлагане по чл. 2, ал. 1 от НВМОП (отм.) и за контрол за изпълнението на договорите и мониторинг. Въпреки, че в чл. 1, ал. 1, т. 1 от вътрешните правила е посочено, че с тях е уреден и редът за планиране на обществените поръчки, на практика в същите не се съдържат разпоредби за това. От 21.05.2012 г. са утвърдени и са в сила „Вътрешни правила за провеждане на процедури за възлагане на обществени поръчки в ИМК „Акад. Иван Костов” – БАН, в които също не е регламентиран ред за планиране на процедурите, а като част от подготовката за провеждане на процедурите е предвидена разпоредба за изпращане на предварително обявление до АОП. С вътрешните правила от 2012 г. са регламентирани подготовката и провеждането на процедурите, съхранението и ползването на документацията за възлагане на обществени поръчки, ред за възлагане по глава осма „а” от ЗОП, контрол върху възлагането, вкл. върху изпълнението на сключените договори. Не е изпълнено изискването на чл. 8б от ЗОП (ред. ДВ, бр. 93 от 2011 г.), във вътрешните правила за възлагане на обществени поръчки да се съдържат разпоредби, регламентиращи и въпросите по планирането на обществените поръчки, тъй като не са предприети действия за привеждане съдържанието на правилата в съответствие с цитираната разпоредба.

н) В Института за исторически изследвания до 01.01.2012 г. действат „Вътрешни правила за реда и организацията за възлагане на обществени поръчки в Институт по история – БАН“, утвърдени от 01.07.2009 г. През 2012 г. са приети „Вътрешни правила за реда и организацията за възлагане на обществени поръчки в Институт за исторически изследвания – БАН”, в сила от 01.01.2012 г. и „Вътрешни правила за реда и организацията за възлагане на обществени поръчки”, в сила от 24.07.2012 г. Във вътрешните правила в сила от 01.01. 2012 г., са регламентирани редът за планиране, организацията по възлагане на обществени поръчки, вкл. задълженията и отговорностите по възлагането, съхранението и достъпът до документи, мониторингът и контролът по изпълнение на договорите, вкл. ред за възлагане по чл. 2, ал. 1 от НВМОП (отм.). Във вътрешните правила, в сила от 24.07.2012 г., на практика не е уреден ред за планиране, а като част от подготовката за провеждане на процедурите е предвидена разпоредба за изпращане на предварително обявление до АОП.

Независимо, че с вътрешните правила от 24.07.2012 г., са регламентирани подготовката и провеждането на процедурите, съхранението и ползването на документацията за възлагане на обществени поръчки, ред за възлагане по глава осма „а” от ЗОП, контрол върху възлагането, вкл. върху изпълнението на сключените договори, е пропуснато да се регламентира планирането на обществените поръчки, което съгласно чл. 8б от ЗОП (ред. ДВ, бр. 93 от 2011 г.) следва да е част от законоустановеното съдържание на вътрешните правила.⁸³
В обобщение на изложеното:

През одитирания период в 13 от 14-те проверени самостоятелни структурни звена на БАН, са приети и утвърдени вътрешни правила за възлагане на обществени поръчки. В Института по океанология не са приети вътрешни правила, в нарушение на чл. 8б от ЗОП. В седем от проверените звена, вътрешните правила са съобразени с промените в нормативната уредба за възлагане на обществени поръчки от 2012 г., а в шест звена, не са актуализирани. Във вътрешните правила на три Института не се съдържат разпоредби за регламентиране на въпросите, свързани с планирането на обществени поръчки.

През одитирания период не са предприети действия за актуализиране и привеждане в съответствие с изискванията на ЗОП на вътрешните правила от цитираните по-горе самостоятелни структурни звена, както и не са приети и утвърдени вътрешни правила за възлагане на обществени поръчки в Института по океанология.