Разпореждане с недвижими имоти, собственост на БАН

През одитирания период са извършени 2 разпоредителни сделки с имоти – собственост на БАН. Извършена е доброволна делба между БАН, Филикс-М” – ЕООД и „Даника - 2002” - ЕООД за прекратяване на съсобствеността на сграда, находяща се в

През одитирания период в БАН не са приети и утвърдени правила за извършване на действия по разпореждане с имоти – собственост на БАН. Причините за това са разгледани в раздел ІІІ, т.2 от доклада. До приключване на одита, изготвеният през 2012 г. проект на „Правилник за ползването, управлението и разпореждането с недвижимите имоти на БАН и нейните самостоятелни звена“ не е приет от ОС на БАН, поради неприключени съгласувателни процедури.

Съгласно чл. 10, ал. 2 от ЗБАН, разпореждане с имущество на БАН се извършва с решение на Общото събрание, като същото следва да е само в интерес на Академията.

При проверката на извършените разпореждания с имоти – собственост на БАН е установено:

а) На проведено заседание на Общото събрание на БАН от 22.12.2011 г., е взето решение за сключване на договор за доброволна делба за ликвидиране на съсобствеността върху цитирания по-горе имот.

БАН и „Даника - 2002” ЕООД са съсобственици на недвижимия имот, като сградата е изградена изцяло със средства на дружеството и без противопоставяне от страна на БАН. БАН притежава застроен терен с площ от 9 800 кв. м., заедно с построените в него административна и обслужващи сгради в гр. Пловдив, бул. „Санкт Петербург” № 59, съгласно Акт за частна държавна собственост № 3065/10.02.2000 г., издаден след влизане в сила на ЗБАН.

Върху 105 кв. м. от І-ви етаж на сградата, „Даника - 2002” ЕООД има учредено право на строеж. В решението на ОС на БАН са определени и условията на договора: дружеството да получи в дял и да стане собственик на цялата двуетажна сграда (обща разгъната застроена площ от 421,53 кв.м). Данъчната оценка на сградата е 443 011 лв., а пазарната оценка на правото на строеж върху 316,53 кв. м. (421,53 кв. м. – 105 кв. м.) определена от лицензиран оценител е 26 810 лв. В уравнение на своя дял, от ОС на БАН е решено БАН да получи – 40 200 лв.

В т. 1.2.3. от решението на ОС на БАН, е посочено, че правото на ползване, учредено с Нотариален акт № 94, том ІІ, рег. № 2533, дело № 291 от 2005 г., в полза на същото дружество върху 525 кв. м. от земята, обслужваща сградата, се редуцира с 49 кв. м., т.е. с размера на застроената площ, извън площта от 105 кв. м., върху които е учредено правото на строеж.

б) Второто взето решение на заседанието на Общото събрание, е да се учреди право на надстрояване на изградената на втория етаж тераса от сградата с площ от 57 кв. м., в полза на „Даника - 2002” ЕООД, срещу заплащане на сумата от 7 240 лв. на БАН. Пазарната оценка на правото на строеж, определена от лицензиран оценител е 4 827 лв.

След заплащане на сумата от 40 200 лв., е извършена доброволна делба за прекратяване на съсобствеността върху имота между БАН, „Даника – 2002“ ЕООД и „Филикс – М“ ЕООД. Съставен е нотариален акт за доброволна делба от 28.12.2011 г. В нотариалното производство, като съсобственик на имота за 442 идеални части от поземления имот е легитимиран и „Филикс – М“ ЕООД¹⁴¹. На основание чл. 34 от Закона за собствеността, правото на собственост е поделено, както следва: първи дял –за „Даника – 2002“ ЕООД - двуетажната сграда със сутерен, като е редуцирано и учреденото право на ползване върху 525 кв. м. от земята с 49 кв.м. За уравнение на своя дял, от БАН е получена сума в размер на 40 200 лв. От третия съделител - „Филикс – М“ ЕООД е заявено, че не желае да получи реален дял от описания новообразуван обект и не желае парично уравнение на дела си, поради факта, че от „Даника – 2002“ ЕООД е реализирано правото на строеж със собствени средства.

След заплащане на сумата от 7 240 лв., съгласно Нотариален акт от 14.02.2012 г., е учредено право на строеж на надстрояване с 57 кв.м. на изградената открита покрив – тераса в полза на „Даника – 2002“ ЕООД. За първия учредител на вещното право- БАН, същото е извършено безсрочно и възмездно за 7 240 лв., а за втория учредител - „Филикс – М“ ЕООД – безсрочно и безвъзмездно.

Данъчната оценка на реализираното ограничено вещно право е 13 084 лв., съгласно представено Удостоверение от 19.01.2012 г. на община Пловдив, т. е. същата е по-висока от пазарната оценка, определена от лицензирания оценител (4 827 лв.) и от получената от БАН цена (7 240 лв.). ¹⁴²

За 2011 г. и 2012 г. бюджетите на БАН са съставени и коригирани в съответствие с нормативните изисквания. През 2012 г. от Ръководството на БАН е взето решение от ОС на БАН за разпределяне на бюджетната субсидия на базата на нов подход и политика.

Основна част от реализираните собствени приходи на звената на БАН са от научно-изследователски дейности, осъществени във връзка с участие в проекти и реализирани по договори за научни разработки. Посочените приходи са с целево предназначение, свързани с конкретни договорни задължения и не могат да се използват за общоакадемични нужди. Общият размер на приходите през 2012 г. е с 15 107 341 лв. в повече от реализираните през 2011 г. Процедурите относно сключване на договори за изпълнение на научно-приложни проекти/задачи са регламентирани с приетия от V-то ОС на БАН през 2008 г. „Правилник за сключване на договори за научно-приложни проекти/ задачи от постоянните научни звена на БАН (ПНЗ-БАН) с външни възложители”, действащ през одитирания период.

Основният вътрешен акт, въз основа на който са сключвани преобладаващият брой договори за наем през одитирания период от проверените структурни звена е „Правила за отдаване под наем на недвижими имоти и движими вещи от самостоятелните звена на БАН” (в сила от 01.07.2007 г.). Съгласно чл. 9, ал. 2 от Правилата, самостоятелните научни и други звена превеждат ежемесечно по партида „Развитие” на БАН – ЦУ 50 на сто от получения наем, след приспадане на дължимите данъци и такси. Посочените отчисления представляват един от основните източници за финансиране на партидата и осигуряват реализация на научните постижения, създадени в БАН. При одите е установен висок размер на невнесени по партидата средства от Институти и други структурни звена, както и просрочени вземания от наеми, които налагат продължаване на усилията и действията по тяхното събиране.

Средствата за финансово подпомагане на младите учени до 35 години са изплащани след подписване на договор за дарение между председателя на БАН и дареното лице, но не е осъществяван предварителен контрол за законосъобразност преди сключване на договорите за дарения и преди изплащане на дарените средства. Дарени средства от АЕЦ „Козлодуй” ЕАД на ИЯИЯЕ, в размер на 2 000 000 щатски долара, за изграждане на Национален циклотронен център, към 31.12.2012 г. не са усвоени. До приключване на одита не е стартирана процедура за възлагане, въз основа на която да бъдат изразходени средствата, съобразно волята на дарителя. За средствата по разплащателната сметка на Института е налице риск от разходването им за цели, несъвместими с волята на дарителя.

Размерът на извършените разходи и през двете години съответства на предвидените в уточнения план. При проверката на разходите за персонала по извънтрудови правоотношения в седем структурни звена, и на разходите за други плащания и възнаграждения в три структурни звена е установено, че изплащането на възнагражденията е осъществявано на основание сключени индивидуални договори и допълнителни споразумения, съгласно приети от Общото събрание на БАН Правила, и Допълнения към Правилата, регламентирани от Научните институти. Приемането на работата, за която са изплащани възнаграждения е удостоверявано с констативни и приемно -предавателни протоколи. В ЦУ на БАН, ИБЕИ, Института за гората и НАИМ, приемането на работата е удостоверявано единствено с полагане на подпис, без упоменато име и длъжност на приемащия, без да е изразено мнение относно качеството и срочността на извършената работа, а в някои случаи и без цитирана дата на приемане на работата. В ИБЕИ, ИМСТ с ЦХА, Института за гората и НАИМ, за част от плащанията не е осъществен предварителен контрол за законосъобразност, като в ИБЕИ е допуснато и неприлагане на системата на двойния подпис. При два договора, сключени през одитирания период от директора на ИБЕИ, са налице индикации, че страните по тях са свързани лица, а при друг случай от директора на НАИМ е сключен договор за временно и възмездно ползване на личния си автомобил. Договорите са с индикации за наличие на конфликт на интереси. Предвид спецификата и значителният размер на разходите за възнаграждения на технически персонал, наеман за археологически разкопки от НАИМ, е необходимо регламентирането на процедури за извършването на инцидентни проверки на място от оторизирани от Ръководството на НАИМ длъжностни лица при изплащането на възнагражденията от ръководителя на археологически разкопки. В ИИКТ възлагането на допълнителна работа на персонала, свързана с определените в съответните проекти/договори на външни възложители дейности, е след сключване на трудови договори или допълнителни споразумения, на основание чл. 111 и чл. 68, ал. 1, т. 1 от Кодекса на труда. В част от договорите и допълнителните споразумения са включени ограничения за работните часове и време, през което да се извършват дейностите, за които се изплащат допълнителни възнаграждения. За целите на контрола е удачно регламентирането и извършването на текущи проверки за тяхното спазване, и документиране на резултатите от тяхното извършване.

Разходите за външни услуги извършени от проверените структурни звена на БАН през одитирания период са съотносими със специфичните им дейности и са документално обосновани. В отделни случаи е допуснато разходи за външни услуги, чиято стойност изисква провеждане на процедури или възлагания по реда на ЗОП или НВМОП (отм.), да са извършени без тяхното провеждане. В НАИМ са сключвани договори за заплащане на наем за наети лични автомобили, размерът на които, само при проверените извадкови позиции през одитирания период възлиза на 73 738 лв. Извършените разходи за придобиване на друго оборудване, машини и съоръжения през 2011 г. и 2012 г. са в съответствие с планираните и утвърдени средства за капиталови разходи на БАН. При закупуване на цитираното оборудване са провеждани процедури по ЗОП и НВМОП (отм.), в случаите когато се изисква тяхното провеждане. Придобитите активи са заведени по счетоводните регистри в съответствие със Закона за счетоводството и прилаганите счетоводни политики. През януари 2013 г. е взето решение на Ръководството на БАН, с което са създадени предпоставки за оптимизиране на разходите, свързани с доставката, придобиването и експлоатацията на необходимото оборудване за научни цели от Постоянните научни звена на БАН.

Разходите за краткосрочни командировки в чужбина в проверените структурни звена са в съответствие с изискванията на Наредбата за служебните командировки и специализации в чужбина. Командироването на лицата е извършвано след издадена писмена заповед. От командированите лица са изготвени и представени доклади за извършената работа в чужбина. Допуснато е отчитане на служебни аванси със закъснение, при неспазване на установените нормативни срокове.

При одита са установени високи размери на просрочени вземания на БАН. В голяма част от случаите, предприетите действия за събиране на просрочени вземания от страна на структурните звена, се свеждат основно до изпращане на напомнителни писма и покани за доброволно изпълнение до длъжниците.

В Института по океанология не са приети вътрешни правила за възлагане на обществени поръчки, в нарушение на чл. 8, ал. 7 от ЗОП (ДВ, бр. 94 от 2008 г.), респ. на чл. 8б от ЗОП (ДВ, бр. 93 от 2011 г.). В шест самостоятелни звена, вътрешните правила не са актуализирани спрямо настъпилите промени в нормативната уредба, а в три Института в правилата не се съдържат разпоредби за регламентиране на въпросите, свързани с планирането на обществени поръчки.

В ЦУ на БАН и в проверените научни институти е създадена организация по възлагането и изпълнението на обществени поръчки. Независимо от това са установени нарушения, пропуски и недобри практики, които налагат необходимост от въвеждане на допълнителни контролни механизми, с които да се предотврати тяхното повторно допускане.

От Ръководството на БАН и дирекция „УСИД“ са предприемани действия по уточняване статута на недвижимите имоти и за снабдяване с актове за собственост, на основание и в съответствие с разпоредбите на ЗБАН, издадените актове от съответните органи и съдебните решения. Относно обектите, изградени като временно строителство, е необходимо да продължат действията по снабдяване с документи за собственост, както и за останалите имоти, които са без актове за собственост. От особена важност е извършването на задълбочен и своевременен анализ на икономическия ефект от управлението на недвижимите имоти, с цел оптимизиране на необходимостите и изгодите за БАН и самостоятелните научни звена.

Не са финализирани дейностите по приемане и утвърждаване на изготвения проект на „Правилник за ползването, управлението и разпореждането с недвижимите имоти на БАН и нейните самостоятелни звена“, както за изпълнение на разпоредбите на Устава на БАН, така и с оглед регламентирането на правила за извършване на разпоредителни сделки с недвижими имоти.
Част пета

ПРЕПОРЪКИ
В резултат на извършения одит се дават следните препоръки на председателя на БАН и на директорите на научни институти и други самостоятелни структурни звена на БАН:
1. Да се извърши съвместен анализ от Ръководството на БАН и директорите на постоянните научни звена с цел, разработване, приемане и утвърждаване на регламент за предпроектно обсъждане на предвидени за реализация научно-изследователски програми и проекти. Регламентът да предвиди работещ координиращ механизъм, относно формиране на приоритетите, съвместна работа по определени научни направления (или групи институти) при осъществяваната научно-изследователска дейност, с конкретни времеви, финансови параметри и отговорности, при доказан икономически ефект, за решаване на крупни задачи, обвързани с основните цели и стратегии на Република България и Европейския съюз, с преобладаващ дял на експертното ниво.¹⁴³

2. Да се приемат и утвърдят от Ръководството на БАН, след съвместен анализ с научните институти, правила и процедури за осъществяване на координация при закупуването на скъпа апаратура и нейното ефективно използване от звената на Академията.¹⁴⁴

3. Да се актуализират Правилата за организация на дейността на дирекция „Финансови-икономически дейности“ (настояща „Финансова дейност“) в съответствие с настъпилите промени в структурата на БАН и съобразно действащата нормативна уредба и указанията на Министерство на финансите.¹⁴⁵

4. Да се извърши анализ от ИМСТ с ЦХА и ЦПР на причините и да се предприемат допълнителни действия за своевременното превеждане на задълженията на структурните звена от получените суми от наем по партида „Развитие“.¹⁴⁶

5. Да се предприемат допълнителни действия от ЦУ на БАН, ЦПР, Институт по механика, НИМХ, ИЕМПАМ и СБК за събиране на дължими вземания, чрез сключване на споразумения за тяхното изплащане или по съдебен ред.¹⁴⁷

6. Да се предприемат необходимите действия от ИЯИЯЕ за конкретизиране етапите, сроковете и финансирането за реализация на проект – Национален циклотронен център, с оглед спазване волята на дарителя и на финансовата дисциплина.¹⁴⁸

7. Да се изисква от съответните длъжностни лица на ЦУ на БАН, ИБЕИ, Институт по гората и НАИМ, при изплащане на допълнителните възнаграждения, съставяните приемо-предавателни протоколи и отчети за приемане на извършени дейности по индивидуални договори и допълнителни споразумения да съдържат информация за обема, видът, качеството и срока на приеманата дейност, както и имената и длъжността на лицето удостоверяващо приетата работа.¹⁴⁹

8. Да се прилагат допълнителни контролни процедури в НАИМ за недопускане на нарушения на ЗЗД при сключване на съответните договори, по отношение на изискващите се срокове, а в хонорар сметките за изплатени възнаграждения да се съдържа препратка към съответния договор, основание за изплащане на възнаграждението.¹⁵⁰

9. Да се регламентира контролна процедура от Ръководството на НАИМ за осъществяване на инцидентни проверки на място от оторизирани длъжностни лица при изплащане на възнаграждения от ръководител на археологични разкопки на заетите лица и да се предприемат действия за изменение и допълнение на „Правила за научна и финансова организация на работата и отчетност по договори за теренни проучвания, сключвани от НАИМ“ относно регламентите, които създават предпоставки за конфликт на интереси.¹⁵¹

10. Да се въведат от ИИКТ процедура за контрол по спазване ограниченията на работните часове предвидени в съответните индивидуални договори и допълнителни споразумения за възлагане на допълнителна работа по научно-изследователски програми и проекти, като резултата от контрола се документира.¹⁵²

11. Да се разработват и приемат от ЦУ на БАН план-графици за планираните обществени поръчки за съответната година, съгласно чл. 11, т. 22 от Правилника за дейността на ЦУ на БАН.¹⁵³

12. Да се определят длъжностни лица, осъществяващи текущ мониторинг и анализ на разходите за доставка на стоки и извършването на услуги, стойностите на които изискват прилагането на разпоредбите на ЗОП, както и да изготвят предложения до ръководството за предприемане на съответни действия.¹⁵⁴

13. Да се приемат и утвърдят от Института по океанология – Варна вътрешни правила за възлагане на обществени поръчки, адекватни на действащата нормативна уредба.¹⁵⁵

14. Да се актуализират правилата за възлагане на обществени поръчки в ИФТТ, ИЯИЯЕ, Института по полимери, ИОНХ, ИБЕИ и СБК, съобразно промените в режима за възлагане на обществените поръчки, а в Института за исторически изследвания, ИМК и ИОНХ да се регламентират допълнително в Правилата въпросите свързани с планирането на обществените поръчки.¹⁵⁶

15. Да се въведат контролни механизми при възлагането на обществени поръчки, които да осигурят:

15.1. в ЦУ на БАН – законосъобразност на документацията за участие и за своевременно възстановяване разходите за закупена документация от участниците при прекратяване на процедурите;¹⁵⁷

15.2. в ИОНХ - законосъобразност на документацията за участие и своевременно изпращане на изискващата се информация до АОП;¹⁵⁸

15.3. в Института по океанология - законосъобразност на документацията за участие и своевременно изпращане на изискващата се информация до АОП и ЕС, на сключените договори и анекси към тях;¹⁵⁹

15.4. в ИБЕИ - законосъобразност на документацията за участие и сключването на договори в законоустановените срокове;¹⁶⁰

15.5. в ИЯИЯЕ – минимално необходимото съдържание на публичните покани при възлагане по реда на глава осма „а” от ЗОП и за законосъобразно сключване на договори след представяне на изискващите се документи от участниците;¹⁶¹

15.6. в НИМХ – своевременно изпращане на изискващата се информация до АОП и ЕС;¹⁶²

15.7. в Института по полимери - законосъобразност на документацията за участие, своевременно изпращане на изискващата се информация до АОП и възстановяване в срок на гаранциите за участие;¹⁶³

15.8. в ИФРГ - законосъобразност при назначаване на комисията за провеждане на процедурите;¹⁶⁴

15.9. в ИФТТ - законосъобразност на документацията за участие и възстановяване в срок на гаранциите за участие;¹⁶⁵

15.10. в СБК - законосъобразност на документацията за участие, при определяне състава на комисиите за провеждане на процедурите и възстановяване в срок на гаранциите за участие;¹⁶⁶

16. Да се създаде организация при възлагането на обществени поръчки по реда на глава осма „а“ от ЗОП, която да осигури определянето на длъжностни лица за получаване, разглеждане и оценяване на офертите да се извършва преди или непосредствено след публикуване на публичната покана:

16.1. в ЦУ на БАН¹⁶⁷;

16.2. в ИЯИЯЕ¹⁶⁸;

16.3. в Института по океанология – Варна¹⁶⁹.

17. Да се предприемат действия, с които да се намали рискът от неизвършване на предварителен контрол за законосъобразност преди поемане на задължения и преди извършване на разходи, както и да се прилага системата на двойния подпис.¹⁷⁰

18. Да се предприемат действия за финализиране приемането и утвърждаването на „Правилник за ползването, управлението и разпореждането с недвижими имоти на БАН и нейните самостоятелни звена“.¹⁷¹

19. Да се предприемат действия, които да осигурят правото на ползване на имуществото на БАН от самостоятелните звена да се извършва само след сключването на договори за ползването им, съгласно изискванията на чл. 69, ал. 3 от Устава на БАН.¹⁷²

20. Да се предприемат действия за унифициране на стойностите на част от имотите , с която са отразени в Регистъра за недвижимите имоти и стойността, с която са заведени в счетоводните регистри на ЦУ на БАН и структурните звена.¹⁷³

21. Да продължат действията по проучване на нормативната уредба и нейното прилагане за всеки конкретен случай, за съставянето на актове за собственост на обектите изградени като временно строителство и за обектите без актове за собственост.¹⁷⁴