Капацитет на местната инициативна група да изпълни стратегията за ВОМР

МИГ е изпълнявала проект по подмярка 431-2 „Придобиване на умения и постигане на обществена активност на съответните територии за потенциални местни инициативни групи в селските райони“ от Програмата за развитие на селските райони за периода 2007 – 2013 г. В работата си по реализация на стратегия за ВОМР, МИГ ще използва вътрешни правила в пет основни направления, които ще гарантират ефективното управление на стратегията, разпределението на задачите между служителите на МИГ и график на действие:

1. Вътрешни правила за прилагане на стратегия за ВОМР, касаещи дейности, свързани с осигуряване на информация и публичност, подготовка на проектни предложения в съответствие с целите на стратегия за ВОМР (информиране, консултиране и подпомагане подготовката на проекти на потенциалните кандидати; подготвяне и публикуване на покана за кандидатстване с проекти на територията на МИГ; приемане и регистриране на заявления за кандидатстване; създаване и поддържане на база данни за постъпилите проекти по стратегия за ВОМР, тяхното състояние и движение);

2. Вътрешни правила за оценка и класиране на проекти (проверка за административно съответствие и допустимост на проектите; проверка за основателността на предложените разходи, липса на двойно финансиране и изкуствено създадени условия; осъществяване на техническа експертна оценка и класиране на проектите; подготовка и провеждане на заседания на комисията за избор на проекти към съответната МИГ; представяне на заверени копия на заявленията и на придружаващите ги документи, одобрени от Комисията за избор на проекти към МИГ, в УО на ПРСР и РА за извършване на проверка за съответствие с процедурите, описани в стратегия за ВОМР, критериите за допустимост на кандидата и критериите за допустимост на проекта и планираните разходи; информиране писмено на кандидатите за одобрение или отхвърляне на проекта; сключване на договори с одобрените кандидати за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ);

3. Вътрешни правила за наблюдение и оценка на изпълняваните проекти (осъществяване на наблюдение на изпълнението на проектите; осъществяване на посещения на място; подпомагане одобрените кандидати при подготовката на заявки за плащане до Разплащателна агенция и изготвяне на доклади за отчитане на изпълнението; изпращане до РА и МЗХ списък на одобрените и отхвърлените проекти след приключване на работата на комисията за избор на проекти; изпращане до РА заверени копия на сключените договори);

4. Вътрешни правила за мониторинга и оценка на цялостното изпълнение и ефект от прилаганата Стратегия (изготвяне на ежегоден годишен доклад за отчитане изпълнението на стратегия за ВОМР, както и други доклади и справки за изпълнение на стратегия за ВОМР, изисквани от Управляващия орган на ПРСР; представяне до управляващия орган на ПРСР до 15 февруари на следващата календарна година годишен доклад за отчитане изпълнението на Стратегията за местно развитие; информиране своевременно Управляващия орган на ПРСР за проблеми, възникнали при изпълнението на стратегията).

5. Предприети са мерки и са разписани вътрешни правила, касаещи избягването на конфликти на интереси като ключов момент в изграждането на доверие и постигането на прозрачност в работата на МИГ.

С решение на Общински съвет Елена за нуждите на „МИГ общини Елена и Златарица“се предоставя за безвъзмездно ползване, за срок от 8 години - три помещения в сутеренния етаж от Общностен център - частна общинска собственост - Акт № 1113 от 12.11.2015 г., административен адрес гр. Елена, ул. „Поп Сава Катрафилов“ № 25, офис - помещения № 3 (10,32 кв. м.) - за офис, № 4 (9,07 кв. м.) - за архив и № 5 (9,84 кв. м.) - за офис, съгласно разпределение, вкл. театрална зала и сцена (84,38 кв. м.) на втори етаж в сградата – при провеждане на срещи и заседания. Сградата е с осигурен достъп за хора с увреждания - изграден е асансьор за инвалиди. Офисните помещения са обзаведени за осъществяване на дейността, в това число оборудвани с принтер и компютри, съответстващи на броя на осигурените служители - 4 бр.

С решение на Общински съвет Елена и Общински съвет Златарица се осигурява финансов ресурс в размер на 20 000 лева, необходими за управление на стратегията за Водено от общностите местно развитие по подмярка 19.2 „Прилагане на операции в рамките на стратегии ВОМР” по Програмата за развитие на селските райони 2014 - 2020 г.

Предвидените средства предствляват над 3 % от размера на финансовия ресурс за управление на стратегията за ВОМР.

Чрез наблюдението ще се събира информация за договорените средства, финансираните проекти и непосредствените резултати от тяхното изпълнение. Системата за наблюдение има за цел да набави и структурира всестранна информация за хода на изпълнението на стратегия за ВОМР. Информацията ще се агрегира/събира от:

• 
  Проведените заседания на управителните и контролни органи на МИГ, както и на спомагателните органи на МИГ;
  
• 
  Проведените работни срещи на служителите и екипа на МИГ;
  
• 
  Подготвените и разпратени покани за представяне на проектопредложения;
  
• 
  Зададените въпроси от бенефициенти по телефон и е-поща;
  
• 
  Проявения интерес към поканите за представяне на проектопредложения;
  
• 
  Подадените по отделните покани проектопредложения;
  
• 
  Осъщественото наблюдение по реализацияна одобрените и финансирани проекти;
  
• 
  Осъществени посещения на място;
  
• 
  Подпомагане на одобрените кандидати при подготовката на заявки за плащане до Разплащателна агенция и изготвяне на доклади за отчитане на изпълнението;
  
• 
  Изпращане до РА и МЗХ списък на одобрените и отхвърлените проекти след приключване на работата на Комисията за избор на проекти;
  
• 
  Заверени копия на сключените договори;
  
• 
  Данни за икономическото развитие на отделните сектори в на територията на МИГ, както и социално-икономическите характеристики на територията (източник на данни ще бъде НСИ, анализите на Дирекция “Агростатистика” към МЗХ, включително Системата за земеделска счетоводна информация - СЗСИ);
  
• 
  Информация от базата данни за селските райони на Дирекция “РСР”, обхващаща ключови статистически данни.
  

За целите на мониторинга МИГ ще изготвя и поддържа актуална компютризирана база данни, в която са отразени базови индикатори като: брой и стойност на подадените заявления, брой и стойност на одобрените заявления, брой и стойност на сключените договори, брой и стойност на подадените искания за плащане, брой и стойност на одобрените искания за плащане, брой и стойност на успешно приключилите проекти.

Набирането на данни ще се извършва от служителите на МИГ. Пряко ангажирани в актуализирането на базите данни са отделните експерти по прилагане дейностите на стратегия за ВОМР. Бенефициентите по Стратегията ще предоставят данни за наблюдение при попълване на заявленията за подпомагане. Отговорен за набирането на данни ще е изпълнителният директор на МИГ.

Система за оценка

Оценката на реализацията на стратегия за ВОМР от страна на МИГ ще се базира на контрола върху изпълнението на проектите и сключените договори по стратегия за ВОМР.

Система за оценка ще съдържа информация за прогреса и изпълнението на проекти, финансирани в рамките на стратегия за ВОМР. Тя ще включва параметрите: дата на изпращането на уведомителното писмо до бенефициента за провеждане на проверка на място, заповед за назначаване на двама експерти от МИГ за извършване на проверката, констативен протокол за проведената проверка. Самите проверки могат да бъдат от три типа:

- фокусна проверка;

- многостранна проверка;

- проверка по сигнал.

Проверен на място ще бъде всеки подкрепен от стратегия за ВОМР проект поне веднъж за периода на реализацията му. Проверката ще се извършва от двама служители на МИГ. За всяка извършена проверка ще се съставя протокол.

Данните от оценката на прилагането на стратегия за ВОМР и изпълнението на проектите в рамките на стратегия за ВОМР ще станат част от годишните доклади за напредъка.

Специално внимание МИГ ще отдели и на своята самооценка. Това се налага и поради значимата роля, която следва да има местната общност в реализацията на Воденото от общностите местно развитие.

МИГ ще извършва самооценка (оценка на работата си) по изпълнението на стратегия за ВОМР съгласно напредъка в прилагането на стратегия за ВОМР чрез базовите индикатори, както и чрез бюджетните индикатори, индикаторите за продукт/дейност и индикаторите за резултати на стратегия за ВОМР. Оценката ще се базира на набраната информация чрез системата за наблюдение.

Самооценка на работата на органите на МИГ и на изпълнителния екип на МИГ при реализация на стратегия за ВОМР ще се извършват от екипа на МИГ (вкл. членове на УС), като се привличат активни негови членове за участие. За извършването на оценката ще е отговорен изпълнителният директор на МИГ.

Ще бъде изготвен времеви график за извършването на самооценката, който ще бъде съобразен с графика на дейностите по изпълнение на стратегия за ВОМР и с подготовката на ежегодните доклади за напредъка. Процес на самооценка ще бъде иницииран мин. един път годишно и резултатите от него ще станат част от годишния доклад за напредъка.

Към процеса на самооценка МИГ ще привлече членовете на МИГ, като се ръководи от принципа за широко участие на заинтересованите страни в него. Могат да бъдат привлечени експерти и от други МИГ за въвеждане на партньорски елемент в проверката. За целите на самооценката ще бъде използван гъвкав микс от инструменти: анализ на данни, интервю, проучване, мозъчна атака, фокус групи, добри практики, опит на други МИГ.

Процесът на самооценка на МИГ ще преминава през следните етапи:

1. МИГ идентифицира необходимостта да се оцени даден аспект на реализацията на стратегия за ВОМР, взема решение за започване на процеса на самооценка и избира методите за оценяване.

2. МИГ изготвя въпросите за оценка и предварителен план за тяхното разрешаване.

3. Набират се данните, необходими за самооценката.

4. Данните се анализират, изготвят се заключения и отговорите на по-рано формулираните въпроси за оценка.

5. Стратегия за ВОМР и дейността на МИГ се променят / пренасочват съобразно резултатите от оценката и формулираните препоръки, при необходимост се извършват задължителните за това административни процедури.

За подобряване на работата по стратегия за ВОМР и споделяне на опита, след приключване на процеса по самооценка изпълнителният директор на МИГ изготвя и предоставя на УО, на НСМ и на останалите МИГ описание на процеса и резултатите от проведената самооценка. Резултатите от самооценката се включват в годишните доклади за отчитане изпълнението на стратегия за ВОМР.

Оценка на рисковете

При реализирането на мониторинга и оценката е възможно да възникнат пречки пред наблюдението, оценяването и събирането на данни. Трябва да бъде извършена оценка на рисковете - те следва да бъдат предварително прогнозирани и да бъдат набелязани стъпки за предотвратяването им.

Възможните рискове при набирането на данни, наблюдението и оценката са неспазване на доброволно поетите ангажименти за предоставяне на информация от страна на бенефициентите, поради недостатъчна информираност; опорочаване на проверките на място поради неясно разписани или неспазени процедурни изисквания; липса на обективност при извършване на самооценката.

За да бъде предотвратена появата на тези пречки, е необходимо внимателно и трезво да бъдат планирани сроковете за актуализирането и поддържането на информационните бази данни, ясно и адекватно да бъдат разписани работещи процедури, да бъдат спазвани заложените срокове, да бъдат предприемани мерки за повишаване информираността на бенефициентите; да бъдат привличани активни членове на МИГ за участие в процесите на мониторинг, оценка и самооценка, при спазване на изискването за недопускане на конфликт на интереси.

При спазване на процедурите, внимателно планиране, разпределение на задачите и придържане към планираните срокове сериозни пречки пред наблюдението и набирането на данни не би следвало да възникват.

Екипната работа на служителите на МИГ и взаимодействието между изпълнителния екип на МИГ и останалите негови органи ще е предпоставка за своевременно планиране и спазване на сроковете в графиците и плановете.

Отговорността на работещите в МИГ ще е гаранция за спазване на изискванията на УО на ПРСР и сроковете по договора.

Прозрачността и отвореността към бенефициентите, както и работата по оказване на подкрепа при тяхното кандидатстване и впоследствие - при изпълнението на финансираните проекти ще е гаранция за получаване на необходимата информация за попълване на информационната база данни на МИГ.

Уредбата за управлението и мониторинга на изпълнението на стратегия за ВОМР, оценяването на прогреса в изпълнението на стратегия за ВОМР и самооценката ще позволят навременно прогнозиране и намиране на решение при евентуално възникване на бъдещи пречки, така че да бъде осигурено безпрепятствено постигане на целите на стратегия за ВОМР.

При добро целеполагане и екипна работа ще могат да се преодоляват евентуално възникналите форсмажорни обстоятелства, а при възникване на закъснения - те ще могат да се наваксват, без да се нарушават сроковете по изпълнение на договора.