Творчество във форматирането

изследваната характеристика през отделните периоди или динамиката между тях. Ако текстът ще се презентира, то тогава шрифтът в тях трябва да бъде по-голям размер, за да се чете лесно от залата;
 Акцентиране – когато трябва да се наблегне на значението или посланието на отделни текстове, на тяхната значимост, тогава не винаги е необходимо тава да го изразяваме текстово (в заключение ..). вместо това, отделни части от текста (думи или цели изрази) се отличават с удебеляване или изписване в наклон – така ще бъде постигнат същия ефект.
2.
Електронен мениджмънт
Текстообработката е едно от водещите направления на съвременните информационни технологии. За тази цел са разработени множество текстообработващи програми, като доминиращо място сред тях заема Microsoft
Word
. Той е софтуерен продукт за въвеждане, редактиране, оформление и съхранение на различни видове документи.
За да бъде избегната излишната бумащина, за да може лесно и бързо да се достигне до необходимата информация, решението е електронен мениджмънт. Това означава, че архивът освен на хартиен носител в шкафове и бюра да се намира и в компютъра като база данни на твърдия диск, до които може да се отиде във всеки един момент, за секунди, вместо да се губите ценно време в намиране на необходимата информация в папки и набирайки я повторно. В последствие този архив за по-голяма надеждност може да бъде съхранен на дискове или дискети. В началото може това да отнеме известно време, но когато електронната картотека е готова, работата ще бъде улеснена.
Предимството е, че се пести време и пари за специализирани програми.
Като начало трябва да се започне с подреждането на текстовите файлове, които вече са на компютъра. Текстообработващите обработващи програми като
Word дават възможност да се направи това чрез функцията File/Options. Word съхранява документите като файлове с разширение .doc, docx, pdf.
Систематизирайки онова, което вече има като документи (получени или изпратени), писма, факсове, електронна поща, оферти, договори и др. тези, които са на хартиен носител, се сканират и съхраняват копието като снимка или текстови файл. Ако се съхрани като снимка, върху него не може да се правят

никакви промени.
След като вече всички документи са в електронен вид, следващата стъпка е да се създадат папки (Folders) и файлове (Files) по определена система, като се започне с ключовата дума Архив. Оформя се като дърво с клони, например доставчици, клиенти, оферти, договори, входяща поща, за обработка и др.
Имената на файловете не бива да бъде повече от осем знака, вече е възможно и на кирилица. При желание, може да се включи и датата на създаване на документа, като се напише първо година, месец, ден, компютърът ще подреди файловете в хронологичен ред. Предпоставка за функционирането на системата е актуализирането й, без това да води до големи промени. Важното е, системата за съхранение на документите да бъде толкова лесна и логична, че не само конкретният служител, а и колегите му да могат да я ползват при необходимост при неговото отсъствие.
Как да се предпазят поверителни документи от любопитни колеги? За по- голяма сигурност на системата, може да се използва парола, която е известна само на служителя, така документите ще са надеждно съхранени. Това може да стане, като от главното меню се избере Tools, от падащото меню се избира
Options
, за да се изпише желаната парола (до 15 знака) се избера Save, след това Password to open, ако никой няма да има достъп до файла или Password to modify с което се разрешава файлът да бъде отворен, но не и да се правят промени по него, след което се кликва върху OK, за да се съхрани паролата и да се излезе от това подменю.
На екрана ще се появи нов диалогов прозорец, който изисква да се въведе отново паролата (Reenter password to open/modify). Сега вече ще може да се съхранява файлът както обикновено и ще има сигурност, че освен определеният служител, никой няма достъп до него. Нашият съвет е, да се запише някъде паролата, за да не се забрави, за по-голяма сигурност.
От правилното наименование и оформяне на архива зависи и бързото намиране на нужния документ или текст. Затова е много важно папките и файловете да бъдат с имена, които да показват съдържанието. Не е желателно те да се намират на Desktop.

3.
Електронно съдържание в Word и оформяне на заглавна
страница

Изтегляне 4.22 Mb.

Сподели с приятели: