Висше училище по агробизнес и развитие на регионите

Документооборот. Съхранение и ползване на счетоводните документи

Изтегляне 124.42 Kb. страница 3/20 Дата 26.06.2023 Размер 124.42 Kb. #118154

2. 3. Документооборот. Съхранение и ползване на счетоводните документи Във всяко едно предприятие ежедневно се съставят, използват и архивират различни видове счетоводни документи. Пътят на движението на първичните счетоводни документи от момента на тяхното съставяне или получаване в предприятието до момента на предаването им за съхраняване в счетоводния архив или унищожаването им се нарича документооборот. Това движение може да се представи като един непрекъснат документален поток. Организатор на документооборота в предприятието е главния счетоводител или съставителя на годишния финансов отчет. Той изготвя Наредба за документооборота, в която се уреждат: общите изисквания при документирането на стопанските операции; списъкът на използваните счетоводни документи; лицата, които са отговорни за съставяне, оформяне, контролиране и предаване на счетоводен документ; план-графикът за документооборота; списък на машинограмите за хронологична счетоводна информация при бездокументалното обхващане на данните чрез компютърна и друга техника. С документооборота трябва да се осигури: своевременно и вярно отразяване на стопанските операции в хронологичен ред; взаимовръзка и взаимозависимост между първичните счетоводни документи, в които са отразени комплексни стопански операции; максимално съкращаване на пътя на придвижването на документите от съставителите до окончателната им обработка; контрол за съхранението на първичните счетоводни документи и на информацията, която те съдържат. План-графикът за документооборота може да се оформи във вид на таблица или схема, като се описва движението на първичните счетоводни документи със сроковете за съставяне, обработка и предаване на документите в следните етапи: съставяне и оформяни на документа в предприятието или приемане от вън на документа; извършване на проверки на счетоводните документи с цел да се установи верността и законосъобразността на осъществената стопанска операция на три нива: формална, аритметична проверка и проверка по същество. Формалната проверка цели да установи дали счетоводния документ съдържа всички задължителни реквизити, дали е спазена формата при съставянето на документа и има ли направени поправки върху него. При установени нарушения неправилно съставения документ се анулира и на негово място се съставя нов, отговарящ вярно на извършената стопанска операция и на нормативните изисквания за това. Аритметичната проверка на счетоводните документи установява верността на аритметичните пресмятания в него и при наличие на грешки да се коригират по надлежния ред. Проверката по същество има за цел да установи целесъобразността и законосъобразността на документираната стопанска операция. Отговорността за законосъобразността и целесъобразността на разпоредената стопанска операция носи лицето, разпоредило извършването на стопанската операция, а отговорност за достоверността на счетоводния документ носи лицето, което го е съставило. Проверката на всяко едно от нивата се извършва от упълномощено длъжностно лице с плана за документооборота. Проверените счетоводни документи, при които са отстранени откритите грешки и недостатъци, се предават в определените срокове счетоводното структурно звено на предприятието за обработка. При обработването на счетоводните документи се изпълняват следните основни процедури: остойностяване, сортиране, счетоводно оформяне (контиране). Подготвените по този начин счетоводни документи се предават за обработване на съдържащите се в тях данни. След приключване на обработката на данните счетоводните документи се предават за съхранение в определените за целта от ръководството на предприятието помещения. Специално определено длъжностно лице отговаря за съхранението на счетоводните документи и за поддържането на архива. Счетоводните документи се съхраняват в предприятието в предвидените в Закона за счетоводството срокове (чл. 42). Счетоводната информация може да се съхранява на хартиен или технически носител и в архиви, организирани от предприятие с такъв предмет на дейност. След записване (пренасяне) на счетоводната информация от хартиен върху магнитен, оптичен или друг технически носител, осигуряващ надеждното й възпроизвеждане, хартиеният носител може да се унищожи. Счетоводната информация се съхранява в предприятието по реда, предвиден в Закона за Държавния архивен фонд, в средните срокове: ведомостите за заплати – 50 г.; счетоводни регистри и финансови отчети – 10 г.; документи за данъчен контрол – 5 г. след изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължение, което удостоверяват тези документи; документи за финансов одит – до извършване на следващ вътрешен одит и одит на Сметната палата; всички останали документи – 3 г. След изтичане на законовите срокове на съхранението им носителите на счетоводна информация се унищожават, ако не подлежат на съхранение в Държавния архивен фонд. Унищожаването се извършва от комисия, назначена от ръководителя на предприятието. За целта предварително се съставя протокол, в който се описват всички, подлежащи на унищожаване документи и периодът, за който се отнасят. Редът за предаване на счетоводните документи в Държавния архив се определя от Закона за Държавния архивен фонд. Изтегляне 124.42 Kb. Сподели с приятели: