Глава Х ИЗГОТВЯНЕ И УРЕЖДАНЕ НА СМЕТКИ

1. Всеки избран пощенски оператор изготвя незабавно ведомост СР 94, в края на всеки месец или всяко тримесечие чрез своите разменни станции за всички пратки, получени от един и същи избран пощенски оператор, от станция-изпращач и за експедиция:

2. В случай на поправка в пътните листове СР 88 или СР 87, номерът и датата на проверителния бюлетин СР 78, изготвен от предаващата или приемащата разменна станция, се посочва в колона „Observations” („Забележки”) на ведомост СР 94.

3. Обобщената ведомост СР 94 се включват в сметка СР 75.

4. Избраните пощенски оператори, които са имали чисто активно салдо през предходната година, могат да изберат да им бъде плащано според месечна, тримесечна, шестмесечна или годишна честота. Избраният вариант остава в сила за периода от една календарна година, считано от 1 януари.

5. Избраните пощенски оператори имат право да използват системата за пряко плащане на сметките или тази на двустранната компенсация.

6. В кръга на възможното на системата за пряко плащане, сметките СР 75 биха послужили като фактури за пряко уреждане. Сметката СР 75, придружена с ведомост СР 94, но без пътните листове, се изпраща по най-бързия път до заинтересования избран пощенски оператор за одобрение и ритмично плащане - месечно, тримесечно, шестмесечно или годишно. Това изпращане трябва да се извърши в срок от 2 месеца след пристигане на последния пътен лист за периода, за който той се отнася.

7. Избраният пощенски оператор-длъжник трябва да извърши плащането на сумата по фактурата в срок от 2 месеца. Ако избранияг пощенски оператор, който е изпратил сметката, не е получил никакво съобщение за поправка в срок от 2 месеца, сметката се счита за одобрена с пълно право. Когато се яви разлика, превишаваща 9,80 СПТ, е необходимо да се поправи ведомост СР 94 и да се приложи към поправената сметка СР 75 като потвърдителен документ. Избраните пощенски оператори-длъжници могат да откажат проверката и приемането на сметките СР 75, които не са били представени от избраните пощенски оператори-кредитори в течение на срок от 6 месеца след периода, за който те се отнасят.

8. В кръга на възможното на системата за двустранна компенсация, избраният пощенски оператор-кредитор изготвя сметките СР 75 и CN 52 и ги представя едновременно и по най-бързия път на избрания пощенски оператор-длъжник, съобразно месечната, тримесечната, шестмесечната или годишната честота. Все пак, веднага щом като сметките СР 75 между два избрани пощенски оператора са одобрени или счетени за приети, с пълно право, те могат да се обединят в една главна сметка CN 52, изготвена съобразно една от посочените по-горе честоти.

9. Избраният пощенски оператор-длъжник одобрява или поправя сметките СР 75 и CN 52 и изпраща плащането си до избрания пощенски оператор-кредитор в срок от 2 месеца. Ако избрания пощенски оператор, който е изпратил сметките, не е получил никакво съобщение за поправка в срок от 2 месеца, сметките се считат за одобрени с пълно право. Формулярите се предават по електронен път или, ако такива средства не са налични, за предпочитане се изпращат като препоръчани пратки.

10. Допълнителни сметки могат да бъдат изпратени на избрания оператор-длъжник само ако те се отнасят до сметки, които вече са подадени за въпросния период. Причината за издаване на допълнителни сметки е да се променят оригиналните сметки, за да се коригират грешни записи или за да се документират допълнителни искания/информация. Условията в 7 и 9 се прилагат към издаването на допълнителни сметки; в противен случай избраният оператор-длъжник не е задължен да приеме допълнителните сметки.

11. Когато се открие разлика превишаваща 9,80 СПТ от избрания пощенски оператор-длъжник, ведомостта СР 94 трябва да бъде поправена и прикрепена към сметка СР 75 като потвърдителен документ.

12. Когато салдото по сметка СР 75 или CN 52 не превишава 163,35 СПТ, то се включва в следваща сметка СР 75 или CN 52, когато заинтересованите избрани пощенски оператори участват в компенсационната система на Международното бюро.
Член RС 212

Уреждане на сметки

1. Уреждането на международните сметки, произтичащи от пощенския трафик между избраните пощенски оператори, могат да се считат като текущи финансови операции и се извършват съобразно действащите международни задължения на заинтересованите страни-членки, когато съществуват споразумения по този въпрос. При липса на споразумения от този род, плащанията на сметките се извършват съобразно разпоредбите, предвидени по-долу.

2. Всеки избран пощенски оператор изготвя сметките си и ги представя пред своите кореспонденти в два екземпляра. Единият от одобрените екземпляри, евентуално поправен или придружен с извлечение за разлики, се изпраща до избрания пощенски оператор-кредитор. Тази сметка служи за основание за изготвяне, при необходимост, за окончателно разчитане между двата избрани пощенски оператора.

3. Избраните пощенски оператори имат право да заплащат сметките си или двустранно, или с помощта на многостранната компенсационна система на Международното бюро, или чрез всяка друга система за заплащане на сметки. Само избраните пощенски оператори, които са подписали споразумението, съобщавайки за тяхното присъединяване към системата, са правоспособни да участват в многостранната компенсация, извършвана от Международното бюро.

4. Избраният пощенски оператор-кредитор избира начините на плащане, след съгласуване с избрания пощенски оператор-длъжник. В случай на разногласие, винаги изборът на избрания пощенски оператор-кредитор е с предимство. В случай на плащане с помощта на многостранната компенсационна система на Международното бюро, избрания пощенски оператор-кредитор и избрания пощенски оператор-длъжник трябва заедно да са подписали съответно споразумението за присъединяване и да се съгласят взаимно да включат съответната сметка в системата.

5. Салдото от всяка сметка СР 75, изготвена от избрания пощенски оператор-кредитор, му се заплаща от избрания пощенски оператор-длъжник, съгласно разпоредбите на членове RC 213 до 216.

6. В случай на двустранна компенсация и заплащане на базата на неравновесие:

6.1. изготвянето и изпращането на обща сметка могат да се извършат, без да се чака евентуална поправка на сметката СР 75, след като даденият избран пощенски оператор, притежаващ всички сметки, отнасящи се до съответния период, се намира като кредитор; проверката на сметка CN 52 от избрания пощенски оператор-длъжник и заплащането на салдото трябва да се извърши в срок от 2 месеца след получаване на общата сметка; избраният пощенски оператор-длъжник не е длъжен да одобри сметките, които не са му били изпратени в срок от 5 месеца след изтичане на годината, за която те се отнасят.

6.2. Всеки избран пощенски оператор, към който, всеки месец в рамките на по-дълъг период, друг избран пощенски оператор остава задължен, със сума превишаваща 9800,72 СПТ, има право да поиска частично месечно плащане до три четвърти от сумата на нейното вземане; искането му трябва да бъде удовлетворено в срок от 2 месеца.
Член RC 213

Уреждане на сметки с посредничеството на Международното бюро

1. Уреждането на сметки чрез посредничеството на компенсационната система на Международното бюро се извършва съобразно следните разпоредби.

1.1. Участието в компенсационната система на Международното бюро е открито за избраните пощенски оператори или за службите им, които са подписали споразумението за присъединяване, задължаващо ги да спазват условията посочени в документа за използване на системата.

1.2. Международното бюро публикува, чрез циркулярни писма, списък на участниците, който се обновява на редовни интервали.

1.3. Избраният пощенски оператор-кредитор, който има намерение да урежда сметка чрез посредничеството на Международното бюро, изпраща до длъжника копие от състоянието на въпросната сметка, носеща надписа „Proposé pour inclusion dans UPU*Clearing” („Предложена за включване в UPU*Clearing”). Ако длъжникът не предлага изменения, той изпраща сметката до Международното бюро и до избрания пощенски оператор-кредитор с бележката „Accepté pour inclusion dans UPU*Clearing” („Одобрена за включване в UPU*Clearing”). Ако длъжникът предлага някакво изменение, той връща сметката до избрания пощенски оператор-кредитор, който препраща сметката до Международното бюро, ако е одобрил предлаганото изменение. Сметките трябва да се изпращат до Международното бюро само ако избраният пощенски оператор-длъжник и избраният пощенски оператор-кредитор са напълно съгласни.

1.4. Плащането на вземанията трябва да се извърши съобразно условията указани в документа за използване на системата.

1.5. Ако участник не изпълнява задълженията си указани в документа на системата, или ако той прави грешки, Международното бюро взема съответните мерки и уведомява за тях всички участници в системата.
Член RC 214

Плащане на просрочени задължения, произтичащи от уреждане на сметки, извършвано чрез компенсационната система на Международното бюро

1. Ако, в резултат от изплащане на сметки, извършено чрез компенсационната система на Международното бюро, се окаже, че един избран пощенски оператор има просрочени задължения, възможно е тези задължения да се заплатят чрез вземания, които има избрания пощенски оператор -длъжник независимо от кой друг избран пощенски оператор. Преди да се предприеме тази мярка, Международното бюро се консултира със съответния избран пощенски оператор-кредитор и изпраща напомнително писмо до длъжника. Ако никакво заплащане не е било извършено в месеца, който следва датата на напомнителното писмо, Международното бюро има право да извърши необходимите счетоводни преводи, след като е уведомило за това всички засегнати страни. Съгласието на просрочилия длъжник не е необходимо.

2. През време на тези счетоводни операции, Международното бюро извършва единствено компенсацията на сметките, които са били одобрени, както от просрочилия длъжник, така от избрания пощенски оператор, който дължи пари на този последния.

3. Изпадналият в недостиг длъжник не може да извлича никаква полза от избрания пощенски оператор, който му дължи пари, относно вземанията предоставени на кредитора от Международното бюро, съобразно процедурата описана в § 1.

1. Предвидените по-долу правила за плащане се прилагат за всички вземания произтичащи от пощенски трафик и изразени в СПТ. Тези вземания може да са резултат или от общи сметки или бордера, изготвени от Международното бюро, било от сметки или извлечения, изготвени без негово участие. Тези правила се отнасят също и до заплащането на разлики, лихви или, при необходимост, на авансови плащания.

3. Всеки избран пощенски оператор може в отношенията си с друг избран пощенски оператор, да урежда чрез компенсация пощенските вземания от еднакъв или различен характер, изчислени в СПТ, по неговото вземане или неговото задължение, при условие, че сроковете за плащане бъдат спазени. Компенсацията може да бъде разширена, по общо споразумение и за вземанията по далекосъобщителните услуги, когато двата избрани пощенски оператора осигуряват пощенски и далекосъобщителни услуги. Компенсацията с вземания, произтичащи от трафици, възложени на организация или дружество, намиращи се под контрола на даден избран пощенски оператор, не може да се осъществи, ако тази избран пощенски оператор се противопоставя на това.

4. Включването на сметка за въздушна поща в общата сметка, съдържаща различни вземания, не трябва да доведе до закъснение в плащането на разходите за въздушен превоз, дължими на заинтересованата авиокомпания.
Член RC 216

Правила за плащане на сметки, чието уреждане не се извършва с посредничеството на Международното бюро

1. Вземанията се плащат в паричната единица избрана от избрания пощенски оператор-кредитор, след допитване до избрания пощенски оператор-длъжник. В случай на разногласие, изборът на избрания пощенски оператор-кредитор трябва да бъде във всички случаи решаващ. Ако избраният пощенски оператор-кредитор не определи някоя специална парична единица, изборът принадлежи на избрания пощенски оператор-длъжник.

2. Сумата на плащането, така както тя е определена в избраната парична единица, трябва да има стойност, равна на салдото по сметката, изразено в СПТ.

3. С уговорката на разпоредбите в параграф 4, сумата за плащане в избраната парична единица се получава чрез конвертиране на СПТ в паричната единица на плащането, съобразно следните разпоредби:

3.2. Ако се касае за други разплащателни парични единици, първоначално сумата в СПТ се конвертира в една междинна парична единица, чиято стойност в СПТ се публикува всекидневно от Международния валутен фонд (МВФ), чрез прилагане на последната публикувана стойност на този курс. На второ място, така полученият резултат се конвертира в паричната единица на плащането чрез прилагане на последния плаващ курс на обменния пазар в страната длъжник.

4. Ако, по общо споразумение, избрания пощенски оператор-кредитор и избрания пощенски оператор-длъжник са избрали паричната единица на страна, която не е член на МВФ и законите на която не позволяват приложението на разпоредбите, предвидени в параграф 3, заинтересованите избрани пощенски оператори се договарят за съотношението между СПТ и стойността на избраната парична единица.

5. За определяне равностойността на парична единица, необходимо е да се справи с последния курс, приложен при мнозинството търговски сделки по официалния пазар за обмяна.

6. Към датата на плащането, избраният пощенски оператор-дебитор трябва да заплати сумата в избраната парична единица чрез пощенски вирмент или всяко друго средство одобрено от двата избрани пощенски оператори.

7. Избраните пощенски оператори-кредитори трябва да публикуват чрез циркулярно писмо, разпространено от Международното бюро, всяка промяна относно използваните нареждания за изпращане на чекове или на преводи.

8. Разходите по плащането (налози, клирингови разходи, вноски, комисионни и др.), взимани в страната длъжник, са за сметка на избрания пощенски оператор-длъжник. Разходите вземани в страната-кредитор, включително разходите по плащането, взимани от междинните банки в трети страни, са за сметка на избрания пощенски оператор-кредитор. Когато се използва пощенски вирмент (превод) освободен от плащане на цена, освобождаването от плащане на цена също се прилага от разменната станция (разменните станции) на трети страни, които служат за посредник между избрания пощенски оператор-длъжник и избрания пощенски оператор-кредитор, когато не съществуват директни обмени между тях.

9. Ако между изпратеното нареждане с вирмент или плащане извършено по други начини и получаването от избрания пощенски оператор-кредитор, настъпи изменение в равностойността на избраната парична единица, изчислена както е посочено в параграфи 3, 4 или 5, и ако разликата произтичаща от това изменение превишава 5% от стойността на дължимата сума (изчислена съобразно това изменение), цялата разлика се дели на половина между двата избрани пощенски оператора.

10. Плащането трябва да се извърши по възможност най-бързо и най-късно преди изтичане на срок от 6 седмици от датата на одобрението или на съобщението за приемане с пълно право на разчетите и сметките, посочващи сумите или салдата за плащане. След изтичане на този срок, дължимите суми се начисляват с 6% годишна лихва, считана от деня след изтичане на горепосочения срок. Под заплащане се разбира изпращането на пари или платежен документ (чек, полица и т.н.) или писменото предаване на ордера с платежно нареждане или вноска чрез органа, натоварен с превода в страната длъжник. Ако възникне ситуация, в която не е възможно извършването на банкови преводи, което не позволява на страната-длъжник да извърши плащане за одобрените сметки, избраните пощенски оператори длъжник и кредитор могат да поискат помощ от Международното бюро за улесняване на плащането. Избраният оператор-длъжник, искащ съдействието на Международното бюро за извършване на плащането, трябва да потвърди искането писмено, да представи доказателство, че плащането не може да се извърши директно между избраните оператори, както и доказателство, че сметките са одобрени.

11. Когато плащането се извършва, платежния формуляр, чек, полица и т.н. се придружава със сведения отнасящи се до адресанта, периода, сумата в СПТ, използвания курс за конвертиране и датата на приложение на този курс за всяка сметка, включена в общата изплатена сума. Ако няма възможност необходимите детайли да придружат вирмента или платежния документ, трябва да бъде изпратено обяснително писмо по електронен път или чрез пощата, като се използва най-бързият начин (въздушен или земен), в денят в който плащането е извършено. Подробното обяснение трябва да бъде написано на френски или на друг език, разбираем в избрания пощенски оператор, където се извършва плащането.

1. Избраните пощенски оператори трябва да съобщават до Международното бюро върху формуляри, изпратени от него, необходимите сведения относно изпълнението на службата за пощенските колети. Тези сведения се отнасят по взетите решения относно правото да се прилагат или не някои общи разпоредби от Конвенцията и нейните Правилници.

2. Всеки избран пощенски оператор трябва да съобщава на другите избрани пощенски оператори, посредством Международното бюро:

2.1. входящите териториални възнаграждения и, ако е необходимо, транзитните териториални възнаграждения и морските възнаграждения, които той взима;

2.2. полезни сведения, отнасящи се до незадължителните услуги, условията за приемане, ограниченията за тежина, ограниченията за размери и други особености.

3. Всяка промяна на сведенията, посочени в параграфи 1 и 2, трябва да бъде съобщавана незабавно по същия начин.

4. Избраните оператори следва да осигуряват чрез Parcel Post Compendium Online всякаква оперативна информация по отношение на основните, допълнителните и други услуги, както са дефинирани в актовете на ВПС. Когато има някакви промени, операторите със задължение следва да обновяват предоставената информация в Compendium Online в рамките на първите 15 дни на всяко тримесечие.
Член RC 218

Публикации на Международното бюро

1. Международното бюро публикува, според предоставената информация от страните-членки и/или избраните пощенски оператори, официален сборник със сведения от общ характер, отнасяща се до изпълнението във всяка страна - член на Конвенцията и на нейните Правилници. То публикува също така аналогичен сборник, отнасящ се до изпълнението на Споразумението за услугите по пощенските плащания и неговия Правилник, съобразно представената информация от заинтересованите страни-членки и/или избраните пощенски оператори, на основание на съответните разпоредби от Правилника на посоченото Споразумение.

2. Освен това, то публикува чрез данните, представени от избраните пощенски оператори и евентуално от Регионалните съюзи, що се отнася до параграф 2.1 или от Организацията на обединените нации, що се отнася до параграф 2.5:

2.1. списък на адресите, на ръководители и на висши служители на стрните-членки и избраните пощенски оператори и на Регионалните съюзи;

2.2. международна номенклатура на пощенските станции;

2.3. транзитен сборник, съдържащ:

2.3.1. списък на разстоянията в километри, отнасящи се за сухопътните участъци за транзитните експедиции;

2.3.2. списък на транзитните услуги, предлагани за поща по земен път (включително пощата S.A.L.);

2.4. сборник за равностойностите;

2.5. списък на забранените предмети, в който са посочени също опиати, попадащи под забраната на многостранните споразумения за наркотици, както и определенията на опасните стоки забранени за транспорт по пощата, изготвени от Международната организация за гражданска авиация (OACI);

2.6. сборник за вътрешните цени на избраните пощенски оператори;

2.7. статистически данни за пощенските услуги (вътрешни и международни);

2.8. проучвания, мнения, доклади и други изложения, отнасящи се до пощенската служба;

2.9. трите каталога посочени по-долу:

2.9.1. библиотечен Каталог на Международното бюро (съдържащ списък на произведенията, притежавани от библиотеката);

2.9.2. Каталог на периодиката на Международното бюро (съдържащ списък на периодичните издания, получени в Международното бюро);

2.9.3 Каталог на филмотеката на Международното бюро (съдържащ списък на филмите, които Международното бюро може да предостави на стрните-членки и избраните пощенски оператори);

2.10. каталог на пощенско оборудване;

2.11. общ списък на въздушните пощенски услуги (наричан „Списък CN 68”), който следва всяка година да бъде актуализитран. Избраните пощенски оператори трябва да предават актуалната информация на Международното бюро до 1 октомври на съответната година, Междубнародното бюро от своя страна следва да публикува актуализирания CN 68 формуляр преди края на разглежданата година. Промените следва да влязат в сила на 1 януари следващата година;

2.12. списък на въздушните пощенски разстояния, изготвен в сътрудничество с въздушните превозвачи.

3. То публикува също:

3.1. наръчниците на Конвенцията и на Споразумението за услугите по пощенските плащания;

3.2. другите актове на ВПС, анотирани от Международното бюро;

3.3. многоезичен речник за международната пощенска служба;

3.4. Parcel Post Compendium Online (PPCO) на уебсайта на ВПС.

4. Измененията, внесени в различните публикации, изброени в параграфи от 1 до 3, се съобщават с окръжно писмо, бюлетин, притурка или по друг подходящ начин. Все пак, измененията в публикациите, посочени в § 2.11 и § 2.12, както и датата на влизане в сила на тези изменения, се довеждат до знанието на страните-членки и избраните пощенски оператори по най-бързия път (въздушен или земен), в най-кратки срокове и в най-подходяща форма.

5. Публикациите, издадени от Международното бюро, се доставят на избраните пощенски оператори според следните правила.

5.1. Всички публикации, с изключение на тази, посочена в параграф 5.2, се доставят в 3 екземпляра, от които единият на официалния език. Другите два се доставят или на официалния език, или на езика, поискан съгласно член 155 от Общия правилник.

5.2. Списанието „Union Postale” се доставя на бройки, пропорционални на единиците за членски внос, определени на всяка страна-членка и избран пощенски оператор в приложение на член 150 от Общия правилник.

5.3. Над доставения безплатен брой екземпляри, въз основа на правилата, предвидени в параграф 5.1, страните-членки и избраните пощенски оператори могат да получат публикациите на Международното бюро по цената на себестойността им.

6. Публикациите, издадени от Международното бюро се изпращат също до Регионалните съюзи.
Член RC 219

Срок за пазене на документите

1. Документите от международната служба трябва да бъдат пазени за период минимум от 18 месеца, считан от деня след датата, за която тези документи се отнасят. При все това, ако документите са възпроизведени на микрофилми, микрофиш или друг аналогичен носител, те могат да бъдат унищожени, след като се констатира, че възпроизвеждането е удовлетворително.

2. Документите, относно спор или рекламация, трябва да бъдат пазени до приключване на въпроса. Ако рекламиращия избран пощенски оператор редовно уведомявана по заключенията от анкетата, остави да изтекат 6 месеца от датата на съобщението, без да направи възражение, въпросът се счита за приключен.
Член RС 220

Формуляри

1. Формулярите трябва да бъдат съобразно приложените образци.

2. Текстовете, цветовете и размерите на формулярите, както и другите характеристики, такива като запазено място за написване на баркодове, трябва да бъдат тези, които предписва настоящият Правилник. Всеки път, когато една разменна станция трябва да бъде изразена върху пощенски формуляр, се прилагат специалните правила в член RC 166.16.

3. Формулярите за ползване от клиентите трябва да съдържат в междуредието превод на френски език, когато те не са отпечатани на този език.

4. Формулярите за ползване от избраните пощенски оператори за техните взаимни отношения трябва да бъдат редактирани на френски език, с или без превод в междуредията, ако заинтересованите избрани пощенски оператори не са разпоредили друго с пряко споразумение.

5. Формулярите, както и техните евентуални копия трябва да бъдат попълвани по такъв начин, че указанията да бъдат ясно четливи. Оригиналният формуляр се изпраща на съответния избран пощенски оператор или на най-заинтересованата страна.

6. Следните формуляри се считат като формуляри за използване от клиентите:

1. За изпълнението на някои разпоредби от Правилника може да е необходимо приложението на някои стандарти. Страните-членки и избраните пощенски оператори би трябвало да се отнасят към съответните публикации, съдържащи стандартите, одобрени от ВПС.

2. Освен в случаите, когато изрично е упоменато в Правилниците изискването за прилагане на ВПС стандарти, тяхното приложение е с факултативен характер. Въпреки това, страните-членки и избраните пощенски оператори се съветват да се придържат към съответните стандарти на национално и международно ниво, с цел повишаване на ефективността при обработка и съвместимостта на системите и процесите между страните-членки и избраните пощенски оператори.

3. Приложението на стандарт на ВПС следва да се изпълнява в неговата цялост. Страните-членки и избраните пощенски оператори следва да осигурят спазването на определените изисквания за прилагане на даден стандарт. Те могат да се отклоняват от препоръчаните насоки само до степен, определена в съответния стандарт.