Бази от данни Съдържание Необходимост от бази от данни Определение и характеристика

Създаване на файл за база от данни на Access

Преди да се създадат таблиците и останалите елементи на базата от данни, е необходимо да се създаде самият файл, който впоследствие ще съдържа базата от данни. За целта е необходимо:

Изпълнява се командата File | New Database…; или Ctrl+n; или се натиска бутон New Database, в резултат на което се отваря диалогов прозорец New (вж. Фиг. 4.1).

Фиг. 4.1.

От диалоговият прозорец се избира Blank Database и се натиска бутон OK. В резултат на това действие се отваря друг диалогов прозорец (вж. Фиг. 4.2.).

Фиг. 4.2.

В диалоговата кутия File name следва да се въведе името, което ще има новият файл на базата от данни. За това име важат правилата за имената на файловете на използваната операционна система. Access сам ще постави разширение на името на файла MDB.

След натискане на бутон Create, Access създава файла и отваря празен диалогов прозорец, аналогичен на този от Фиг. 3.2.

Отваряне на съществуващ файл за база от данни на Access

За отварянето на вече съществуващ файл се изпълнява команда File | Open Database…; или C+n; или се натиска бутон Open от лентата с бутони Standard. От появилият се диалогов прозорец се избира името на файла и се отваря до Фиг. 3.2. с бутон Open.

Възможни подходи за създаване на таблица

Независимо дали е отворен съществуващ файл или току-що е създаден нов, то за създаване на нова таблица трябва да е активна страницата Tables на диалоговият прозорец Database (Фиг. 3.2.) и след това да се натисне бутон New. В резултат на това се отваря диалогов прозорец New Table (вж. Фиг. 4.3.), в който трябва да се избере начинът по който ще се създава новата таблица.

Фиг. 4.3.

В прозорец New Table има възможност да се избире една от следните възможности:

 

Design View – при избор на тази възможност се използват всички възможности на Access за изграждане на таблица;

 

Table Wizard – при избор на тази възможност могат да се създадат множество таблици на базата на готови шаблони за таблици или ако е необходимо могат да се комбинират отделни полета от различни шаблони в новосъздаваната таблица. Тази възможност определено е за предпочитане пред Datasheet View;

 

Import Table – тази възможност се използва за създаване на нова таблица, която по своята структура съответства на вече съществуваща в друг файл таблица. След като се копира съществуващата таблица в новия файл, може да се наложи тя допълнително да бъде редактирана за да се пригоди за конкретните нужди.

 

Link Table – тази възможност се използва, когато се създава нова таблица, която трябва да се свърже към таблици, съществуващи в друг файл.

Като обобщение следва да се посочи, че всека една от тези възможности има своето място в ежедневната работа, но като основен начин за създаване на таблица следва да се счита Design View.

Създаване на таблица в Design View

В диалоговият прозорец New Table се избира Design View, натиска се бутон ОК, в резултат на което се отваря диалогов прозорец (вж. Фиг. 4.4.) в който се описват елементите на новосъздаваната таблица.

Фиг. 4.4.

Мрежата в Design View има три колони: Field Name (име на поле), Data Type (вид на данните) и Description (описание).

След изписване името на първото поле се преминава в полето Data Type, в което трябва да се посочи, какъв тип данни ще се съхраняват в това поле. В този момент диалоговият прозорец вече се е променил (вж. Фиг. 4.5.) и могат да се задават различни характеристики за полето.

Както се вижда от отвореният падащ списък към полето Data Type, могат да бъдат използвани различни възможности за определяне типа на описваното поле. При изпълнението на това действие, се определя:

 

Setting	Type of data	Size
Text	Текст или комбинация от текст и цифри, или числа над които няма да се извършват пресмятания – например телефонни номера.	До 255 символа или до дължината зададена с Field Size характеристиката. Access не резервира място за неизползваната част от полето.
Memo	Текст или комбинация от текст и цифри.	До 65,535 символа. (If the Memo field is manipulated through DAO and only text and numbers [not binary data] will be stored in it, then the size of the Memo field is limited by the size of the database.)
Number	Числови данни използвани за математически пресмятания. За повече информация – вж. следващата таблица.	1, 2, 4, или 8 bytes (16 bytes if the FieldSize property is set to Replication ID).
Date/ Time	Стойности представящи дата и време за годините между 100 и 9999.	8 bytes.
Currency	Парични стойности и числови данни използвани за математически пресмятания, включващи данни с 1-4 десетични разряда. Помнят се до 15 цифри отляво и до 4 отдясно на десетичната точка.	8 bytes.
Auto Number	Уникалено поредно (нарастващо с 1) число или произволно число присвоявано от Access когато се добави нов запис към таблица. Това поле не може да бъде актуализирано.	4 bytes (16 bytes if the FieldSize property is set to Replication ID).
Yes/No	Yes и No стойности, като полето може да приема само едната от стойностите (Yes/No, True/False, или On/Off).	1 bit.
OLE Object	Обект (например Excel таблица, Word документ, графики, звук или други двоични данни) свързани или вложени в Access таблицаe.	Up to 1 gigabyte (limited by available disk space)
Hyperlink	Text or combinations of text and numbers stored as text and used as a hyperlink address. A hyperlink address can have up to three parts:displaytext ѕ the text that appears in a field or control.address ѕ the path to a file (UNC path) or page (URL).subaddress ѕ a location within the file or page.The easiest way to insert a hyperlink address in a field or control is to click Hyperlink on the Insert menu.For more information, see Type a hyperlink address in Form view or Datasheet view.	Each part of the three parts of a Hyperlink data type can contain up to 2048 characters.
Lookup Wizard	Creates a field that allows you to choose a value from another table or from a list of values by using a list box or combo box. Clicking this option starts the Lookup Wizard, which creates a Lookup field. After you complete the wizard, Microsoft Access sets the data type based on the values selected in the wizard.	The same size as the primary key field used to perform the lookup, typically 4 bytes.