Модул "Фактури"

за модул “Фактури” и автоматично осчетоводяване на издадените от модула документи – фактури, известия и протоколи в ОСА 2.0

2. Следващата стъпка е да създадете номенклатура на банковите сметки, по които вашите клиенти ще превеждат парите от съответната фактура; За всяка банкова сметка попълвате данните, които са необходими на вашия контрагент за да направи правилно превода на дължимата към вас сума: код на банковата сметка, име на банката, BIC код, IBAN, адрес на банката, адрес на клона, вид валута;

4. Последната стъпка в това подменю е да създадете номенклатура на видовете плащания, по които ще се прави плащането на фактурите: в брой, по банков път, с картова сметка. За всеки вид плащане се създава номенклатурен номер, попълва се наименованието (вида) на плащането (например в касата на обект “Х” с МОЛ Иван Иванов и как ще бъдат получени парите (в брой, по банков път и т.н.)

Следващата стъпка е да се създаде номенклатурата “Типове документи” в меню “Номенклатури”.

Въвеждат се всички типове документи, които могат да се създават в модул “Фактури” и ще ползват автоматично осчетоводяване. За всеки тип документ трябва да се опише всяка колонка от описаната задължителна информация:

• 
  код на документа – чрез него лесно ще се намира съответния първичен или вторичен документ;
  
• 
  наименование на документа – трябва да бъде идентично с името на документа от модул “Фактури”. Важна подробност – ползването на еднакви имена в модул “Фактури” и модул “Счетоводство” – по-точно в меню “Документи”, подменю “Първични документи” облекчава работата на професионалния счетоводител и дава възможност за унифициране на ползваните първични документи в Счетоводнота политика на съответното предприятие.
  
• 
  Категория – за всеки документ трябва да се определи каква информация следва да съдържа този вид документ – само стойност, количество и стойност, валута, валутен курс и левова равностойност или количество, цена във валута, стойност във валута и левова равностойност. Защо е важно това? Защото при отваряне на таблицата за контиране в първичните счетоводни документи, ако не е определена категорията на документа няма да се съдържат колонки, в които да се отразят исканите данни. Например, с фактура са закупени материали, които се предават в склада на съответното материално отговорно лице. Срещу типа документ например “Фактура покупки” – трябва да има категория – материален лева. Ако това не е описано за този документ или е описано, че е стойностен в лева и сме го избрали да ни служи като материален, при контирането няма да имаме възможност да отразим количество на придобитите активи. Затова е важно да сме определили всеки от ползваните от нас документи, каква е неговата категория от гледна точка на това, каква информация искаме да отразяваме в него – само стойност, само валута, само количество в лева или само количество във валута.
  
• 
  Брой мерки – тук трябва да се отрази за материалните документи колко броя мерки ще обслужват – например ако трябва да отчитаме брой животни и килограми – срещу Акт за приплоди – трябва да запишем, че с този документ ще трябва да отразяваме две мерки – брой и килограми;
  
• 
  Отношение с ДДС – трябва да определим има ли или не документа отношение с ДДС. Тази информация е важна, защото е свързана с по-нататъшната обработка на информацията в тези документи;
  
• 
  Стандартни документи по ДДС - трябва да се опишат какви са стандартните документи по отчитане на ДДС, на които отговаря избраният от нас документ – например нашият тип документ е 71 Фактури покупки - материален в лева – отговаря на данъчен документ “Фактура”. По този начин когато се отразява този счетоводен документ (в примера е покупка) в дневника за покупки ще бъде попълнено името “Фактура” и код 01 и това име отговаря на чл. 113 от Правилника за прилагане на ЗДДС.
  
• 
  Печат на ордери – полето се попълва само за онези документи, при които е задължително да отпечатваме и ордери за плащане – разходен касов ордер или приходен касов ордер. Например, когато имаме продажна фактура платена в брой и предприятието иска веднага да се попълни и ПКО, в този модел точно в това поле ще трябва да си запише, че се издава ПКО.
  

Следващата стъпка е създаване на конкретните модели на документи, които ще обслужват и автоматичното осчетоводяване на издадените от модул “Фактури” първични документи. За да се създадат конкретните модели се ползва меню “Номенклатури”, подменю “Модели на документи”:

За всеки модел на документ се попълва следната информация:

• 
  Име – то би трябвало да е идентично с името на модела в подменю “Осчетоводяване на фактури”;
  
• 
  Тип документ – трябва да бъде като описания тип в подменю “Осчетоводяване на фактури”
  
• 
  папка – папката, в която ще се съхранява като счетоводно записване съответния модел – например Фактура – продажби лева – като модел ще се обработва и съхранява в папка “Продажби”;
  
• 
  в кой от дневниците по ДДС ще участва – в продажби, в покупки, или и в двата дневника – например протокол по чл. 163а взема участие и в двата дневника, протокол за ВОП – участва и в двата дневника;
  
• 
  сметка по дебита – по подразбиране – например при фактура, плащана по банков път, това може да бъде сметка „клиенти”, при протокола може да бъде сметка от група 49, която се ползва като транзитна сметка;
  
• 
  сметка по кредита – по подразбиране – например при фактура за продажба на продукция по подразбиране ще бъде сметка 701 Приходи от продажба на продукция;
  
• 
  създаден на – това поле само показва датата и часа, на която е създаден моделът. Не може да се редактира.
  
• 
  редакция - оттук може да се извършва редакция на вече създадени модели. Редакция може да се прави по всяко време и във всички колони.
  
• 
  Редове – оттук може да се открие нов ред за създаване на нова контировка.
  
• 
  Изтриване – оттук може да се изтрие вече създаден модел.
  

Накрая, след като изпълните описаните по-горе стъпки, трябва да отворите меню “Настройки”, подменю “Осчетоводяване на фактури”. В това подменю за всеки тип документ, който се издава от модул “Фактури” следва да се попълни описаната в менюто информация. Защо това се прави тук и защо е толкова важно? Защото ако желаете всички типове документи, които се издават от модул “фактуриране”, след като бъдат издадени да ги осчетоводите автоматично, точно тук трябва да бъдат описани като такива за автоматично осчетоводяване. След като бъдат означени по този начин следващата стъпка ви дава възможност само да кликнете върху документа, който сте избрали и той ще бъде отворен като “Първичен документ” за осчетоводяване от меню “Документи”, подменю “Първични документи”.

За всеки документ в подменю “Осчетоводяване на фактури” следва да се попълнят три полета: тип документ (вече обяснихме за типовете документи, използвани от модул “Фактури”), какъв е видът на плащане за съответния тип документ – обръщаме внимание, че за един тип документ може да има само един начин на плащане – в брой, или по банков път или с карта и т.н., и моделът, който трябва да се търси при автоматичното осчетоводяване на съответния документ от меню “Фактури”.

Защо е важен моделът на документа, който ще се осчетоводява? Моделът дава възможност да се автоматизира дейността по осчетоводяване на различните видове документи по продажбите, издавани от модул “Фактури”. Например за продажната фактура се съставят определени счетоводни записвания, които се повтарят за всяка издадена фактура, свързана с оказаната дейност. По аналогичен начин счетоводните записвания се повтарят и за издаваните известия или за протоколите. Описани в модела, тези документи съдържат еднакви счетоводни записвания, които се отнасят и за следващата фактура или друг документ. Ползвайки модела няма да се преминава през всички записи за първичен документ, защото програмата генерира всичко това за съответния документ според избрания модел. Разбира се модели на документи може да има и за други видове повтаряеми счетоводни записвания – например начисляване на заплати и осигуровки, начисляване на амортизации и др.