Стил, съдържание и форма на деловите писма

7 задължително следните елементи:
 Адрес на изпращача (адресант);
 Адрес на получателя (адресат);
 Номер (входящ или изходящ) и дата;
 Съдържателна част;
 Приложение;
 Подпис(и);
 Инициали на съставителите и печат.
Оформянето на тези елементи (рубрики) става при следната последователност:
1. След задължителното горно поле, данните на адресанта се оформят обикновено в ляво (ако бланката не ги съдържа), на средата на страницата или след текста (след текст: За делови контакти), а в дясно, малко след средата на страницата - адресът на получателя, предшестван от думата “ДО”, по следният начин:
 наименование - с главни букви (ако трябва да се посочи и структурното подразделение, то се написва на следващия ред, с малки букви); местонахождение - улица, ж.к., блок, вход - с малки букви; населеното място - с главни букви, през интервал (с разредка), след един междуредов интервал;
 писмото е адресирано до получател, намиращ се в същото населено място - вместо наименованието му, се пише “Т У К”, с главни букви, с разредка;
 писмото е адресирано до повече от един получател - адресите се предшестват от думата “КОПИЕ” (с главни букви).
2. Предмет на писмото - формулира се след реквизита
“ОТНОСНО:”(с главни букви, с табулатор) след два междуредови интервала от адресите. Предметът съдържа кратко, в едно изречение, поводът за написване на писмото. Пише се с малки букви, без точка накрая и се подчертава. Когато изречението продължава и на следващия ред, то се оформя в блок, с изравнени страни.
3. Официално обръщение (ако това е необходимо, след един междуредов интервал от “Относно”), написано с главни букви, с

8 табулатор, без съкращения. То може да съдържа длъжностното наименование на лицето, или неговото фамилно име (например:
ГОСПОДИН ДИРЕКТОР, ГОСПОДИН ПЕТРОВ). Отделя се със запетая.
4. Съдържателна част - след един междуредов интервал от обръщението, с нейните три части: увод; изложение; заключение.
Съдържанието трябва да засяга един проблем, за да бъде класифицирано в архива. Лявото поле е по-голямо от дясното, за да може текстът да се чете по-удобно след перфорирането и поставянето на писмото в папка.
5. Приложение - когато писмото е съпроводително (съобщава се за изпращането на някакъв документ), реквизитът “ПРИЛОЖЕНИЕ” се пише с главни букви, на разстояние един междуредов интервал след текста. С поредна номерация, оформена в блок се изреждат заглавията на приложенията, като в края не се поставя точка.
6. Длъжностни наименования (подписи) - техният брой е различен
(в зависимост от съдържанието), след един или два междуредови интервала след “Приложение”. Длъжностното наименование на лицето, подписало писмото се оформя в дясно, след средата на страницата, с главни букви и срещу него се полага саморъчен подпис. На вторият ред, малко под длъжността, малко под подписа, в скоби се написва съкратено званието му (ако има такова), собственото име съкратено, а фамилното - изписано, с малки букви (например: д-р К. Попов).
Когато писмото е подписано от две лица, подписите се разполагат по мястото им в служебната йерархия: на по-нискостоящия - в ляво, от началото на полето, а на по-висшестоящия - в дясно, малко след средата на страницата. При английската кореспонденция тези елементи са в ляво на страницата.
7. Инициали на съставителите - този реквизит е в ляво, след един междуредов интервал. Вписват се инициалите (с главни букви) на съставителя на писмото и на този, който го е написал, с главни букви, отделени с наклонена черта, без интервал (ЛБ/КС).
След като писмото бъде подписано от съответните длъжностни лица, то се подпечатва с кръгъл печат, поставен върху част от длъжността на по-висшестоящия, а не върху неговият подпис. Печатът потвърждава

9 оригиналността и достоверността на документа, а също така предпазва и от фалшифициране. Без него, той е невалиден.
Удостоверителният надпис за издаваните преписи се оформя с изразите: “Препис!” - в горния десен ъгъл на листа, с малки букви, подчертава се; “Вярно с оригинала!” - в левия долен край (с главни букви), след името или имената, които са визирали материала. Под името на лицата, подписали оригинала, в скоби се написва буквата (п), за да се знае, че именно те са подписали оригинала. Следва подпис на лицето, направило справката и сверило преписа с оригинала, дата и печат.
При писане на делови писма много често се налага да се пише послеслов (the postscript or P.S.). Според някои автори това говори за разсеяност и трябва да се избягва, но в определени случаи той има определена функция – за привличане на внимание, за подчертаване на нещо важно, споменато в писмото, на което трябва да се акцентува или да се отправи специално предложение.
Деловото писмо се написва най-малко в два екземпляра, като щемпелът за класиране и обвързване на преписките се поставя само върху екземпляра, който остава в архива на институцията.
Изискванията за оформяне на този най-често съставян документ, като адреси, съдържание, обръщение, подписи, важат и при изготвянето на други документи от ежедневната практика, като молби, заповеди, решения, оферти и др.
Деловото писмо е средство за установяване на бизнес контакти, на делови връзки и взаимоотношения. Много важно е, то да бъде правилно съставено и оформено и да съдържа толкова информация, колкото е необходима за неговото предназначение. Това неминуемо ще утвърди авторитета и престижа на институцията, която пишещият представлява.
Не се пишат писма, при негативни емоционални състояния, защото може да бъде засегнат деловият партньор. В такива ситуации е желателно да се размисли, да се осъществят контакти по телефона или лични срещи - това ще помогне да се запази добрият тон. Не на последно място - това е и визитната картичка на съставителя на документа.
На следващата фигура са дадени примерни изрази за оформяне на деловото писмо – уводни фрази, обръщения и изрази за заключение:

10

Изтегляне 4.22 Mb.

Сподели с приятели: