Доклад №0000000709 1 за извършен одит на финансовото управление на бюджета и имуществото на

Ниският относителен дял на усвоените средства е резултат от неподходящи и непоследователни управленски решения ръководството на ДФЗ и УО на ПРСР – дирекция „Развитие на селските райони” в МЗХ при планиране и откриване на периоди за прием и неадекватната оценка на административния капацитет, които създават риск от намаляване на положителните ефекти от прилагането на програмата и увреждане на финансовите интереси на кандидатите.

Към 30.06.2009 г. по мярка 121 не са сключени договори по 872 проекта, което е 44 на сто от общия брой на постъпилите за одитирания период заявления. По мярка 112 не са сключени договори по 3 971 проекта, което е 76 на сто от общия брой на постъпилите за одитирания период заявления. За останалите мерки от ПРСР са постъпили 1 887 заявления, но договори не са сключвани.
2. Необезпечаването на процеса по разглеждане и оценяване на постъпилите проекти в нормативноопределените срокове, от страна на ръководството на ДФЗ с необходимия експертен ресурс, съответстващ на сложността и обема на работата е довело до свръхнатрупване на заявления и пренатовареност на администрацията.

Установеното забавяне при обработката на заявленията е резултат от недобро управление на дейностите по мерките, в т.ч. неритмичност на приема на заявленията в условията на съпътстващ процес на изграждане на необходимия административен капацитет.

Неспазването на сроковете, определени с наредбите е по-значително по м. 121, сравнено с м. 112. Относителният дял на заявленията по м. 121, за които сроковете за обработка са спазени е едва 25 на сто от проверените при одита досиета.

В 43 на сто от проверените проекти по САПАРД е установено неспазване на сроковете за обработка на документите.

За отдел „РБА” постъпилите проекти са два пъти по-малко от числеността на персонала и съпоставката на броя на постъпилите заявления с числеността на служителите в отдела показва, че един служител е обработил 0.5 заявления за одитирания период. Ефикасността за отдела е изключително ниска, сравнена с броя на заявленията обработени в останалите отдели на ДФЗ.

Показателен е резултатът от сравнителния анализ на натовареността на служителите на отдел „РБА” (0.5 заявления на един служител за 18 месеца) и отдел „ПМРСР” (1.5 заявления дневно на един служител).

Резултатите показват, че съществуващите в някои от отделите на ДФЗ, ЦУ резерви за подпомагане дейността на отдел „ПМРСР”, ЦУ не са използвани рационално за преодоляване на забавянията при обработката на заявленията по програмата.

• 
  схеми за единно плащане на площ - съотношението е 0.18 лв./бр. за възнаграждения на персонала;
  
• 
  отдел „ПМРСР” в ЦУ, ОРА и РРА - 1 298 лв./бр. за възнаграждения на персонала;
  
• 
  отдел „СПМ”, сектор „Вино” - 595 лв./бр. за възнаграждения на персонала за обработката на едно заявление
  
• 
  отдел „ТИ” - за 2008 г. – 401 лв./бр.; за полугодието на 2009 г. – 122 лв./бр. и осреднено за периода – 261 лв./бр. за възнаграждения и издръжка на дейността
  

За гарантиране на принципа за икономичност при разходването на бюджетните средства е подходящо съотношението ползи/разходи да бъде наблюдавано и анализирано.

Контролните дейности, елемент на системата за финансово управление и контрол (СФУК), не са прилагани последователно и не са действали ефективно през одитирания период.

За отдел „ДПП” най-значимият проблем при прилагането на схемите за плащане на площ е наддекларирането на площи, допустими за подпомагане по определените критерии. Относителният дял на недопустимите, поради напълно необработване площи е изключително висок (68 на сто от установените при проверките недопустими площи) и показва, че е необходимо да се предприемат коригиращи действия от ръководството на ДФЗ. Броят на кандидатите, заявили изцяло установени необработвани площи е сравнително нисък - шест, но заявените от тях площи са 68 на сто от общия размер на недопустимите площи, установен при проверките на Сметната палата. За частично недопустимите площи, съотношението е обратнопропорционално.

За отдел „ДПП” проблемна област е документирането на осъществените действия. За данните, които са генерирани и се съдържат в системата не се изготвят контролни листове на хартиен носител, което не е в съответствие с писмените правила в Правилника за работа на ОДПП (версия 7).

Не са създадени писмени правила за обмен на информация между отделите „ДПП” и „ТИ” във връзка с ПнМ, които да гарантират точното прилагане на Консолидирания план за действие за подобряване функционирането на ИСАК, утвърден от министъра на земеделието и храните.

Липсата на писмено въведени процедури за комуникация между отдели „ДПП” и „ТИ” като елемент на СФУК, показва че системата не гарантира изпълнението на задачите законосъобразно и в срок.

Относителният дял на установените пропуски е висок и обхваща 25 на сто от проверените проекти и поражда висок риск за законосъобразното одобряване на проектите. В 25 на сто от проверените случаи контролните дейности извършени от експертите на отдел „ПМРСР” не са постигнали целта си – да предотвратят или коригират нередности, различия и грешки.

Практиката съществуващите несъответствия, неясноти и нередности да не бъдат посочвани при оценката за съответствие/несъответствие в контролните листове е неприемлива. Вписването им в края на контролния лист (ред „забележки”) не минимизира в достатъчна степен риска от допускане на кандидат, неотговарящ на критериите за допустимост и сключване на договор при липсата на документи, доказващи съответствие. Оформянето на положителна крайна оценка за съответствие, преди да бъдат отстранени неяснотите и нередностите, поради невъзможност за спазване на нормативноопределените срокове за разглеждане на заявленията, води до ангажирането на допълнителни човешки, времеви и материални ресурси.

При изпълнение на платежната функция на агенция САПАРД не са прилагани процедурните правила за замразяване/спиране на финансирането при установяване на съмнения за нередности (свързаност между лица) до произнасянето на компетентния орган . Системата за финансово управление и контрол не гарантира, че дейностите са изпълнявани законосъобразно и рискът от изплащане на финансова помощ на нередовни, поради свързаност кандидати, не е минимизиран.

Липсата на последващ контрол върху дейността на експертите, извършващи проверките за съответствие не гарантира, че контролните дейности са действали непрекъснато и са изпълнявани съобразно регламентирания в организацията ред.

Оценките за законосъобразност на обществените поръчки с възложители –общини не са извършени и документирани по правилата, в сила към момента на изготвянето им, поради което резултатите от тях и ползата, която са допринесли не могат да бъдат измерени и оценени.

Чрез въведените и действащи контролни дейности са създадени условия за ограничение на рисковете от грешки.

Длъжностните разписания и поименните разписания на длъжностите за одитирания период не са изготвени съобразно нормативните изисквания. Не са включени реквизити за професионален опит и „минимална” и „максимална” основна месечна заплата по длъжности.

Разходите за парични награди и материално стимулиране на служителите, изпълняващи функции по усвояване на средства по структурните фондове и предприсъединителните програми на ЕС и на служителите, изпълняващи дейности по линия на техническа помощ от ПРСР са извършени при спазване на нормативните изисквания, с изключение на допуснато нарушение през месец декември 2008 г. при изплащане на средства за допълнително възнаграждение в размер на 2 048 279 лв., без наличие на заповед на изпълнителния директор.

Не е осъществяван предварителен контрол преди извършване на разходи за заплати и други възнаграждения на персонала от ДФЗ. Системата на двойния подпис не е прилагана върху ведомостите за начислените заплати и други възнаграждения на персонала за периода от месеците февруари до декември 2008 г. и за месец март 2009 г., с което не са спазени изискванията на действащите през одитирания период две редакции на вътрешните правила относно СФУК на ДФЗ.

Разходите за заплати и допълнителни възнаграждения (ДМС и парични награди) на персонала по трудови правоотношения са отчетени вярно и точно при спазване на ЕБК и индивидуалния сметкоплан на ДФЗ.
3. Утвърдените с план-сметките на ДФЗ за 2008 г. и за 2009 г. средства за възнаграждения за лица по извънтрудови правоотношения са усвоени съобразно предназначението на разходите.

Условията и редът за възлагане изпълнението на дейности на лица по извънтрудово правоотношение не са регламентирани с вътрешен акт.

Не е осъществяван през одитирания период предварителен контрол преди поемане на задължение, поради непредоставянето на документите на финансовите контрольори.

Неефективното действие на предварителния контрол през одитирания период и на системата на двойния подпис преди извършване на разход (през 2008 г.), в нарушение на чл. 13, ал. 3 от ЗФУКПС, са предпоставка за извършване на плащания на лица по извънтрудови правоотношения, без наличие на документи и подписи, доказващи изпълнението на възложената с договори работа (950 лв.) или участието на резервни членове в работата на назначени от ръководителя на ДФЗ комисии (2 500 лв.).

Не е утвърден ред за завеждане и съхраняване на договорите, поради което оригиналите на част от тях не са налични в ДФЗ.

При осъществяване на контрола, свързан с приемане на извършените дейности от изпълнителите и с разрешаване на плащанията се констатираха пропуски, довели до изплащане на средства за неизвършени дейности и завишаване размера на договорените суми.
5. Проверените разходи за текущ ремонт на сгради, консултантски услуги и поддръжка на софтуер са документално обосновани. Установени са пропуски и грешки при документалната обоснованост на изплатените разходи в размер на 2 563 017 лв. за част от договорените консултантски услуги.

През одитирания период предварителният контрол преди извършване на разход не е осъществяван ефективно, в резултат на което не са предотвратени рисковете от грешки. Системата на двойния подпис не е прилагана непрекъснато, с което са нарушени нормативните изисквания.

Допуснати са неточности при осчетоводяването на авансови плащания по договори. Неправилно са отчетени капиталови разходи –основен ремонт и придобиване на ДМА и НМДА като разходи за текущ ремонт и разходи за поддръжка на хардуер, като разходи за поддръжка на софтуер.

6. В ДФЗ не е въведена писмена процедура за реда и начина относно осъществяването на краткосрочно командироване на служители и външни за ДФЗ лица в чужбина – от инициирането до отчитането на командировъчните разходи, в т. ч. и за случаи на неосъществено пътуване.

Не е извършван предварителен контрол преди поемане на задължение – преди издаване на заповед за командировка в чужбина, което е довело до извършване на незаконосъобразни разходи в размер на 2 201 лв. за три самолетни билета по маршрута София-Дюселдорф-Копенхаген-Мюнхен-София .

В ДФЗ не са договорени условия и не е въведен механизъм, чрез който да се контролира точното спазване и отчитане на задълженията на изпълнителите, свързани с договорените отстъпки при закупуване на самолетни билети за нуждите на ДФЗ.

Разходите за краткосрочни командировки в чужбина са отчетени при спазване изискванията на НСКСЧ, ЕБК и Индивидуалния сметкоплан на ДФЗ.
7. Капиталовите разходи за придобиване на ДМА и НМДА са документално обосновани и са извършвани в рамките на утвърдените по план-сметката на ДФЗ средства. Придобити са дълготрайни материални и нематериални активи за осъществяване на дейността на ДФЗ.

Предоставените за безвъзмездно управление имоти са недостатъчни за осигуряване на дейността, което е наложило ръководството да предприеме действия за наемане на офис помещения, съобразно предвидените по бюджета на ДФЗ разходи за наеми. Управлението и отчитането на имуществото в ДФЗ е в съответствие с нормативните изисквания, като са допуснати следните пропуски и неточности: в действащите вътрешни документи относно счетоводното отчитане на ДМА не са определени срокове за представяне на информацията за движението на ДМА в отдел "Финансово-счетоводен” от съответните длъжностни лица; прилаган е различен подход при осчетоводяване придобиването на идентични ДМА ; приключен основен ремонт през 2003 г. продължава да се отчита като незавършено строителство; счетоводно не е заведен безвъзмездно предоставен за управление недвижим имот; не е изписана на разход и не е отчетена по задбалансова сметка земята, върху която е построена административната сграда на ДФЗ; не са застраховани за 2009 г. всички имоти – публична държавна собственост, предоставени на ДФЗ за безвъзмездно управление.

От възложителя са възприети негативни практики свързани с липса на поставени конкретни изисквания към икономическото и финансовото състояние, техническите възможности и квалификацията на участниците в обявленията за обществените поръчки, а се изискват документи за доказване на съответствието с тези изисквания; неправилно използване на показатели, които нямат връзка с параметрите на изпълнение на обществената поръчка, а се отнасят до качествата на участниците.

Липсата на ясни и точни указания за оценка по част от показателите (подпоказателите) в методиките за оценка са довели до прилагане на субективен подход при оценяване на офертите от комисиите.

Определените със заповеди на възложителя комисии не във всички случаи включват в състава си лица, притежаващи опит и квалификация в съответствие с предмета и сложността на обществената поръчка. В значителна част от проверените процедури в работата на комисиите вземат участие и подписват протокола на комисията и резервните членове, без да са документирани основанията за включването им състава на комисията.

Пропуски в планирането на потребностите от доставки и услуги и в контролните процедури са довели до разделяне на обществени поръчки с идентичен или сходен предмет, в резултат на което е приложен облекчен ред за възлагането им. Сключването на договори и/или извършването на разходи без провеждане на процедури за възлагане на обществени поръчки намалява ефективността при изразходване на бюджетни средства.

.................................................................................................................................................................................................................................................................................................

В подкрепа на констатациите от одитния доклад са събрани 324 броя одитни доказателства, които заедно с работните документи, отразяващи отделните етапи на одитния процес, се намират в Сметната палата. При необходимост лицата по