О т ч е т за дейността на сметната палата на република българия за 2008 година септември, 2009 г

През 2007 г. в агенцията не са планирани и не са отчетени собствени приходи, независимо че нормативно са предвидени възможности за реализирането на приходи.

Не е оценено значението на програмното бюджетиране, обезпечаващо целево и икономично разходване на публичните средства за постигане на заложените цели и планираните резултати. Предоставените бюджетни средства са отчетени по двете програми от програмния бюджет, докато трудовите и материалните ресурси са планирани и отчетени само по едната от тях.

От ръководството на агенцията е подценена необходимостта от стриктното спазване на изискванията за законосъобразното, целесъобразното и икономичното изразходване на бюджетните средства. Разходвани са средства без да са документирани и отчетени в съответствие с нормативните изисквания; неоснователно върху възнагражденията по договори за съвместяване е начисляван и изплащан процент за допълнително възнаграждение за прослужено време и професионален стаж; отчетени са разходи за представителни цели без да е утвърден лимит за тях; не е въведен ред и контрол при отчитането на разходите на служебните автомобили и други.

В агенцията няма утвърдени вътрешни правила за реда и организацията на възлагане на обществени поръчки. Не са прилагани разпоредбите на Наредбата за възлагане на малки обществени поръчки, въпреки че са възникнали обстоятелства за възлагане на малки обществени поръчки. Взетите управленски решения не гарантират в достатъчна степен спазването на принципите за възлагане на обществени поръчки. Причините за установените нарушения се дължат на недостатъчно упражнен предварителен и текущ контрол, както и на съществуващата практика да не се установяват предварително годишните потребности за доставка на стоки и услуги.

Констатирани са нарушения при придобиването, управлението и разпореждането с имуществото на агенцията. Не е отразена в баланса административната сграда на агенцията, не са предприети адекватни мерки за стопанисването на два от служебните автомобили.

Не е изградена функционираща система за финансово управление и контрол по смисъла на Закона за финансово управление и контрол в публичния сектор. Вътрешната нормативна уредба, регулираща контролните дейности, е недостатъчна и не осигурява надеждна контролна среда. Мониторинг и оценка на дейностите се извършва в оперативен порядък чрез ежеседмични срещи за докладване и контрол по изпълнение на задачите. През 2007 г. в агенцията няма разработена и утвърдена стратегия за управление на риска.

Счетоводната система функционира без конкретно разработени и приети правила и процедури. Организацията на счетоводното отчитане не дава увереност за пълнотата на информацията в годишния финансов отчет и не гарантира стабилна финансова дисциплина.

По време на извършения одит в агенцията са предприети действия за разработването на вътрешни документи, регламентиращи управлението и контрола на бюджетните средства за гарантиране на стабилно финансово управление.

Администрирането на приходите е извършено в съответствие с действащите нормативни актове. Отчетените приходи по бюджета на агенцията възлизат на 71 948 лв. или 118 на сто спрямо уточнения план. С най-голям относителен дял от 81 на сто са приходите от получено финансиране от Европейския съюз по Програма “Интелигентна енергия за Европа”. Приходите са събрани и отчетени в съответствие с нормативните изисквания.

Отчетените разходи са в размер на 4 267 хил. лв., или 88 на сто спрямо уточнения план. Най-голям е относителният дял на разходите за субсидии за нефинансови предприятия – 60 на сто от общите разходи на агенцията. Част от разходите не са отчетени в съответствие с нормативните изисквания, което е довело до неточното и невярното представяне на финансовата информацията в годишния финансов отчет на агенцията за 2007 г.

Системата за финансово управление и контрол в агенцията не е актуализирана напълно в съответствие с изискванията на Закона за финансово управление и контрол в публичния сектор. Приетите правила и процедури не са прилагани във всички случаи, което е довело до несвоевременното предотвратяване на пропуски и грешки в дейността на агенцията и до неикономичното изразходване на бюджетните средства.

При осчетоводяването на някои стопански операции са допуснати грешки и пропуски относно прилагането на нормативните изисквания, което е довело до неточното и невярното представяне на финансовата информация в годишния финансов отчет за 2007 г.

При проведената процедура за възлагане на обществена поръчка по реда на Закона за обществените поръчки от агенцията не са изпратени до Европейската комисия за публикуване в “Официален вестник” обявлението за процедурата и информацията за сключения договор, въпреки че стойността на обществената поръчка изисква обявяване в рамките на Европейския съюз. При възлагането на малките обществени поръчки в агенцията не са спазвани утвърдените вътрешни правила за реда за провеждането на процедурите за възлагане на обществени поръчки по реда на Закона за обществените поръчки и Наредбата за възлагане на малки обществени поръчки.

Администрирането на приходите по бюджета е в съответствие с действащите нормативни актове. Общият им размер възлиза на 1 955 хил. лв. Изпълнението на приходната част на бюджета е 164 на сто спрямо утвърдените приходи. С най–висок относителен дял от 97 на сто, или 1 895 хил. лв. в отчетените приходи, са държавните такси.

Общият размер на извършените разходи през 2007 г. е 12 470 хил. лв. или 99 на сто от уточнения план. От тях с най-голям относителен дял - 70 на сто, или 8 775 хил. лв. са разходите за реклама, журналистически обиколки и за участие в туристически изложения и борси, в изпълнение на държавната политика в областта на туризма за популяризиране на България като атрактивна туристическа дестинация на международните и вътрешни пазари.

Установени са случаи на неправилно отчитане на разходите по параграфи и подпараграфи от Единната бюджетна класификация, което оказва влияние върху коректното и точното отразяване на информацията в отчета за касовото изпълнение на бюджета на агенцията към 31.12.2007 г.

В агенцията не е създадена добра организация за управлението на имуществото. Приемането и предаването на активите е извършвано без присъствието на оторизираното за това лице; не са изготвяни складови разписки и приемо-предавателни протоколи за активите при назначаването на нови длъжностни лица, а наличните протоколи не са пълни и не съдържат всички необходими реквизити.

Действащата система за финансово управление и контрол не е актуализирана съгласно изискванията на Закона за финансово управление и контрол в публичния сектор. Въведените правила не са пълни и не са прилагани във всички случаи. Не е изградена надеждна контролна среда и не са въведени процедури за разделяне на отговорностите. Не са идентифицирани и оценени основните рискове във всички дейности и процеси, които могат да окажат негативно влияние за постигане целите на организацията. Не е утвърдена стратегия за управление на риска и процедури за мониторинг и оценка на дейностите, извършвани в агенцията.

Не е изготвен и утвърден списък на планираните обществени поръчки, предстоящи за възлагане и график за провеждането на процедурите през 2007 г., не е изпратено предварително обявление за всички обществени поръчки за обнародване и за вписване в Регистъра на агенцията за обществените поръчки. Не са спазени сроковете от Наредбата за възлагане на малки обществени поръчки за изпращане на тримесечната обобщена информация в агенцията по обществени поръчки. При провеждането на голяма част от процедурите за възлагане на обществени поръчки са спазени изискванията за съответствие с разпоредбите на закона и наредбата.

На председателя на Държавната агенция по туризъм са дадени 10 препоръки за подобряване на финансовото управление на бюджетните средства и имуществото на агенцията, свързани с отчитането на стопанските операции, актуализирането на действащите системи за финансово управление и контрол, организацията на бюджетния процес, управлението на имуществото и спазването на изискванията на Закона за обществените поръчки и Наредбата за възлагане на малки обществени поръчки.
2.40. Одит на финансовото управление на бюджета и имуществото на Държавната агенция за метрологичен и технически надзор за периода от 01.01.2007 до 31.12.2007 г. (Министерство на икономиката и енергетиката)

Събраните и отчетените приходи по бюджета на Държавната агенция за метрологичен и технически надзор възлизат на 2 545 хил. лв. или 115 на сто спрямо уточнения план. От тях с най-голям относителен дял - 64 на сто, са приходите от държавни такси. Събраните приходи са законосъобразни и са отчетени в съответствие с нормативните изисквания.

Общият размер на извършените разходи през 2007 г. възлиза на 6 719 хил. лв., което представлява 99 на сто спрямо уточнения план. Разходите са документирани и отчетени в съответствие с нормативните изисквания.

Не са утвърдени вътрешни правила и процедури, регламентиращи управлението на предоставеното държавно имущество, което е довело до неефективното му управление. Предоставените за ползване и управление имоти - публична/ частна държавна собственост, надхвърлят нуждите за осъществяване на дейността на агенцията и голяма част от тях не се използват по предназначение. Застроените имоти- публична държавна собственост, не са застраховани съгласно законовите изисквания.

Системата за финансово управление и контрол в агенцията не е актуализирана съгласно нормативните разпоредби. Въведените правила и процедури по отношение управление на бюджетните средства и имуществото се прилагат частично, поради което не е упражняван своевременен и ефективен предварителен и текущ контрол.

В създадената организация и при функционирането на счетоводната система са допуснати пропуски, което е довело до непълното и неточното отразяване на имущественото и финансово състояние на агенцията в годишния финансов отчет за 2007 г.

При провеждане на обществена поръчка по реда на Закона за обществените поръчки са установени редица процедурни нарушения. Това е довело до неспазване на основните принципи за свободна и лоялна конкуренция и за равнопоставеност и недопускане на дискриминация. От агенцията е сключен договор при липса на необходимия финансов ресурс, с което е нарушена бюджетната и финансова дисциплина.

На председателя на агенцията са дадени 12 препоръки за подобряване на управлението на бюджетните средства и дейности. Те се отнасят до организацията на счетоводната система във връзка с извършване на преоценка на недвижимото имущество; отписване от балансовите сметки на дълготрайните материални активи, които са под приетия праг на същественост; спазване на изискванията на Закона за обществените поръчки и Наредбата за възлагане на малки обществени поръчки; изясняване на собствеността върху имоти, предоставени за ползване от агенцията и предприемане на мерки за издаване на актове за собственост; съставяне на регистър за предоставените имоти; застраховане на имотите; утвърждаване на вътрешни правила и процедури.
2.41. Одит на финансовото управление на бюджета и имуществото на Изпълнителната агенция „Сертификация и изпитване” за периода от 01.01.2007 до 31.12.2007 г. (Министерство на икономиката и енергетиката)

През 2007 г. е отчетено 89 на сто изпълнение на приходите (324 хил. лв.) спрямо утвърдения план. Неизпълнението на приходната част на бюджета е свързано с отпадането на необходимостта от издаване на сертификати за безопасност на стоките с маркировка на ЕС, след присъединяването на България към Общността.

При оценката на разходната част на бюджета е установено, че са спазени нормативните разпоредби за определяне и изплащане на заплатите и възнагражденията на персонала, нает по трудови и служебни правоотношения. Не е превишен плановият размер на разходите за издръжка. Отчетен е висок относителен дял на разходите за външни услуги, които са присъщи за дейността на агенцията и са отчетени в съответствие с изискванията на Единната бюджетна класификация.

На агенцията са предоставени помещения в административна сграда на бившето Министерство на икономиката. През 2007 г. е направена преоценка на част от дълготрайните материални активи и недълготрайните материални активи от външен оценител и е намалена стойността на активите със 136 хил. лв. Преоценените дълготрайни материални активи под приетия стойностен праг на същественост са отразени задбалансово.

Системата за финансово управление и контрол е действала ефективно. Утвърдена е стратегия за оценка и управление на риска за периода 2007-2009 г. Идентифицирани са рисковете и факторите за предотвратяването им.

На изпълнителния директор на агенцията са дадени препоръки за подобряване на управлението на бюджетните средства, за да не се допуска изразходване на бюджетни средства преди утвърждаване на необходимите корекции по бюджета от страна на първостепенния разпоредител с бюджетни кредити и за уреждане на взаимоотношенията с Държавната агенция по метрологичен и технически надзор във връзка с ползвана недвижима собственост.
2.42. Одит на финансовото управление на бюджета във Фонд "Тютюн" през периода от 01.01.2005 г. до 31.12.2007 г.

Бюджетният процес във Фонд "Тютюн" е осъществен при спазване на нормативните разпоредби и указанията на Министерството на финансите и на Министерството на земеделието и храните.

Установени са пропуски при утвърждаване на бюджета и разпределението на разходите по месеци и по елементите на единната бюджетна класификация. Утвърденото от Министерството на земеделието и храните месечно разпределение на бюджета за 2005 и 2006 г. не е съобразено с кампанийния характер на извършваните разходи за субсидии за нефинансови предприятия. За 2007 г. тази слабост е отстранена.

През 2005 г. и 2006 г. постъпилите приходи съответстват на планираните стойности.

Годишните разходи по бюджета на фонд „Тютюн” са извършени до размера на планираните. Неспазването на Единната бюджетна класификация при отчитане на субсидии за нефинансови предприятия през 2005 и 2006 г. е отстранено през 2007 г.

Спазвани са нормативните разпоредби при придобиване, стопанисване, застраховане и отчитане на имуществото на фонда.

През одитирания период във фонда започва изграждането на системата за финансово управление и контрол, която в края на 2007 г. е в процес на актуализиране. От 01.08.2007 г. са утвърдени вътрешни правила за финансово управление и контрол във фонда.

В Закона за тютюна и тютюневите изделия не е определен статутът на фонда по отношение на прилагането на Закона за администрацията и Закона за държавния служител. Фондът не е вписан в Регистъра на административните структури по чл. 61 от Закона за администрацията независимо, че е разпоредител с бюджетни кредити към министъра на земеделието и храните.

В правилника за управлението и дейността на фонд "Тютюн" не са определени функциите на регионалните звена на фонда, йерархичната подчиненост и контролът върху дейността им. Не са разработени и утвърдени вътрешни правила за дейността и организацията на работа в регионалните звена, които да включват реда за документиране на дейностите и определени линии на докладване за всяка извършена основна дейност, включително контролни дейности.

Базата данни на фонда е „затворен тип” и въведеният ред за достъп осигурява предпазване от унищожаване и неоторизиран достъп. Установени са пропуски при работата с данните.

Фонд "Тютюн" не е регистриран като администратор на лични данни, няма удостоверение, издадено от Комисията за защита на личните данни и не е освободен от регистрация.

В дирекция „Вътрешен одит” на фонда към 31.12.2007 г. са заети 3 от предвидените 10 щатни бройки. Не са спазени разпоредбите на Закона за вътрешния одит в публичния сектор в частта да не се възлага изпълнение на други функции и дейности, различни от дейността по вътрешен одит.

Не са нормативно регламентирани правомощията на фонд "Тютюн" за осъществяване на контрол върху бенефициентите на държавни помощи в сектора „Суров тютюн”.

Във фонд "Тютюн" не са разработени и утвърдени вътрешни правила за организацията, правомощията, задълженията, отговорностите, сроковете и контрола при финансирането на дейностите, свързани с осигуряване на тютюневи семена за посев и за сортоподдържане.

Не е регламентирана в нормативен акт или с вътрешни правила процедурата по сключване на договори за сортоподдържане, производство, съхранение, опаковане и разфасоване на тютюневи семена. Не са определени и утвърдени критериите за избор на лица, с които да се сключат договори за семепроизводство. Сключвани са договори с лица, които не са разполагали с разрешително по Закон за посевния и посадъчния материал, издадено от Изпълнителната агенция по сортоизпитване, апробация и семеконтрол.

През 2006 г. допълнителното производство на предбазови и базови семена не е утвърдено от управителния съвет.

Не са утвърдени вътрешни правила и процедури за реда за извършване на контрол по изпълнение на договорите за семепроизводство, както и правила за реда за съхранение, приемане и предаване и водене на отчетност за тютюневите семена.

В проверен при одита склад на института е установено, че не е водена пълна и точна отчетност за постъпилите и излезли от склада количества.

Не са предоставени на регионалните звена и на института писмени указания за реда за приемане и предаване, както и правила и изисквания за водене на отчетност и контрол.

Фондът не разполага с посевни норми за извършване на сортоподдържане и семепроизводство и не осъществява контрол при определяне на количествата посевен материал.

Състоянието на документацията за придобиването, движението и наличностите на тютюневи семена не позволяват проследяване на процесите и тяхното контролиране.

През одитирания период са подобрени организацията и функционирането на счетоводната система. Отстранени са слабости и грешки при отчитането, допуснати през 2005 г. и 2006 г.

На министъра на земеделието и храните са дадени следните препоръки: да се предприемат действия за нормативно регламентиране на институционалния статут на фонд "Тютюн"; да се предприемат действия за своевременно утвърждаване на корекциите по бюджета на фонда и изпращане на корекционни писма.

На изпълнителния директор на фонд "Тютюн" e препоръчано следното: да се въведе система за оценяване на трудовото изпълнение на служителите; да се определи редът за издаване и завеждане на заповедите за командировки и тяхното отчитане; да се въведе система за наблюдение за прилагането на Етичния кодекс и да се създаде механизъм за наблюдение и установяване спазването на антикорупционни процедури; да се разработят и утвърдят вътрешни правила за дейността и организацията на работа в регионалните звена; да се утвърдят вътрешни правила за организацията на дейността по управлението на човешките ресурси; обучението и повишаването на квалификацията на служителите да се извършва по утвърдени годишни програми, изготвени на базата на извършена оценка; да се изготвят методика за управление на риска и план за управление на риска; да се предоставят на регионалните звена указания по отделни дейности; да се регистрира фондът като администратор на лични данни в Комисията за защита на личните данни; да се разработи инструкция за мерки за защита на личните данни, както и мерки за защита при предаване на лични данни по електронен път; да се разграничат дейностите по вътрешен одит от дейностите по контрол по производството, изкупуването и търговията с тютюн; да се регламентират правила за управление на дейностите по сортоподдържане и семепроизводство; да се предприемат мерки да не се допуска сключване на договори за производство на тютюневи семена, неодобрени с решение на управителния съвет на фонда.
2.43. Одит на финансовото управление на бюджета на Института по публична администрация и европейска интеграция за периода 01.01.2006 г. до 31.12.2007 г. (Министерство на държавната администрация и административната реформа)

През 2006 г. по годишната бюджетна сметка на института са постъпили приходи в размер на 533 хил. лв., като преизпълнението на приходите е с 25 на сто. През 2007 г. отчетените приходи са 556 хил. лв. Постъпленията от такси за обучение формират над 90 на сто от бюджетните приходи.

През 2006 г. и 2007 г. има съществено различие в размера на приходите и разходите между първоначално утвърдения бюджет и уточнения бюджет на института към края на периода. Това индикира, че в института не се извършва реално планиране на приходите и разходите за дейността.

При съставяне на годишните счетоводни отчети за 2005 г. и 2006 г. не са спазени изискванията на Закона за счетоводството по отношение прилагането на принципите за текущо начисляване и за съпоставимост между приходите и разходите. Не са начислени хонорари на лектори за проведени обучения, за които са получени и отчетени приходи. Начисляването на тези разходи за 2005 г., 2006 г. и 2007 г. е извършено по време на одита и е отразено в отчета към 31.12.2007 г.

При сключването на договори за доставки на стоки и услуги са установени случаи на неспазване на реда и условията за възлагане на малки обществени поръчки.

Институтът притежава апартамент - частна държавна собственост, който не се води по счетоводните регистри за 2006 г. Той е оценен от лицензиран оценител и е заведен в регистрите към 31.12.2007 г.

През 2006 г. министърът на държавната администрация и административната реформа, със заповед предоставя обект Почивна база „Банкя” за управление на института. Предоставените части от обекта не са отразени по балансовите сметки на института през 2006 г. и 2007 г. Направените разходи за преустройство на почивната база, които по своята същност са разходи за основен ремонт, и през двата отчетни периода са отчитани като разходи за текущ ремонт.

В института са разработени вътрешни правила само за част от взаимно свързаните елементи на системата за финансово управление и контрол.

Управителният съвет не изпълнява функциите си по одобряване на годишната програма, по бюджета, по еднократните разходи над 30 хил. лв. и по приемането на годишния отчет.

Разработена е стратегия за управление на риска. Не са формулирани ясно правилата и нивата на отчетност и докладване и не са осигурени нива на достъп до информацията на всеки служител.

По отношение на системата за финансово управление и контрол е констатирано, че: не са разработени правила за някои елементи и по отношение на разделяне на отговорностите и за предварителния контрол за законосъобразност, а за останалите елементи на системата за финансово управление и контрол не се прилагат всички разпоредби на утвърдените вътрешни правила.