О т ч е т за дейността на сметната палата на република българия за 2008 година септември, 2009 г

При съставяне, утвърждаване и разпределение на годишната бюджетната сметка на Военновъздушните сили за 2008 г. като цяло са спазвани изискванията на нормативните актове и указанията на Министерството на финансите. При извършване на корекциите не са спазени изискванията на Правилника за прилагането на система за финансов мениджмънт в Министерството на отбраната относно писменото уведомяване на разпоредителите с бюджетни кредити от по-ниска степен за извършените промени по техните бюджетни сметки.

Установени са пропуски, слабости и нарушения при отчитане на приходите от наеми на имущества и от глоби, санкции и неустойки, както и получени застрахователни обезщетения.

Допуснати са нередности при извършването на разходи за допълнителни възнаграждения, разходи за храна и порционни пари на правоимащи лица. Пропуски са установени при командироването на служители и извършването на разходи за командировки в страната и в чужбина. Въведена е практика за съставяне на междинни обобщени отчети за касово изпълнение на бюджета, без това да е регламентирано във вътрешни актове и оповестено в обяснителните записки към отчетите на бригади в състава на Военновъздушните сили. Установени са и конкретни нарушения на изискванията на указанията на Министерството на финансите за изготвяне и представяне на тримесечните отчети за касовото изпълнение на бюджета.

За два обекта на Военновъздушните сили, включени в Единния поименен списък на обектите за строителство и строителни услуги в Министерството на отбраната и Българската армия през 2008 г., са допуснати нарушения на разпоредбите на Закона за обществените поръчки, както и на Наредбата за възлагане на специални обществени поръчки.

Забавено е централизираното организиране и провеждане на процедури в Министерството на отбраната по възлагане на обществени поръчки за доставки на резервни части и консумативи за осигуряване на безопасността на полетите и експлоатацията на авиационната техника на Военновъздушните сили в рамките на финансовата година. Това води до невъзможност за реализиране на планираните доставки и усвояване на утвърдените финансови средства в отчетната година.

Допуснатите нарушения са в резултат на липсата на ясни правила и на неефективни управленски, организационни и контролни процедури във Военновъздушните сили и Министерството на отбраната, както и на проблеми при обмена на информация и комуникация между структурни звена в Министерството на отбраната и Военновъздушните сили.

Изградената система за финансово управление и контрол в известна степен е в съответствие с изискванията на Закона за финансово управление и контрол в публичния сектор, но има елементи от нея, които липсват или не действат ефективно.

Оборотните ведомости и баланси на няколко от поделенията, съответно обобщените оборотна ведомост и баланс на Военновъздушните сили не дават вярна и честна представа за действителната стойност на активи (имоти), тъй като не са осчетоводени извършените в тях основни ремонти или реконструкция.

Установени са грешки и нередности при отчитането на дълготрайни активи и материални запаси със специално предназначение, значими по стойност. Във вътрешните актове не са прецизирани текстовете за регламентиране на счетоводното отчитане на стоково-материални запаси, предназначени за специални дейности за отбраната (без възможна двойна употреба), и доставки на дълготрайни материални активи, строителство и строителни услуги с цел унифициране на практиката в поделенията в състава на Военновъздушните сили. Допуснати са нарушения на конкретни разпоредби на Закона за счетоводството и вътрешни актове на Министерството на отбраната и Военновъздушните сили при отчитането на отделни балансови и задбалансови позиции.

Установени са пропуски при планирането на размера на приходите и разходите по бюджетната сметка на Военномедицинска академия за 2006 г. и 2007 г. По бюджетната сметка и за двете години липсва първоначално утвърден план на собствените приходи, но отчетените приходи за 2006 г. са в размер на 4 742 хил. лв., а за 2007 г. – 3 615 хил. лв. Тъй като Военномедицинска академия формира собствени приходи, първостепенният разпоредител следва да утвърждава за нея бюджет, а не бюджетна сметка. Препоръки до министъра на отбраната за утвърждаване на бюджет на второстепенни разпоредители с бюджетни кредити, които формират собствени приходи, са давани при предходни одити на Сметната палата.

Установени са пропуски при предоговаряне на няколко договора за наем, сключени преди 2006 г. Незаконосъобразно са използвани помещения за извънболнична помощ, без да са подписани анекси за удължаване на срока на действие на първоначално сключените договори между Военномедицинска академия и съответните контрагенти.

Извършени са разходи за основни ремонти, без да са утвърдени средства за такива разходи по бюджетната сметка. Направените разходи за основен ремонт неправилно са отчетени на касова и начислена основа като разходи за текущи ремонти.

Системата за финансово управление и контрол е в процес на привеждане в съответствие със законовите изисквания.

Във Военномедицинска академия не е разработена стратегия за управление на риска с процедури за идентифициране на рисковете, оценяването им, както и система за контрол и докладване. Независимо от това, в резултат от въведените контролни процедури, не са констатирани съществени пропуски и нередности при отчитане на бюджетните средства.

Установени са пропуски при отчитане на движението на дълготрайни активи между Военномедицинска академия и поделения от системата на Министерството на отбраната и Българската армия. Предоставените безвъзмездно активи са отчитани като дарения, а не като вътрешни разчети в системата на Военномедицинска академия.

Дадени са 8 препоръки, които се отнасят до приемане и допълване на вътрешни актове с цел адаптиране на съществуващите системи за финансово управление и контрол към изискванията на Закона за финансово управление и контрол в публичния сектор, както и за подобряване на счетоводното отчитане на разходите за основен ремонт и материалните активи.
2.32. Финансов одит на бюджетната сметка на Академията на Министерството на вътрешните работи за периода от 01.01.2007 г. до 31.12.2007 г.

Отчетените разходи към 31.12.2007 г. са 14 332 296 лв., което е 107.88 на сто спрямо уточнения годишен план. Това е в резултат на допълнително отпуснатите лимити за изплащане на обезщетения, вещево доволствие, текущ ремонт, и др., без да е извършена корекция на бюджетната сметка.

При отчитането на бюджетните средства не са спазени изискванията на Единната бюджетна класификация за 2007 г., като е допуснато отделни разходи да бъдат отчетени по един параграф вместо по друг. Неправилно са отчетени изплатени хонорари за участие в научни и специализирани съвети; изплатените средства за парични награди; разходи за външни услуги; разходи за материали и извършени разходи за основен ремонт. Неправилното отчитане на разходи за придобиване и ремонт на дълготрайните материални активи като текущ ремонт е резултат на въведените ограничения с Инструкцията за планиране, разходване и отчитане на бюджетните и други средства в МВР за извършване на капиталови разходи от подведомствените разпоредители в системата на МВР. Допуснато е неправилно отчитане на продукцията от дейността на столовете и бюфетите в центровете за специализация и професионална подготовка, като е изписвана ежедневно и изцяло на разход. Не са спазени изискванията за отчитане на начислена основа на приходите и разходите от дейността на столовете.

В академията са проведени пет процедури за възлагане на малка обществена поръчка чрез открит конкурс. От ръководителите на центровете за специализация и професионална подготовка са възлагани чрез отделни процедури по Наредбата за възлагане на малки обществени поръчки доставки на хранителни продукти, като не е анализирана общата им стойност за академията като юридическо лице и възложител. Процедурите за възлагане на малки обществени поръчки чрез открит конкурс са осъществени в съответствие с изискванията на Наредбата за възлагане на малки обществени поръчки. Не е изпращана информация до Агенцията за обществени поръчки за малки обществени поръчки, реализирани при условията на наредбата от Центъра за специализация и професионална подготовка по пожарна безопасност и защита на населението – Варна и от Школата за подготовка на водачи на служебни кучета – Берковица.

Установено е, че не са остойностени имоти – земи, предоставени на академията. С утвърдения правилник за настаняването и ползването на общежитията на академията са създадени процедури за оптималното стопанисване на жилищния сграден фонд. Изпълнено е изискването на закона застроените имоти да са застраховани.

В академията е изготвен план за действие с определени задачи по доизграждане на системата за финансово управление и контрол със съответните отговорници и срокове. Приета е стратегия за развитие на организацията до 2010 г.

Специфичните длъжностни характеристики, включени в щата на академията, не са утвърдени от ректора. Не са утвърдени и длъжностните характеристики за работещите по трудови правоотношения. За периода на 2007 г. в академията е прилагана наредба за организация на деловодната дейност и осигуряване режим на секретност при работа с документи на МВР. Наредбата не е актуализирана в съответствие със закона. Съществуващите елементи на системата за финансово управление и контрол не обхващат цялостната дейност на академията.

На ректора на академията са дадени следните препоръки: да се утвърдят специфичните длъжностни характеристики за държавните служители и лицата работещи по трудови правоотношения; да се утвърди правилник за документооборота на счетоводна и финансова информация; да се изгради система за мониторинг; да се въведе единен програмен продукт за обработка на счетоводната информация в третостепенните разпоредители в агенцията.
2.33. Одит на финансовото управление на бюджета на Агенцията по вписвания към Министерството на правосъдието за периода от 01.01.2007 г. до 31.12.2007 г.

Изпълнението на приходите в агенцията е 158 на сто от утвърдения план за 2007 г. Преизпълнението се дължи на увеличения брой административни услуги, предоставяни на граждани и юридически лица във връзка с вписванията по регистрите, поддържани от агенцията.

Извършените разходи през 2007 г. са 87 на сто от утвърдените и са в съответствие със законовите разпоредби.

През 2007 г. в агенцията са обявени и проведени общо 39 обществени поръчки за доставки, услуги и строителство. Установени са нарушения на наредбата при сключване на договори за доставки на IP телефони, телефонни апарати и централа, и за извършване на строителни работи на сгради на териториалните структури на агенцията във Варна, Силистра и Стара Загора. Допуснато е разделяне на обществените поръчки, с което е избегнато прилагането на по-тежки режими за избор на изпълнители. Възлагането на обществените поръчки е извършено в нарушение на Закона за обществените поръчки, във връзка с Наредбата за възлагане на малки обществени поръчки.

Сключен е договор за застраховане на служебните автомобили, като агенцията е провела обществената поръчка и е сключила договора в нарушение на Наредбата за възлагане на малки обществени поръчки, тъй като е изискала, но не е събрала най-малко три ценови оферти.

За констатираните нарушения на нормативната уредба в областта на обществените поръчки Сметната палата е информирала Агенцията за държавна финансова инспекция. При извършената финансова инспекция от Агенцията за държавна финансова инспекция са потвърдени установените от органите на Сметната палата нарушения и са съставени три акта за административни нарушения.

В изпълнение на Закона за търговския регистър през 2007 г. областните управители са предоставили на агенцията части от сгради (помещения) частна държавна собственост в градовете Габрово, Стара Загора, Тервел, Русе. В Силистра е предоставена частна общинска собственост. Предаването и приемането на собствеността е извършено с надлежно оформена документация, въз основа на която са осчетоводени активите и са отразени по баланса за 2007 г. на агенцията.

В Бургас е предоставен имот - публична държавна собственост. На сградата е извършен основен ремонт от агенцията. Стойността му е осчетоводена и отразена по баланса на агенцията, но не е увеличена балансовата стойност на сградата. Дадена е препоръка на министъра на правосъдието да се прехвърли стойността на основния ремонт по баланса на Министерството на правосъдието, тъй като сградата е заведена по баланса на министерството.

По реда на Закона за търговския регистър са предоставени от Висшия съдебен съвет помещения в окръжните съдилища за нуждите на агенцията в 19 града. В Кюстендил, Пловдив и София областните управители и председателите на окръжните съдилища не са предложили подходящи помещения на агенцията за осигуряване на дейността на Търговския регистър. С цел навремeнното стартиране на Търговския регистър ръководството на агенцията се е принудило да предприема действия за наемане на помещения под наем. За административната сграда (Централен офис) на агенцията също е сключен договор за наем.

Изградената система за финансово управление и контрол не е изцяло адекватна на изискванията на Закона за финансово управление и контрол в публичния сектор, тъй като се отнася само до финансовите процеси в агенцията. По време на одита са предприети действия за актуализирането й.

С цел осигуряване на равен достъп на всички български граждани до правосъдие, държавата финансира в определени от Закона за правната помощ случаи правната помощ на физически лица, която се осъществява от адвокати. Изразходваните средства за адвокатски хонорари и платени адвокатски съвети за проверка и заверка на предоставена правна помощ за 2007 г. са в размер на 6 228 хил. лв., или 99 на сто от общо усвоените средства по бюджетната сметка, а към 30.09.2008 г. – 5 217 хил. лв., които са 85 на сто от разходите по утвърдената бюджетна сметка. Определянето на размера на адвокатските хонорари и платените адвокатски съвети е в съответствие с изискванията, регламентирани в Наредбата за заплащане на правната помощ.

Ръководството на бюрото е организирало бюджетния процес в съответствие с изискванията на нормативните актове.

В Националното бюро за правна помощ е обявена и проведена една обществена поръчка по Наредбата за възлагане на малки обществени поръчки. Установено е, че са спазени процедурите по обявлението и провеждането й, но не е спазен определения срок за изпращане на информация до Агенцията за обществените поръчки.

Взетите решения във връзка с управлението на предоставеното имущество са законосъобразни.

В бюрото са утвърдени вътрешни правила и процедури за изграждане и функциониране на системата за финансово управление и контрол.

Констатираните слабости и нарушения в бюрото са отстранени по време на одита.
2.35. Одит на финансовото управление на бюджета и имуществото на Националната художествена академия за периода 01.01.2008 г. до 31.12.2008 г., Одит на финансовото управление на бюджета и имуществото на Национална музикална академия „Проф. Панчо Владигеров” гр. София за периода от 01.01.2008 г. до 31.12.2008 г. и Одит на финансовото управление на бюджета и имуществото на Българска академия на науките за периода от 01.01.2008 г. до 31.12.2008 г. (Министерство на образованието и науката)

При проверка за законосъобразността на собствените приходи на Националната музикална академия, Националната художествена академия и Българска академия на науките за 2008 г. се установи, че те се изпълняват в съответствие с уточнения план и са съобразени с изискванията на действащите нормативни актове.

В Националната музикална академия и Националната художествена академия през 2008 г. са положени усилия за спазване на нормативните изисквания при провеждане на процедури за възлагане на обществени поръчки. Въпреки това са допуснати случаи, при които към участниците не са поставени минимални изисквания за допустимост, договорите за възлагане на малки обществени поръчки са сключени без представяне на гаранция за изпълнение, а малка обществена поръчка е възложена без провеждане на процедура.

През 2008 г. в БАН са допуснати следните пропуски при прилагане на Закона за обществените поръчки: няма единен вътрешен нормативен акт относно обществените поръчки за цялата система на БАН; вътрешните правила за провеждане на процедури за възлагане в централно управление на БАН не са актуализирани в съответствие с промените в нормативната уредба; не е спазена разпоредба на Наредбата за възлагане на малки обществени поръчки за информиране на Агенцията по обществени поръчки.

При изпълнението и отчитането на разходите по бюджета на Националната музикална академия, Националната художествена академия и Българската академия на науките за 2008 г. са взети правилни управленски решения.

В Националната музикална академия и Националната художествена академия през 2008 г. са допуснати пропуски при отдаването на недвижимото имущество под наем.

В БАН по отношение на стопанисването и управлението на имуществото през 2008 г. се установи, че сключените договори не са изготвени съгласно Устава на БАН.

Недвижимите имоти на академията са заведени по балансите на различните самостоятелни структурни звена, както и в баланса на централното управление въз основа на исторически развили се отношения и структурни промени.

Към 31.12.2008 г. в БАН съществуват различни документи за собственост – констативни нотариални актове и актове за държавна собственост. За част от имотите не се установява наличие на никакви документи. Не са спазени изискванията на ДДС № 20 от 2004 г., като не е извършен преглед на съществуващите счетоводни оценки на всички дълготрайни материални активи. Не е застраховано недвижимото имущество.

В централното управление на БАН няма регистър на участието на БАН и нейните звена в търговски дружества, както и архив на съответните документи за регистрации и промени в участието, което е предпоставка за създаване на затруднения относно упражняване на ефективен контрол. Не е създадена система за счетоводна информираност и координация между централното управление на БАН и постоянните звена, които имат участие в дружества по Търговския закон.

В БАН са приети правила и процедури за финансово управление и контрол, които са в съответствие с нормативните изисквания, а в Националната музикална академия и Националната художествена академия през 2008 г. системите за финансово управление и контрол са в процес на адаптация със законодателството.

Препоръките на Сметната палата са следните: да се актуализират вътрешните правила за провеждане на процедурите за възлагане и контрол на изпълнението на обществени поръчки; да се определи единен ред и да се упражнява контрол при провеждане на обществени поръчки; да се изготвят цялостни правила по прилагането на глава осма “Имущество и бюджет на Българска академия на науките” съгласно устава на Българската академия на науките; да се извършат преглед и актуализация на съществуващите счетоводни оценки на всички дълготрайни материални активи; вътрешните правила за системите за финансово управление и контрол да се приведат в съответствие с изискванията на закона и други.
2.36. Одит на финансовото управление на бюджета на Националния исторически музей за периода от 01.01.2007 г. до 31.12.2007 г. (Министерството на културата)

Планираните приходи са изпълнени, но голяма част от тях не постъпват в единната сметка. Реализирани са приходи от продажба на билети за посещения в музея и неговите филиали, предоставяне на услуги, отдаване на имущество под наем, дарения чрез дарителски каси и други, но не е регламентиран редът за тяхното събиране, няма въведени процедури за отчитането им и осъществяването на контрол.

Отчетените разходи са в съответствие с планираните, но е допуснато изразходване на средства директно от касата на музея без подписа на директора - за консервация и реставрация на паметници на културата, техническо и организационно обслужване на мероприятия, научно ръководство и организация на археологически разкопки и други. Няма правила за работа извън определеното работно време на музея и за заплащане на труда на ангажираните длъжностни лица, което затруднява контрола и не гарантира законосъобразното изразходване на бюджетните средства. Редът на договаряне и счетоводно отчитане на разходите за разкопки, регламентиран с вътрешен документ, е позволил да се предоставя финансов ресурс за дълъг период от време, чието изразходване не е контролирано своевременно. Изплащани са средства на командировани лица, като не е спазван редът по Наредбата за командировките в страната.

Системата за финансово управление и контрол в Националния исторически музей не отговаря на изискванията на законодателството и не обхваща всички дейности на музея.

Голяма част от разработените правила не са актуализирани и не са утвърдени от директора. Не са разработени процедури за идентифициране и мониторинг на рисковете, няма правила и процедури по сигнализиране, проверка, разкриване и докладване на административни слабости, пропуски и нарушения. Не са въведени писмени правила и процедури за предварителен контрол както и такива, които да регламентират отдаването под наем на имущество – държавна собственост, предоставено за управление на музея. Няма писмени правила и процедури, които да регламентират реда за възлагане на обществени поръчки.

Текущото счетоводно отчитане в Националния исторически музей не е организирано така, че във всички случаи да гарантира своевременно, точно и вярно отразяване на стопанските операции и опазването на активите. Възлагането на контролни функции и отговорности по осчетоводяване на стопански операции на едни и същи лица, както и възлагането на отговорности за вътрешния финансов контрол и за организация на счетоводната дейност на едно и също лице, не съответстват на изискването за разделяне на отговорностите.