Бюджетна програма 0300.05.01 “Национален архивен фонд”

9.6 Бюджетна програма 0300.05.01 “Национален архивен фонд”

Дейността на ДАА за провеждане на държавната политика в областта на архивното дело е насочена към подобряване управлението на НАФ чрез осигуряването на необходимата нормативна база. Разработени и утвърдени от председателя са вътрешни административни актове, които уреждат дейността на агенцията и са пряко свързани с изпълняваната от нея политика и програма.

Опазването на документите е едно от най-важните условия за гарантиране правилното съхранение и доброто опазване на националното архивно наследство чрез осигуряване на специализирани архивохранилища. С наличния финансов ресурс ДАА практически не може да осигури планираното поетапното ремонтиране и оборудване на архивохранилищата на държавните архиви, съобразно стандартите за опазване на ценните документи на нацията. Поддържа се в електронен режим регистър на архивохранилищата в критично състояние. Поради крайно ограничените финансови възможности на ДАА не може да се изпълни изготвеният средносрочен план за ремонтни и строително-монтажни дейности с цел поетапно модернизиране на всички архивохранилища в критично състояние. Това поражда риск от най-висока степен от увреждане на документите, необходимост от тяхната скъпоструваща реставрация и консервация, както и за безвъзвратна загуба от НАФ.

През отчетния период се регистрира за поредна година недостиг на финансов ресурс за реализиране на ремонти на архивохранилища на отделите „Държавен архив”, като тези дейности са намалени до критичния минимум. Крайно недостатъчни са и средствата за оборудване и поддържане на архивохранилищата на държавните архиви, съгласно изискванията на действащите стандарти. Липсата на необходимата финансова обезпеченост – за извършване на необходими ремонти и оборудване на архивохранилищата на държавните архиви – структурни звена на ДАА, значително увеличава риска от увреждане и загуба на националното документално богатство, както и до извършване на скъпо струваща реставрация и консервация на увредените документи.

ДАА е единствения орган на територията на Република България, който контролира опазването на документите в деловодните служби на държавните и общинските институции и осъществява научно-методическото ръководство и контрол на организацията на работата с документите, тяхното опазване и използване. Към настоящият момент на територията на гр. София в архивохранилищна база “Биримирци” има около 7 500 линейни метра ценни архивни документа в риск, за които е необходимо спешно предприемане на мерки за тяхното преместване в подходяща за целта сграда. Очаква се комплектуване на ценни документи с постоянен срок на съхранение с фондообразователи, съгласно ЗНАФ в размер на около 5000 линейни метри. За реализирането на стратегическите цели на агенцията, е необходимо спешно изпълнение на преустройство и реконструкция на имот – публична държавна собственост, предоставен на Държавна агенция “Архиви” с Решение № 772 от 25 октомври 2011г. на Министерски съвет. Обектът се намира в гр. София, Столична община, район “Младост”, кв. 2, п-л І от НПЗ “Изток” част 1, местност “Къро” и представлява обособена част ІІІ от терен със специално предназначение и изградена върху него през 1986 г. масивна едноетажна сграда . Сградата е със застроена и разгъната площ 4619,11 кв. м., височина 10,20 м. и застроен бруто обем 47114, 92 куб. м.

След преустройство и реконструкция, в сградата ще се изгради архивохранилище за документи на хартиена основа, отговарящо на изискванията за съхранение на документи, съгласно приетите национални и международни стандарти. При изграждане на триетажна стелажна конструкция в сградата ще бъде обособена 13 857 кв. м. архивохранилищна площ.

Недостигът на финансови средства засегна и друга основна дейност за опазване на съдържанието на архивните документи – попълването на Застрахователния фонд на Агенцията със застрахователни микрофилмови копия – негатив. Това доведе през последните години до значително намаляване на броя изготвени застрахователни копия. В това отношение положителна промяна се наблюдава през 2016, когато бяха осигурени необходимите средства за плановите задачи по изготвяне на застрахователни микрофилми, което се прояви като рязко повишаване на количеството изготвени кадри спрямо полугодията на предишните години.

Недостатъчното финансиране възпрепятства и организирането на обучения и осъществяване на ефикасен контрол на служителите, извършващи реставрация и консервация в архивите, от страна на Централната лаборатория. Още повече, че при увеличаващия се брой архивохранилища в критично състояние като трайна тенденция се отчита през последните години броят на документите, които се нуждаят от неотложна реставрация и консервация, каквато поради липса на кадри и ресурси не може да се извърши в необходимия обем.

Чрез приоритетната за държавните архиви дейност от 2012 г. по въвеждане на архивни описания и дигитални мастер обекти в централизираната база на Информационната система, както и чрез тематичните сайтове, се разширяват възможностите за Интернет достъп на потребителите до научно-справочния апарат и до дигитални копия на архивни документи и техните метаданни. Базата данни на ИСДА се обогатява ежедневно в резултат на дейността на служителите на държавните архиви. С това търсенето и извличането на информация от всички потребители става все по-пълноценно и ефективно, а достъпът до архивни документи и техните копия – по-удобен и облекчен. От друга страна, постоянното обогатяване и усъвършенстване на базата чрез функционалностите на системата даде възможност да се повиши ефективността на труда на служителите от ДАА и да се подобрят процесите по управление и контрол в агенцията. Наличието на достатъчно пълна база с архивни описания, дигитални копия на архивни документи и техните метаданни в ИСДА, съвместими с международния стандарт ISAD (G), както и на специализирана функционалност на системата за експорт на данни в ХМL формат по най-разпространения професионален стандарт за архивно описание Encoded Archival Description (EAD), дават възможност за участие на агенцията в различни международни проекти, базирани на този стандарт и за обмен на данни с други архивни системи.

През отчетния период, в изпълнение на една от стратегическите цели на ДАА, продължи изграждането на дигиталния архив на ДАА като централизирана база в Информационната система на държавните архиви (ИСДА) чрез функционалностите на системата. През първото полугодие на 2016 г. в базата на дигиталния архив в ИСДА бяха добавени общо 8 689 дигитални обекта (дигитализирани архивни документи) съдържащи 26 036 файла с дигитални образи с обем 1.2 ТБ. От тях новоизготвени през 2016 г. са 4 327 дигитални обекта със 17 581 файла с дигитални образи и приблизителен обем 0.8 ТБ. Останалите 4 362 обекта с 8 455 образа с обем 0.4 ТБ са въведени в ИСДА дигитални обекти, изготвени през периода 2008 – 2013 г. извън системата и съхранявани досега на външни твърди дискове. От всички добавени през годината в ИСДА обекти само в дирекция ДРКМ са добавени 2 980 обекта с 9 678 образа и обем приблизително 0.4 ТБ или 34% от всички обекти и 37% от всички файловете с дигитални образи.

При сравнение с резултатите от първото шестмесечие на 2015 г. прави впечатление значително по-големия брой новоизготвени през системата дигитални образи и съответно обем на базата: през 2015 г. директно през ИСДА бяха изготвени 3 218 нови обекта с 11 742 дигитални образа с обем 0.4 ТБ. Резултатът за новоизготвени дигитални обекти/дигитални образи към момента е най-високият за полугодията на последните три години, през които дигитализацията се извършва през ИСДА. Това се дължи основно на насочването на ресурсите към изготвяне на нови обекти за сметка на въвеждането на обекти, изготвени през периода 2008 – 2013 г. и съхранявани на външни твърди дискове, тъй като голямата част от „старите” обекти, с изключение на масива на БКП, вече са въведени в базата на ИСДА. Втората причина е натрупаният опит за извършване на дигитализация чрез функционалностите на ИСДА.

Основните теми, по които бяха изготвяни нови дигитални обекти през 2015 г. продължиха да бъдат: дългосрочната тема “Органи на власт и управление за периода 1878 – 1944 г.” – протоколи на общински управления, постоянната тема “Особено ценни и уникални документи, съхранявани в ДАА”, теми, свързани с подготовка на сайтове, изложби и издания: „Балкански войни”, „Народен съд – ІІІ-ти състав”, Държавна художествена академия” и „Фотоархив”. През годината продължи въвеждането в ИСДА на изготвени през периода 2008-2013 г. дигитални обекти по темите „Фотоархив” и “Народен съд – ІІ-ри състав”, като всички „стари” обекти изготвени преди 2014 г. по темата за Народния съд вече са въведени в ИСДА.

Общо базата на дигиталния архив в ИСДА към 22.07.2016 включва 59 068 дигитални обекта, 194 075 дигитални образа с приблизителен обем 10.2 ТБ.

Все още извън ИСДА на външни твърди дискове се съхраняват около 9.5 ТБ с дигитални обекти, основно от масива на БКП. Въвеждането им в ИСДА и включването им като пълноценна част от базата на дигиталния архив на ДАА зависи от осигуряването на достатъчен допълнителен дисков масив и от наличните кадрови ресурси за подготовка на метаданните и въвеждането на самите образи.

Трябва да се отбележи, че значителна част от дигиталните обекти/образи, които не са отчетени като новоизготвени, а само като „стари” обекти, изготвени преди внедряването дигитализацията през ИСДА и съхранявани на външни дискове, в действителност бяха сканирани отново. Това се дължи на няколко причини. Една от тях е загубата на немалка част от тези обекти поради дефекти на външните дискове и тяхната принципна несигурност като носител на информация. Друга причина са грешките, допуснати при изготвянето на тези обекти и техните метаданни поради неспазване на методиката на дигитализация, липсата на софтуер за управление на процесите по дигитализация по времето на тяхното изготвяне и свързаната с това липса на контрол на качеството върху техните метаданни. Съществена роля за грешките при „старите” обекти има и несъответствието между метаданни и дигитални образи, което се дължи основно на изготвянето на обектите и техните метаданни като независими една от друга дейности преди стартирането на дигитализацията чрез ИСДА през 2014 г. Фактът, че вече трета година, през която дигитализацията се извършва директно чрез ИСДА, около половината от времето и ресурсите отиват за корекции, повторно сканиране и въвеждане в базата на вече отчетени като дейност дигитални обекти, изготвени без специализиран софтуер за управление на процесите, доказва, че единственият начин за устойчиво нарастване на базата на дигиталния архив на ДАА и създаване на трайни и използваеми резултати с постоянно качество, при максимално опазване на физическото състояние на документите и ефективно изразходване на вложените ресурси е дигитализацията да се извършва директно чрез системата при стриктно спазване на утвърдената методика и правила. По тази причина, това е формулирано като една от стратегическите цели в Стратегията на ДАА за 2016 – 2020 г.

През първото шестмесечие на 2016 г. броят на посещенията на дигитални обекти от дигиталния архив на агенцията през публичната част на ИСДА в Интернет е 3 937, а общият брой посещения от стартирането на публичния достъп до ИСДА през 2013 г. до сега броят на посещенията е 12 880. По-голямата част от тях – 10 726 или 83% са само за година и половина – от 2015 г., когато реално започна директният достъп до всички новоизготвени дигитални обекти в ИСДА от момента на тяхното одобряване и регистриране в системата. Освен за директен Интернет достъп на служители и външни потребители, изготвените в ИСДА дигитални обекти и техните метаданни се използват и за популяризаторски цели като подготовка на тематични колекции и Интернет сайтове, за участие в международни проекти, както и за изпълнение на заявки на потребители за дигитални копия на документи.

Най-сериозният риск за дигитализацията в ДАА и развитието на дигиталния архив продължава да бъде намаляването на свободния дисков масив за изготвяне и съхранение на дигиталните обекти. Към момента дигиталните обекти в ИСДА заемат приблизително 10.2 ТБ. С изпълнение на плановите задачи до края на 2016 г. се очаква свободният дисков масив да бъде изчерпан и през 2017 г. попълването на дигиталния архив да бъде прекратено, а заедно с това и изпълнението на всички планови и стратегически цели и задачи. Другият сериозен проблем е скоростта на прикачване на дигитални образи в ИСДА в част от архивите. Към момента част от държавните архиви ползват преносната среда на Единната електронна съобщителна мрежа (ЕЕСМ) на държавната администрация, което им дава възможност да работят в ИСДА при добра скорост. При останалите архиви обаче скоростта е недостатъчна с оглед размерите на файловете с дигитални мастер образи.

Остава и проблемът с липсата на бук скенери, специализирани за дигитализация на голямоформатни документи, документи в застрашено физическо състояние, подвързани документи и книги. Агенцията все още разполага само с един такъв скенер, което е крайно недостатъчно и налага пренасяне на архивни документи от цялата страна в София. Агенцията разполага вече с три работни станции с висококачествени дигитални камери, разпределени в София, Варна и Велико Търново, които са доставени в изпълнение на споразумението с Мемориала на жертвите на Холокоста и героизма „Яд Вашем”. Тези станции подпомагат дигитализирането на голямоформатни документи, но не могат да заменят букскенерите като специално проектирана технология за сканиране на такива документи. През отчетния период по споразумението са изготвени общо 39 297 дигитални образа, от които: във фотолабораторията на дирекция ДРКМ – 28 960 образа, в ОДА-Варна – 9 969 образа и в дирекция ДВИА – Велико Търново – 368 образа. Трябва да се отбележи, че работата по споразумението е свързана не само със заснемането на архивни документи и обработка на заснетите образи, но и с подготовка и реставрация на документите, с което бяха ангажирани няколко архива и цялата дирекция ДРКМ. Списъците на подлежащите на сканиране документи по споразумението през 2016 г. бяха изготвени в архивите във Варна, Видин, Враца, Пазарджик, Плевен и Русе.

Популяризацията на националното архивно богатство е една от основните цели в дейността на ДАА. Многобройни са формите чрез които агенцията утвърждава своя авторитет като институция на паметта – издания, документални изложби, уебплатформа с тематични дигитални колекции, участията в медии, беседите и посещенията на ученици и студенти в архивите, пресконференции по актуални общественозначими теми, както и участията в специализирани международни прояви.

Традиционно агенцията си взаимодейства в национален план с всички министерства и ведомства, както и със сродни институции, а в международен – с Международния съвет на архивите, Европейския борд на националните архивисти от страните-членки на Европейския съюз и Групата на европейските архиви към Европейската комисия, в които членува, както и с националните архиви на други страни, с научни и културни институции и организации. Продължава участието на експерти на ДАА в Техническите комитети към Института по стандартизация и конкретно в заседания на Технически комитет (ТК) 16 „Архивна, библиотечна и информационна дейност“ и на ТК 80 „Електронен обмен на данни в администрацията, търговията и услугите“. Агенцията участва със свой представител в двете смесени междуправителствени комисии „България – Баден-Вюртемберг“ и “България – Бавария”, както и в Тематичната работна група за разработване на Оперативна програма “Добро управление”.

• 
  Разработване и провеждане на политиката в областта на архивното дело
  

Дейността на ДАА за провеждане на държавната политика в областта на архивното дело е насочена към подобряване управлението на НАФ чрез осигуряването на необходимата нормативна база. През отчетния период поради констатирана необходимост от по-добра регламентация и/или актуализация на текстове започна подготовка на проект на Закон за изменение и допълнение на Закона за НАФ (ЗИД на ЗНАФ), като работата продължава и през второто полугодие. Изготвеният от работна група от експерти на ДАА законопроект беше предоставен за предварително експертно обсъждане на членовете на Националния архивен съвет (НАС), на университетски преподаватели по специалността „Архивистика и документалистика“ и на архивната колегия по време на организираната на 9 май 2016 г. в Нова конферентна зала на Софийския университет „Св. Климент Охридски“ експертна среща, организирана от ДАА с любезното съдействие на Историческия факултет.

Текстът на законопроекта е изготвен на основа експертен опит и анализ на проблемите в практическото приложение на действащия ЗНАФ от 2007 г. до днес. За уточняване и прецизиране на текстовете, отнасящи се до обектите на дейност на държавните архиви в предархивното поле, се наложи извършване на проучвания в действащите законови и подзаконови нормативни актове. При изготвянето на текста на проекта на ЗИД на ЗНАФ работната група се съобрази с направените през 2012 г. предложения, мотиви и съгласувателни становища, по-голяма част от които са включени в настоящия проект.

Проблемите, констатирани в практиката са свързани с осъществяване на контролните функции на ДАА. Някои от законовите разпоредби в областта на опазването на документите до предаването им за съхранение в държавните архиви също са недостатъчно резултатни. Не са разписани прецизно отговорностите, сроковете и процедурите по опазването, респективно предаването на ценните документи на държавно съхранение в случаите на преструктуриране на държавни и общински институции, при откриване процедури по несъстоятелност, приватизация и ликвидация на търговски дружества. Не са малко институциите, които най-вече поради финансови затруднения нямат възможност да осигурят подходящи условия за дългосрочно опазване на създаваните от тях документи. Определеният в действащия закон 20-годишен срок за съхранение във фондообразувателите, без възможност за приемане на държавно съхранение преди изтичането на посочения срок, често поставя документите в риск от унищожение или физическо увреждане. На председателя на ДАА са дадени правомощия в конкретни случаи да прилага по-кратки срокове за съхранение на документите в институциите и организациите, за да се предотврати загуба или унищожаване на ценни документи по смисъла на ЗНАФ.

Предложените изменения и допълнения на ЗНАФ целят да създадат действени законови механизми за контрол по управлението и опазването на документите, част от НАФ. Прецизирани са функциите на контрол и методическа помощ в предархивното поле. Разписани са конкретни мерки, които ДАА следва да предприема при промяна в статута на фондообразувателите, за да предотврати загуба на ценни документи, подлежащи на предаване в държавните архиви. Конкретизирани са и действията на държавните органи за опазване на ценните документи при административни и съдебни производства (закриване, ликвидация, несъстоятелност, приватизиране, заличаване в Търговския регистър) с цел гарантиране пълнотата на архивните фондове.

Текстовете в предложения проект на ЗИД на ЗНАФ се отнасят за всички видове документи, независимо от техния носител.

Прецизирани са източниците на комплектуване на държавните архиви, съобразно видовете фондообразуватели и техния правно-организационен статут. Отделни изменения в законопроекта целят разширяване обхвата на източниците за комплектуване и обогатяване на НАФ. Разписана е възможността за комплектуване на документи на институции, учреждения, организации и личности, свързани с Българската армия и военната история на България, както и на документи на политически партии, финансирани от държавата. Документите и копията на документи за българската история от чуждестранни архиви и от други юридически и физически лица в чужбина също са дефинирани по-конкретно като източници на комплектуване на архивите.

Прецизиран е текстът за разграничаване функциите на частните архиви от държавните и за гарантиране опазването на документите, обект на НАФ, при което са ограничени правата на частните архиви за приемане и съхраняване на ценни документи.

Актуализиран е текстът на чл. 42, ал. 3 от действащия ЗНАФ във връзка с фигурирането на професията “архивист” в Списъка на регулираните професии в Република България и необходимостта от квалифицирани специалисти за различните видове документи в учрежденските архиви. Във връзка с адаптирането и съответствието на европейското законодателство в областта на свободното движение на хора и признаването на професионалните квалификации, е формулиран нов текст (чл. 17а), с цел законово регламентиране на компетентността на ДАА в тази област.

По отношение на отговорността при използването, интерпретирането и популяризирането на документите, съставна част от НАФ, са разписани нови текстове за гарантиране на тези основни архивни дейности спрямо ограниченията, установени със Закона за авторското право и сродните му права (ЗАПСП), които създават затруднения за популяризирането на документите, съхранявани в държавните архиви. Въведените текстове не противоречат на ЗАПСП.

Обособена е нова (седма) глава “Контрол”, в която е доразвит и прецизиран контролът по изпълнението на ЗНАФ, свързано с необходимостта от регламентиране на допълнителни правомощия за прилагане разпоредбите на закона в частта за попълването и опазването на НАФ, с което се прогнозира преодоляването на възникнали в практиката проблеми. Предвидените глоби и административнонаказателни санкции при констатирани нарушения на ЗНАФ са актуализирани с цел пропорционалност и съобразяване с тежестта на нарушението, за което се налагат. Предложените размери са сходни с предвидените глоби по Закона за културното наследство.

Отстранени са отделни текстове от действащия ЗНАФ, които са загубили своето значение или са неотносими към него. На редица места е прецизирана и актуализирана архивната терминология, използвана в текста на закона. Поради констатирано в практиката нееднозначно тълкуване на конкретни разпоредби на ЗНАФ, са направени предложения с редакционен и технически характер за постигане на яснота и безспорност при неговото тълкуване и прилагане.

Очакванията са с измененията и допълненията да се създаде възможност за действен контрол по опазването на НАФ от страна на архивите, съхраняващи ценни документи по смисъла на Закона, както и ясно формулиране на задълженията и отговорностите на физическите и юридическите лица по отношение на създаваните от тях ценни документи.

Във връзка с експертното обсъждане, конкретни предложения за изменение и допълнение на текстове от ЗНАФ в писмен вид са представили членове на НАС, преподаватели по архивистика и документалистика, служители от държавни и учрежденски архиви. Всички писмени становища, включително и тези от държавните архиви - структурни звена на ДАА, са разгледани от комисия от служители на ръководно ниво, която изготви окончателен вариант на проект на ЗИД на ЗНАФ.

Разработени и утвърдени от председателя на ДАА са следните вътрешни административни актове, които уреждат дейността на Агенцията и са пряко свързани с изпълняваната от нея политика и програма, както следва:

• 
  Стратегия на ДАА за периода 2016 – 2020 г.;
  
• 
  План за 2016 г. за изпълнение на Стратегия на ДАА за периода 2016 – 2020 г.;
  
• 
  Инструкция за мерките и средствата за защита на личните данни събирани, обработвани и съхранявани от ДАА;
  
• 
  Вътрешни правила за управление на риска в ДАА и Стратегия за управление на риска в ДАА.
  

През първото полугодие на 2016 г. не са проведени заседания на Националния архивен съвет, членовете на съвета участваха в експертната среща за обсъждане на проекта на ЗИД на ЗНАФ.

През отчетния период ДАА не е работила по изпълнение на проекти, финансирани с европейски средства.

Съгласно приетата през март 2016 г. от Министерски съвет Пътна карта за изпълнение на Стратегията за развитие на електронното управление в Република България за периода 2016-2020 г., в т. 12 е планирано разработка и внедряване на система за е-архивиране през периода 2017-2018 г., чрез финансиране с 5 000 000 лв. от Оперативна програма “Добро управление”. Като отговорни за изпълнението институции са посочени Администрацията на Министерски съвет и ДАА.

През отчетния период ДАА приключи успешно и в срок изпълнението на проект “Експресионизмът. Вечният танц на живота”, рег. № 24-10-М4-107/27.04.2015 г., по Малка грантова схема „Представяне и достигане до широката общественост на съвременното изкуство и култура” на Програма БГ08 “Културно наследство и съвременни изкуства”, финансирана от финансовия механизъм на европейското икономическо пространство 2009-2014 г., с програмен оператор Министерство на културата. Проектът е изпълнен през периода 27.04.2015 – 30.04.2016 г., на обща стойност 54 921 евро, по-голямата част от които средства предстои да бъдат верифицирани от Управляващия орган и възстановени на ДАА. Целеви групи са: гражданското общество, включително лица с различен етнически произход и деца; изследователи, студенти и ученици, търсещи възможности да задълбочат знанията си в сферата на културното наследство и история; творци на съвременното изкуство; потребители с различен етнически произход; служители на ДАА от всички структурни звена.

По инициатива на ОДА-Видин, ДАА съвместно с Природоматематическа гимназия „Екзарх Антим І” – Видин, се включиха като партньори на Исторически архив „Тимочка крайна” – Зайчар, Република Сърбия, в проектно предложение „Клуб на младите архивисти Сърбия-България” по Програмата за трансгранично сътрудничество Interreg-ИПП България – Сърбия. Проектното предложение е представено по Приоритетна ос: “Младежи” и е обвързано със специфичната й цел за изграждане и поддържане на мрежа директни контакти. Чрез реализацията на този проект се цели постигне на значителен напредък за популяризиране и историческото образоване в чужбина. В края на интерактивните семинари, младежите се очаква да подготвят съвместна изложба – исторически поглед на две съседни страни, която да се представи в Сърбия и в България. На заседанието на Съвместния комитет за наблюдение по Програмата за трансгранично сътрудничество Interreg-ИПП България – Сърбия, проведено на 15 юли 2016 г. в гр. Божурище, Република България, са одобрени проектите, предложени за финансиране по Първата покана за набиране на проектни предложения. Сред тях не е проектното предложение „Клуб на младите архивисти Сърбия-България”.

ДАА участва и в проект Е-АРК, финансиран от Европейската комисия, чиято цел е да предостави надграждаща методология, адресирана към бизнес и оперативни проблеми, както и да представи технически разрешения на въпроса за приемането, съхраняването и повторната употреба на документи (архивни документи) в различни формати и обеми. Председателят на ДАА е член на Архивния консултативен съвет към проекта. ДАА не е нито бенефициент (няма финансов ангажимент), нито партньор.

Показатели за изпълнение по продукта/услугата	Мерна единица	Целева стойност	Отчет
1. Актуализиране на нормативната и поднормативната база и административни актове	Бр. нормативни и административни актове		4
2. Участие в проекти по европейски, оперативни и др. програми	Бр. проекти		1
3. Действащи фондообразуватели	Бр.		7 150

• 
  Съхранение и опазване на Националния архивен фонд
  

Основните резултати от предоставянето на тази услуга са насочени към гарантиране на наличието и физическата цялост на архивните документи и увеличаване на жизнения цикъл на оригиналите.

През отчетния период държавните архиви извършиха контрол и научно-методическо ръководство по организацията на работата с документите, тяхното опазване и използване в учрежденските архиви на държавните и общинските институции. По този начин агенцията гарантира запазването на ценните документи от Националния архивен фонд. Като трайна тенденция се отчита намаленият брой на неспазващи изискванията на Закона за НАФ фондообразуватели.

Действащите фондообразуватели на държавните архиви са 7 150 бр. Контролът е осъществен чрез реализиране на 797 проверки (основни, контролни, извънредни и инцидентни проверки) във фондообразуватели в цялата страна. Проведени са 24/99 срещи с потенциални фондообразуватели от учрежденски и личен произход. От страна на държавните архиви е оказана експертна методическа помощ при съставяне и актуализиране на 259/1 номенклатури на делата/списъци на видовете документи на фондообразуватели. Внедрени са 222 номенклатури на делата. За подобряване на организацията на работата с документи в институциите са организирани и проведени различни форми на обучение (курсове, семинари и др.) – общо 202 бр. в 454 фондообразуватели.

През първото шестмесечие на 2016 г. постъпиха предложения от 10 държавни архива (ЦДА, Велико Търново, Видин, Враца, Габрово, Кърджали, Перник, Пловдив, Русе, Смолян) за определяне на уникални и особено ценни документи. Проведени са 2 заседания на Специализираната комисия за определяне на особено ценните и уникални документи, съхранявани в ДАА. От общо 63 документа са разгледани 41. От тях утвърдени като особено ценни са 17 и като уникални – 2. През второто полугодие комисията ще продължи своята работа с разглеждане на предложението, изпратено от ОДА – Велико Търново.

Много от новоутвърдени документи са вписани в административната интернет страница на Агенцията, рубрика Уникални и особено ценни документи, която е обобщен списък с метаданни на особено ценните и уникални документи, съхранявани в ДАА, изготвен по хронология, а така също и в Регистъра на НАФ по партидите на държавните архиви, секция Единични ценни документи.

Предстои задължително микрофилмиране на тези документи, които не са заснети, дигитализиране и при констатирана необходимост извършване на консервация и реставрация.

В края на първото полугодие общият брой на утвърдените като особено ценни и уникални документи в системата на ДАА е 515 (особено ценни – 450, уникални – 65).

• 
  Реставрация, консервация и микрофилмиране на архивни документи
  

И през 2016 г. основният проблем при реставрацията на архивни документи продължава да бъде недостатъчната кадрова осигуреност и подготовката на служителите. Броят на служителите, извършващи реставрация извън дирекция ДРКМ е крайно ограничен. През годината беше пенсиониран и специалистът, извършващ реставрацията в ателието в РДА-Пловдив, поради което ще се наложи част от документите от І-ва, ІІ-ра и ІІІ-та категория на увреденост да бъдат транспортирани до централната лаборатория в София. Освен това поради недостиг на финансови средства за командировки, служителите от централната лаборатория не могат да проведат обучения на специалистите по реставрация в шестте ателиета.

Централната лабораторията по реставрация и консервация извършва и висококачествени реставрационни услуги по външни поръчки, съгласно ценоразписа на услугите, предоставяни от Държавна агенция „Архиви”, съгласно чл. 28, ал. 2, т. 2 от ЗНАФ (обн. ДВ, бр. 8 от 27 януари 2012 г., изм. ДВ, бр. 52 от 2015 г. в сила от 11 август 2015 г.). През 2016 г. бяха реставрирани 771 листа по външна поръчка на Министерство на външните работи.

Една от основните, законово регламентирани дейности на ДАА в областта на опазването на архивните документи е застрахователното микрофилмиране. В ДАА застрахователно микрофилмиране се извършва единствено във фотолабораторията при дирекция ДРКМ. През първото полугодие на 2016 г. във фотолабораторията бяха изготвени 100 014 кадъра негатив за застрахователния фонд на ДАА при годишен план – 150 000 кадъра. Изготвените кадри са от архивни документи, съхранявани в ЦДА и отделите „Държавен архив” – Бургас, Сливен, Русе и Габрово. Също както и при дигиталните обекти, броят изготвени кадри микрофилм за полугодието на 2016 г. е значително по-голям от съответния брой за полугодията на последните три години. За сравнение, през първото полугодие на 2015 г. бяха изготвени 11 854 кадъра негатив. Това се дължи в най-голяма степен на осигуряването на необходимите финансови средства през 2016 г. и преодоляването на негативната тенденция в това отношение през последните години.

Фотолабораторията извършва и висококачествени услуги по външни поръчки за микрофилмиране на документи, съгласно ценоразписа на услугите, предоставяни от Държавна агенция „Архиви”, съгласно чл. 28, ал. 2, т. 2 от ЗНАФ (обн. ДВ, бр. 8 от 27 януари 2012 г., изм. ДВ, бр. 52 от 2015 г. в сила от 11 август 2015 г.). Основни заявители на тази услуга са структури на съдебната власт. През годината бяха изготвени 18 986 кадъра микрофилм по външна поръчка на Районен съд – гр. Лом.

• 
  Издирване и комплектуване на архивни документи, обект на Националния архивен фонд
  

• 
  Обслужване на потребители
  

Във връзка с поддържане и управление на Регистъра на НАФ (НЕРА) са въведени подадените общо 31 заявления (от 5 библиотеки, 20 музея, 4 художествени галерии, 1 читалище и от Институт за изследване на изкуствата – филиал на Научния архив-БАН). От тях вписвания в регистъра са направили само Национален исторически музей, Регионална народна библиотека „Иван Вазов” – Пловдив, Регионална библиотека „Христо Смирненски” – Плевен и Институт за изследване на изкуствата – филиал на Научния архив-БАН. От страна на Главна дирекция „Архивна политика” е оказвана методическа помощ на субектите по чл. 7 от Наредбата за условията и реда за водене на Регистъра на НАФ при въвеждане на необходимите данни, както и последващ контрол. Изготвено и изпратено е писмо до Министерството на културата за оказване на съдействие, като контролен и методически орган на библиотеките, музеите и читалищата в България, за вписване и попълване на данни в НЕРА. Изпратени са и писма до 41 читалища в страната.

ОДА-Бургас, Варна, Габрово, Добрич, Силистра, Търговище, Шумен са организирали и провели работни срещи с представители на държавни и общински библиотеки и музеи от съответните региони за разясняване на задълженията им и оказване на методическа помощ при подаване на заявления за включването им в НЕРА. В определения срок са извършвани актуализации на вписаните данни в НЕРА от държавните архиви.

През първото полугодие на 2016 г. общият брой на потребителите на архивна информация е общо 75 541 бр. През отчетния период броят на потребителите, посетили читалните на държавните архиви, е 2 782 бр., а на тези в сайтове на ДАА (административен и тематични от платформата “Архивите говорят”) е – 72 759 бр. Чуждите граждани, ползвали документи от българските държавни архивите, са 60. Намаляването на броя на читателите се обяснява с липсата през последните години на кампании от страна на архивната система за представяне на нови масиви от документи, засягащи интересите на големи групи от обществото, подобно на реституционните процеси, както и на възможността за онлайн достъп до документи чрез тематичните сайтове. Издадените читателски карти са 537, от тях с намаление 375, представляващо 70% от общия брой.

Важен показател за архивната система е броят на посещенията в читалните. През първото полугодие на 2016 г. броят на посещенията на потребители на архивна информация е 122 901, от които 7 172 са посещенията в читалните на държавните архиви и 115 729 - в сайтовете на ДАА (административен и тематични от платформата “Архивите говорят”)
През отчетния период броят на посетителите и посещенията на сайтове е както следва:

Сайтове	Посетители (бр.)	Посещения (бр.)
Административен сайт	32 126	56 798
Тематични дигитални корекции в платформата “Архивите говорят”
Протоколи и решения на Политбюро на БКП (1944–1989)	4 529	7 150
Загинали военнослужещи в Балканските войни (1912–1913)	12 467	17 320
Еврейската общност в България”	1 465	1 884
Полицейски досиета на известни личности от периода преди 1944 г.”	3 750	4 482
Фотоархив	2 493	6 282
“Народният съд”	3 818	5 150
“Войните на България (1878-1945 г.)”	12 111	17 581
Общо за платформата “Архивите говорят”	40 633	58 931
Общо административен сайт и платформата “Архивите говорят”	72 759	115 729

Извършените справки през отчетния период възлизат на 7 141. Интензивността на използването, измерена по този показател, бележи понижаване спрямо предходната година с 510. Въпреки това, забележимо нарастване е регистрирано в ОДА-София и ЦДА. Що се отнася до структурата на извършените справки, можем да отчетем, че по имуществени въпроси те са 542, по изследователски теми – 672 и по други въпроси – 5 927. Съществена промяна, в сравнение с миналата година, се забелязва в броя на справките по имуществени и други въпроси.

Променлив е показателят на справките по кореспондентски път – докато през първото полугодие на 2015 г. техният брой е бил 7 398, то през настоящия период е намалял с 967.

Високи се задържат показателите за издаваните от ДВИА удостоверения за трудов стаж, за наборна военна служба, за ветерани от войните и други – общо 7 809 бр. при 6 516 за първото полугодие на 2015 г. Тази важна за ДВИА задача, свързана със социалния статус на гражданите, ангажира сериозен човешки и времеви ресурс за техническа обработка на удостоверенията (набор, отпечатване, проверка, корекция, подписване, подпечатване). Освен това, работата по експедицията на готовите удостоверения е трудоемка, кадрово необезпечена и налага ежедневно пренасочване на служители, което допълнително затруднява изпълнението на планираните задачи.

Значителен е броят (5 791) на извършените консултации и справки по телефона, на място и по е-поща за установяване местонахождението на документи, удостоверяващи осигурителен стаж и доход. Държавните архиви не са задължени да поддържат и предоставят актуална информация за тези документи, тъй като те не са съставна част на НАФ и не са от компетенциите на архивите. Това създава съществени проблеми при обслужването на гражданите, отнема много време на служителите от държавните архиви, а същевременно този вид консултации и справки не може да се заплаща по действащите Цени на услугите, предоставяни от ДАА.

Във връзка с реализирането в Агенцията на проект за подобряване на качеството и разширяване на достъпа за потребители на архивна информация (администрация, физически и юридически лица), са внедрени през 2015 г. и функционират електронни специализирани услуги. Те обхващат всички услуги, свързани с използването на архивните документи, съхранявани в държавните архиви, като в разработения модул е включено и поддържане на система на онлайн заплащане. През отчетния период общият брой на приетите по електронен път и обработени заявления в ДАА е 43, като по-голяма част от тях се отнасят до услугите, предлагани от ДВИА.

Друг съществен и традиционно отчитан индикатор за динамиката на търсенето на архивна информация е количеството на използваните архивни единици, който показател също варира разнопосочно през отчетните периоди и в конкретните архиви. Общият им брой е 87 342 и в сравнение със същия период на миналата година е намалял с 11 088 а.е. Не е малък и броят на използваните архивни единици (48 186) от служителите в архивите при изпълнение на информационни справки, проучвания и работа в ИСДА, който представлява 55% от общия брой.

И през това шестмесечие незначителен остана относителният дял на архивните единици, използвани на микрофилм/микрофиш – само 4%. Единствено ЦДА и ДВИА отчитат използване на архивни единици на такъв носител. Причините са ежегодно изтъквани – недостатъчен брой и незадоволително техническо състояние на апаратите за четене на микрофилми или липса на такива, лошо качество на микрофилмите, нежелание на потребителите да ги използват.

Изготвените и предоставените на читатели копия на документи възлизат на 93 606, което е с 20 145 по-малко от първото полугодие на 2015 г. По заявка и срещу заплащане по утвърдените от Министерски съвет Тарифа на таксите и Цени на услугите са изготвени следните видове копия: заверените копия – 4559 бр., незаверените копия – 62 535 бр., дигиталните копия – 5 649 бр. От потребители на архивна информация с тяхна лична техника, без заплащане, са заснетите 20 863 дигитални образа, които не са с необходимото качество и не отговарят на изискванията на архивната система за дигитални копия, така че увеличението им не допринася за последващо им използване.

За състоянието и качеството на административното и специализираното обслужване в държавните архиви се извършва проучване на мнението на читателите чрез попълване на анкетни карти. Обобщена информация на базата на тези карти, както и за постъпилите мнения чрез другите канали за комуникация, ще бъде изготвена в края на календарната година и обобщена в доклад. През отчетния период в ДАА не са постъпвали сигнали, жалби и оплаквания за неспазване на стандартите и качеството на административното обслужване.

• 
  Популяризиране на националното документално богатство
  

През отчетния период със съдействието на Националния комитет за отбелязване на 100-годишнината от Първата световна война и участието на България в нея (2014–2018 г.) излязоха от печат и два документални сборника – „Освобождаване на българи от Вардарска Македония, военнопленници от бившата югославска армия през Втората световна война“, съвместно издание на дирекция „ДВИА“ и Института за исторически изследвания към БАН и “Българите и голямата война”, подготвен от Института за исторически изследвания към БАН и ДА „Архиви“.

Продължава работата по сборник с документи от архива на Александър Екзарх, както и подготовката на документален сборник за Йордан Йовков (съвместно с Къщата-музей Йордан Йовков – гр. Добрич).

Въпреки отбелязания напредък, липсата на финансови ресурси за издателска дейност и през 2016 г. затруднява работата на държавните архиви, а изпълнението на планираните издания и издателски проекти е зависимо изцяло от външни фактори.

Продължи работата и по приоритетната задача в областта на издателската дейност – издаване на архивните справочници в поредицата „Архивни справочници“ и на административния сайт на Агенцията. Работено е по 8 пътеводители по архивните фондове на архивите и 3 са публикувани на административния сайт на ДАА.

Основен приоритет в информационната и популяризаторската дейност и през отчетния период е активното присъствие в интернет пространството. През отчетния период бяха предприети практически стъпки за реализиране на планираното обновяване на визията, структурата и съдържанието на административната интернет страница. Разработено беше съответно задание с конкретни параметри, постигна се и договореност с фирмата разработчик И-нейчър за неговото изпълнение в рамките на годината.

В началото на година е актуализирана информацията за фондовата наличност на архивите, списъците на фондовете и на фондообразувателите на административната интернет страница.

По повод Гергьовден – Денят на храбростта и Българската армия, Агенцията предостави публичен интернет достъп до две нови тематични страници, посветени на 130 години от Сръбско-българската война и 100 години от влизането на България в Първата световна война, които са допълнение към дигиталната колекция „Войните на България“. През отчетния период започна и работата по разширяване съдържанието на колекцията за войните и с документи по темата за Балканската война.

Към сайта Народният съд 1944–1945 г. стартира колекцията документи за ІІІ състав. Работено е и по допълването на сайта ФотоАрхив.bg с нови снимки.

През първото шестмесечие е реализирана 1 изложба. Липсата на финанисране, което е тенденция през последните години се отразява крайно негативно за тази най-често използвана и популярна форма.

ДАА продължава с добрите си контакти по линия на многостранно и двустранно сътрудничество с архивните институции и организации в чужбина. За първото полугодие са реализирани 7 участия в: редовната шестмесечна среща на Групата на европейските архиви и Европейският борд на националните архивисти в Хага, Кралство Нидерландия; среща с колеги от Норвежкия национален архив за представяне на проекта на ДАА „Експресионизмът – вечният танц на живота“; официалната българска делегация, водена от президента на Република България Росен Плевнелиев, за среща с папа Франциск по повод 24 май – Денят на славянската писменост; честването на 65-годишнината на македонските архиви и в създаването на Професионална асоциация на архивите от Югоизточна Европа; Втората годишна среща на ръководителите на архивните институции от славянските страни, проведена в Дубровник, Република Хърватска; организирани посещения на делегации от националните архивни институции на Черна гора и Косово.

Отговорността е на председателя на Държавна агенция „Архиви”

Каталог: fce -> 001 -> 0211 -> files
files -> Отчет за изпълнение на политиките и програмите на Министерския съвет
files -> Отчет за изпълнение на политиките и програмите на Министерския съвет за 2011 г
files -> Отчет за изпълнение на политиките и програмите на Министерския съвет
files -> Отчет към полугодието на 2014 г за изпълнението на програмния бюджет
files -> Отчет за изпълнение на политиките и програмите на Министерския съвет за първото полугодие на 2012 г
files -> Отчет за изпълнението на програмния бюджет на Министерския съвет за 2015 г
files -> Отчет за изпълнение на политиките и програмите на Министерския съвет за първото полугодие на 2013 г
files -> Отчет за степента на изпълнение на утвърдените политики и програми
files -> Отчет за изпълнението на програмния бюджет на Министерския съвет за 2016 г

Изтегляне 3.09 Mb.

Сподели с приятели: