Специфични (частни) функции на управление

2.3. Специфични (частни) функции на управление

В съответствие с възприетата вече теза, специфичните функции могат да се разглеждат като подфункции на основните функции. Те представляват конкретизация на дейности, задачи и операции, от една и съща функционална област, чието осъществяване води към реализация на основната функция. Разнообразието на тези подфункции е голямо и затова ще се отдели внимание на само тези, които имат определящо значение за функционирането на организацията.

Към съвкупността на тези специфични подфункции се отнасят дефинирането на мисията, формулирането на основната цел и разработването на дървото на целите, ранжиране на целите, разработване на концепции и политики, разработване на прогнози и стратегии, проектиране на управленската структура и на механизмите на управление, разработване на програми за контрол и оценяване дейността на персонала, разработване на програми за качеството на произвежданата продукция, разработване на длъжностни характеристики, съставяне на календарни графици, писане на инструкции и указания, организиране на доставките и пласиране на произведената продукция и др. В определени случаи за осъществяване на дадена подфункция се създават нови управленски органи и служби.

За да бъде постигната целта много важно значение има правилното оценяване на вътрешната и външната ситуация, в която се намира организацията. Въз основа на анализа на нейните силни и слаби страни, на състоянието на пазара, на конкурентите и на очакваните тенденции може да се дефинира реалистична цел, която определя по-нататъшното поведение на организацията.

• 
  Първична (печалбена) цел. При нея основно задължение на ръководителя и на неговия екип да управлява организацията по такъв начин, че тя да изпълнява паричните си задължения. Уместно е да се отчитат и фактори като: основни насоки през предходните години; постигнат резултат от други фирми от същия мащаб или в същата промишленост; постиженията на водещи фирми, цитирани ов Фондовата борса; възможности за по-доходни инвестиции другаде; амбициите на главния ръководител; нуждата от растеж.
  
• 
  Вторични цели. Тяхното дефиниране е възможно след като се поставят целите за печалба. Те са описателни и се опитват да обяснят ключовите елементи на бъдещия бизнес. Тези цели разглеждат: естеството и обхвата на бизнеса; географската сфера на опериране; други ключови фактори, които според главния мениджър са важни.
  
• 
  Междинни цели. Могат да бъдат точно дефинирани след като се определи стратегията. Тези цели трябва: да са определени за време; да са подчинени на правилото за полезност; да са съгласувани помежду си.
  

Основен белег на стратегическото планиране е, че то установява взаимовръзката между организацията и заобикалящата я среда и открива заплахите и възможностите.²⁵

Стратегическото планиране е инструментариум не само в ръцете на мениджърите на фирмите. То се развива и в териториален, и в национален (макроикономически) план, и в интернационален, глобален аспект.

Разработването и осъществяването на прогнози и стратегии, проектирането на управленската структура, технология и механизмите на управление, както и на всички останали подфунции е специфично и индивидуално за всяка организация.

Изясняването на съдържанието на основните функции и на техните подфункции има значение за съставянето на длъжностните характеристики, чрез които се определят конкретните задължения на всеки член от персонала на организацията, за изследване на управленския процес и отстраняване на дублиращи се дейности, за повишаване качеството на управлението и др..

1.Кои са основните характеристики на понятието “функция” и какви са основните функции на управлението в организацията?

2. Какви класификации на управленските функции познавате и какви са техните характеристики (да се използва и допълнителната литература)?

3. С какво се характеризират функциите “ръководене” и “организиране” ( да се разработи подробно лидерския аспект на ръководенето)?

4. С какво се характеризират функциите “планиране ” и “контролиране” и “регулиране” (като се използва и допълнителна литература) ?

5. Опишете и характеризирайте специфичните функции на управлението в организацията (като ползвате и допълнителна литература).

6. Опишете съвкупността от основни и специфични функции в управлението на избрана от Вас организация и ги ранжирайте според нейните приоритети.

Глава трета
УПРАВЛЕНСКА СТРУКТУРА
3.1. Характеристика и определение

Управлението на организациите, независимо на какво равнище се намират те, обхваща в най-общ план структурата, технологията и механизмите, които създават условията и формират начина на въздействие от страна на субекта върху обекта. Структурата определя рамката и "скелета" на управлението на организацията. Технологията установява и фиксира взаимоотношенията между елементите на организацията в определена логическа последователност. Механизмът на управление синхронизира и "привежда" в съответствие елементите на системата за управление на организацията, като осигурява в т.ч. и съответствие между структура и технология.

Съдържанието на структурата, технологията и механизма на управление на организацията се променя според спецификата на окръжаващата бизнес среда, целите и задачите на организацията, вътрешната ресурсна осигуреност (финансова, материална, методическа, нормативна, информационна и пр.), образователното и квалификационно равнище на персонала и др.

Управленската структура е характеристика (свойство) на системата и представлява “… количествена и качествена определеност във времето и пространството на съвкупността от структурни звена (части), на връзките между тях и на подредеността на тези връзки в дадена система" (74, с. 3).

Управленските структури са много разнообразни, защото се формират винаги по повод на конкретни управленски обекти и дейности. Така например, за целите на фундаменталната управленска дейност определящо значение имат организационната и функционалната структура на управление. Освен това според целите на конкретни управленски дейности в литературните източници (44 с. 25; 76, с. 3-4) се посочват и други видове управленски структури като структура на целите и задачите, информационна структура, структура на решенията и др. Водещо и определящо значение за управлението в условията на коренната промяна в управлението на обществото и на стопанството, както и на неговите структурни звена и подразделения, в т.ч. и на организациите има организационната структура, а функционалната изпълнява подчинена роля.

• 
  органи за управление;
  
• 
  власт;
  
• 
  връзки между органите за управление и начин на подреденост на връзките.
  

Органи за управление се създават при следните случаи:

• 
  когато се учредява (създава) дадена организация;
  
• 
  когато се появи трайна потребност от изпълнение на нова управленска функция, която не може да бъде възложена на съществуващите органи за управление;
  
• 
  когато обемът на управленските дейности нарасне, в резултат на което се затруднява нормалното функциониране на съществуващите органи за управление;
  
• 
  когато поради спецификата на дейността или функцията не е целесъобразно тя да бъде възложена на съществуващите управленски органи;
  
• 
  когато съществува териториална отдалеченост на обектите за управление;
  
• 
  когато трябва да се стимулира и развива определена дейност или функция;
  
• 
  когато за изпълнението на дейността или функцията е необходима нова квалификация, различна от тази на съществуващите органи за управление и др.
  

• 
  според начина на тяхното формиране и създаване;
  
• 
  според мястото, което заемат в управленската структура;
  
• 
  според степента на свободата и правомощията да вземат решения;
  
• 
  според териториалния обхват на дейността им.
  

В съвременните дефиниции за властта се подчертава “способността” да се влияе. С това се разграничават две неща:

• 
  властта, като способност на личността да влияе на другите личности;
  
• 
  властта като институционализирано право (“делегирано право от организацията на длъжността”) да се влияе върху поведението на другите
  

• 
  да притежават институционализирано право, дадено от организацията чрез заеманата длъжност, но да нямат способността да го упражняват;
  
• 
  да притежават едновременно институционализираното право и способността да влияят върху поведението на другите;
  
• 
  да не притежават институционализираното право, но да притежават способността да влияят върху поведението на другите.
  

Властта, разглеждана в теоретичен план, е само възможност за влияние и може да се приеме като право или задължение за упражняване на въздействия. Реалната власт е нещо различно, което само частично съвпада по обхват и интензив­ност с формалната власт.

Някои автори разглеждат два аспекта на властта като специфичен феномен:

а) “социализиран”, който намира израз в съмненията и грижите, които всеки управляващ изпитва в процеса на упражняването на властта;

б) “персонализиран”, който се корени в разбирането на много психолози, че желанието за власт е една от най-важните характеристики на личността. В този, втори смисъл, властта удовлетворява чисто индивидуални потребности и стремежи за влияние, въздействие и контрол върху други лица и събития. Властта безспорно е свързана преди всичко с позицията и ранга на съответната личност или група, но има и други източници на сила, които сумарно обуславят разпределението на реалната власт в организацията. Това са :

• 
  личностни характеристики;
  
• 
  експертни знания и умения;
  
• 
  възможност за контрол върху информацията;
  
• 
  достъп до хора, притежаващи власт;
  
• 
  контрол върху резултатите от дейността на организация;
  
• 
  контрол върху ресурсите;
  
• 
  контрол върху наградите и наказанията и др..
  

Последствия в индивидуален и организационно-групов план има и непритежаването на реална власт. То в общия случай означава недостатъчност на информацията, на другите ресурси и на подкрепата, което затруднява постигането на ефективност от управленското въздействие.

Разбирането на същността на властта, произтича от правилното разбиране за нейните основи и източници. Влиянието довежда до промяна в нагласата и/или поведението на субектите и обектите на управление. Влиянието е отношение, а властта е субективна зависимост и субективно отношение като взаимодействие на два субекта. Но тя се проявява в различни форми и видове в зависимост от базата и източника, който се използва за влияние.

Различията, които все още съществуват в разбирането за същността на властта в организацията, идват и от различие в източниците на властта, както и от това как тези източници се интерпретират като основа на влиянието.

Изследванията в литературата показват, че източниците на властта се разглеждат основно в две направления:

• 
  от позициите на индивида или групата в организацията и от гледна точка на възможностите за контрол на удовлетворяване или неудовлетворяване на потребностите от власт;
  
• 
  от персонални знания, умения и качества.
  

В концепцията за “бюрократичната организация” на Макс Вебер:

• 
  властта е способност да се накара дадена личност или група от личности да извърши нещо под заплахата на сила и санкция.
  
• 
  авторитетът е управление, чрез което се налага нещата да се извър­шват така, че разпорежданията да се възприемат от другите като справед­ливи и законни.
  

• 
  традиционен, основаващ се на вярването, че човекът, който управлява има естественото право да влияе, тъй като така е по традиция и обичаи;
  
• 
  харизматичен, основаващ се на вярването в личните черти и качества на дадена личност;
  
• 
  рационално законен (легален), основаващ се на вярването в законността на установените нормативи, правила и правото на заема­щия длъжността да издава заповеди и разпореждания, които подлежат на изпълнение.
  

По-късните изследвания на властта показват, че тази дефиниция не разкрива всички същински признаци на властта. Правото да се вземат реше­ния, не е гаранция, че тези решения ще бъдат изпълнени. Институционализираното право да се вземат решения се делегира на длъжността. Човекът, който заема дадена длъжност, може да има право, но следва да го упражни така, че то да води до изпълнение на взетото решение. Властта винаги принадлежи на един център, който не може самостоятелно да я упражнява. Затова този център делегира и разпределя властта на по-долу стоящите управленски органи. Делегирането на властта представлява ясно и точно определена на областта на нейното упражняване, вида на решенията, които могат да се вземат, отговорностите, които произтичат и конкретните лица, или органи, върху които може да се разпростира делегираната власт. Едновременно с властта центърът или ръководителят преотстъпва и част от отговорността, която произтича от делегираната власт. В зависимост от това дали се делегира власт спрямо лица или спрямо функции, властта бива йерархическа и функционална. В процеса на делегиране на власт спрямо лица се формира йерархическата управленска пирамида, йерархическите линии и ешалони. В процеса на делегиране на функционалната власт се формира функционалната структура (или функционалната мрежа).

Подредеността на връзките в организационната структура на управление, техният вид и съдържанието на информацията, която се предава чрез тях, определят разновидността на организационната структура. Управленската практика вече е потвърдила приложността на няколко типа организационно-управленски структури - линейна, функционална, линейно-щабна, дивизионална, проектна, матрична, конгломератна и др. (1, с. 157-168; 2, с. 180-197).

Таблица 1

За всеки показател и параметър съществуват определени измерители - количествени и качествени, чрез които се конкретизира организационната структура на управление и се създават условия за изучаване на конкретното влияние на основните фактори.

Изучаването на показателите и параметрите е важна предпоставка за проектиране на организационната структура на управлението, която съответства на новите реалности на световната и националната икономика.


3.3. Функционална структура

Функционалната структура на управление е свързана със задълбочаването на специализацията и разделението на управленския труд. Чрез нея се създават условия за:

• 
  повишаване качеството на управленския труд чрез задълбочаване на специализацията и постоянно повишаване на квалификацията на управленския персонал;
  
• 
  реализиране принципа за икономия на персонал чрез увеличаван производителността (екстензивно и интензивно) на действащия персонал;
  
• 
  намаляване броя на йерархическите равнища и съкращаване времето за движение на информацията;
  
• 
  осигуряване на компетентно ръководство на опредени функции в дадена система от един функционален център.
  

1. Какво представлява управленската структура и кои са нейните основни компоненти ?

2. В кои случаи се създават органи за управление?

3. Какво представлява властта и как се реализира тя?

4. Кои са основните параметри и показатели, с които се описва организационната структура?

5. Каква е разликата между йерархическа и функционална власт?

6. С какво се характеризира функционалната структура на управление? Опишете функционалната структура на избрано от Вас предприятие, анализирайте я и посочете дали има дублиране на управленски функции.