Същност и значение на инвентаризацията като счетоводен способ

За установяване на всички тези изменения в активите и пасивите се прилага способът инвентаризация. Тя се определя като способ за фактическа проверка (чрез измерване, броене, теглене и др.) на количествените и стойностни параметри на активите и пасивите на предприятието към определен момент, съпоставянето им със счетоводните данни и установяване на евентуалните разлики.

На инвентаризация подлежат всички активи и пасиви на предприятието. В зависимост от специфичния характер на капитала, активите и пасивите се прилагат различни средства и способи за тяхното инвентаризиране. По един начин се инвентаризират дълготрайните активи, по друг разчетните взаимоотношения, по трети собствения капитал и т.н. Инвентаризацията (особено в по-големите предприятия) се извършва в съответствие с предварително изготвен план-график за инвентаризациите. Планът обикновено има секретен характер) и следва да бъде предложен за утвърждаване от ръководителя или упълномощено от него лице. В него следва да намерят отражение конкретни въпроси като: обектите, които ще подлежат на инвентаризиране, видовете инвентаризации (пълни или частични), състава на комисиите, които ще ги извършат, сроковете за започване и завършване на инвентаризациите, сроковете за осчетоводяване на резултатите от инвентаризациите и др. Целесъобразно е в плана за инвентаризациите да се разграничат броя и сроковете на текущите инвентаризации на отчетните обекти, подлежащи на инвентаризиране (материали, стоки, продукция, парични средства и др.) и инвентаризациите, които се извършват в края на годината при годишното счетоводно приключване.
Ред за извършване на инвентаризациите в предприятието
Успешното протичане на инвентаризацията изисква същата да бъде организирана точно и безупречно. Инвентаризацията се извършва от комисия, назначена със заповед на ръководителя на предприятието. В състава на комисията освен счетоводители се включват и специалисти, запознати със специфичните особености на активите, обект на проверката. Например при инвентаризация на дълготрайните материални активи в състава на комисията следва да бъдат включени и лица с техническа квалификация, които са компетентни дали актива е годен за ползване, дали следва да се бракува и т.н. В заповедта на ръководителя следва да се посочи: а) обектът, подлежащ на инвентаризиране, б)вида и обхвата на инвентаризацията, в) датата на започване и завършване на инвентаризацията, г )срок за оформяне на резултатите от инвентаризацията и осчетоводяване на резултатите от нея, д) състава на инвентаризационната комисия. Материално-отговорните лица не са членове на инвентаризационната комисия, но задължително присъстват по време на провеждане на инвентаризацията.

Независимо от характера на инвентаризацията, последната трябва да започне внезапно за проверяваното материално-отговорно лице. По този начин се цели да се отнеме възможността за умишлено въздействие върху състоянието на проверяваните активи и пасиви. Ако проверката не започне веднага складовите помещения, магазините и пр. се запечатват, т.е отнема се възможността на материално-отговорното лице за достъп до материалните запаси или паричните средства. Преди започването на инвентаризацията комисията връчва на материално отговорното лице въпросен лист (декларация), която то трябва собственоръчно да попълни и подпише. По този начин се цели да се набере предварителна информация, която да насочи вниманието на проверяващите относно правилното оформяне на резултатите от инвентаризацията. В най-общ вид информацията, която се събира чрез този въпросен лист (декларация) се свежда до следното: а) записани ли са всички постъпление в складовата отчетност, б) документите представени ли са в счетоводството, в) изпълнява ли лицето други отчетнически функции, г) съхраняват ли се в склада бракувани стоково-материални запаси, д) имали чужди стоково-материални запаси на консигнация, отговорно пазене и др.

Възможно е МОЛ да отсъства към момента на започване на инвентаризацията поради болест, смърт, задържане от органите на МВР, неизвестност или други причини. В тези случаи инвентаризацията е възможно да започне в присъствието на негов представител с нотариално заверено пълномощно, а в случаите когато лицето е починало в присъствието на неговите наследници или представител на държавата, когато това е предвидено в закон. При осъществяването на инвентаризации, съгласно специални решения на изпълнителната, законодателната или съдебната власт са валидни и техните указания.

Преди да се пристъпи към фактическа проверка, членовете на инвентаризационната комисия следва да проверят измервателните уреди, както и да уточнят единицата-мярка за отчитане на проверяваните обекти. Освен това следва да се установят последните записвания по счетоводните сметки и регистри преди започване на инвентаризацията. Това става чрез подписване, подпечатване или по друг подходящ начин. По този начин се цел ида се отнеме възможността някои лица да извършат допълнителни счетоводни записвания с които да изопачат резултатите от отчетническа дейност на проверяваните МОЛ. След което започва и фактическата проверка на активите, пасивите и капитала, обект на инвентаризацията.Фактическата проверка се извършва от МОЛ под непосредствения контрол на проверяващите. Фактически намерените количества се отразяват в инвентаризационен опис или акт за наличност. Намерените фактически наличности се описват в инвентаризационни описи (актове за наличност), които се водят от някой от членовете на инвентаризационната комисия. При желание проверяваното МОЛ може да води и свой акт.

Следващ етап от провеждането на инвентаризацията е сравняването на фактически намерените количества със счетоводните данни. За целта се съставя Сравнителна ведомост, като при наличието на основания се начисляват естествени фири или компенсация на липси с излишъци.

Установените резултати-липси или излишъци следва да намерят отражение по счетоводните сметки за да се получи съответствие между счетоводните данни и фактическото състояние на активите и пасивите на предприятието. По този начин способът инвентаризация допълва документирането и способства на определени интервали от време да се извършва привеждане на фактическото състояние на активите и пасивите и счетоводните данни.

1. Инвентаризационен опис – служи за отразяване на количествените и стойностни параметри на фактически намерените при инвентаризацията отчетни обекти. Той им следната форма:

ИНВЕНТАРИЗАЦИОНЕН ОПИС

Инвентаризационна комисия в състав:

Председател:………………………………………………………………………..

И членове1…………………………………………………………………………………….

2……………………………………………………………………………………

3……………………………………………………………………………

съгласно заповед №….. от………..

проведе инвентаризация на……………………………………………….., която

започна на………………и завърши на………………….в……………часа

при инвентаризацията се установиха и описаха следните наличности

Гр.....................

МОЛ..........................

Инвентаризационна комисия:

1………………………………

2………………………………

3...............................................

2. Сравнителна ведомост. В нея се извършва съпоставяне между фактически намерените наличност и счетоводните данни, в резултат на което се установяватрезултатите при инвентаризацията – липси и излишъци.

СРАВНИТЕЛНА ВЕДОМОСТ

За резултатите от инвентаризацията на………………………………………………

Гр..........................г. Изготвил:......................

4. Протокол за компенсиране на липси с излишъци. С този протокол се отразява компенсирането (прихващането) на липси с излишъци на стоково-материални запаси в случаите когато за това има конкретна причинно-следствена връзка и взаимозаменяемост между активите от които има липса и тези от които има излишък.

5.Протокол за одобряване на естествени загуби (фири ) за сметка на предприятието Документът се съставя след решение на ръководителя за отразяване на фирите за сметка на предприятието. Фирите представляват загуби в количествените и качествени параметри на активите поради естествени процеси като изсъхване, изветряне, изпаряване и др., поради което е редно те да бъдат отразени за сметка на предприятието, тъй като материалноотговорното лице няма вина за тях.

Обща характеристика на разходите и задачи на счетоводството
В предприятията се извършват различни видове разходи. За да могат същите по-добре да се анализират, контролират и отчитат е целесъобразно да бъдат групирани (класифицирани) в еднородни групи по определени признаци като:

а) според икономическата им същност – те се групират на материални и трудови разходи,

б) според състава на разходите – едноелементни и комплексни,

в) според отношението им към обема на дейността биват променливи и условно постоянни,

г) според начина по който се включват в себестойността на готовата продукция те биват преки и непреки (косвени) разходи.

От отчетно гледище разходите се подразделят на :

а) Разходи за стопанската дейност,

б) Финансови разходи,

в) Извънредни разходи

Задачите, които се поставят пред счетоводството могат да се представят по следния начин:

- Осигуряване на пълна, точна и своевременна информация, относно извършените разходи с различна степен на детайлизация с оглед на тяхното контролиране и ефективно управление.

- Правилно обхващане и разпределение на административните разходи на предприятието,

- Правилното и своевременно изготвяне на калкулации с оглед установяване на фактическата себестойност на произведената продукция, оказаните услуги и т.н.

- Своевременно заприходяване на постъпилата в склада готова продукция по материално отговорни лица,количество, качество и фактическа себестойност,

- Своевременно обхващане на всички операции, свързани с установяването на производствения и технологичен брак и т. н.

Отчитане на разходите за дейността на предприятието
Основната дейност е съвкупност от стопански операции от които се генерират основните (значителна част от ) приходи на дадено предприятие. Това е дейност, която заема преимуществено положение в сравнение с всички останали дейности, осъществявани в предприятието (например финансовата дейност и др.).

Разходите за основната стопанска дейност се обхващат и изучават в два аспекта:

а) веднъж по икономически елементи и втори път по функционално предназначение, т.е. по конкретни видове дейности.

Разходите за основната стопанска дейност се документират с широк спектър от документи като например РКО, фактури, разписки, искания,разчетно-платежни ведомости, банкови бордера, касови бележки, протоколи, актове и др.

1. Разходи за материали, които се отчитат чрез сметка 601 Разходи за материали

2. Разходи за външни услуги, които се отчитат чрез сметка 602 Разходи за външни услуги

3. Разходи за амортизации, които се отчитат чрез сметка 603 разходи за амортизации

4. Разходи за заплати, които се отчитат чрез сметка 604 Разходи за заплати

5. Разходи за осигуровки, които се отчитат чрез сметка 605 Разходи за осигуровки

6. Други разходи, които се отчитат чрез сметка 609 Други разходи

Счетоводните записвания по горепосочените счетоводни сметки, които се обединяват в сметките от група 60 Разходи по икономически елементи може да се представи по следния начин (вж. схемата на следващата страница).

На записванията по отделните сметки може да се направи следната характеристика:

Чрез сметка 601 Разходи за материали се отчита стойността на:

-отпуснатите за нуждите на производството суровини, основни и спомагателни материали (след приспадане на получените използваеми отпадъци) и готови изделия за комплектоване,

- изразходваните горива и енергия,

- използваните резервни части за ремонт на дълготрайните материални активи,

- използваните канцеларски материали и други консумативи,

- употребените амбалажни материали,

- употребените семена и посадъчен материал,торове и препарати в растениевъдството,

- фуражи и медикаменти в животновъдството

- предаденото в употреба работно и специално облекло, съдове и прибори и т.н.

За употребените материали съгласно искания или други първични счетоводни документи се съставя следната счетоводна статия

Д-т сметка 601 Разходи за материали

К-т сметка 302 Материали (за отпуснатите материали от склада), респ.

К-т сметка 401 Доставчици (за доставените и предадени в употреба материали, които не са заприходени предварително в склада и не са платени на доставчика), респ.

К-т сметка 422 Подотчетни лица (за закупените материали от подотчетни лица), респ.

К-т сметка 501 Каса в лева

Сметка 601 Разходи за материали се кредитира при отнасяне на стойността на разхода (употребените материали) като се кредитират сметките по начина показан на схемата.

З
200

Д-т сметка 601 Разходи за материали

200
К-т сметка 302 Материали

Д
200

К
200

Чрез сметка 602 Разходи за външни услуги се обхващат извършените разходи от предприятието за оказани услуги от трети лица, без тези за придобиване на дълготрайни материални активи и материални запаси. Това са обикновено разходи за:

- реклами, обяви, съобщения,

- телеграфопощенски услуги, телефонните и телексни такси,

- абонаментни такси,

- застраховки,

- наеми за ползвани помещения и други активи,

- транспортни и други разходи,

- местни данъци и такси (данък сгради, такса смет, такси за превозите средства и др.),

- за ремонт на активи и др.

Д-т сметка 602 Разходи за външни услуги

К-т сметки от гр. 50 Парични средства (за платените услуги), респ.

К-т сметка 401 доставчици (за оказани услуги от доставчици, които не са платени непосредствено след тяхното получаване), респ.

К-т 495 Разчети по застраховане (за начислените вноски по застрахователни договори)

К-т сметка 451 Разчети с общините (за начисляване на дължимите такси към общините), респ.

К-т сметка 422 Подотчетни лица (за оказаните услуги, платени чрез подотчетни лица)

Сметка 602 разходи за външни услуги се кредитира като се дебитират сметките по схемата. Аналитичното отчитане към сметка 602 Разходи за външни услуги може да се организира по отделни видове разходи.

Чрез сметка 603 Разходи за амортизация се отчитат начислените амортизации на дълготрайните материални и нематериални активи, съобразно амортизационния план и възприетия от предприятието метод за амортизация.

Счетоводните записвания, които се съставят при начисляването на амортизация са следните

Д-т сметка 603 Разходи за амортизация

К-т сметка от гр. 24 Амортизация на дълготрайни активи

Сметка 603 Разходи за амортизация се кредитира срещу дебитиране на сметки, по начина показан на схемата.

Чрез сметка 604 Разходи за заплати (възнаграждения) се обхващат и отчитат начислените възнаграждения на персонала на предприятието в съответствие със сключените трудови договори, доплащанията по Кодекса на труда и други нормативни актове. Счетоводните записвания, които се съставят при начисляването на работните заплати са:

Д-т сметка 604 Разходи за заплати (възнаграждения)

К-т сметка 421 Персонал

Сметка 604 Разходи за заплати (възнаграждения) се кредитира срещу дебитиране на други сметки по начина, показан на схемата.

Чрез сметка 605 Разходи за осигуровки се обхващат начислените суми за:

- задължителни социално осигурителни вноски,

- здравно осигурителни вноски,

- вноските за доброволно социално (пенсионно) осигуряване и други подобни законово регламентирани вноски, които са за сметка на предприятието. Посредством тази сметка се отчитат и начислените суми за надбавки и подпомагане на персонала, съгласно клаузите на сключения трудов договор.

Счетоводните записвания при начисляването на осигуровките са:

Д-т сметка 605 Разходи за осигуровки

К-т сметка от гр. 46 Разчети с осигурители

Сметка 605 Разходи за осигуровки се кредитира при отнасяне на разходите за осигуровки по принадлежност (направление, дейности) срещу дебитиране на други сметки, по начина, показан на схемата.

Аналитичното отчитане към сметка 605 Разходи за осигуровки може да се организира по видове осигурителни вноски и помощи за персонала.

Чрез сметка 609 Други разходи се обхващат:

• 
  Разходите за служебни пътувания и командировки,
  
• 
  Разходи за участия в изложби, панаири, изложения и др.Разходите з стипендии на учащи се и подготовка на кадри,
  

- Разходи за глоби и неустойки, за неспазване на нормативни разпоредби и договорни задължения, непризнат данъчен кредит за стоки и услуги, ползвани за представителни цели и др.

За отразяване на извършените други разходи се съставя следната счетоводна статия

Д-т сметка 609 Други разходи

К-т сметка 422 Подотчетни лица (за отчетените командировъчни разходи), респ.

К-т сметка 421 Персонал, респ.

Аналит. Сметка Стипендианти (за начислените стипендии в полза на учащи се)

К-т сметка 453 Разчети по ДДС, респ.

К-т сметка 498 Други дебитори, респ.

К-т сметка 459 Други разчети с бюджета, респ.

К-т сметка от гр. 50 Парични средства и др.

Сметка 609 Други разходи се кредитира при отнасяне на разходите по предназначение срещу дебитиране на сметките по схемата.

Аналитичното отчитане към сметка 609 Други разходи може да се организира по видове разходи.