Обобщаване и проверка на данните по счетоводните сметки. Оборотни ведомости

Тъй като текущото счетоводно отчитане се извършва с помощта на синтетични и аналитични сметки оборотните ведомости биват два вида – оборотни ведомости на синтетичните сметки и оборотни ведомости за аналитичните сметки. В предприятието следва да бъдат съставяни една оборотна ведомост за синтетичните сметки и по една оборотна ведомост за аналитичните сметки, обособени към дадена синтетична сметка.

Оборотната ведомост за синтетичните сметки (вж. Приложение №4) представлява таблица в която се посочват наименованията всички синтетични сметки, които са били открити и използвани в рамките на отчетния период, с техните дебитни и кредитни начални салда, дебитните и кредитни обороти, както и дебитните и кредитни крайни салда. В случаите когато дадена сметка няма начално салдо обороти или крайно салдо тя също следва да намери отражение в оборотната ведомост. Отделните графи в оборотната ведомост на синтетичните сметки се попълват въз основа на данните за началните салда, оборотите и крайните салда по счетоводните сметки. Основното предназначение на оборотната ведомост на синтетичните сметки е да служи за проверка на записванията по синтетичните сметки. Да се извърши подобна проверка означава да се проверят записванията по всяка сметка по отделно и по всички сметки взети заедно. По конкретно става въпрос за проверка на началните салда, оборотите и крайните салда по сметките. За да може да се твърди, че записванията по синтетичните сметки през отчетния период са правилно извършени при съставянето на оборотната ведомост за синтетичните сметки следва да се получат три двойки равенства.

1. Равенство между сумата на началните дебитни и началните кредитни салда по сметките. Това равенство се обуславя от равенството между сумата на актива и пасива на баланса, а както е известно синтетичните сметки се откриват в началото на периода с техните начални остатъци, които се вземат от счетоводния баланс на предприятието.

2. Равенство между общата сума на дебитните и общата сума на кредитните обороти по синтетичните сметки. Това равенство се обуславя от приложението на способа на двойното записване и се дължи на двойнственото отразяване на стопанските операции по счетоводните сметки.

3. Равенство между общата сума на крайните дебитни и общата сума на крайните кредитни салда по счетоводните сметки, което се обуславя от равенствата между сумите на началните салда и оборотите по сметките.

Наличието на тези три двойки равенства показва, че записванията по счетоводните сметки през отчетния период са правилно извършвани. С най-голямо контролно значение обаче е равенството между дебитните и кредитни обороти по сметките. Това е така тъй като по този начин се проверява не само правилността, но и пълнотата на записванията. Проверката за пълнотата на записванията може да се извърши като се сравни общата сума на оборотите по сметките в оборотната ведомост със сбора на сумите от всички счетоводни статии, т.е със сумата на оборота от дневника (журнала) за хронологическо отчитане.

Отсъствието на тези равенства в оборотната ведомост показва, че по сметките са допуснати грешки при записванията или при сборуванията, които своевременно следва да бъдат открити и отстранени.

Оборотните ведомости на аналитичните сметки имат различно устройство и съдържание, което се обуславя от характера на отделните отчетни обекти. От тази гледна точка могат да бъдат разграничени

- Оборотни ведомости за аналитичните сметки, при които се използва само стойностен измерител. Те имат строеж и форма, които са аналогични на оборотните ведомости на синтетичните сметки. При използването само на стойностен измерител се съставят оборотни ведомости за аналитичните сметки, водени към сметки Клиенти, Доставчици, Подотчетни лица, Вземания по липси и начети и др.

- Оборотни ведомости за аналитичните сметки при които се използват натурални и стойностни измерители. Те съдържат допълнителни данни, характеризиращи отделни отчетни обекти. Такива са оборотните ведомости за аналитичните сметки, водени към сметка “Материали,” сметка “Стоки,” сметка “Продукция” и др.

Оборотните ведомости за аналитичните сметки се съставят за да се провери правилността и пълнотата на записванията по тези сметки. За тази цел сборовете на началните салда, оборотите и крайните салда в оборотната ведомост за всяка група еднородни аналитични сметки се сравняват с отделните показатели на обединяващата ги синтетична счетоводна сметка, посочени в оборотната ведомост за синтетичните сметки. Наличието на равенства означава, че записванията по аналитичните сметки са били правилно извършени.

От оборотните ведомости за аналитичните сметки могат да се установят измененията (увеличенията или намаленията) на всеки обект на отчитане. Следователно те са важен източник на информация, която се използва за контролиране и анализиране на стопанската дейност.

Оборотните ведомости за аналитичните сметки могат да се съставят и във вариант, при който не се посочват показателите за оборота, а само крайните салда. Такива ведомости се наричат салдови и тяхното съставяне значително съкращава отчетния процес и улеснява счетоводната работа.

Имайки предвид данните от примера, илюстриращ взаимната връзка между синтетичното и аналитично отчитане оборотната ведомост на аналитичните сметки към сметка Доставчици може да се представи по следния начин

Оборотна ведомост на аналитичните сметки към сметка Доставчици

На настоящия етап в нашата страна е разработен и действа примерен Национален сметкоплан, разработен от Националния съвет по счетоводство. В него са предвидени счетоводни сметки, които предприятията могат да използват за счетоводно отразяване на осъществяваната стопанска дейност. В сметкоплана са обособени осем раздела от сметки, имащи еднородно икономическо съдържание по характеризиращите ги признаци за еднородност. Всеки раздел е номериран с едноцифрено число – от 1 до 9.

Раздел 1. Сметки за капитали

Раздел 2 Сметки за дълготрайни активи

Раздел 3 Сметки за материални запаси

Раздел 4 Сметки за разчети

Раздел 5 Сметки за финансови средства

Раздел 6 Сметки за разходи

Раздел 7 Сметки за приходи

Раздел 8 е свободен и може да се използва в случаите когато се появи необходимостта от въвеждането на нови сметки

Раздел 9 Сметки за условни активи и условни пасиви.

В сметкоплана се посочват пълните наименования на използваните в предприятието синтетични сметки. Тук се определят и възможностите за организиране на аналитичното отчитане към всяка синтетична сметка и възможните кореспонденции между сметките. Освен наименованието на сметките в сметкоплана се посочва и техния шифър (код). Шифрирането на сметките дава възможност при съставянето на счетоводните статии вместо наименованието на сметките да се посочва техния шифър, което значително съкращава обема на счетоводната работа.

Всяка синтетична сметка, посочена в Националния сметкоплан има предварително определен номер. Номерът на сметката показва раздела, групата и поредния номер на съответната синтетична сметка. Например Раздел Втори от сметкоплана е озаглавен Сметки за дълготрайни активи. В него по преценка на предприятието е възможно да се обособят следните групи сметки гр. 20 Дълготрайни материални активи, гр. 21 Дълготрайни нематериални активи, гр. 22 Дългосрочни финансови активи,23 Търговска репутация, 24 Амортизация, 26 Дългосрочни вземания и предоставени заеми и 27 Дълготрайни биологични активи. В гр. 20 могат да бъдат включени следните синтетични сметки: сметка 201 Земи; сметка 202 Подобрения върху земите, сметка 203 Сгради; сметка 204 компютърна техника; сметка 205 Съоръжения; сметка 206 Машини и оборудване; сметка 207 Транспортни средства; сметка 208 Офис обзавеждане и 209 Други ДМА. В примерния Национален сметкоплан е дадена възможност при необходимост предприятията да използват и синтетични сметки с четирицифрен шифър. Например 3041 Стоки на склад; 3042 Стоки на отговорно пазене, 3043 Стоки на консигнация и др.

На основата на Националния сметкоплан всяко предприятие следва да разработи индивидуален сметкоплан, който следва да дава възможност за отразяване на специфичните особености от дейността на предприятието и съдържа само онези сметки, които са необходими за обхващане и отразяване на онези отчетни обекти, които съществуват в отделното предприятие. Най-съществената част от индивидуалния сметкоплан на предприятието е организацията на аналитичното отчитане към отделните синтетични сметки, използвани в предприятието.

1. Поради големия брой и значителното разнообразие на извършваните стопански операции, човешката памет не е в състояние да запомни всички факти, явления и процеси, които настъпват в резултат на осъществяваната от предприятието дейност;

2. Отразената в счетоводните документи информация представлява важно средство за извършване на текущ и последващ контрол, относно законосъобразността и целесъобразността на осъществените стопански операции;

3. Правилно и своевременно съставените документи имат определена доказателствена сила, което дава възможност последните да бъдат използвани при съдебни спорове, за извършването на съдебно-счетоводни експертизи, назначени по надлежния ред и др.

На съвременния етап освен традиционните документи (под формата на писмени бланки) се създават условия за използване на такива първични носители на информация, каквито са магнитните ленти, магнитните дискове, дискетите и т.н.

За да изпълняват своето предназначение документите трябва да бъдат съставени в определена форма, както и да съдържат определени сведения (наречени реквизити), характеризиращи протеклата стопанска операция. От своя страна реквизитите биват задължителни, регламентирани в чл. 7, ал.1 и 2 от Закона за счетоводството и допълнителни. Допълнителните (наричани още специални) реквизити дават възможност за по-добро характеризиране на документираната стопанска операция като към тях най-често се отнасят:банковите сметки на двете предприятия, разценки, лимити и др.

Формата (образецът) на счетоводните документи не е регламентирана от действащото законодателство. Достатъчно е всички те да са носители на счетоводна информация, имаща доказателствена сила, съгласно Закона за счетоводството. При документалното обосноваване на стопанските операции се дава приоритет на съдържанието пред формата Това означава, че предприятията могат самостоятелно да определят формата на документа и разположението на реквизитите в него, цвета на документите, както и да включат допълнителна информация, извън задължителните реквизити. Следователно чл. 7 от ЗСч. регламентира само минималните задължителни реквизити. Няма пречка предприятията да посочват и други реквизити, които не са задължително посочени (имената на представляващия предприятието, печат на предприятието, норми, разценки, цени и др.) Наличието на повече реквизити от задължително изброените в ЗСч. не лишава първичните счетоводни документи от тяхната доказателствена сила. Водещи в това отношение са принципите за действителност на стопанската операция и предимство на съдържанието пред формата. Всички счетоводни документи в предприятието следва да се съставят на български език, с арабски цифри и в левове. Те могат да бъдат съставени и на съответния чужд език в левове и чуждестранна валута, в случаите на сделки , уговорени в чуждестранна валута и с чуждестранни контрагенти.

На практика в Закона за счетоводството счетоводните документи се класифицират като вътрешни и външни. Външен е този първичен документ, който е адресиран до външни предприятия. Той следва да съдържа следните реквизити: (Приложение 6)1. наименование и номер, съдържащ само арабски цифри; 2. дата на издаване; 3. наименование, адрес, БУЛСТАТ и номер по националния данъчен регистър на издателя и получателя; 4. предмет и стойностно изражение на стопанската операция; 5. име, фамилия и подпис на съставителя.

Когато първичният счетоводен документ засяга само дейността на предприятието(вътрешни документи) то той следва да съдържа следните реквизити: 1. наименование и номер, съдържащ само арабски цифри; 2. дата на издаване; 3. предмет и стойностно изражение на стопанската операция;

4. име, фамилия и подпис на съставителя.

За отчитането на определени стопански операции, активи и пасиви на бюджетните предприятия, ЗСч., регламентира, че лицата, които са съставили и подписали счетоводните документи и техническите информационни носители носят отговорност за достоверността на отразената в тях информация. На практика това са лицата, които по ред, регламентиран от ръководството на предприятието са оправомощени да съставят, оформят и приемат различни видове счетоводни документи, както и да ги подписват.

В данъчното законодателство също се съдържат някои допълнителни изисквания към първичните счетоводни документи. По-конкретно тези изисквания се отнасят за данъчните документи по-съществените от които са данъчната фактура, опростената фактура,данъчното дебитно и данъчното кредитно известие. Освен задължителните реквизити по смисъла на ЗСч. тези документи съдържат и:

1). нарастващ пореден номер, без дублиране и без прекъсване за данъчните години, с десетцифрена номерация, 2.)Гриф “Оригинал,” изписан трайно на първия екземпляр,3). Наименование и данъчен номер на лицето, издаващо документа, изписани трайно,4). В данъчната фактура трябва да има отделни редове за данъчната основа и за сумата за получаване,5). Данъчните известия (дебитно или кредитно) съдържат всички реквизити на данъчната фактура, както и допълнително отбелязани надписи “Данъчно дебитно известие” или “Данъчно кредитно известие.6). Опростената фактура съдържа всички реквизити по смисъла на ЗСч., както и десетразряден пореден номер с арабски цифри, основанието (пояснението), поради което не се начислява ДДС.

От гледна точка на необходимия брой подписи, законът дава възможност при обективна необходимост и съставяне на документи посредством технически средства при които подписите са заменени от идентификационни шифри.

Първичните документи се съставят в момента на извършването на стопанската операция и представляват основание за всички последващи счетоводни записвания. Вторичните документи съдържат обобщена (сводирана) информация, получена от първичните документи. Те имат доказателствена сила само ако към тях са прикрепени първичните документи, на базата на които са съставени. Разновидност на документите представляват и т. нар. Регистри. Регистърът представлява специално оформен материален носител на информация (например подвързани счетоводни книги), за осъществените стопански операции, записванията в който се извършват след като са съставени съответните първични или вторични счетоводни документи.

В зависимост мястото на съставянето им документите биват вътрешни и външни. Вътрешните документи се съставят в самото предприятие. Чрез тях се документират стопански операции, които засягат активите и пасивите на предприятието. Такива документи са: складови разписки, искания, касови ордери и т. Н.

Външните документи се съставят извън предприятието, но засягат неговата дейност. Такива документи са фактурите, регламентиращи отделни търговски сделки, платежните документи и др.

Според предназначението им документите биват разпоредителни, изпълнителни, за счетоводно оформяне и комбинирани.

Разпоредителни са документите, които дават правото да се извърши дадена стопанска операция. Чрез тях се дават конкретни указания или разпореждания. Такива са отделните видове заповеди )заповед за командировка, Заповед за отпускане на материални запаси навън и др.).

Изпълнителни са документите чрез които се удостоверява фактическото извършване на стопанските операции. Такива са складовите разписки, актовете за приемане и предаване на ДМА, лимитни карти и др.

Документите за счетоводно оформяне са тези, които се използват за извършване на последващи записвания в счетоводството. Изготвят се на база първичните счетоводни документи и представляват основание за извършване на последващи записвания по счетоводните сметки.

Комбинирани са тези документи, които обединяват особеностите на разпоредителните и оправдателните документи, а понякога и на тези за счетоводно оформяне. Използването им води до съкращаване на счетоводните записвания. Такива документи са касови ордери, заповеди за отпускане на материали за преработка, лимитните карти и др.

Факсове и фотокопия, получени във или издадени от предприятието, придобиват доказателствена сила, след като са заверени с оригинален подпис и печат на предприятието – издател. Използването на преписи от оригинални първични счетоводни документи става след тяхната нотариална заверка или след като се постави подпис и печат на издателя. Следователно достоверността на информацията в счетоводните документи, излизащи извън предприятието и предназначени за трети лица се потвърждава с печата на предприятието – съставител на документа. Това изискване засяга предимно документи, разменяни между предприятия, каквито са фактурите и платежните документи.

Поправки и добавки в първичните счетоводни документи не се допускат. Погрешно съставените счетоводни документи се анулират и се съставят нови. В случаите когато първичните счетоводни документи са от съществено значение за предприятието, анулираните документи се съхраняват с цел последваща проверка в съответствие с реда определен с вътрешните правила, посредством правилника за документооборота.

При съставянето на документите се предявяват някои изисквания, като яснота, краткост при характеризирането на стопанската операция, прегледност и др. Действащото счетоводно не допуска поправки в първичните счетоводни документи (фактури, касови ордери, банкови бордера и др.). Погрешно съставените първични документи следва да се анулират и да се съставят нови.

Документооборот

Движението на документите от момента на съставяне (или получаване) до момента на предаването им за съхранение се нарича документооборот. Той включва следните етапи: приемане на документите, проверка на документите, обработка на документите и предаването им за съхранение.

Приемането на документите в счетоводството се извършва по определен ред в съответствие с утвърдения от главния счетоводител план за документооборота Всички съставени в предприятието (или получени отвън) документи следва да бъдат проверени. Посредством проверката се цели да се установи правилността на съставените документи, както и тяхната законосъобразност и целесъобразност.Проверката може да бъде няколко вида:

- формална – при която се установява правилността при оформянето на документа, наличието на всички изискуеми реквизити, яснотата на тяхното попълване и др.

- аритметичната проверка има за цел да установи правилността на извършените аритметични действия.

- проверка по същество – има за цел да установи законосъобразността и целесъобразността на стопанската операция, която е посочена в документа.

Обработката на документите се свързва с подготовката им за отразяване на извършените стопански операции по счетоводните сметки. тя включва остойностяването (таксировката), групирането и контировката на документите. Остойностяването се състои в превръщането на някои натурални или трудови измерители в стойностни. Във връзка с това се извършва умножаване на количествените данни по съответните разценки, цени, норми и т. н. Групирането представлява подреждането на документите по определени признаци, като по този начин се образуват масиви от документи. Контировката се състои в посочване на кореспондиращите сметки, по които ще се отрази съответната стопанска операция.

Съхраняването на документите се извършва в архива на предприятието по определен ред, утвърден с плана за документооборота. Сроковете за съхранение на документите са законодателно регламентирани (вж. чл. 45 от закона за счетоводството) в зависимостта от съдържащата се в тях информация. След изтичане на съответните срокове, документите, които имат съществено значение за развитието на предприятието, отрасъла или региона се предават за съхранение в държавния архив, а останалите се унищожават.

Организацията на документооборота се регламентира с разработен и утвърден от ръководителя на предприятието правилник за документооборота с който се определят: общите изисквания за документиране на стопанските операции, списъкът на всички първични и вторични счетоводни документи и счетоводни регистри. Използвани в предприятието, систематизирани според на чина на тяхната обработка – ръчна или автоматизирана, списъкът на машинограмите за хронологична информация при бездокументално обхващане на първичната счетоводна информация посредством ЕИТ, лицата, отговорни за съставянето, оформянето и контролирането на реквизитите на всеки първичен счетоводен документ, движението на счетоводните документи (най-вече хартиените такива)м използвани през отчетния период в отделно обособени звена (клонове) на предприятието, графикът с информация за срокове и отговорници при движението на счетоводните документи, групирани по обекти на отчитане, реда за съхраняване и ползване на счетоводните документи и лицата, отговорни за това.