Документиране на операциите по реализацията на кухненска продукция и готово стоки в заведенията със сервитьорско обслужване

В заведенията със сервитьорско обслужване на клиентите, документирането на операциите по отпускането на кухненска продукция и готово стоки обикновено се извършва от сервитьорите чрез ръчно изписване на първичната информация или посредством използването на специални касови апарати. Чрез тези документи се установява имуществената отговорност, която поемат сервитьорите от момента на получаването на кухненската продукция, напитките или други стоки от кухнята и баровете до отчитането на получените пари за тяхната продажба от клиентите.

При наличието на специални сервитьорски контролно-касови апарати, документирането на отпуснатите храни и готови стоки се извършва чрез тях. Този начин на документиране се използва от почти всички заведения за хранене в туризма.

Апаратите издават два отрязъка от лента (фиш), на който е отпечатано шифър на сервитьора, шифър на поръчаните ястия и напитки, единична цена, вид на поръчаните храни или стоки, обща сума и др. Ако е необходимо апаратът може да детайлира общата сума на реализирания стокооборот по видове храни или готови стоки, което има съществено значение за определяне отчетната стойност на продадената кухненска продукция и готови стоки, които следва да намерят отражение в състава на разходите на предприятието.

Разплащането с клиентите се извършва по един от следните начини: - чрез специално длъжностно лице, чрез касиер, поставен на изхода на заведението или чрез старшите (бригадните) сервитьорки.Клиентите следва да получат документ за платените суми.

В края на работния ден управителят на заведението изготвя контролен лист за постъпилите суми от дневни продажби на кухненска продукция или готови стоки, които следва да бъдат внесени в касата на предприятието. Сумите от дневните продажби, отчетени от сервитьорите трябва да бъдат равни на обобщените данни на главния готвач и бармана за продажбите на кухненска продукция и готови стоки. Управителят на заведението издава на сервитьорите, готвачите и барманите съответните документи (разписки, бележки и др.) като по този начин ги освобождава от имуществена отговорност.

Обикновено храненията на организираните (чуждестранни и български) туристи се осъществяват чрез т.нар. блок маса (шведска маса). За отчитането на реализираната кухненска продукция по този начин първичният документ, който изготвя е Протокол за изнесена продукция на блок маса (вж. Приложение №7). В него се нанасят изнесената продукция по вид и количество (например за закуска или вечеря) и върнатата годна кухненска продукция. Разликата представлява реализирания стокооборот. Протоколът за изнесената продукция на блок маса се съставя от комисия в три екземпляра - за счетоводството, за касиер-маркировача и за главния готвач.

Въз основа на съставените първични документи ежедневно в специални вторични документи се обобщава реализацията в общественото хранене в следните разрези:

• 
  по видове клиенти – юридически лица, мероприятия, свободна консумация и др.,
  
• 
  по видове изхранвания – закуска, полупансион, кафе-пауза
  
• 
  по начин на плащане – в брой, по банков път или чрез вътрешен кредит (характерен за заведенията от висока категория)
  

Сметките се дебитира с отчетната стойност на продадените стоки и кухненска продукция, а така също и с разходите за стоковото обращение, които ще бъдат изяснени по нататък в изложението. Сметките се кредитира с продажната стойност за населението на кухненската продукция и готови стоки.

Аналитичното отчитане към сметките обикновено се организира по обекти (заведения за хранене и развлечения).

Характерните счетоводни записвания при използването на тези сметки могат да се представят по следния начин:

1. За отчитане на продажната стойност на кухненската продукция и готови стоки

Д-т сметка 411 Клиенти, (ако сумата не е получена от клиента), респ.

Д-т сметки от група 50 Парични средства

К-т сметка 701 Приходи от продажба на кухненска продукция, респ.

К-т сметка 702 Приходи от продажба

К-т сметка 453 Разчети по ДДС

2. За счетоводно отписване (изписване) на продадените кухненска продукция и готови стоки по отчетна стойност

Д-т сметка 701 Приходи от продажба на кухненска продукция, респ.

Д-т сметка 702 Приходи от продажба на стоки

К-т сметка 3042 Стоки в обектите за обществено хранене, респ.

К-т сметка 611 1 Разходи за основната дейност – дейност – дейност “Хранене.”

3.За приключване в края на годината на сметките, отчитащи разходите за обращението в дейност “Хранене.”

Д-т сметка 701 Приходи от продажба кухненска продукция, респ.

Д-т сметка 702 Приходи от продажба на стоки

К-т сметка 6114 Разходи за търговска дейност

К-т сметка 614 Административни разходи

След горните записвания по сметка 701 Приходи от продажба на кухненска продукция и сметка 702 Приходи от продажба на стоки се установява салдо, което може да бъде както следва

- Кредитно салдо, което изразява печалба за предприятието и се осчетоводява така:

Д-т сметка 701 Приходи от продажба на кухненска продукция, респ.

Д-т сметка 702 Приходи от продажба на стоки

К-т сметка 123 Печалби и загуби от текущата година

- Дебитно салдо, което изразява загуба за предприятието и счетоводно се интерпретира последния начин:

Д-т сметка 123 Печалби и загуби от текущата година

К-т сметка 701 Приходи от продажба на кухненска продукция, респ.

К-т сметка 702 Приходи от продажба на стоки

Отчитане на стокооборота на дребно. За по-пълно задоволяване потребностите на туристите в туристическите предприятия се изгражда подходяща мрежа от магазини за търговия на дребно. В повечето случаи търговията на дребно се осъществява от специализирани търговски предприятия, извън системата на туризма.

За своята търговска дейност те ползват обикновено срещу заплащане на наем помещения, собственост на туристическото предприятие.

В определени случаи (макар и по-рядко срещани на практика), туристическите предприятия могат да извършват и операции от търговията на дребно. За тяхното отчитане се използват характерни сметки като 304 Стоки в търговията на дребно и сметка 702 Приходи от продажба на стоки.

Аналитичното отчитане към горните сметки се организира по търговски обекти и по материално-отговорни лица. Освен това към първата сметка се организира аналитично отчитане по стокови групи, видове стоки, количества и цени. Тази аналитичност се осигурява чрез използването на специална програма за складовите наличности.

Документирането на операциите и тяхното счетоводно отчитане не се различават съществено от изясненото вече отчитане на стоковите операции в дейност “Хранене.”

Съкратено счетоводните записвания могат да се представят по следния начин:

1. За доставените стоки, съгласно фактурата на доставчика

Д-т сметка 304 Стоки

К-т сметка 401 Доставчици

2.За продадените стоки, съгласно съответните първични счетоводни документи

Д-т сметки от гр. 50 Парични средства

К-т сметка 702 Приходи от продажба на стоки

К-т сметка 453 Разчети по ДДС

3. За счетоводно отписване (изписване) на продадените стоки

Д-т сметка 702 Приходи от продажба на стоки

К-т сметка 304 Стоки

В края на отчетния период сметка 702 Приходи от продажба на стоки се приключва по вече посочения начин в кореспонденция със сметка 123 Печалби и загуби от текущата година.

На рецепцията на хотелите и другите средства за настаняване освен хотелското обслужване се извършва и продажба на различи стоки, като по този начин по-пълно се задоволяват потребностите на туристите. В зависимост от своя вид продажбите биват а) продажба на пликове и марки, б) продажба на сувенири, в)продажба на алкохолни и безалкохолни напитки и тютюневи изделия (бира, кафе, цигари и др.). Обикновено продажбите се извършват в левове и по-рядко във валута.

В хотелите от най-висока категория на рецепцията се осъществяват продажби на стоки за сметка на обзаведените във фоайето павилиони за продажба на сувенири, парфюми, канцеларски стоки и др. За отчитането им се използва аналитична сметка с примерен шифър 3045 и наименование Стоки в хотелски рецепции, открита към сметка 304 Стоки.

Аналитичното отчитане може да се организира по администратори. В този случай всеки администратор има личен шкаф, където да държи наличните стоки от всеки един вид. Периодично се извършва попълване на изчерпаните стоки, посредством изпращането на заявка до домакина (снабдителя) на хотела. Стоките се получават със стокова разписка, а парите се отчитат посредством вносни бележки.

Отчитането на реализираните напитки може да се осъществи със специален регистър. В него се за записват получените стоки по видове и цена и наличните, неотчетени пари от продажбите.

Отчитане на резултатите от инвентаризацията на стоките. Задачи и значение на инвентаризацията.¹⁴ При доставката и съхранението на стоките настъпват известни изменения, както в техните количества, така и в техните качества. Обикновено тези изменения настъпват въпреки волята на хората, тъй като се дължат главно на изпаряване, разпиляване, грешки при отпускане на стоково-материалните запаси и др. Тези изменения могат да се установят и съответно документират единствено чрез прилагането на способа инвентаризация.

Освен това при инвентаризацията на стоково-материалните запаси се установяват и стоките с бавна реализация (залежали и труднообращаеми), което дава възможност на ръководството на туристическото предприятие да вземе съответните мерки.

Във връзка с това пред счетоводството стоят следните по-съществени задачи:

1. Периодично да се проверява състоянието на стоките с оглед установяване на действителното им количество и качество. По този начин се определя и точният размер на материалната отговорност на отделните материално-отговорни лица.

2. Да се упражнява строг контрол върху дейността на МОЛ с оглед опазване имуществото на предприятието,

3. Да се установи размерът на вината за извършените нарушения от определени МОЛ и др.

Значението на инвентаризацията се състои главно в това, че посредством нея се установява фактическото състояние на стоково-материалните запаси. Това дава възможност за укрепването на финансовата дисциплина на туристическите предприятия и за ограничаване на възможностите за кражби, злоупотреби и разхищения.

Инвентаризацията на материалните запаси се извършва от комисия, назначена със заповед на ръководителя на туристическото предприятие в която влизат компетентни служители.

Преди започването на инвентаризацията МОЛ подписва специална декларация от която се вижда дали всички приходни и разходни документи са предадени в счетоводството, има ли чужди стоки и др.

След подписването на декларацията, в присъствието на МОЛ или негов представител се започва количествено измерване на стоките, които се описват в инвентаризационни описи.

След приключване на инвентаризацията, описите, подписани от членовете на комисията и МОЛ се предават в счетоводството, където се изготвя сравнителна ведомост. В нея се съпоставят данните от счетоводните записвания и данните от инвентаризационните описи, като на тази база се установяват резултатите от инвентаризацията, които могат да бъдат под формата на липси и излишъци.

За произхода на липсите и излишъците МОЛ е длъжно да даде писмени обяснения.

Ръководителят на предприятието утвърждава резултатите от инвентаризацията и дава указания как да се подходи към установените различия – излишъци или липси. Същите обикновено имат следната счетоводна интерпретация:

1. Излишъците, оценени по справедлива (продажна) цена се заприходяват, като за целта се съставя следната счетоводна статия:

Д-т сметка 304 Стоки

К-т сметка 709 Други приходи от дейността

2. Липсите за сметка на предприятието (поради естествени фири и др.) се осчетоводяват като се ползва отчетната (доставна) стойност на същите. Те намират отражение в състава на разходите за дейността на предприятието.

Д-т сметка 609 Други разходи

К-т сметка 304 Стоки

3. Погиналите стоки в резултат на настъпили стихийни бедствия се осчетоводяват като извънредни разходи

Д-т сметка 691 Извънредни разходи

К-т сметка 304 Стоки

4. Липсите за които има доказана вина на МОЛ се осчетоводяват като виновното лице се задължава (начита) с продажната цена на липсващите стоки и следващия се ДДС, като се съставя следната счетоводна статия

Д-т сметка 442 Вземания по липси и начети (по продажна цена)

К-т сметка 304 Стоки (по доставна стойност)

К-т сметка 453 Разчети по ДДС

К-т сметка 443 Ценови разлики по липси и начети

5. При внасяне на сумата в касата на предприятието се съставят следните счетоводни статии

5 а) За внесените суми в касата на предприятието

Д-т сметка 501 Каса в лева

К-т сметка 442 Вземания по липси и начети

5 б) За трансформиране на ценовата разлика в приход за предприятието

Д-т сметка 443 ценови разлики по липси и начети

К-т сметка 709 Други приходи от дейността

За отчитане на разходите за стоковото обращение по икономически елементи се използват сметките от група 60 Разходи по икономически елементи. Счетоводните записвания по сметките от тази група са известни, поради което няма да бъдат разглеждани тук.

За отчитането на разходите за стоковото обращение по функционално предназначение се използват следните сметки 611 Разходи за основна дейност - дейност “Хранене” и 612 Разходи за спомагателна дейност. Аналитичното отчитане към сметка 611 Разходи за основна дейност – дейност : “Хранене” се организира в два разреза а) по отделни заведения за хранене и развлечения и б) по статии на разходите (видове разходи).те се определят от ръководството на предприятието и могат да бъдат:

а) заплати на търговския персонал, начислени съобразно вътрешните правила за организация на работната заплата,

б) начисления за социални и здравни осигуровки за сметка на предприятието

в) транспортни разходи, които не се отнасят пряко към доставените материали и стоки,

г) разходи за дообработка, сортировка, опаковка и съхраняване на стоките. Тук се отнасят разходите за хигиенни мероприятия, за анализ на кухненската продукция, за дезинфекция, санитарна просвета, книжни салфетки, клечки за зъби, разходи за мелене на месо, белене на картофи, рязане и почистване на зеленчуци и др.

д) разходи за горива и електроенергия за производствени нужди. Това са разходи за дърва, въглища, нафта и електроенергия, употребени в кухненското производство, включително и свързани с използването на кухненското оборудване.

е) разходи за наеми, амортизация на ДА, поддръжка и текущ ремонт. Тук се отнасят следните по-характерни разходи за общественото хранене: разходи за пране, за поправка на съдове и прибори, за работно облекло на кухненския персонал и др.

ж) загуби на стоки и кухненска продукция за сметка на предприятието. Тук се отнасят платените глоби по съставени актове от контролните органи

з)съдове и прибори, предоставяни за непосредствено ползване от клиентите и др.

Спомагателната дейност се отчита чрез сметка 612 Разходи за спомагателна дейност. Като такава може да се обособи транспортната дейност, специално създадени звена за обработка на трупни меса, в които се приготвят пържоли, кюфтета, шницели и др.основното предназначение на спомагателната дейност е да подпомага (обслужва) дейност “Хранене,” посредством оказването на различни видове услуги

Счетоводните записвания при използването на посочените по-горе счетоводни сметки могат да се представят по следния начин:

1. За отчитане на разходите по икономически елементи по функционално предназначение

Д-т сметка 6111 Разходи за основна дейност – дейност “Хранене”, респ.

Д-т сметка 612 Разходи за спомагателна дейност

К-т сметки от гр. 60 разходи по икономически елементи

2. За приключване на сметка 612 Разходи за спомагателна дейност с оказаните услуги на основната дейност

Д-т сметка 611 1Разходи за основна дейност – дейност “Хранене”

К-т сметка 612 Разходи за спомагателна дейност

3. За приключване на сметка 6111 Разходи за основна дейност – дейност “Хранене” в края на годината

Д-т сметка 701 Приходи от продажба на кухненска продукция

К-т сметка 6111 Разходи за основна дейност – дейност “Хранене”

За общественото хранене особено значение имат съдовете и приборите: вилици, лъжици, ножове, чаши, чинии, солници, тигани, тенджери и др. Отчетният процес при тях е специфичен и може да се представи със следните счетоводни записвания

1. За отчитане на тези предмети по предназначение

Д-т сметка 6111 Разходи за основна дейност – дейност “Хранене”

К-т сметка 601 Разходи за материали

Следователно те се отписват като разход при влагането им в употреба

2. За упражняване на контрол за тяхното опазване се съставят записвания по задбалансови сметки , като се съставя следната счетоводна статия

Д-т сметка 962 Активи в употреба, отчетени като разход

К-т сметка 990 Разни пасивни задбалансови сметки

При бракуване на това имущество се съставя протокол (акт) от комисия, назначена от ръководителя на предприятието. За стойността на бракуваните активи се съставя обратна счетоводна статия.

Ако липсва имущество по вина на МОЛ се съставят следните счетоводни статии

1.Изписва се имуществото от задбалансовите сметки

2 За сумата на начета на МОЛ с продажната цена на липсващото имущество

Д-т Сметка 442 Вземания по липси и начети

К-т сметка 709 Други приходи от дейността

К-т сметка 453 Разчети по ДДС (ако предприятието е регистрирано по ЗДДС лице)

Счетоводното отчитане осигурява информация за експлоатацията на всяка група транспортни средства. За поддържане на транспортните средства в техническа изправност към туристическите предприятия се създават сервизни (ремонтни) работилници, звено за измиване на автомобилите (автомивка), както и за гресирането им. Тези работилници се третират като спомагателна дейност на туристическото предприятие.

Отчетността на автомобилния транспорт се регламентира с нормативни актове, които са задължителни за туристическите предприятия. За документиране на стопанските операции, свързани с експлоатацията на автотранспорта се използват следните по-характерни счетоводни документи: а)пътен лист, б)товарителница,в) заявка-наряд, г)карта за отчитане на пробега на външна автомобилна гума, д)месечна сметка за техническото обслужване и текущия ремонт на автомобилите, е)акт за констатираните повреди и др.

Експлоатацията на автотранспорта е свързана с извършването на разходи и реализирането на приходи, които са основни обекти на счетоводно отчитане. Основна задача на счетоводството о отношение отчитането на тези обекти е да се осигури информация за изготвяне на плана за автотранспорта и неговото контролиране, за разкриването на резерви за намаляване на разходите и увеличаване на приходите от автотранспортната дейност.

Автотранспортната дейност в туристическите предприятия се изразява в извършването на превоз на пътници (персонал и туристи) и товари. Извършването на превозите съвпада по време с тяхното потребление, поради което транспортната дейност се отнася към сферата на услугите.

Организация на синтетичното и аналитично отчитане на разходите в транспортната дейност. Разходите в транспортната дейност са твърде разнообразни. За да могат правилно да се отчитат, контролират и анализират (т.е да се управляват) те се групират по определени признаци.Групирането на разходите по съответни признаци беше изяснено в предходното изложение, поради което поради което няма да се разглежда тук.

За отчитане на разходите по предназначение се използва сметка 6113 Разходи за транспортна дейност. Аналитичното отчитане към сметката може да се организира в следните направления а) по марки автомобили, б)по отделни автомобили, в) по статии на калкулацията (видове разходи).

Групирането на разходите по статии на калкулацията може да бъде 1)разходи за материали, б) разходи за горива, в)разходи за смазочни материали, г)разходи за енергия, д)разходи за експлоатационен ремонт, е) разходи за автомобилни гуми, ж)разходи за амортизация, з) разходи за заплати, и) разходи за социални осигуровки, к) други разходи.

Транспортните средства могат да се зареждат с горива от собствена бензиностанция или от бензиностанции на външни предприятия. Зареждането с гориво се документира с чекове за петролни продукти, сметки, фактури и други документи.

Изразходваното гориво се отчита на основата на пътни листове. В тях обикновено се вписват данни за времето на работа на автомобилите, престоите, вида и предназначението на извършените превози, а така също и необходимите данни за отчитане на горивото като гориво в резервоара при зареждане, получено гориво от бензиностанцията, фактическият разход на горивото и др.

Трябва да отбележим, че изписването на изразходеното гориво (и смазочни материали) се установява с протокол и се определя по утвърдени норми за изминатите километри. Допуснатите преразходи над норматива се заплащат от виновния шофьор, а за реализираните икономии се предвижда даването на премии.

За да се осигури безопасна работа на транспортните средства, перииодично се извършват техническо обслужване и експлоатационни ремонти. Те се осъществяват от специално обособени звена – ремонтни работилници, които в отчетно отношение се разглеждат като спомагателна дейност на туристическото предприятие. Разходите за тази дейност се отчитат чрез използването на сметка 612 Разходи за спомагателна дейност. аналитичното отчитане към тази сметка се организира по статии на калкулация (видове разходи), които могат да бъдат: а) разходи за материали, б)разходи за горива, енергия и вода, в)разходи за амортизация, г)разходи за ремонт на дълготрайни активи, д)разходи за текущ ремонт на инсталации и измервателни прибори, е) разходи за охрана на труда, ж)разходи за осветление, отопление и поддръжка на чистотата, з)разходи за работни заплати и начисления за социално осигуряване, други разходи.

За извършените услуги от ремонтната работилница на транспортните средства се изготвят наряди, поръчки и други документи. Ремонтната работилница може да оказва услуги и на външни предприятия ако има свободен капацитет за това.

Разходите, свързани с общото управление на транспортната дейност в туристическите предприятия се отчитат чрез сметка 614 Административни разходи. Аналитичното отчитане към тази сметка може да се организира по следните статии на калкулацията (видове общоуправленски разходи): 1) разходи за заплати и начисления за социално осигуряване, б)разходи за амортизация0, в) разходи за канцеларски и други материали, г)разходи за командировки и служебни пътувания,е) разходи за реклама, з) разходи за телеграфо-пощенски услуги, и) други разходи.

За отчитане на разходите по предназначение, обхванати предварително по икономически елементи се съставят следните счетоводни статии

Д-т сметка 6113 Разходи за транспортна дейност, респ.

Д-т сметка 612 Разходи за спомагателна дейност, респ.

Д-т сметка 614 Административни разходи

К-т сметки от гр. 60 Разходи по икономически елементи

За отразяване на оказаните услуги от спомагателната на основната дейност

Д-т сметка 611 3Разходи за основна дейност

К-т сметка 612 Разходи за спомагателна дейност

Сметки 611 Разходи за транспортна дейност и сметка 614 Административни разходи се приключват в края на отчетния период в кореспонденция със сметка 7031 Приходи от продажби на транспортни услуги