Отчитане на разходите и приходите, свързани с основните туристически услуги

В туристическата дейност местата за настаняване и подслон се подразделят на следните видове: а)хотели, б)мотели, в) вила, г) бунгало, г) туристическо ваканционно селище, е) къмпинг, е)семеен хотел (пансион), ж) частна квартира. От всички видове места за настаняване с най-голямо значение за туристическата дейност са хотелите, които могат да се групират по следния начин:

• 
  според периода на експлоатация – целогодишни и сезонни,
  
• 
  според териториалното си разположение – морски, планински, градски,
  
• 
  според предназначението си – климатобалнеолечебни, бизнес-хотели, и специализирани хотели за различни видове туризъм (селски, ловен,спортен и др.),
  
• 
  хотел, тип “Резиденс” – средство за подслон с висок комфорт и нетрадиционно обслужване – категория четири или пет звезди. Тези средства за подслон могат да бъдат резиденции, старинни сгради, сгради – паметници на културата, замъци и др.
  

Вторият етап се състои в обработване на резервациите, т.е. установяване на възможности за удовлетворяване на искането и изпращането на отговор на изпращача. При положителен отговор искането се превръща в резервация. Отговорът следва да бъде в максимално кратък срок. Резервацията може да бъде направена устно, писмено, по телефона, факс или по друг начин в предварително определени срокове, например един месец преди пристигането на туристите. Направените резервации могат да бъдат анулирани в определени срокове.

Хотелиерската дейност е твърде разнообразна. Свързана е с извършването на разходи и получаването на приходи, които представляват важен обект на счетоводството. По отношение на тези обекти, задачите на счетоводството могат да бъдат формулирани по следния начин:

1. Да осигурява необходимата информация за планиране дейността на предприятието,

2.Да осигурява необходимата информация за изпълнението на плановите задачи.

3. Да осигурява информация за анализ на хотелиерската дейност, с оглед разкриването на резерви за повишаване на нейната ефективност.

Воденето на оперативни регистри за отчетност се обуславя от наличието на следните по-важни фактори:

а) специфичните условия на работа – непрекъснат процес на обслужване и ежедневна заетост на легловата база по брой стаи, националността на туристите и др. изискват бързо и съкратено представяне и предаване на информация за това в самия обект и извън него, в определени часове на денонощието.

б) необходимостта от осигуряване на нормална денонощна работа на различните системи (асансьор, осветление, парно, телекс, събуждане и др.) с оглед приятния престой на туристите,

в) осигуряване на основни и допълнителни услуги на туристите, при условия близки до домашните с високо качество и минимален разход на време, т.е т. нар. персонализация на обслужването.

г) осигуряване на висока заетост на легловата база и недопускане на повторни продажби на едно и също легло в денонощието,

д) даване на пълна и точна информация на гостите и съхраняване на техните ценности и материали,

е) приемане и предаване на съобщения от личен и делови характер на гостите на хотела,

ж) резервиране, анулиране или промяна на нощувки и допълнителни услуги за туристите.

з)съчетаване на условията за нощувка и пребиваване с възможностите за почивка и изпълнение на стопански задачи,

и) осъществяването на контрол по настаняването, адресното регистриране,спазването на визовите формалности и законността при пребиваването на чуждестранни туристи на територията на хотела и страната.

В хотелиерската дейност воденето на регистри за оперативно отчитане има предупредителен, уведомителен и организационен характер. Оперативната отчетност обикновено не поражда имуществена отговорност, а само дисциплинарна такава.

В хотелиерската дейност обикновено се използват следните регистри за оперативно отчитане:

- Табло на хотела дневен лист, оперативен бюлетин, хотелски регистри др. посредством които се представя състоянието и заетостта на легловата база през денонощието,

- Адресна карта, която се попълва при пристигането на туристите по данни от техните документи за самоличност. Единият екземпляр от адресните карти се предават на органите на полицията , а другият се запазва в картотеката на хотела. Децата без документи за самоличност се регистрират на гърба на адресните карти на техните родители. Лицата без документи за самоличност не могат да се регистрират за престой в хотела. Организираните групи представят заверени списъци от чуждестранния туроператор. На туристите от групата се задължително се изготвят адресни карти. ,

- Регистър за сейфовете, в които туристите съхраняват свои лични ценности като документи, пари, бижута и др. Регистърът съдържа следната информация – дата, номер на стаята, период на ползване и др. Попълва се задължително от всеки администратор на рецепция.

- Регистър за повреди на различните инсталации или уреди (асансьор, електроинсталации, телевизори, бойлери, готварски печки, часовникови и сигнални уредби, системи за събуждане и др. Регистърът съдържа: дата, описание на повредата, номер на стаята, час и подпис на лицето, отстранило повредата.

- Регистър за събуждане. Води се ежедневно от дежурния администратор и съдържа номера на стаята за която е поръчано събуждането и желания час на събуждане. Събуждането се осъществява автоматично, посредством телефона в стаята или по друг подходящ начин.

- Обходен лист в който се отразяват задачите на камериерките за деня – а) стаите, които следва да се зареждат, б) стаите, които следва да се поддържат, в) стаите, които трябва да се обслужват, г) особени отметки на някои стаи – допълнително зареждане,смяна на един вид възглавници с друг ,например на дунапренена с пухена и т.н.

-Регистър за резервации – попълва се от старши администратор, съответно за организирани и неорганизирани туристи в компютърната система на хотела. Всеки ден се определя броя на стаите за определените резервации,

- Регистър за състоянието на противопожарната система,

- Регистър за резултатите от осъществения ветеринарен и санитарен контрол от специализираните органи, който съдържа информация за установените нарушения и указания за извършването на съответните санитарно-хигиенни мероприятия,

- Протокол за настъпило застрахователно събитие

- Регистри за телефонните разговори за проведените телефонни разговори, за получените пощенски пратки, за работата на пиколата, рум сървиса и др.

Счетоводното отчитане на разходите се извършва в две направления: а) веднъж по икономическо съдържание, като за целта се използват сметките от група 60 Разходи по икономически елементи б) по функционално предназначение на разходите, т.е по конкретни дейности.

За отчитане на разходите по предназначение се ползват следните сметки

611 Разходи за хотелиерска дейност

612 Разходи за спомагателна дейност (перално стопанство)

614. 
     Административни разходи
     

Сметка 611 разходи за хотелиерска дейност се дебитира извършените разходи, а се кредитира при нейното приключване.

Чрез сметка 612 Разходи за спомагателна дейност се отчитат разходите за пералното стопанство, което се изгражда към по-големите хотели или хотелски комплекси. Аналитичното отчитане към сметката се организира по статии на разходите, които могат да бъдат: а)заплати и начисления за социално осигуряване, б) амортизация, в) разходи за вода и електроенергия, г) за перилни препарати, д)за транспортиране на бельото от и до хотелите, е) за гладене и др.

Сметката се дебитира с извършените разходи, а се кредити р края на отчетния период със себестойността на оказаните услуги на хотелите, ресторантите и външни клиенти.

Сметка 614 Административни разходи се води когато хотелиерската дейност се осъществява в повече от един хотел. Аналитичното отчитане към сметката може да се организира по следните статии на разходите а) разходи за заплати и социални осигуровки, б)амортизация, в) командировки и служебни пътувания, г)разходи за представителни цели, д) разходи за абонамент на вестници и списания, е) телеграфопощенски разходи и др.

В рамките на отчетния период сметка 614 Административни разходи се дебитира с извършените разходи, а се кредитира в края на годината при нейното приключване.

При този състав от сметки за отчитане на разходите в хотелиерската дейност се съставят следните счетоводни статии.

1. 
   За отчитане на разходите по предназначение
   

Ан. Сметки по отделни хотели

Д-т сметка 612 Разходи за спомагателна дейност, респ.

Д-т сметка 614 Административни разходи

К-т сметки от гр. 60 разходи по икономически елементи

2.За отнасяне на разходите за пералното стопанство към разходите за хотелиерската дейност на база на килограмите изпрано бельо от отделните хотели.

Д-т сметка 611 разходи за хотелиерска дейност

К-т сметка 612 Разходи за спомагателна дейност

а) от нощувки – това е наемната цена за ползвано легло

б)за дневна почивка от 14.00 до 18.00 часа

в)за наем на хотелски зали – за конференции и други делови мероприятия

г) за пране и гладене на бельо

д)за ползване на паркинг

е)за ползване на сейф

ж)за телефонни разговори

з)за ползване на вещи под наем (игри, телевизори хладилник и др.), ако стаята не е оборудвана с подобни уреди и др.

По сметка 7031 Приходи от хотелиерска дейност се извършват следните счетоводни записвания

1. 
   За постъпилите приходи
   

Д-т сметка 411 Клиенти

К-т сметка 7031 Приходи от хотелиерска дейност

К-т сметка 453 разчети по ДДС

2. За приключване на сметка 611 Разходи за хотелиерска дейност и сметка 614 административни разходи (ако такава сметка се води в предприятието)

Д-т сметка 7031 Приходи от хотелиерска дейност

К-т сметка 611 Разходи за хотелиерска дейност

К-т сметка 614 Административни разходи

След горните записвания по сметка 7031 Приходи от хотелиерска дейност се установява салдо, което показва финансовият резултат от тази дейност

Ако салдото по сметката е кредитно, то изразява положителен финансов резултат (печалба), който се осчетоводява, посредством съставянето на следната счетоводна статия

Д-т сметка 7031 Приходи от хотелиерска дейност

К-т сметка 123 Печалби и загуби от текущата година

Ако салдото по сметка 7031 Приходи от хотелиерска дейност е дебитно, то изразява отрицателен финансов резултат (загуба), който се осчетоводява чрез следната счетоводна статия

Д-т сметка 123 Печалби и загуби от текущата година

К-т сметка 7031 Приходи от хотелиерска дейност

За отчитане на постъпилите приходи вследствие на оказани услуги от пералното стопанство на физически и юридически лица се съставят следните счетоводни статии

Д-т сметка от гр. 50 парични средства, респ.

Д-т сметка 411 Клиенти

К-т сметка 703 Приходи от продажби на перални услуги

К-т сметка 453 Разчети по ДДС

За счетоводно отразяване на фактическата себестойност на оказаните услуги от пералното стопанство се съставя следната счетоводна статия

Д-т сметка 703 Приходи от продажби на перални услуги

К-т сметка 612 Разходи за спомагателна дейност

Салдото по сметка 703 Приходи от продажби на перални услуги, което може да бъде кредитно (при положителен финансов резултат) и дебитно (при отрицателен финансов резултат)се осчетоводява в кореспонденция със сметка 123 печалби и загуби от текущата година по разгледания вече начин.

В заключение следва да отбележим, че по дебита на сметка 7031Приходи от хотелиерска дейност се отразяват всички разходи по нейното функциониране. Ако тези разходи се разделят на броя на реализираните нощувки може да се установи себестойността на една нощувка. Този показател има съществено значение за управлението на хотелиерската дейност.

Отчитане на дейност хранене
Особености на дейност “Хранене.” Туристическите предприятия разполагат с голяма собствена база от заведения за хранене и развлечения (ресторанти, заведения за бързо хранене, питейни заведения, кафе-сладкарници и барове), чрез които се обслужват чуждестранните и български туристи. Те следва да отговарят на съответните изисквания според Наредбата за категоризиране на туристическите обекти. ¹²

Дейност “Хранене” е важно звено от системата за комплексно обслужване на българските и чуждестранни туристи. Тази дейност се отличава от другите сфери на общественото обслужване по това, че на населението се оказват услуги както от материален, така и от нематериален характер. Тази отличителна особеност произтича от специфичните функции, които изпълнява храненето, а именно: да произвежда готови храни, да реализира произведените храни едновременно с други готови стоки, произвеждани от предприятията на хранително-вкусовата промишленост, а така също и да създава условия за тяхната консумация. Следователно тук се осъществяват стопански операции, които се отнасят към четирите сфери на обществения производствен процес. Такова съчетаване на разнородни функции (снабдителни, производствени, търговски и организация на потреблението) не се среща в другите сфери (отрасли) на икономиката.

Характерна особеност на стопанската дейност “Хранене,” която се осъществява от съответните заведения (обекти) е органическото преплитане на операциите на операциите, свързани с производството на готови храни, тяхното реализиране, заедно с доставените други стоки,, както и със създаването на условия за консумиране на потребителната им стойност. Тази органическа връзка на извършваните процеси създава непреодолими трудности за разграничаване на направените материални, трудови и парични разходи.

От своя страна производственият процес в дейност “Хранене” се характеризира с редица специфични особености. От тях с особено значение за отчетността са: ежедневната промяна на асортимента на произвежданата кухненска продукция и (в едно и също време) произвеждане на отделни видове продукция, включена в дневното план-меню.

Характерът на дейността обуславя и задачите на отчетността на стоките о стокооборота в дейност “Хранене.” Тези задачи могат да бъдат формулирани по следния начин:

1. Да се осигури необходимата информация за контролиране изпълнението на плана за доставката на стоки и материали за производството на кухненска продукция и нейната реализация и закупените готови стоки, както общо за предприятия, така и по отделни заведения (обекти),

2. Да съдейства за правилното съхраняване и опазване на стоките и материалите,

3. Да контролира спазването на разходните норми за хранителни продукти,

4. Да осигурява възможности за правилно ценообразуване на кухненската продукция и закупените готово стоки, както и да контролира спазването на определените цени.

Особености на ценообразуването в дейност “Хранене.” Поради практическата невъзможност за разграничаване на разходите за отделните функции (например производствена и търговска), в резултат на използването на една и съща материално-техническа база тук не се изчислява (определя, формира ) себестойност на кухненската продукция. Вместо това се калкулират продажни цени на кухненската продукция и готовите стоки.

Продажните цени на ястията (кухненската продукция) се формират главно от следните елементи: а) стойност на вложените хранителни продукти по цена на придобиване, б)надценката за категорията на заведението , което може да бъде от една до пет звезди, в) включения в цената данък върху добавената стойност, ако предприятието, собственик на обекта е регистрирано по Закона за данъка върху добавената стойност .

При този начин на ценообразуване надценките са предназначени да покрият всички разходи по производството на кухненската продукция и създаването на условия за нейното потребление, а така също и на разходите по обръщението, в т.ч. и на т. нар. административни (управленски) разходи). Освен това надценката следва да осигури и печалба за предприятието.

Калкулации се изготвят за 10 или 100 порции, според прилагания рецептурен сборник, който е задължителен. Трябва да подчертаем, че в значителна степен цената зависи от потребителското търсене на кухненска продукция и готови стоки, продавани в заведението).

Примерна схема на калкулацията на продажната цена на кухненска продукция и готови стоки може да се представи по следния начин:

1. Вложени продукти по цена на придобиване 100 лв.

2. 50% надценка за производство и продажби спрямо

цената на придобиване 50 лв.

3. Цена за категорията 150 лв.

4. ДДС (ако предприятието, собственика на заведението

е регистрирано по ЗДДС) – 20 % от цената за категорията 30 лв.
5. Продажна цена за клиентите 180 лв.
Ако калкулацията е изготвена за 10 порции цената за една порция ще бъде 18 лв. (180 лв.:10 броя). Ако в заведението има музикална програма се предвижда отделна надценка за изпълнение на програмата.

В някои заведения за хранене и развлечения вместо надценка за музикална програма се заплаща входна такса, с която се издържа музикалната програма.

В повечето случаи доставените хранителни продукти и готови стоки постъпват в складове с отделно материалноотговорно лице (МОЛ), както и в приобектните складове. Такива складове могат да бъдат обособени към някои от по-големите обекти за хранене и развлечения.

Документирането на покупката се извършва чрез издаването на фактура от доставчика, а постъплението на продуктите и стоките в складовете и търговските обекти, посредством стокова разписка, съставена от лицето, което е приело продуктите или стоките.

Хранителните продукти и стоките, постъпващи в складовете на предприятието с отделни МОЛ, както и тези, постъпващи в търговските обекти при разглеждания модел на отчетност се отчитат по отчетна (доставна) стойност, наричана цена на придобиване.

Синтетичното отчитане на стоките и материалите в складовете с отделни МОЛ се осъществяват посредством сметка 3041 Стоки в хранителен склад. Аналитичното отчитане към тази сметка се организира по стокови групи, видове стоки или други признаци в зависимост от информационната потребност на предприятието.

Синтетичното отчитане на стоките и материалите в търговските обекти се осъществява посредством сметка 3042 Стоки в обектите за обществено хранене. Аналитичното отчитане към тази сметка се организира по отделни обекти и по материално-отговорни лица, каквито се явяват главните готвачи в заведенията за хранене, респ. барманите в питейните заведения.

Счетоводните записвания на материали и стоки в централния склад на предприятието могат да се представят както следва:

Д-т сметка 304. 1 Стоки в хранителен склад

Ан. Сметки по видове стоки и материали

Д-т сметка 453 Разчети по ДДС

К-т сметка 401 Доставчици

Ан. Сметка на доставчика (ако стоките не са платени), респ.

К-т сметка 422 Подотчетни лица (ако стойността на стоките е изплатена от подотчетно лице, например снабдителя на предприятието), респ.

К-т сметка от гр. 50 Парични средства

Счетоводните записвания при постъпването на материалите или стоките направо в обектите за хранене и развлечения могат да се представят по следния начин:

Д-т сметка 304. 2 Стоки в обектите за обществено хранене

Ан. Сметки по видове стоки и материали

Д-т сметка 453 Разчети по ДДС

К-т Сметка 401 Доставчици, респ.

К-т сметка 422 Подотчетни лица, респ.

К-т сметки от гр. 50 Парични средства

Въз основа на издадената стокова разписка при предаването на стоките и материалите от централния склад в обектите за хранене се съставя следната счетоводна статия

Д-т сметка 3042. Стоки в обектите за обществено хранене

Ан. Сметка на съответния обект и МОЛ

К-т сметка 3041 Стоки в хранителен склад¹³

Ан. Сметки по видове стоки и материали

Счетоводното отчитане на произведените готови храни в обектите за обществено хранене се извършва по доста специфичен начин. Постъпилите хранителни продукти в кухнята (за които отговаря главният готвач) се отчитат както вече отбелязахме (при нашия подход на разглеждане на проблема) по доставна стойност. От тези хранителни продукти следва да се произведе съответна кухненска продукция, която да има същата стойност. Следователно производствения процес – обработка на хранителните продукти и добиването на готовите храни не се обхваща от счетоводството. Прилагането на тази методика изисква задължително да се спазват нормите за разход на продукти, определени в рецептурника (сборника) с готварски рецепти.

Реализираният стокооборот в дейност “Хранене” се състои от реализираните кухненска продукция и готови стоки. Поради това, че няма различия между документирането и отчитането на стокооборота от кухненска продукция и стокооборота от готови стоки, в следващото изложение тези въпроси ще бъдат разгледани заедно.

В зависимост от вида на заведенията за обществено хранене и от организацията на дейността в тях документирането на кухненската продукция и готовите стоки, както и раз плащанията с клиентите могат да се осъществят със и без помощта на сервитьорски персонал. От своя страна реализацията на хранителни стоки в заведенията без сервитьорско обслужване по два начина – чрез пряк контакт между търговските работници и клиентите (т.нар. щандово обслужване) и чрез използването на линии за самообслужване.

Независимо от начина на отпускане на стоки и кухненска продукция във всяко заведение за обществено хранене трябва да бъде обявен възприетия начин за разплащане с тях и какъв документ следва да им се издаде за инкасираната сума. Практически това се осъществява посредством листове-ценоразписи или чрез поставянето на подходящи надписи на определение места в търговската зала. Освен това трябва да се посочат и телефонните номера на контролните органи към които клиентите биха могли да се обърнат при необходимост.

Правилното протичане на разплащанията с клиентите изисква цените на предлаганите ястия, напитки и други стоки да бъдат предварително известни на последните. В зависимост от вида и категорията на заведението цените се обявяват посредством ценоразписи или чрез изписването им върху табелки, поставени на места, удобни за визуална информация на клиентите.