Тема първа. Общуване в бизнеса

могат да работят съвместно, както и да формулират цели и съвместно да ги постигат. Комуникацията представлява сложен процес, който се състои от взаимосвързани етапи. Всеки етап е необходим, за да може мислите правилно да бъдат възприети от лицето към което са адресирани. Комуникацията е един вид свързващ процес, защото нито една дейност не може да се осъществява без обмен на информация. В основата на успеха на отделния човек или организация като цяло стоят ефективните комуникации. Обменът на информация е един от най-сложните процеси във всяка организация. Неефективните комуникации са един от основните източници за възникване на проблеми в организациите.
Ефективно работещите ръководители са ефективни и в комуникациите – притежават умението устно и писмено да общуват, както и добре да разбират как средата оказва влияние на обмена на информация.
Комуникацията е основна функция на всеки бизнес. Независимо дали е писмена или устна, тя е проводникът, чрез който бизнесът говори на своите потребители. Една организация, която осъществява ясна, съдържателна и ефективна комуникация с клиенти, партньори, акционери и обществеността, има добри шансове да изгради отношения на доверие и може да разчита на сътрудничество.
Хората, които имат отлични постижения в изграждането и поддържането на взаимоотношения, използват спектър от умения и подкрепящи убеждения, за да го правят. Целта на комуникацията е един човек да промени по някакъв начин друг. Следователно, общуването постига целта си, когато се постига желаната реакция. За да постигнат това, хората трябва да общуват по различни канали.
Един от начините е като осъществяват писмени отношения чрез разменяне на определени писмени документи, т.е. кореспондирайки помежду си.
Етимологически думата „кореспонденция” означава „съотговаряне”, т.е. установяване на писмени връзки и отношения в обществото между институциите, в създаването и технологичното оформяне на документи, които улесняват техните преки и косвени взаимоотношения. При бизнес кореспонденцията изключителна роля имат езиковата компетентност и правописната култура, за да се създават документи с конкретно информационно съдържание.
Правно-юридическите и служебни отношения между институциите се осъществяват с различни по вид, характер и предназначение документи. Те са

източници и материални носители на информация във време и на разстояние; основание или резултат за вземане на решения; източник за обобщения, справки, контрол и т.н. В дадени случаи документацията може да послужи за защита интересите на институцията или да съдържа сведения с историческа, правна или друга стойност.
За да отговори на динамиката в отношенията между деловите партньори по повод на възникнали правоотношения, за добрият ред и качествено оформяне на документите, за рационализиране труда на деловодните служби, е необходимо документите да се оформят в съответствие с изискванията, утвърдени в самата организация или приети международни стандарти.
При подготовката на конкретен документ се вземат предвид задължителните съставни части с определено местоположение за вписване на данни, наречени реквизити, като броят им е строго определен от държавните стандарти.
Класификацията на видовете документи може да се извърши по различни признаци, но най-общо те биват:
 От общ характер - молби, жалби, служебни бележки, удостоверения, декларации, пълномощни;
 Кадрови - заповеди за личния състав, характеристики, препоръки;
 Справочно-информационни - писма, доклади, докладни записки, справки, протоколи;
 Организационно-разпоредителни - устави, инструкции, правилници, постановления, решения, заповеди по основната дейност, указания.
Така направената класификация търпи промени, тя не е окончателна - появяват се нови документи, други изчезват или променят своя облик, придобиват ново значение. Издаването на документи зависи от степента на целесъобразност и полезност в конкретния случай. Желателно е това да става тогава, когато е нужно да остане “документална следа”. Полезни в това отношение са съветите на Паркинсон и Рустомджи за мениджърите: “Колкото по- малко документи пишете, толкова повече време ще ви остане за истинска мениджърска работа да опознавате хората си, да им помагате и да ги водите
15
”.
Всяка институция трябва да издава документи в съответствие със
15
Цит. по Андонов, Б. Бизнес комуникации, С., 1999, стр. 56

съществуващите закони, приети от Народното събрание, постановленията, решенията и разпорежданията на Министерски съвет, указанията на висшестоящата организация, на която тя е подчинена.

Изтегляне 4.22 Mb.

Сподели с приятели: