III. Пирамидално-мозаично изображение на рамковия модел за вътрешноорганизационни комуникации

III. Пирамидално-мозаично изображение на рамковия модел за вътрешноорганизационни комуникации

Моделът, показан на фигурата „Пирамидално-мозаечен модел”, има предназначение да ориентира мениджърите и специалистите в йерархията на приоритетите при създаването на вътрешнокомуникационна стратегия на организацията, както и да ги подпомогне в избора на най-адекватната за тяхната организация последователност на действията.

Концепцията, върху която е изграден моделът, се основава върху две главни предпоставки:

1) определяне на йерархията и на последователността на действие

2) предоставяне на възможност за прилагане на модела както при действително големи, така и при средни и малки организации (НСИ, 2010: 282)⁴⁶, при свеждане до необходимия минимум на използваните капацитети в зависимост от размера на организацията.

Първият принцип е представен в най-подходящият за целта вертикално-пирамидален вид. Състои се от шест нива. Вторият принцип са мозаечните елементи – посочените дейности са съобразени с потребностите и с капацитета на организацията, и по такъв начин елементите съставящи отделните нива наподобяват мозайка, или домино, чиито елементи могат да се подбират, добавят или вадят, подобно на мозайка. Много от тях могат да бъдат изключени при малките организации. Оттук и наименованието пирамидално-мозаечен модел.

Шесте пирамидални нива са задължителни, за да може да бъде постигната консистентна система, функционираща в интерес на повишаването на ефективността на организацията, от една страна, и усъвършенстването на диалога с вътрешните публики, от друга страна. Нивата са: Първо основно ниво - стратегията на организацията като цел и фундамент на функцията; Второ ниво – канали, по които се предават съобщенията; Трето ниво – послание (съобщение) и обратна връзка; Четвърто ниво – публики; Пето ниво – провеждане на самоанализ (самооценка); Шесто, най-високо ниво – цели на организацията и на стратегията.

На шесто ниво, на върха на пирамидата и най-високо в йерархията, са поставени целта, или целите, на вътрешните комуникации. Тези цели могат да бъдат съвършенно различни за различните субекти. Въпреки това, те би следвало да се свеждат до предаване на факти, знания и информация за същината на организацията. Т.е. необходимо е целите да осигуряват самопознание, да внедряват мотивация чрез съвместни за ръководството и служителите действия, да придават чувството за принадлежност, за отборна работа.

При шестото ниво по такъв начин могат да се появат множество цели или под-цели, поради което, прилагайки принципът на мозайката, те могат да бъдат сведени до определен оптимален минимум за постигане на ясен и силен фокус на дейностите на организацията.

Целите се дефинират в съответствие с цялостната стратегия, но също така и като се ползват данните от извършения специално за целта самоанализ.

На пето ниво, непосредствено под целите, се намира самоанализът, тъй като без него не е възможно адекватно определяне на целите. Тук също са налице повече подходи, при което и това ниво има „мозаечна” структура. Познати са множество надеждни методологии за самопреценка, най-препоръчителните включват анкета и лични разговори със служителите. В основата на всякаква дейност за самопреценка е внимателният подбор на членовете на екипа, които е необходимо да имат необходимите знания и капацитет, за да я осъществят качествено.

Четвъртото ниво, наречено публики, е в централните части на пирамидата, тъй като вътрешните комуникации имат за главна цел публиките. Както вече бе посочено преди, тяхното дефиниране представлява първата задача пред комуникатора и неговият ръководител. На служителите и работещите се осигурява важна информация за тяхната работа, за организацията, за обкръжаващата ги среда и за самите тях, включително в смисъла на Директива на ЕС 2002/14/ЕС за информиране и консултиране. Мозаечниат подход на това ниво би позволил по-висока степен на диференциране на публиките, на техните потребности, на значението им за стратегията.

Трето ниво представляват съобщения и обратна връзка, при което мозайката е на две хоризонтални нива – едно за посланията (съобщенията) и друго за обратната връзка. Разбираемо е, че и при единия, и при другия случай, могат да бъдат различени множество самостоятелни елементи на посланията и на саморегулацията, и на т.нар. обратна връзка. Дейностите, свързани с вътрешните комуникации, предоставят на ръководството механизми чрез които да обясняват на служителите различни промени в закона и трудовото право, да разясняват сложните социални и здравни проблеми, квалификационните програми и всички по-важни и актуални аспекти, свързани с реализацията на човешките ресурси. Същевременно, не е за пренебрегване потребността на висшия мениджмънт да бъде информиран за удовлетвореността на своя персонал; да утвърждава чувство на принадлежност; да създава екипи.

По-рано, позовавайки се на Арженти, вече бе посочено, че най-добрият начин да се оцени доколко са ефективни вътрешноорганизционните комуникации е като се измери отношението на служителите към фирмата. Такава оценка може да се направи чрез вътрешен комуникационен одит. Въз основа на резултатите от одита, могат да се въвеждат корекции с цел постигане на оптималната комуникационна стратегия за конкретната организация.

От техническа гледна точка в самите организации комуникацията протича в писмена, вербална и невербална форма. Инструментите, които се използват, за да протичат тези комуникации, може да включват една или няколко медии на информационните технологии – текст, глас, графики, илюстрации, радио, анимация, видео. Като се използват едновременно различни медии може да се увеличи ефективността на съобщението, да се ускори научаването, да се подпомогне разрешаването на проблем. От друга страна обаче, възможно е едновременната работата с множество медии да затрудни изпълнителите, да снижи скоростта, капацитета и качеството. Настоящият мозаечен модел в това отношение позволява фино регулиране на използваните медии.

Второто ниво представляват каналите на комуникация. От направеното емпирично проучване чрез онлайн анкетата се потвърди, че най-предпочитани канали във възходящ ред са: тренинги, вътрешни семинари, работни групи, интранет, стационарен телефон, мобилен телефон и мобилни устройства, срещи лице-в-лице, имейл. Оценката им по скала от 1 до 5 е представена в таблицата по-долу, която представлява извадка от нашата таблица от Глава 11.

22	Тренинги	3,27
18	Вътрешни семинари	3,35
21	Работни групи	3,66
1	Интранет	3,75
8	Стационарен телефон	4,09
7	Мобилен телефон, мобилни устройства Таблица: Предпочитани канали за комуникация	4,44
16	Срещи лице-в-лице	4,56
2	Имейл	4,80

Таблица: Предпочитани канали за комуникация

Необходимостта от разработване и използване на стратегия се осъзнава от 96% от онлайн респондентите от емпиричното изследване. (Вж. Фиг. „Необходимост от вътрешно-комуникационна система”).

Фиг. Необходимост от вътрешно-комуникационна система

Изборът на метод за планиране на вътрешните комуникации е от първостепенно значение. Според Маркус, разработването на план или програма за нуждите на компанията увеличават шансовете за успешни вътрешни комуникации (Marcus, 2003: 21).

1. 
   Линеарният модел – в големи организации, които разполагат с големи капацитети и имат свои утвърдени политики, при които е важно в тези политики да бъдат включени всички субекти. Той е най-приложим под формата на вътрешни разпоредби или писмени заповеди на лидера на организацията.
   
2. 
   Сферичният модел – в търговски и бизнес корпорации, където се преплитат вътрешните и външните публики и техните интереси и където потребността от саморегулация е важен елемент от стратегията.
   
3. 
   Пирамидално-мозаечният модел – при малки и средни организации с осъзната потребност от наличието на динамична и ефективна стратегия. Той може да бъде съчетан, при това, с внимателно подбрани елементи от линеарния модел.
   

Фигура: Творческа вариация на пирамидално-мозаечния модел