Тема първа. Общуване в бизнеса

4.
Интернет комуникации
Ако преди години Интернет беше новост, то днес това е един от най- лесните източници на информация. Както се казва, „информацията е на върха на пръстите – натискаме един клавиш – и готово“. От каквато и информация да се нуждаем – използваме Интернет – лесно, ефикасно, бързо и удобно, без допълнителни разходи. Ето защо за всяка организация е много важно да се създаде виртуална интернет среда, за да могат служителите да получават и ползват интернет ресурси, когато това е необходимо в работата им и за осъществяване на бизнес комуникации. Как може една организация да използва интернет за свои цели? Възможностите са чрез:
1.
Електронна поща. Имейлите са уникално комуникационно средство, позволяват установяване на бизнес контакти по електронен път, чрез Интернет или Интранет. Имейлът представлява предаване на файлове или съобщения чрез компютърна система. Той е лесно и удобно средство за изпращане и препращане на информация, получена по електронен път от други източници.
Той също е форма на бизнес кореспонденция, която изисква същото внимание както при оформяне на официални документи. Тази електронна форма на комуникация бързо се превърна в предпочитано средство поради своите преимущества - удобство, бързина, изпращане на голям обем информация чрез "прикачване" на файлове, икономия на време и пощенски разходи. Важен е и фактът, че получателят може да редактира, да вкара допълнителна информация и да върне файловете със същата скорост и степен на сигурност. Всяка организация трябва да има правилен електронен мениджмънт, който да бъде разяснен на всички служители, спазвайки следните четири елемента:
 Нулева толерантност към тормоза и дискриминацията;
 Надеждно съхраняване на имейлите;
 Получаване на поверителна информация по друг начин;
 Изпращане на информацията само като прикачен файл – на страницата на имейла не са пише;
 Спазване на авторското право.
Безспорно днес по-голяма част от кореспонденцията се извършва по електронен път. Това съвсем не означава, че трябва да се пренебрегнат правилата на деловата етика и изискванията за оформяне на деловата

кореспонденция. И тук с пълна сила важат изискванията за стил и съдържание
(с увод, изложение, заключение) на документите. Уводът започва с учтива форма на обръщение, като: “Здравейте, господин Попов”, “Уважаеми господин/госпожо
...”. Използването на делови стил на писане, кратко и ясно на въпроса, за който се пише е задължително. Не се правят дълги изречения с неясни формулировки, не се използват ненужни съкращения. Не се пише от лично име, а от името на институцията, която пишещият представлява, освен ако не се изисква персонална отговорност и работа по проект, което налага размяна на лични имейли. Важно изискване е да се внимава за грешки, това е много неприятно за получателя. Преди да бъде изпратено писмото, внимателно се прочита или се използва речник за проверка на правописа. Особено важно е да не се пропусне попълването на полето “Относно” (Subject), липсата му е проява на неучтивост.
Това дава възможност на получателя да разбере за какво става въпрос, а и да го предпази от опасността от вируси. Този въпрос не бива да бъде подценяван.
Внимателно трябва да се подходи при отваряне на прикрепени файлове с разширение *.doc, *.zip, *.exe. Ако е получен такъв файл и не е известен подателят, веднага се изтрива.
Темата на имейла, записана на мястото, обозначено със Subject, е входът към цялото писмо. От нейната формулировка до голяма степен зависи дали писмото изобщо ще бъде прочетено. Така че формулирайте темата прецизно - точно и кратко. Много внимателно избягвайте обаче думи и изрази като „cheap, discount
“, „free“. Те често присъстват в Subject-а на спам съобщенията, които се улавят и спират от сървърите на интернет доставчиците автоматично и никога не стигат до адреса, до който са изпратени. Писмото завършва с учтива форма
(изказване на пожелания за успехи в работата, в личен план, пожелаване на нещо приятно) и подпис на съставителя. Когато трябва да се изпрати прикачен файл, се описва с няколко думи какво съдържа той, в противен случай рискът да остане неотворен е много вероятен. Когато се изпраща съобщение на повече от един получател, адресите им се поставят в полето Bcc: (Blind Carbon Copy) , а не в Cc: (Carbon Copy) където са видни и за другите получатели, а това за тях може да е неприятно. Когато отговорът е автоматичен, оригиналното съобщение се изтрива.
В комуникациите по Интернет широко се използват и така наречените емотикони, това са символи, които изразяват определен тип емоции, като:

 - радост, усмивка; намигване;  - изпитвам яд, тъжен съм.
Тези символи не са подходящи за деловата кореспонденция, по тази причина и не е желателно да се използват. Те са подходящи за личната кореспонденция, между приятели. Напоследък в деловите писма, изпращани по имейла, се прокрадват все повече „термини“ от електронния сленг на чат сайтовете. Те обикновено пресъздават англоезични фрази.
 ty (thank you) = 10x (thanks) – благодаря;
 ASAP (as soon as possible) - колкото е възможно по-скоро;
 CU@ (see you at...) - ще се видим на;
 4 you (for you) - за Вас;
 2 you (to you) - към Вас;
 u2 (you too) - Вие също;
 brb ((I'll) be right back) - връщам се веднага;
 ttyl (talk to you later) - ще говорим по-късно.
Специалистите по комуникационни стратегии са категорични, че електронният сленг няма място в официалното общуване с бизнес партньорите.
Той пренебрегва нормите на учтивостта, прави общия тон на деловото писмо прекалено фамилиарен, което в повечето случаи звучи дразнещо или дори обидно за получателя. За да се работи ефективно в Интернет при изпращане, получаване и съхранение на съобщения и информация, да не се забравя:
 Изтриване ненужните съобщения и съхраняване само информация, която е необходима;
 Използване надеждни антивирусни програми за предпазване от вируси
(Например Norton anti-Virus, можете автоматично да я актуализирате от
Интернет);
 Изпращането на всички съобщения по възможност наведнъж спестяват разходи и време;
 Формулиране на съобщенията без правописни грешки, любезно и учтиво;
 Акаунтът да казва кой е получателят на електронната поща;
 Имайки предвид, че срокът на съхранение на твърдия диск е 10 години, желателно е да се направи картотека, като съхранява нужната информация на дискети или CD;

 Проверяване редовно на електронната поща, за да се отговори навреме на спешни e-maili - така партньорът няма да бъде принуден да уведомява и по телефона за изпратен e-mail.
Запомнете, нищо не може да постави компетентността и способностите на пишещия на изпитание така, както един писмен документ. Ако документът е неясен, неорганизиран, пълен с неподкрепени аргументи и осеян с грешки, остава се с впечатление, че и пишещият е неорганизиран, с неясна мисъл, повърхностен и неинформиран. Затова е необходимо да се постигне ясна структура, точност, яснота на мисълта и изказа, краткост и убедителност.

Изтегляне 4.22 Mb.

Сподели с приятели: