Ваня Банабакова стопанска логистика рецензент: доц д-р Илиан Лилов

Характерна особеност на информационните системи в логистиката е наличието на обратна връзка.

Изискванията към съвременните компютърни системи могат да бъдат удовлетворени, чрез използването на следните програмни средства: пакети проблемни-ориентирани приложни програми; програми, осигуряващи организацията на изчислителния процес в условията на многоцелеви режим; програми за автоматизиране на програмирането, за кодиране и декодиране, за конкретни компютърни системи и други; текстови програми и програми за настройване и регулиране.

Приложението на електронния обмен на данни притежава следните предимства: осигуряване на по-добро обслужване; намаляване на трудоемките дейности; намаляване на разходите за труд; намаляване на отегчителните задачи, при които се допускат грешки; намаляване на функциониращия капитал; насочване към едновременно въвеждане на данните като целта е елеминиране на ненужната книжна работа. Съществуват и известни недостатъци, които следва да се имат предвид: намаляване на личния контакт между продавача и купувача; съпротива срещу проманата в начина на работа; необходимост от сътрудничество от страна на доставчиците, клиентите, превозвачите и други.

Независимо от тези недостатъци, електронният обмен на данни осигурява много стратегически възможности за организациите, особено в областта на логистичните операции. Например засилване на контрола върху придвижването на постъпващите суровини и материали; по-ефективно управление на запасите и разпределение на стоките и други.
5. Ефективност на логистичната система.
Според Джон Гаторна могат да се обособят десет принципа за развитие на логистиката: дефиниране на ясна връзка на логистиката с организационната стратегия; разработване на точна логистична организация; развитие на информационната логистика; управление на персонала, зает с логистичните дейности; сформиране и участие в стратегически логистични съюзи; насочване вниманието към финансовите резултати; оптимално обслужване на потребителите; организиране на допълнителни дейности, подпомагащи логистиката; стремеж към ефекта на логистичните обеми; и последно - измерване и контролиране на ефективността на логистичните дейности и логистичната система като цяло. Видно е, че последният принцип е насочен към необходимостта от оценка на ефективността на логистичните дейности, тъй като една логистична система следва не само да бъде перфектно организирана, но и добре поддържана с оглед осигуряване на нейното дълготрайно функциониране.²⁷
5.1. Ефективност – същност и значение.
Ефективността от определена дейност се изразява, чрез съотношението между ефекта, получен от нея, и обема на съвкупните разходи, извършени в процеса на осъществяването им. Ефективността намира израз, чрез икономически и неикономически показатели, а повишаването на ефективността се явява прираст на тези показатели.

Необходимо е да се разграничат понятията ефект и ефективност, а също ефективност, икономическа ефективност и социална ефективност.²⁸

Ефективност =

Ефективност =

което показва единица ефект ( от даден вид ) колко ресурси или разходи заангажирва и стремежът е те да бъдат по-малки.

Ако ефектът нараства по-бавно от ресурсите, то ефективността ще се понижава. Възможно е да се отчита повишаване на ефекта при понижаване на ефективността. В крайна сметка, по-важна категория е ефективността, защото ресурсите и разходите на всеки етап са ограничени и следва да се използват най-ефективно, като единица от тях осигурява максимален и все по-нарастващ ефект. Ако ефективността не се повишава, то за осигуряване на единица ефект ще са необходими повече ресурси, включително и чрез нови инвестиции, които се явяват част от този ефект и реално се затруднява тяхното осигуряване, което се изразява в липса на развитие и дори връщане назад.

Понятието ефективност включва не само икономическата, но и социалната ефективност. Икономическата ефективност намира израз в резултатността на ресурсите или разходите за получаване на определени икономически резултати, а социалната ефективност изразява резултатността на ресурсите или разходите за получаване на определени социални резултати. Двата вида ефективност следва да се разглеждат в диалектическо единство, взаимовръзка и взаимодействие. По-висша се явява социалната ефективност, но базисна (основна) е икономическата ефективност. По-високата икономическа ефективност е база за получаване на по-висока социална ефективност, която обаче на свой ред оказва влияние върху нарастването на икономическата ефективност и това обратно влияние следва непрекъснато да се засилва.

Необходимо е също разграничаване на следните два вида ефективност – обща и частична, тъй като общата ефективност не винаги представлява сумата от частичните такива.

Частичните проявления на ефективността са свързани с използването на капитала, на живия труд или общо на ресурсите – материални и трудови, а също са свързани и с обосноваността или необосноваността на разходите. Ето защо, анализът на ефективността се изразява в изследване на измененията, настъпили в общата ефективност, на промените в частичните й проявления и в отделните дейности.

Във връзка с понятието ефективност се налага мнението, че всичко това, което допринася за поддържане на ефективността в една организация е стратегическата цел. Това означава, че общата ефективност е тясно свързана с целите и това, което се нарича ефективност в една организация в конкретна ситуация и при определени цели, не винаги е ефективност в друга ситуация и при други цели. От това следва, че показателите на ефективността следва да се променят, ако се променят целите, а също и че показателите не са едни и същи за различните организации, чиито цели са различни поради различните конкурентни предимства или поради различната област, в която реализират своята основна дейност.

По отношение на частичната ефективност се налага мнението, че всичко това, което допринася за подобряване на комбинацията стойност – разход, е ефективност. Но само това, което води до намаляване на разходите или до увеличаване на стойността, не е непременно ефективност. Така например, желанието за постигане на много висока ефективност може да доведе до покупки на материални средства в голям обем, но с ниско качество и цена, в резултат на което, производствения отдел ще има много проблеми с тях и в крайна сметка резултата няма да бъде постигане на обща ефективност за организацията.

Постигането на обща ефективност, която да бъде резултат от частичната ефективност, изисква осъществяване на съвместна работа на различните нива с цел да се изгради система за контрол от стратегическо до оперативно равнище, съдържаща показатели за измерване на ефективността, които да спомогнат за нейното повишаване и динамизиране.

Основните етапи при изграждане на такава система следва да бъдат ( фигура 4.):

Фигура 4.

Етап 1: Определяне на стратегията и целите.

Етап 2: Определяне на процесите и дейностите, чиято ефективност следва да се подобри в рамките на глобалните цели.

Етап 3: Разкриване на факторите, които влияят на ефективността на процесите и дейностите.

Етап 4: Разработване на план със съответния инструментариум за действие.

Етап 5: Определяне на показателите за ефективност за динамизиране на резултатите.

От фигура 4. е видно, че първата сериозна стъпка в изграждането на системата за общ контрол върху ефективността на организацията е да се дефинират точно стратегията и глобалните цели. В последствие, тази стратегия следва да се прехвърли върху процесите и дейностите, за да се определят факторите, които ще допренесат за съставяне плана за действие и показателите за ефективност.

Всички етапи за изграждане на обща система за контрол върху ефективността са тясно свързани и е целесъобразно да бъдат следвани по начина, по който са представени на фигура 4. Значението на системата за контрол върху ефективността се изразява в това, че ако такава система липсва, се отчитат само частични данни от информация изолирано от другите отдели на организацията и от общата й стратегия. Това е опасно, както за постигане на общата ефективност, така и за оцеляването на организацията. Показателите за ефективност се дефинират в последния етап на изгражване на системата. Това е така, тъй като е целесъобразно,предходните етапи да се изпълнят точно, за да се изберат най-подходящите показатели.

Дефинираните показатели за ефективността следва да представляват количествени данни, които да измерват резултатността на една част или на всички части от процес или система във връзка с определен стандарт, план или цел и да се установяват и приемат в рамките на обща стратегия. Показателите за ефективност се явяват носители на количествена информация, на основата на това, че е възможно относително да се определи с количествена оценка явлението, което подлежи на измерване.

Показателите за ефективност имат за цел да измерят резултатността на една или всички части на даден процес или система, в резултат на което се дефинира система от показатели на всички йерархични нива в организацията: стратегическо, тактическо и оперативно. Показателят за ефективност се явява средство за оценяване на резултата от взетите решения. Ето защо, той може да се открие на всяко ниво за вземане на решения.

Според разгледаната дефиниция, показателят за ефективност винаги е основан на стандарт, план или цел, които се установяват или приемат. В резултат на това, повишаването на ефективността е свързано с постигането на цели, които следва да бъдат добре възприети от персонала. Това се постига, чрез целенасочена политика за работа с човешките ресурси и тяхната мотивация.

Показателят за ефективност е целесъобразно да съществува в рамките на глобалната стратегия, което означава, че всеки в организацията следва да работи за нея, а не за отделно звено или човек. Системният подход изисква да се отдава значение на връзките между всички участници в организационния процес, а не на всеки един участник поотделно.

Системата за контрол върху ефективността изисква изграждане на различни видове показатели в посока от долу на горе. Това се постига, чрез прехвърляне на общата стратегия върху всички нива на организацията. В таблица 19. са представени основните видове показатели за определяне на ефективността, според йерархията на вземане на решение.

Целесъобразно е, да се изгради стройна система от показатели за измерване на ефективността, вертикално и хоризонтално, на всяко ниво на организационната структура. Това изисква тактическите цели да бъдат резултат от разпределението на стратегическите цели, а оперативните цели – резултат от тактическите цели и на всяко ниво всички видове цели да движат организацията в една и съща посока, определена от начертаната стратегия. По този начин може да се гарантира, че общата ефективност произтича от частичната ефективност.

Разгледаните общи аспекти на измерване на ефективността са валидни и за оценката на ефективността на логистичната система.
5.2. Количествени и качествени показатели за измерване на ефективността на логистичната система.
Най-ефективните логистични дейности са тези, които подчиняват отделните работни процедури на общата логистична стратегия, която от своя страна следва да бъде съобразена с организационната стратегия. Целите на организационната стратегия формират основата за установяване на нивото на ефективност, необходимо за постигането на успех и възможностите за най-точно измерване на тази ефективност. Този подход изисква логистиката да се разглежда основно като стратегическо средство, а не толкова като функция, предизвикваща разходи, както и необходимостта от пълна координираност на логистичните дейности с маркетинга, производството, продажбите, проучванията и другите оперативни функции на организацията. За да изпълнява логистиката своето предназначение, е целесъобразно, да се разработи такава система от показатели за оценяване на нейната ефективност, която да контролира изпълнението на логистичните дейности в стремежа да се отговори на стратегическите цели на организацията. В случай, че в даден момент логистиката не се развива в посока на постигане на стратегическите цели е необходимо предприемане на подходящи корективни действия.

Джон Гаторна акцентира върху два основни момента, определящи системата от показатели за измерване на ефективността на логистичната система:²⁹

• 
  Разполагане на логистиката вътре в организационната стратегия, така, че тя напълно да подкрепя организационните цели и да съдейства за повишаване на организационната рентабилност;
  
• 
  Поставяне на ударение върху ефективното обслужване на потребителите, за да се постигне оптимален резултат от алтернативните стратегии за обслужване.
  

Анализът на логистичните дейности се осъществява не на основата на абсолютните показатели за ефект като печалба, приходи и обем дейности (обем на продажбите, стокооборот, обем на произведената продукция и други), а на основата на относителните показатели за ефективност – обща и частична. Това е така, защото ефектът, изразен, чрез абсолютните показатели е икономически несъпоставим. Абсолютните показатели могат да се съпоставят само количествено, което не позволява да се правят съществени икономически изводи. В резултат на това в практиката на логистичния анализ се прилага ефективността, тъй като относителността на показателите за ефективност ги прави сравними. В следствие на това, всяка организация е целесъобразно да прави сравнения за развитието на ефективността с предварително определена база, със средни показатели за регионалната система и с ефективността на други възприети икономически структури или еталони. При осигурена информация такива сравнения могат да се правят с аналози от развити икономически страни или икономически съюзи. Начинът за измерване на ефективността показва и възможностите за анализ с цел разкриване на влиянието на основните фактори, довели до съответните резултати в логистичната система и отражението й върху организационната ефективност.

В зависимост от целите на оценката на ефективността на логистичната дейност, могат да се възприемат следните основни ефекти: печалба, приходи, обем на логистичната дейност, снижение на разходите за логистика и други. На основата на тези показатели за ефект може да се извърши анализ на общата ефективност на логистичната система.

При ефект печалба, ефективността на логистичната система може да се измери по следния начин:

П

Еф п = х 100

К + Рл , (5)

където: П - печалба;

К – капитал;

Рл– съвкупни разходи за логистика.

Изчислена по този начин, ефективността показва колко лева печалба се пада на един или на сто лева ( както е във формулата ) съвкупни разходи за логистика – авансирана стойност и текущи разходи. Формулата може да се разгърне като капиталът се представи като сбор от отделните видове капитал, вложен за логистика, а разходите – като сбор от отделните групи или видове разходи за логистика, както следва:

П

Еф п = х 100 (6)

Кос+Коб+Рмат+Ртр+Рфин+Ризв

Във формулата, съвкупните разходи за логистика са представени като основен капитал, оборотен капитал, материални разходи, трудови разходи, финансови и извънредни разходи. Тези разходи от своя страна могат да се посочат по видове, а капиталът – по направления на инвестиране. Разширеният вариант за измерване на ефективността разкрива нови възможности за анализиране и количествено изразяване на влиянието на повече фактори, въздействали върху измененията на ефективността на логистичните дейности. Връзката е пряка и чрез метода на верижното заместване може да се определи влиянието на всеки един от включените във формулата фактори.

Измерването на ефективността, чрез показателя за ефект печалба отразява в най-голяма степен икономическите изменения при осъществяване на логистичните дейности. Това е показател, който най-точно обвързва и изразява какъв краен резултат е получен от осъществяването на логистичните дейности, и то не като сума, а на единица или на сто лева от извършените съвкупни разходи за логистика. Този начин на измерване на ефективността показва, че всяко необосновано нарастване на разходите или необмислено използване на капитала веднага се отразява отрицателно върху ефективността. В повечето случаи това е резултат от субективните решения на логистичните органи, от непознаване на конюнктурата на пазара или на условията на макроикономическата среда. За бизнес организациите определянето на ефективността на логистичната система на основата на печалбата и съвкупните разходи за логистика се явява основен вариант, тъй като в този израз на ефективността рефлектират всички условия – обективни или субективни, правилно или неправилно взети ръководни решения, подобряването или влошаването на резултатите от извършените логистични дейности.

Определянето на ефективността на логистичните дейности, чрез печалбата, може да се осъществи общо или за всяка отделна логистична дейност. Във всички случаи общите изменения в ефективността на логистичната система, се предопределят от промените в тези показатели при отделните логистични дейности, тъй като при всяка логистична дейност са налице специфични условия за формиране на печалбата, а също и за определяне на степента на използване на авансирания капитал и за извършените разходи за логистика.

Еф пр = х 100

където: ПР - приходи.

По детайлният анализ изисква ефективността да се измери на основата на отделните видове приходи – по групи и видове и чрез различните проявления на капитала и групите или видовете разходи за логистика, както следва:
ПРпр+ПРфин+ПРизв

Еф пр = х 100

Косн+Коб+Рмат+Ртр , (8)
където: ПРпр – приходи от продажби;

ПРфин – финансови приходи;

ПРизв – извънредни приходи.

Чрез тази формула, в процеса на анализа, може количествено да се отрази влиянието на всяка група от приходите или от разходите за логистика и капитала върху измененията на ефективността. Това следва да се осъществи, чрез приложение на метода на верижното заместване, за който вече споменахме. Целесъобразно е, приходите, разходите и капитала да се представят и по видове логистични дейности, в резултат на което може да се определи значението на всяка логистична дейност за формирането на ефективността на логистичната система, изразена, чрез приходите.