ГЛАВА ВТОРА: ОСНОВНИ ЕЛЕМЕНТИ НА ЛОГИСТИЧНАТА СИСТЕМА

Дейностите, свързани със снабдяването могат да се разгледат на три нива, защото снабдяването едновременно е: елемент, осигуряващ връзката и реализацията на целите на макрологистичната система, в която се намира дадена организация; елемент на микрологистичната система, т.е. едно от подразделенията на организацията, осигуряващо реализацията на целите на тази организация; самостоятелна единица със собствени елементи, структура и цели.

Пред снабдяването стоят за решаване редица задачи, които могат да се разделят в две групи ­ общи и специфични. Първата група обхваща три основни задачи: финансово оптимизиране, свързано със снабдя­ването; надеждно осигуряване на организацията с необходимите материални средства; коорди­нираност с другите дейности на организацията. Към втората група се включват задачи като: изучаване на снабдителния пазар; определяне на по­треб­ностите; закупуване на стоките; оперативно планиране; формиране и под­дър­жане на запаси; транспортиране; складиране и съхранение на стоките и др.

Финансовото оптимизиране изисква снабдяването с материални средства да се разглежда в два аспекта ­ технически и икономически. Първият аспект изисква снабдяването да се извършва така, че да осигурява стоките в необходимото количество, необ­ходимото качество, на точно определено място, в точно определено време. Вторият ( ико­номическият ) аспект изисква това да бъде постигнато с минимални разходи, т. е. задачата на снабдяването е постигането на материален стопански оптимум. За целта е необходимо да се отчете влиянието на редица фактори, по-важните от които са свързани с точното определяне на: номенклатурата и асортимента на стоките, които ще се използват в организацията при осъществяване на съответната дейност: по­требностите по асортимент, качество, време и място; разходите за съхранение на стоките; разходите за поръчка на стоките; разходите за закупуване на стоките и разходите, свързани с т. нар. дефицитни ситуации. Необходимо е също да се съблюдава зависимостта между целевите тех­нически задачи и разходите или икономическите задачи¹³.

Усилията на снабдяването следва да се насочат към дългосрочно осигуряване на организациите с необходимите им материални средства.Това изискване, обаче, се отнася не до общата ширина на снабдителната програма, а се акцентира главно върху суровини и материали, при които има смущения в снабдяването, получени под влияние на различни фак­тори ­ колебания в цените, изчерпване на суровинни източници, разграждане на производствени капацитети, монополизиране на търговията, поли­ти­ческа конюнктура и др. Решението на тази задача е свързано с разработването на дългосрочни стратегически концепции на основата на предварително изу­чаване на снабдителните пазари. Алтернативните решения са главно в използ­ване на взаимозаменяемостта на материалните средства и доставчиците и преминаване от външни доставки към собствено производство, включително и с участието на доставчици на основата на сключени дългосрочни договори. Така снабдяването излиза извън рамките на оперативните си задължения и изисква съвместна подготовка и действие с останалите функционални области на организацията.

Снабдяването се осъществява във връзка с редица организационни дейности като: планиране; организация на производството; научно-техническото обслужване, свързано с разработването на форми и нормативи за използване на материалните средства; правно обслужване; контрол; финансиране и кредитиране.

• 
  Ритмичното снабдяване е основен фактор за осъществяване на редица дейности в организацията и постигане на желаната ефективност. Ритмичното осигуряване се явява основна предпоставка за протичане на ритмичен производствен процес, което води до повишаване на производителността на труда, снижаване на загубите от производството, увеличаване на произведените стоки и повишаване на тяхното качество. Добре организираното снабдяване съдейства също за съкращаване на времето за обръщение на ресурсите;
  
• 
  Снабдяването влияе пряко и косвено върху производителността на труда. Прякото въздействие се състои в това, че самият процес на снабдяване е свързан с определени разходи на труд. Ефективно организираното снабдяване спомага за повишаване на неговата производителност на труда, а с това и за повишаване производителността на труда в самата организация. Косвеното влияние се изразява , чрез влиянието върху изходните суровини и материали, употребявани при производството на дадени стоки, върху качеството на доставяните суровини и материали, върху своевременността и комплектността на доставките, а с това и върху разхода на труд при обработката на суровините и материалите и върху степента на натоварване и използване на оборудването;
  
• 
  Дейността на снабдяването оказва съществено влияние върху ефективното използване на доставените материални ресурси. На всички етапи от процеса на снабдяването съществуват възможности за икономия ­ на етап планиране, на етап организация на движението на стоките от производството до потреблението, на етап съхранение на материалните ресурси и подготовката им за производствено потребление и др.
  
• 
  Снабдяването влияе върху себестойността, рентабилността и финансовите резултати на организацията, чрез разходите, осъществявани за снабдяване, качеството на доставяните материални ресурси, разходите за доставка и съхранение и вземаните управленски решения, свързани със снабдяването. Разходите, осъществявани в организацията са от голямо значение за повишаване на ефективността. Всяко снижение на разходите, свързани със снаб­дяването, води до реализиране на по-големи икономии и оттук нарастване на възможноситте за снабдяване с по-качествени материални средства. Качеството на снабдяваните материални средства може да има решаващо значение върху себестойността и качеството на крайния продукт. Разходите за доставка и съхранение на материалните средства оказват същаствено влияние върху определянето на себе­стой­ността на стоките. Решенията за снабдяването са от голямо значение за финан­совите потребности на организациите. Снижението на разходите и нама­ляването на капитала, свързани със снабдяването се явяват важни вътрешнофинансови източници и могат да разширят свободата на действие при планиране на инвестициите.
  

Основните задачи, които стоят пред изучаването на снабдителните пазари са: навременно информиране за евентуални смущения на пазара ( за намаление или увеличение на доставките, за промени в сроковете за доставка, за движението на цените с цел навреме да бъдат определени видът, обхватът и моментът на смущението) и цел да се вземат адекватни мерки с оглед преодоляване на настъ­пилото смущение или намаляване щетите от него; предоставяне на информация, която да бъде основа за избор на доставчик и да подпомага преговорите; проучване на възможностите за нови материали заместители, нови технологии и нови източници за снабдяване; анализ на позициите на организацията на пазара в сравнение с нейните конкуренти.

Необходимостта от провеждане на проучване на снабдителните пазари често се определя от влиянието на редица външни и вътрешни за организацията фактори като: отслабване на конкуренцията, въз­никнала от сливането на предприятия или от отпадането на оферти; промяна в предложените количества; тенденции за повишаване на цената; иновации в сферата на пласмента; стратегически промени в снабдяването и други.

Ефективното пазарно проучване изисква в началото да се извърши селекция на обектите за снабдяване. Целта е да бъдат избрани няколко от множеството обекти за снабдяване, от които се очаква по-голям ефект, във връзка с отношението разход ­ ефект. Ефектът от изу­чаването се състои в доставянето на информация, която да се използва за отстра­няване или понижаване на разходите, свързани със снабдяването, производството или пласмента (разпределението ) на организацията.

При избора на обекти на изучаване е целесъобразно да се използват следните критерии: структура на потребностите; риск на доставката; цена на доставката.

Във връзка със структурата на потреб­ностите се разграничават обекти, които задоволяват следните видове потребности: непрекъснати потреб­ности; периодични потребности; първоначални потребности; еднократни потребности.

Снабдяването със стоки, които задоволяват само еднократни и перио­дични потребности изисква само информация за пазара. За стоки, които задоволяват постоянни потребности, се анализират критериите риск и стойност на доставката. Рискът на доставката е необходимо да се разглежда, от една страна, във връзка с пазарния риск, а от друга страна, с въздействието на този риск върху производството и реализацията. Пазарният риск се проявява в следните направления: опасност от увеличаване или намаляване на количеството на доставката (количествен риск); опасност от снабдяване със стоки, които не са с необходимото качество (качествен риск); риск, свързан с цената на стоките.

Въздействието на пазарния риск върху производството се определя от: липсата на готовност за доставка; размер на загубите от получаването на бракувана или нереализирана продукция; производство на продукти с ниско качество; размера на разходите, които могат да бъдат покрити след реализирането на крайния продукт и други.

Стойността на доставката като друг критерий за подбора на обектите на снабдяване се определя в по-малка степен от абсолютната стойност и в много по-голяма степен от от­но­сителния дял в целия обем на доставките.

Оптималното съотношение между разходите и ефекта е свързано с про­веждане на редовно и систематично проучване на пазара. Това проучване се налага особено при обекти на снабдяване с голям пазарен риск и обекти с голям относителен дял в целия обем на доставката. Необходимо е да се извърши подбор на материалните средства, за които ще се проведе пазарно проучване. Целесъобразно е материалните средства да бъдат класифицирани на базата на голямо количество информация и да се степенуват диференцирано в зависимост от различни критерии и от тежестта на всеки от критериите. Тази тежест е необходима, защото според различните обстоятелства не всички критерии участват в определянето на обекта на снабдяване.

Задачите, свързани с пазарното проучване, изискват събирането на инфор­мация за стоките, обект на снабдяване; потенциалните доставчици; предлагането и търсенето на пазара; движението и развитието на пазара.

Целесъобразно е, събраната инфор­мация за потенциалния обект на проучване да осигурява цялостен поглед върху структурата на разходите на потенциалните доставчици и да посочва паза­рите, от които самите доставчици закупуват необходимите суровини за своето производство.

Събраната информация може да се използва за решаване на всички задачи на снабдяването със стоки, които имат характер на стратегически и оперативен маркетинг. Към стратегическата област спада политиката на договаряне, която включва дългосрочни прогнози за наличие на суровини, информация за произ­водителността и структурата на доставчика, евентуален пазарен риск. Опе­ратив­ното планиране на снабдяването изисква пазарно ориентирана информация за рисковете и възможностите за предприемчиво поддържане на складовете. Тази инфор­мация дава възможност да се определи точният момент на поръчването. При самата покупка могат да бъдат използвани резултатите за оценка на до­ставчика и за избора му, както и за преговорите с други доставчици.

Върху процеса на вземане на управленски решения в областта на снабдяването влияят редица фактори. В таблица 9. са представени основните фактори, влияещи върху съответните логистични решения.

Таблица 9.

Фактори, влияещи при вземането на логистични решения в областта на снабдяването

Фактори	Логистични решения в областта на снабдяването
Степен на удовлетворяване на заявките	Установяване на необходимото ниво на обслужване
Съвременни технологии	Определяне на характеристиките на доставчиците
Избор на транспортни средства и тяхното натоварване	Оптимален избор на доставчици
Цена на продукцията, надеждност на зареждане и разполагане в складовете	Разходи за транспорт
Партньорски отношения. Съвместно проектиране. Контрол на качеството.	Възможности за обединяване с доставчиците.
Складове на доставчиците. Склад на купувача.	Организиране на системата на запасите по пътя на следене на товарите на доставчиците.
Осигуряване на непрекъснатост на производството.	Определяне времето на доставка.

Разработените стратегии в областта на снабдяването се явявят основа за неговото планиране. Планирането е процес на сис­тематична подготовка на решения, ориентирани към бъдещето. В областта на снабдяването това са решения, които обхващат всички страни на снабдителния процес ­ изучаване на пазарите и организационните структури, определяне на потребностите, поръчките, запасите и др. Различните видове планиране се различават по: честота, начин на изпълнение, срочност, обхват, съдържание, равнища на планирането. Целесъоб­разно е разграничаването на стратегическо и оперативно планиране на снабдява­нето.

Стратегическото планиране започва с определянето на стратегически крити­чните стоки. За тази цел най-подходящ е АВС-анализът, който ще бъде разгледан в трета глава. Трите компонента, с чиято помощ се определят страте­гическите групи стоки и върху които се концентрира стратегическото планиране, са: резул­татният принос за крайните продукти, жизненият цикъл на про­дуктите, рисковете при доставянето и съхранението на стоките.

Стратегическите решения в снабдяването предполагат постигането на дъл­госрочните цели. Стратегическите цели се проявяват в следните направления: дългосрочно осигуряване на доставката на необходимите материални средства, за да се постигне непре­къснатост на процеса на производството; разпределение на рисковете при доставката и съхранението на стоките; осигуряване на престиж и положителен имидж на организацията като делови партньор; намаляване на общите разходи и подобряване на равнището на изпълнение на дейностите в областта на снабдяването на организацията и др.

В съответствие с поставените цели, се анализират съществените фактори на околната среда и се определят силните и слабите страни на организацията като клиент. Получената инфор­мация от анализите е предпоставка за стратегическо планиране. Осъщест­вявянето на стратегическото планиране изисква определяне на инструмен­тариума на снабдителната политика на организацията.

В снабдително-програмната политика се включват четири направления: начини и форми на снабдяване; стандартизация на стоките; заменяемост на стоките; изисквания към качеството и количеството на стоките. В основата на снаб­дителната програма стои решението на въпроса каква част от необходимите стоки ще се обезпечава чрез организиране на собствено производство и каква част ще се доставя от външни доставчици. В този аспект има няколко алтер­нативни варианта: цялостно обезпечаване на основата на собствено произ­вод­ство; обезпечаване на основата на доставки от външни източници; смесено обез­печаване.

За да се подготви структурата на снабдяването от тази гл. т. се използват следните критерии: цени, качество, потребност от капитал, зависимост от доставчиците, рискове и др.

Важен елемент на снабдително-програмната политика е стандартизацията.

Чрез стандартизацията се намалява обхватът на доставяните и съхраняваните стоки, а с това се намалява и широтата на снабдителната програма. По този начин се постигат непосредствените предимства от развитието на поръчките, поддър­жането на складовете, обслужването им, както и възможността чрез по-големи количества на поръчките да се постигат отстъпки и по-добро влияние върху пазарите.

Следващият елемент от инструментариума на снабдителната политика в организацията е политиката на избор на доставчиците. Тази политика определя отношенията при снабдяването между организацията и фирмите-доставчици. Нейната цел е осигуряването на надеждни доставчици за дълъг период от време. Тя установява: снабдителните пазари; критериите, върху чиято основа се избират доставчиците; броя на доставчиците; начина и обхвата на взаимоотношенията с доставчиците и други.

Решението за снабдяване с материални средства от организациите, преминава през повече етапи, набира се и се анализира по-голям обем инфор­мация (първична и вторична) и във времето това е по-про­дължителен процес.

След възникване на потребност, която би могла да бъде задоволена, чрез покупката на конкретната стока, се прави анализ на съществуващите алтернативни възможности, пред които е изправена организацията – потребител.

Собственото производство, обаче, би довело до загуба на пазарни позиции по отношение на основната продукция на фир­мата, тъй като то ще е ново производство, ще отклонява значи­телни средства за научно-изследователска и развойна дейност, ще се правят разходите по издръжката на новото производство. То може да доведе и до загуба на доброжелателното отношение от страна на традиционните доставчици. Организацията ще загуби и възможността за избор на най-доброто като качество, техническо обслужване и цени между доставчиците на този вид стока.

Решението, във връзка с покупката, е съвкупност от ня­колко отделни решения, свързани с избора на параметри и характеристики на стоката, размер на покупката, оценка и избор на доставчиците. Оценката на необходимите характеристики на продукта и размера на покупката се определят според потреб­ностите и възможностите на организацията – потребител.

Ще разгледаме по-подробно етапа оценка и избор на доставчиците.

Доставчиците са независими елементи и са вън от контрола на организацията – потребител. В същото време, качеството на стоките, които предлагат, трябва да отговаря на изискванията на потребителите, графикът на доставка трябва да съответства на оперативния график на производството или графика за потребление. Цената, която се плаща за доставките е част от разходите на организацията – потребител. Ето защо, всяко задържане на доставката, всяко отклонение на качеството от стандарта води до увеличаване на разходите на потребителя. Той трябва да е уверен, че доставчикът е в състояние да гарантира спазването на графика на доставките и да осигури необходимото равнище на качество на стоките, които предлага.

Основен въпрос е изборът на методи за точна оценка на въз­можностите на доставчика. Става въпрос за оценка на тех­ническите, производствените и финансовите възможности на доставчика, а също и на ефективността на ръководството на не­говото предприятие.

Под технически възможности на доставчика следва да се разбира качеството и обхватът на неговото инженерно проек­тиране, съвършенството на предлаганата технология, техниката за изпитания и контрол на продукцията. Големият опит в тези дейности е гаранция за възможността да се поддържа качеството на стоките, които подлежат на доставка.

Производствените възможности включват ефективност на производствения цикъл и съществуващия опит в работата с другите поддоставчици.

Финансовите възможности на доставчика трябва да се оценяват от гледна точка на неговата кредитоспособност, размер на оборотния капитал, дял на акционерите в неговото пред­приятие,способност да увеличава размера на основния капитал. Важен показател е и планираният обем продажби.

Една от най-важните и трудни оценки, относно възмож­ностите на доставчиците е оценката на ефективността на работа на ръководството, т. е. способността му да анализира, планира, организира, координира и контролира дейността на предпри­ятието.

Информационното осигуряване на организацията – потребител във връзка с по-задълбоченото проучване на канди­дат-доставчиците изисква, освен документите за регистрация на кандидата по Търговския закон, да се представят и следните допълнителни документи: отчет за дейността (отчет за приход и разходи) за определен брой години (1-5); счетоводни баланси; референции от търговско-индустриални камари; банки, асо­циации и други за добра характеристика на предприятието като производител и доставчик, за платежоспособност, ликвидност и др.; рефенции от клиенти на оферента, за които той е изпълнил подобни проекти в предшестващите години (1-5); други доку­менти, които биха разширили и задълбочили информа­цията, относно възможностите на доставчика във връзка с изпъл­не­нието на сделката.

Проучването върху основата на изброените документи е най-лесно приложим начин за получаване на информация и анализ на доставчиците. Този начин, обаче, дава само обща представа за кандидат-доставчиците.

Не съществува единствен способ за проучване на доставчиците, който да предостави цялата необходима инфор­мация. Ето защо, е целесъобразно да се прилага комбинация от способи за проучване.

Необходимо е, методично и целенасочено събиране и гру­пиране на вторична информация за кандидат-доставчиците за по-дълъг период от време преди сключване на сделката. Инфор­мацията може да се събира от вестници, списания, специали­зи­рани издания, рекламно-информационни справочници и др.

Събирането на вторична информация за потенциалните доставчици е много полезно, но не е достатъчно. Необходимо е, проучването на доставчиците да се задълбочи и с провеждане на интервю с представител на ръководството на потенциалния доставчик.

Целта на интервюто не е предварителен подбор на достав­чиците, а получаване на информация, която ще помогне при анализа и оценката на офертите, във връзка със следните кри­терии: възможност за изпълнение на сделката; надеждност на доставчика; лоялност на доставчика към организацията – потре­бител и др.

Предварителното проучване на доставчиците може да се осъществи и чрез посещение на потенциалния доставчик на място от комисия, представляваща организацията – потребител. Целта на посещението е лично да се уверят във възможностите на доставчика – производствени помещения, складова база, тран­спорт, амбалаж, надежден персонал и др. Такива посещения са оправдани, при условие, че доставчика се намира в района на организацията – потребител.

След тази серия от оценки в резултат на анализ отпадат нежеланите доставчици. Като следващ етап, организациите – потре­бители трябва да направят сравнителна оценка на остана­лите доставчици и да извършат окончателния избор. Това изиск­ва разработване на комплекс от критерии, на основата на които да се подбере най-надеждния доставчик.

Анализът на предложенията на кандидат – доставчиците може да се извърши по метода “претеглена балова оценка” и него­вите разновидности¹⁵.

 претеглена балова оценка. Методът се базира на коли­чествената оценка на относителното участие на избраните в качеството на основни фактори за формирането на равнището на конкурентоспособност в общата крайна оценка на изпълне­нието, приета за 100. За целта всеки фактор участва със съответен брой точки, определен на база експертна оценка, в общата стойност на доброто изпълнение, т. е. 100 точки. Комбинацията на резултатите, получени за всеки фактор, показва реалното под­реж­дане на офертите. Най-близката до 100 комплексна оценка е основа за избор на доставчик при съобразяване и на друга текуща информация, различен род съображения на клиента и други.

Примерна система от фактори (критерии) може да бъде: качество – 35 точки; цена – 30 точки; обслужване – 25 точки; срок на разплащане – 10 точки.

 вариант на “претеглената балова оценка” е извеждането на най-ниската цена за една точка от получения общ брой точки от отделните оференти. Това означава, че между критериите, участващи със собствено, относително тегло в крайната оценка, цената от съства. Тя се извежда като производен резултат, или най-конкурентноспособна е офертата, предлагаща най-ниска цена за една точка.

 Друг вариант, е да се определи минимален общ брой точ­ки, под който се отхвърлят всички предложения, регистрирали балова оценка под този минимум. Целта е да се повиши рав­нището на конкуренция, тъй като продължават да се състезават останалите търговски предложения по описаните вече методи.

Приложението на метода “претеглена балова оценка” и неговите разновидности осигурява по-висока степен на обек­тивност, безпристрастност и точност на резултатите от анали­зите.

След избора на един или няколко доставчика се стига до сключване на сделка, след което започва да действа системата за контрол на изпълнението на поръчките, проверка на фак­турите, получаване и инспектиране на постъпващите партиди стоки.

Проучването, оценката и анализът на доставчиците е целе­съобразно да продължи и след сключване на сделката в хода на изпълнението й. Необходимо е да се упражнява контрол и из­готвя анализ на дейността на отделните доставчици с цел при провеждането на следващият избор на доставчик, да се разполага с по-задълбочена информация за кандидатите. Например, често, в рамките на даден регион, някои стопански предприятия участват редовно при провеждане на търг.

Решенията в процеса на покупка на стоки от организации – потребители могат да се вземат самостоятелно или съвместно (от комисия), в зависимост от редица фактори – предлагаем риск, стойност на сделката, време, законови разпоредби. Груповото вземане на решение за покупка е по-типично за стоки със следните характеристики – висок риск, висока стойност на сделката, сложна специфика на стоката.

Изборът на доставчик може да се осъществи, чрез пряко договоряне или про­веждане на търг, в зависимост от следните фактори: брой на кандидат-доставчиците; време; специфика на обекта на договоряне и други. Прякото договаряне се прилага, когато сделката е за по-малка стойност, възможните изпълнители на сделката са малко на брой, има недостиг на време или обекта на сделката е специфичен – научни, изследвания, експерименти или проучвания; предотвратяване или отстраняване на после­дици от аварии или стихийни бедствия и други. Търгът се провежда при сключване на сделки на голяма стойност, когато желанието на клиента е да се осигури по-високо ниво на конкуренция между кандидат-доставчиците. В много случаи изборът на доставчици въз основа на търг се налага по закон.