Ситуационно управление и мениджърски роли

Системите за сигурност и отбрана са по принцип отворени системи със съответно поведение, тъй като защитават обществото от заплаха относно неговите ценности, интереси и желано състояние.

Приемането на поведенски подход при изучаване на големи организационни системи като сигурността и отбраната насочва към изследване на поведението в контекста на околната среда. Този подход дава отговор на въпроса, кои действия (реакции) правят системата и работещите в нея ефективни при постигането на целта. Характерни за него са понятията „състояние“ и „роля“.

Сигурността като системна характеристика, определена с термините на поведенския подход, ще бъде вероятността да се запази състоянието в предварително зададена безопасна област на фазовия портрет на поведението. Реалните системи за сигурност и отбрана се насочват към задействане по ефикасен, икономичен, ефективен или с най-голяма полза за данъкоплатците пакет от предотвратяващи, блокиращи или неутрализиращи отклоненията фактори на поведението. Доколкото заплахите и смущенията върху обществената система имат ситуационен характер, те изискват и ситуационно управление на организационната реакция.

Управлението често е поставено в условията на бързо променящата се среда и на създадените от това поредица „ситуации“ на управление. Ситуацията е моментно състояние на взаимодействие на околната среда с поведението на управляващия субект. Понякога тя е свързана с наличието на проблем, произтичащ от противоречие или конфликт между предварително зададената цел на управлението и обстоятелствата на средата, които обуславят текущото поведение и разполагаемите ресурси. Проблемът е отклонение от желаната цел, което трудно може да бъде преодоляно с разполагаемите ресурси. Най-често проблемът възниква поради недостиг на ресурси за управление. Ресурси могат да бъдат традиционните труд, капитал, време. Не по-малко значение може да има общото разбиране от страна на членовете на организацията на състоянието и целите, към които трябва да бъдат насочени общите усилия. В този смисъл комуникацията в организацията или други нейни характеристики могат да се превърнат във важен ресурс за успешно управление.

В зависимост от характера на обкръжението процесът на управление може да бъде „потопен“ в поредица от бързо променящи се и понякога неочаквани проблемни ситуации. Принос за това може да има не само неопределеността или рискът на средата, но и хаосът или слабата организация в системата на управление. Независимо от причината мениджърите са изправени пред поток от бързо променящи се ситуации. При тези условия единствено възможен изход е ролевата организация на управлението. Тя е свързана с „ролята“, която е ключов термин при ситуационното управление. Същността на ролевата организация се състои в предварително разпределяне между участниците в управлението на роли, които съответстват на очакваните безпроблемни или проблемни ситуации. По подобие на театралните постановки отделните роли са подчинени на общия замисъл на организационния „сценарий“ за решаване на различни по сложност проблемни ситуации. Изкуството и науката на сценарийното планиране са важен инструмент за предвиждане и предварително организиране на колективните действия. Предвидените обучение и тренировка могат да изградят необходимата увереност за успешно справяне с очакваните, а дори и с неочакваните рискове.

Хенри Минсберг класифицира принципните мениджърски роли¹³ в три основни групи:

• 
  между персонални роли. Ориентирани са към междугруповите или вътрешногруповите отношения. Характерни междуперсонални роли са:
  

б. лидерска роля. Състои се в определяне на курса на организационно поведение и в изискване на подкрепа от последователите.

• 
  информационни роли. Фокусират се върху информационните процеси на управление. Те включват:
  

• 
  решаващи роли. Свързани са с дейности, които подпомагат вземането на решение. Това са:
  

При всички изпълнявани от мениджъра роли основен ресурс е времето. Разбира се, разполагаемите други ресурси са в състояние да спестят необходимото за изпълнението на ролите време, но само отчасти.

Решаващо значение за вида и обхвата на изпълняваните роли в организационната система има заеманата позиция в нея. Високите йерархични равнища дават целеполагаща и стратегическа насоченост на ролите. Ниските равнища изискват операционен тип роли. Средните управленски равнища, съответстващи на обикно­вения мениджмънт, свързват двете с тактически организационни действия.

Както се вижда, различните концепции и видове управление трябва да бъдат събразени със заплахите на средата, в която се преследват организационните цели. Доброто познаване на предимствата, недостатъците и възможностите им са гаранция за релевантен избор в конкретните условия на организационното обкръжение.

Обикновено се приема, че управлението е основно средство за постигане на целите на системата и че то се осъществява чрез управляващи въздействия (решения), които насочват системата към целта. Множеството решения задействат разнообразни комбинации от фактори, които са достъпни за управляващия субект и които имат ефективно въздействие върху състоянието и поведението на системата.

Всяка форма на управление се подчинява на обща и конкретна философия на управление, даваща базово начало при вземане на решения. Философията произтича от опита да се вникне в законите на поведение на обществото и в неговата сигурност и отбрана. Показва кое е правилно и хармонизира възгледите със законите за съществуване. Тя дава отговор на въпроса, как може да оцелее и да се развива обществото. Поради това тя е ядро на политиката на управление, разглеждана като разпределение и комбинация на власт. Философията показва посоката на повишаване на сигурността, изяснява позициите и хармонизира отношенията. Дава основа за решаване на най-сложните проблеми, като свързва управлението с реалностите на живота.

Характерно за философията на управление в нашия век е смяната на две големи епохи в управлението (мениджмънта). В предвоенния период доминира идеята за емпиризма и механистичното разглеждане на нещата такива, каквито са. Основният въпрос, към който се насочват мениджърите, е как да се постигне целта? За да отговори на този въпрос, мениджърската технология се ориентира към изследователския тип мениджмънт, към инженерния подход и опростяването. Вниманието се насочва към техниката и нейната смяна. Това е времето на тейлоризма. Наблюдението на общото подпомага извеждане на емпирични принципи на организация, базирани на координация на действието. Икономическата мотивация е ключът за насочване на персонала към действие с цел постигане на резултата.

Периодът след Втората световна война открива нова епоха във философията на управление. Главният въпрос вече е какво да се прави? Във фокуса на вниманието застава вземането на адекватни решения. Изоставя се старият начин на мислене.

Възникват съвременната мениджърска наука, системният анализ, изследването на операции и множество теории за количествено обосноваване на решенията. Мениджърът не е вече инженер, а аналитик на решението. Организацията се базира вече не на координация на действието, а на координация на мисленето. Мотивацията чрез разума и идеите е новият начин на обосноваване на поведението.

Основни идеи на съвременната философия на управление на сигурността и отбраната са:

• 
  равнопоставеност на участващите страни в международните отношения;
  
• 
  доминиращо влияние на научно-техническия прогрес върху начините за въоръжена борба и нейното управление;
  
• 
  управление на сигурността чрез адаптивност и промяна, търсене на възможности за организационна промяна, елиминиране на съпротивата срещу промяната;
  
• 
  ориентация към бъдещето и прилагане на стратегическо управление и планиране като средство за преодоляване на неопределеността и риска на средата и щетите от заплахите;
  
• 
  институционализация и дебюрократизация на организациите като средства за регулиране на културата на сигурност и обогатяване на обществените ценности;
  
• 
  гъвкавост и бързина на реакциите и ориентиране към качествени критерии за оценка на резултатите от управлението;
  
• 
  преход от ръководство към лидерство, включващо самообучение, творчество, чувствителност към проблемите, визия за бъдещето и способности за ефективно, икономично и с най-голяма полза за данъкоплатците използване на ресурсите за сигурност и отбрана.
  

Културата на управление може да бъде схваната като съчетание на теорията и практиката на управление. Тя е специфична форма на организационно-управленско поведение, която създава потенциал за постигане на мисията и целите на организацията. Включва идеологията на управление, изгражда и съдържа системата от ценности на управляващите и изпълнителите по отношение на мисията и целите на организацията. Тя е натрупване на традиции, знания, опит, трансформирани в принципи, норми и практики на управление. Не изключва влиянието и ефектите на съхранени предания, вярвания и митове. Моралните и духовните ценности са неин основен двигател. Организационно - управленската култура фиксира определени ценности, които формират рамката за възприемане и водене на процеса на управление. Подпомага изграждането на нагласите за вземане и изпълнение на решенията и за оценяване на преследвания резултат. Насочва поведението на ръководителите от всички равнища на организацията. Проявява се в управлението със специфична символика, език и ритуали.

Новата култура на управление на сигурността и отбраната се изгражда в периода на преодоляване на идейната конфронтация на Студената война и на приемане на нови принципи за обществено съществуване и взаимоотношения. Новата епоха дава живот на ценности като:

• 
  суверенно равенство, свобода, взаимно уважение, справедливост и честност в международните отношения;
  
• 
  неделимост на сигурността за страните и готовността за постигане на резултат с преговори и компромиси;
  
• 
  отказ от прилагане на различни форми на натиск между държавите, включително военна, политическа или икономическа принуда;
  
• 
  сигурност без въоръжаване и отказ от войната като средство за решаване на междудържавни конфликти;
  
• 
  сигурност чрез отбрана, демократично и природосъобразно социално-икономическо (устойчиво) развитие;
  
• 
  сигурност, разбирана като социална отговорност и основа на качеството на съвременния обществен живот, постигана чрез уважение и признаване на правата на личността и индивидуалната сигурност.
  

Културата и философията на управление са в тясна връзка със стила на управление и изпълнение като израз на творческата инициатива на участващите в управлението. Най-общо той изразява склонността на ръководителите да се придържат към определени норми, правила, стандарти за поведение. Колкото те са по-различни, толкова по - разнообразни са и приложимите стилове на управление. Те могат да клонят от суровост, безчувственост и прямота до крайна съпричастност, чувствителност към съучастниците в процеса на управление. Въпреки това разнообразие или именно поради него е необходима класификация на стиловете на управление, позволяваща сравняване и анализ на техните характерни черги.

Като основа се приема класическото определение на стила като степен на придържане на ръководителя към правилата на работното и социализиращото поведение.

Основните правила на работното поведение са:

• 
  наименование (и многократно повтаряне) на това, което трябва да бъде изпълнявано;
  
• 
  инструктуране как да бъде изпълнено;
  
• 
  определяне на организационната рамка на изпълнението;
  
• 
  формализиране на каналите за комуникация при изпълнението;
  
• 
  оценяване на характеристиките на изпълнителите.
  

• 
  психологическо стимулиране (с поощрения);
  
• 
  поддържане на организационната хармония;
  
• 
  даване на лична подкрепа;
  
• 
  развитие на междуличностната комуникация.
  

Изборът и прилагането на определен стил на управление са сложен въпрос. Без съмнение обаче значение за това имат редица фактори, като лични предпочитания на ръководителя, йерархично равнище на управление, зрелост на организацията и редица други.

Възникването и развитието на организацията са неделими от нейния структурен аспект. Съвместимостта на структурните й единици е основа на нейната цялостност и устойчивост. Основно качество на структурата на организационните системи е нейната йерархичност, т.е. представяне подчинеността на елементите, а оттам и на взаимодействията в организацията. Централизираните структури, каквито са присъщи на преобладаващия брой организации, се характеризират с концентрирано вземане на решенията в един център. Обратно, децентрализацията на управлението се свързва с нарастване на автономията при вземане на решения от частично обособени и по-автономни организационни части. Присъща за организациите в сектора на сигурността и отбраната е строгата йерархия в управлението. Те развиват силно централизирани структури с много на брой йерархични равнища, достигащи в миналото над 10-15 йерархични слоя. Всеки от по-долните равнища подпомага вземането на решения от по-горното. Трудно може да се представи тази сложна йерархия, поради което едно опростяване на йерархичните слоеве и представянето им като пирамида от три основни йерархични равнища може да даде добра представа за ангажиментите на всяко йерархично равнище в управлението.

Средното ръководство или управление (организационен мениджмънт) има основна отговорност за изграждането и поддържането на организационния механизъм и на способността за постигане на начертаните стратегически цели. В периметъра на компетенциите влизат структурното изграждане, подборът и обучението на изпълнители, мотивирането и стимулирането към изпълнение на приоритетните цели, уточняването на правилата и нормите на организационно поведение, към които всички в организацията трябва да се придържат. Средните ръководители отговарят за организационните условия, които са среда за успешно оперативно управление и изпълнение на решенията. Организационното управление е силно дезориентирано и неефективно при отсъствие на рационални организационни стратегии.

Ниското (прякото, непосредственото, оперативно) ръководство и мениджмънт отговаря за оперативния контрол върху прилагането на решенията и протичането на организационните процеси. На практика то ръководи трансформирането на входните фактори в организационни резултати (изход) от дейността. По-близко е до изпълнението, отколкото до вземането на решенията. То прилага предписаните норми на поведение при осъществяването на конкретните процеси. Има подчертано процесен характер и поради това се базира на приети стандарти. Търси отклонения, за да ги коригира с оглед достигането на желаните резултати. Оперирането може да бъде блокирано или дори компрометирано от лош организационен мениджмънт.

Разпределението на компетенциите на изброените йерархични равнища на управление не е неизменна величина, зависеща от позицията в организацията. То е следствие от приетия подход и метод на управление, намиращ израз в конкретен цикъл, включващ подготовка, вземане и изпълнение на управленските решения.

Управлението на сигурността и отбраната се изразява в множество актове на вземане на решения, насочени към компенсиране на възникващи смущения, както и на избор от алтернативно възможни действия на звена и лица с различен йерархичен ранг. Всеки избор трябва да бъде, съобразен с ограничените ресурси, с които разполага организационната система. Има подчертан информационен характер. Тъй като изборът се развива във времето и непрекъснато се повтаря, трябва да се разглежда като процес (цикъл), който протича в рамките на обществената среда и присъщите за нея ограничения. Има специфика за прилаганите различни подходи, концепции и методи: функционален, програмен, ситуационен, проектен, процесен и др.
3. Цикъл на функционално управление.

Функционалното управление на сигурността и отбраната е присъща практика за сектора. Свързано е с поддържането на изградената организационна система. Основава се на предварително разпределени и назначени за изпълнение функции между участващите личности или организационни единици. Предполага се, че предварителното запознаване на изпълнителите с разграничените функции ще гарантира безпроблемната работа на организацията. При това управление не се подчертават нейните цели. Разбира се те се свеждат до поддържане на състоянието (регулиране) на организационните процеси. Вниманието е фокусирано основно във функциите, т.е. въздействията, които е необходимо да бъдат оказани върху управляваните обекти (обичайно чрез преработка на информация за вземане на решения) съобразно организационните компетенции. При това се изхожда от разбирането, че „функционалността“ е основно свойство на организацията.