Закономерности принципи и подходи

Науката за управление на организационното поведение е свързана както с обществените закони за човешката психология, въоръжена борба и военно дело, право, социология и икономика, така и с естествените закони. Тя не е изработила собствен кръг от закони, валидни както за самата нея, така и за другите научни области.

На практика науката за управление си служи с редица закономерности, които отразяват конкретното проявление на законови връзки от други научни области, повече или по-малко приложими в конкретния процес на организация и управление.

Поради това проявяващите се закономерности биват общи или валидни за общественото управление като цяло и частни или присъщи на управлението на конкретна организация или дейност.

• 
  върховенството на закона или законосъобразността;
  
• 
  защитата на правата на човека, конституционния ред и частната собственост;
  
• 
  подкрепата на свободната социална пазарна икономика или конкуренцията;
  
• 
  демократизацията на управлението;
  
• 
  доминирането на държавните интереси;
  
• 
  публичната прозрачност и отчетност за дейността.
  

• 
  върховенството на гражданското общество и гражданският контрол на сектора за сигурност и отбрана;
  
• 
  политическият неутралитет, наричан често деполитизация;
  
• 
  лоялността на служителите към държавата;
  
• 
  бюджетната издръжка на дейността;
  
• 
  защитата на класифицираната информация и пр.
  

• 
  продуктивност на управлението от гледна точка постигането на целта, включително ефикасност, икономичност и ефективност на управлението;
  
• 
  удовлетворение на членовете на организацията, което е източник на морала, идентификацията на членовете към организацията, на тяхната лоялност, участие, преданост и вярност към идеалите на организацията и нейната мисия.
  

• 
  принцип на йерархията и единоначалието. Организациите винаги имат пирамидална структура с различна дълбочина на йерархия и най-често с минимално три равнища. При това част от персонала има разпоредителни пълномощия над останалия персонал. Организациите от сектора за сигурност имат голям брой йерархични равнища;
  
• 
  принцип на формалността, което означава, че организацията и управлението се основават на изрично формулирани правила, процедури, регулации, политики;
  
• 
  комплексност или сложност, което означава, че организацията и управлението са толкова големи и възможните връзки така многобройни, че нейните членове не могат да имат лични връзки с всички по едно и също време. Появява се идеята за липса на персоналност и за неформални правила за поведение, което до голяма степен изпълва със съдържание и понятието бюрокрация;
  
• 
  живот (дълготрайност) на организацията и управлението. Организацията може да живее по-дълго от нейните членове. Тя винаги има явен или неявен физически център, база, офис, от които ръководи своята дейност.
  

Подходите при управление отразяват позициите, от които се тръгва при преследването на целите и вземането на решенията за тях, както и основните средства, използвани при този процес. Могат да бъдат разграничени два основни класа подходи: емпирични и казуални (често погрешно наричани научни). Емпиричните подходи се основават на преследване на целите чрез анализиране на грешките от минали действия. Известен представител е подходът „проба – грешка“. Ключов момент при него са извличането на добри уроци от предишния опит и коригирането на допуснатите грешки, за да бъдат избегнати в бъдеще. Този подход дава проверени от практиката резултати, но съществен недостатък е по-бавното и по-малко ефективно управление. Причина за това е липсата на предварителна подготовка. Все пак този подход съвсем не е за подценяване. В условията, когато не е възможно да се приложат други по - ефикасни подходи за управление, е необходимо да бъде поне гарантирано приложението на този подход.

Другият клас подходи обединява множество конструкции, които могат да бъдат използвани за подготовка на процеса на управление. Включват ненаучни и научни подходи. Ненаучни са тези, които се основават на наследени, конфесионални, митични вярвания. Подходите, които се основават на определена теоретична конструкция и емпирична проверка, очертават кръга на научните подходи за управление.

Те се свързват с гледната точка на отделните науки от дървото на човешкото знание. Основни научни подходи са:

• 
  Системен подход. Значението му за доброто управление е толкова по-голямо, колкото по-цялостно и комплексно се разглеждат ситуацията на управление и изгражданата за нейното овладяване система за управление.
  
• 
  Интердисциплинарен подход. Той е интегративен подход, целящ постигане на единство на подходите на отделните науки. Най-често разпространено в организационното управление е отчитането на подходите на икономическата наука, на административната и организационната наука и накрая на социалната наука. Всяка от тях дава различен поглед за управлението. За икономиката то е разпределение на ресурси за постигане на цели. За администраторите управлението е прилагане на власт или овластен авторитет. За социологията управлението е въпрос на регулиране на социалното разделение и статуса на участващите хора. Прилагането на интердисциплинарния подход се свързва с принципа за постигане на по-висока образованост и по-високи знания за управленския персонал.
  
• 
  Количествен подход. Формиран е в следвоенния период на 60-те и 70-те години на миналия век. Източник са точните науки и развитата на тяхна основа наука за изследване на операциите. Състои се в количествено измерване и оценка на поведението на управлявания обект и изработваните решения. В тясно съчетание със системния подход дава незаменими резултати за развитието на управленската практика в сферата на техническите науки. Не са за подценяване резултатите и в сферата на организационното управление. Въпреки трудната измеримост на свързаните с човешкото и организационното поведение характеристики количественият подход създаде инструменти за моделиране, измерване и оценка на качеството на системите и процесите на управление.
  
• 
  Инкрементален подход. Този подход в някаква степен е алтернатива на системния, наричан още тотален или холистичен, подход при управлението. Изхожда от предположението, че тоталното решение на проблемите и бързото постигане на целите са трудно осъществими в условията на консервативна среда. Предполага още, че общото подобрение може да бъде направено чрез малки последователни стъпки, които водят към целта. Ако не с голяма ефективност и скорост този подход се отличава с висока доза практицизъм и реализъм.
  

Науката за управление на сложни системи (кибернетиката) обикновено приема, че управлението е основно средство за постигане на целите на системата и че то се осъществява чрез въздействия (решения), които насочват системата към целта. Множеството решения задейства разнообразни комбинации от фактори, които са достъпни за управляващия субект и които имат ефективно въздействие върху състоянието и поведението на системата. В зависимост от конкретната цел на въздействието теорията на количественото управление разграничава различни видове (форми) управление.

Такива са: „задаващото“ или пренасочващото управление; координационното управление, съгласуващо взаимодействието на елементите на системата; регулирането, осигуряващо близост на текущото състояние; стабилизацията - насочена за постигане на постоянство на координатите на състоянието в оп­ределен интервал; възстановяващото управление, връщащо загубено състояние; оптималното и екстремалното управление, преследващи оптимално и екстремално качество на поведението на системата; финалното управление - привеждане на обекта в зададено крайно състояние в определен момент и привеждане на обекта от зададено начално в зададено крайно състояние за ограничено време; кризисното управление, предотвратяващо и решаващо кризисни явления, и пр.

Организационното управление не е в състояние да осъществи подобно разнообразие от управляващи въздействия поради спецификата на своя състав и строеж. Разграничаваните видове или форми на управление тук осъществяват различни видове решения и организационно поведение, което по специфичен начин съчетава целите на управлението, организационното обкръжение и организационните способности.

Методът на управление е конкретен начин на осъществяване на управлението. В литературата по управление няма общоприета стройна и удобна система за класификация на методите на управление. Различните управленски школи в отделните страни предлагат различни идеи. Много разпространена е класификацията на методите по начина на въздействие върху обекта на управление. Според тази класификация методите се делят на: организационно-разпоредителни (убеждаващи, делегиращи); икономически; нормативно - правни и др.

Тази класификация не е разпространена в западната управленска школа. В нея акцентът е поставен върху управленските концепции и техники на управление. Приема се, че те са структурно ориентирани организационни модели, зад които се крие определена "философия" за структурно и процесно развитие на организационните системи. В рамката на тези модели могат да бъдат включени и конкретни управленски техники, които се характеризират с това, че:

• 
  са инструмент за изработване на управленски решения;
  
• 
  съдействат за повишаване на вътрешната рационалност на управлението;
  

• 
  способстват в различна степен за подобряване на управлението в зависимост от тяхната приспособеност към условията, в които се прилагат.
  

По-разпространени са следните концепции за организационно управление:

• 
  функционално или йерархично управление;
  
• 
  управление чрез свързани работни групи;
  
• 
  матрично управление;
  
• 
  проектно управление;
  
• 
  програмно управление;
  
• 
  ситуационно управление.
  

• 
  управление чрез изключване;
  
• 
  управление с резултати;
  
• 
  управление чрез делегиране;
  
• 
  управление с цели;
  
• 
  конкурентно управление.
  

Изходна точка при определяне на тези критерии при управлението на сигурността и отбраната е поставянето на организационните цели и решенията в съответствие с политическите ориентири за секторното развитие. Отсъствието на такива ориентири пренася отговорността за управлението от административната към политическата система в страната.

Основни и най-често използвани критерии за приложимост на управленските инструменти в сектора за сигурност и отбрана са:

• 
  активно организирана административна и управленска дейност, която съдържа действено планиране и се характеризира със:
  

= предусещане за бъдещи проблеми и скициране на дългосрочни алтернативни решения на фона на ясни цели;

= вземане на приоритетни решения и прилагането им при противоречиви и често конфликтни интереси;

• 
  способност за вътрешна рационализация на управлението чрез развитие и промяна на персонала, структурите и методите за управление.
  
• 
  способност за бърза и качествена обработка на информация.
  
• 
  способност за координиране на институционалните дейности.
  
• 
  капацитет за разрешаване на конфликтите.
  

Основа на този вид управление е използването на функцията като средство за разделение на труда в процеса на управление. Функцията на управление е термин, въведен за първи път от научното управление на Ф. У. Тейлър и А. Файол. Обособяването на отделни функции на управление е начин да се разграничат относително обособени и повтарящи се дейности на управлението. Това позволява организиране на управлението чрез непрекъснато повтаряне на едни и същи дейности.

Традиционно функциите на управление се разделят на основни (базови) и специфични. Базовите са присъщи на всеки процес на управление. В този смисъл те са типични повтарящи се дейности, свързани с вземането на решения относно постигане на цели. Специфичните функции произтичат от спецификата на обекта на управление. Характерно за този тип управление е, че то е насочено обикновено към запазване или подобряване на състоянието на управлявания обект, а не толкова към неговата качествена промяна.

Функциите са неделими от структурата на управление, която е базов компонент на управленските системи. Тя отразява обособяването и свързването на съставящите системата елементи, които зависят от използвания организационен строеж. Системните връзки са каналите, по които протичат взаимодействията на елементите. Богатството на връзките е свързано с качеството на функциите на елементите.

Но функциите на елементите са подчинени на инерцията на бавно променящата се структура. Възниква противоречие между бързопроменящите се цели и по - статичните и свързани със структурата функции. Решението на този проблем, доколкото е възможно при функционалното организационно управление, води до търсене и развитие на многофункционалност. Практиката налага изключване на дублиране на функции, висока интеграция и действеност на функциите, позволяващи бързо потискане или развитие на нови функции при необходимост.

Многобройни са приемливите класификации на организационните функции. Американският класик Маси¹¹ предлага структура от седем основни функции, а именно:

• 
  вземане на решение - избор на една от няколко алтернативи за действие и прилагането й на практика;
  
• 
  организиране - организационно структурно изграждане, вкл. обособяване на звена, функционалното им натоварване и системно интегриране;
  
• 
  персонализиране - осигуряване на личностните елементи на организацията и тяхното качествено обвързване с останалите части на системата;
  
• 
  планиране - проектиране на действия, насочени към координиране на общите усилия за постигане на целите във времето;
  
• 
  контролиране - измерване и съпоставяне на текущите характеристики със стандартите и нормите с цел аргументиране на коригиращи мерки за поддържане на набелязания курс;
  
• 
  комуникиране - обмен на сигнали и информация между участващите, необходими за координиране на общите действия;
  
• 
  ръководене (лидерство) - посочване на верния курс за постигането на целта и изискване и получаване на необходимата подкрепа от сътрудниците.
  

• 
  опериране - включва лидиране, вземане на решение и комуникиране;
  
• 
  изпълнение - организиране, персонализиране и планиране;
  
• 
  контролиране - осъществяване на контрол на различни равнища на управление.
  

• 
  Какво да се прави? Отговорът на този въпрос е задължение на високото равнище в системата за управление.
  
• 
  Как да се направи? Отговорът е задължение на ниското равнище в системата за управление.
  

Очертаната нарастваща интеграция на функциите на управление не дава решение на основното противоречие на функционалното управление, което се свежда до слаба връзка на функциите със средата за сигурност и с променящите се цели на организацията. Тя невсякога е в състояние да реши и втория съществен недостатък на функционалното управление, а именно неефективното използване на управленския труд. На практика функциите се назначават без точна преценка относно натоварването на управленския персонал. В резултат по-малката част от мениджърите са претоварени, докато по-голямата част не използват ефективно своите възможности. Като цяло организационните ресурси не се оползотворяват рационално. Нещо повече, може да се твърди, че при функционалното управление съществува много слаба връзка между преследваните резултати и необходимите за това ресурси. Това лишава от възможност да бъдат преценени алтернативните разходи за постигане на организационните резултати.

Повишената интеграция на функции дори затруднява контрола на тяхното изпълнение и естествено понижава ефективността на управленския труд.

Всички тези недостатъци водят до тенденцията на изоставяне на функционалния подход на управление от съвременните организации. Този процес в международен план стартира след средата на миналия век, но в нашата страна въпреки позитивните резултати от внедряването на стратегическо програмно управление на ресурсите в отбраната все още функционалното организационно управление е доминираща практика на настоящата администрация на сигурността и отбраната.

Несъответствието между променящата се среда (и цели) и адекватността на действията при функционалната система може в голяма степен да бъде преодоляно чрез преход към програмно (програмно - целево) управление. Програмата е възлов термин за това управление.

Под програма най-общо се разбира план за действие, осигурен с необходимите ресурси и гъвкаво подчинен на променящите се в зависимост от средата цели. Това е особено важно за системите на сигурността и отбраната, които са фокусирани върху заплахите от околната среда и целят тяхното блокиране или неутрализиране. Въпреки че така се отстъпва от многоцелевото насочване на организационните системи (присъщо на функционалното управление) и в някаква степен се стеснява обхватът на действието им, строгото насочване към целта носи предимствата на специализацията и ефективността.

Фундамент на програмното управление е разделението на управленския труд, базирано не на устойчиво повтарящи се дейности (функции), а насочени към изпълнението на определена цел, програми и задачи. Програмата е израз на организационната политика, съобразена с целите и предполагаща конкретна стратегия за действие. Представлява множество от конкретни задачи, обединени нерядко в по - големи структури (подпрограми), наричани често „дърво на целите“. Представляват обърната с клоните надолу дървовидна мрежа от йерархично подредени задачи. За разлика от познатите и често използвани планове от функционалното управление програмите включват конкретни задачи и проекти и необходимите и заделени за тяхното изпълнение ресурси. Това означава, че задачите и проектите са ранжирани предварително от гледна точка на техния приоритет за организацията. Изпълнението на всяка от тях пряко влияе на постигането на целта. Процесът на програмно управление е фокусиран непременно в постигането на предварително зададена нова цел.

Основни елементи на програмното управление:

• 
  система от йерархично построени цели, техните приоритети и показатели за преследваните резултати;
  
• 
  структура от организационни политики и съответстващите им програми и подпрограми;
  
• 
  структура от задачи и проекти, включени в програмите и подпрограмите, чието изпълнение във времето и в рамката на заделените ресурси води до постигане на целите;
  
• 
  общи ресурси, необходими за изпълнение на включените задачи;
  
• 
  екип от ръководител на програмата, зам.-ръководители на подпрограмите, координатори и изпълнители на програмните задачи;
  
• 
  пакет от технологии за изпълнение на програмните задачи и проекти.
  

Балансирането на бойните и поддържащите програми е особено важен критерий за управляемост или качество на управлението. Параметрите на бойните програми са в съответствие със заплахите. Поддържащите програми са функция на необходимите условия за ефикасност на бойните програми. Прекомерното развитие на поддръжката неизбежно води до преразход на ресурси. Обратното ограничава ефикасността на организацията като цяло.

Предимство на програмното управление е тясното свързване на изпълнители, разполагаеми ресурси и цели в определен и контролируем процес на изпълнение на програмните задачи. Този механизъм дава възможности за ефикасно, ефективно, икономично или с най-голяма полза за данъкоплатците постигане на поставените цели. Подобрява се многократно степента на използване на управленския труд и на другите организационни ресурси.

Тези предимства не трябва да водят до схващането, че програмното управление е панацея за проблемите на управлението. То има също своите несъвършенства. Основният му недостатък се състои в това, че програмата не се адаптира докрай по отношение на реалните промени на средата. В този случай изпълнението на задачи, които не са актуални, може да отклонява вместо да приближава към променените цели. Прилаганият инструмент за компенсиране на тази слабост - програмните прегледи, се опитва да отстрани този недостатък. На практика обаче самият преглед има собствено времетраене, изисква ресурси и става неприемлив при бързи промени на средата.

Практиката дава примери за съчетаване на предимствата на функционалното и програмното управление в съществуващите управляващи системи. Функционалният подход запазва своя периметър в случаите на рутинни и често повтарящи се управленски дейности. Програмното управление намира своето място в случаите, когато е необходимо постигане на определени и измерими цели.