Уредбата на мониторинга, както и уредбата на оценката са необходими не само като официално изискване за обосновка на разходите, а и като инструмент, който предоставя полезна информация за управлението на местното партньорство. Този инструмент дава възможност да се прецени кое е ефективно и кое не е, за да се адаптира стратегия за ВОМР към променящите се условия. Системата за наблюдение и оценка има за цел да осигури надеждна информация за бюджетните параметри и резултатите от реализацията на стратегия за ВОМР така, че да се улесни вземането на информирани управленски решения.
Система за мониторинг (наблюдение)
Чрез наблюдението ще се събира информация за договорените средства, финансираните проекти и непосредствените резултати от тяхното изпълнение. Системата за наблюдение има за цел да набави и структурира всестранна информация за хода на изпълнението на стратегия за ВОМР. Информацията ще се агрегира/събира от:
-
Проведените заседания на управителните и контролни органи на МИГ, както и на спомагателните органи на МИГ;
-
Проведените работни срещи на служителите и екипа на МИГ;
-
Подготвените и разпратени покани за представяне на проектопредложения;
-
Зададените въпроси от бенефициенти по телефон и е-поща;
-
Проявения интерес към поканите за представяне на проектопредложения;
-
Подадените по отделните покани проектопредложения;
-
Осъщественото наблюдение по реализацияна одобрените и финансирани проекти;
-
Осъществени посещения на място;
-
Подпомагане на одобрените кандидати при подготовката на заявки за плащане до Разплащателна агенция и изготвяне на доклади за отчитане на изпълнението;
-
Изпращане до РА и МЗХ списък на одобрените и отхвърлените проекти след приключване на работата на Комисията за избор на проекти;
-
Заверени копия на сключените договори;
-
Данни за икономическото развитие на отделните сектори в на територията на МИГ, както и социално-икономическите характеристики на територията (източник на данни ще бъде НСИ, анализите на Дирекция “Агростатистика” към МЗХ, включително Системата за земеделска счетоводна информация - СЗСИ);
-
Информация от базата данни за селските райони на Дирекция “РСР”, обхващаща ключови статистически данни.
Работата по набирането на данни ще се организира като непрекъснат процес по време на реализацията на стратегия за ВОМР.
За целите на мониторинга МИГ ще изготвя и поддържа актуална компютризирана база данни, в която са отразени базови индикатори като: брой и стойност на подадените заявления, брой и стойност на одобрените заявления, брой и стойност на сключените договори, брой и стойност на подадените искания за плащане, брой и стойност на одобрените искания за плащане, брой и стойност на успешно приключилите проекти.
Набирането на данни ще се извършва от служителите на МИГ. Пряко ангажирани в актуализирането на базите данни са отделните експерти по прилагане дейностите на стратегия за ВОМР. Бенефициентите по Стратегията ще предоставят данни за наблюдение при попълване на заявленията за подпомагане. Отговорен за набирането на данни ще е изпълнителният директор на МИГ.
Система за оценка
Оценката на реализацията на стратегия за ВОМР от страна на МИГ ще се базира на контрола върху изпълнението на проектите и сключените договори по стратегия за ВОМР.
Система за оценка ще съдържа информация за прогреса и изпълнението на проекти, финансирани в рамките на стратегия за ВОМР. Тя ще включва параметрите: дата на изпращането на уведомителното писмо до бенефициента за провеждане на проверка на място, заповед за назначаване на двама експерти от МИГ за извършване на проверката, констативен протокол за проведената проверка. Самите проверки могат да бъдат от три типа:
- фокусна проверка;
- многостранна проверка;
- проверка по сигнал.
Проверен на място ще бъде всеки подкрепен от стратегия за ВОМР проект поне веднъж за периода на реализацията му. Проверката ще се извършва от двама служители на МИГ. За всяка извършена проверка ще се съставя протокол.
Данните от оценката на прилагането на стратегия за ВОМР и изпълнението на проектите в рамките на стратегия за ВОМР ще станат част от годишните доклади за напредъка.
Система за самооценка
Специално внимание МИГ ще отдели и на своята самооценка. Това се налага и поради значимата роля, която следва да има местната общност в реализацията на Воденото от общностите местно развитие.
МИГ ще извършва самооценка (оценка на работата си) по изпълнението на стратегия за ВОМР съгласно напредъка в прилагането на стратегия за ВОМР чрез базовите индикатори, както и чрез бюджетните индикатори, индикаторите за продукт/дейност и индикаторите за резултати на стратегия за ВОМР. Оценката ще се базира на набраната информация чрез системата за наблюдение.
Самооценка на работата на органите на МИГ и на изпълнителния екип на МИГ при реализация на стратегия за ВОМР ще се извършват от екипа на МИГ (вкл. членове на УС), като се привличат активни негови членове за участие. За извършването на оценката ще е отговорен изпълнителният директор на МИГ.
Ще бъде изготвен времеви график за извършването на самооценката, който ще бъде съобразен с графика на дейностите по изпълнение на стратегия за ВОМР и с подготовката на ежегодните доклади за напредъка. Процес на самооценка ще бъде иницииран мин. един път годишно и резултатите от него ще станат част от годишния доклад за напредъка.
Към процеса на самооценка МИГ ще привлече членовете на МИГ, като се ръководи от принципа за широко участие на заинтересованите страни в него. Могат да бъдат привлечени експерти и от други МИГ за въвеждане на партньорски елемент в проверката. За целите на самооценката ще бъде използван гъвкав микс от инструменти: анализ на данни, интервю, проучване, мозъчна атака, фокус групи, добри практики, опит на други МИГ.
Процесът на самооценка на МИГ ще преминава през следните етапи:
1. МИГ идентифицира необходимостта да се оцени даден аспект на реализацията на стратегия за ВОМР, взема решение за започване на процеса на самооценка и избира методите за оценяване.
2. МИГ изготвя въпросите за оценка и предварителен план за тяхното разрешаване.
3. Набират се данните, необходими за самооценката.
4. Данните се анализират, изготвят се заключения и отговорите на по-рано формулираните въпроси за оценка.
5. Стратегия за ВОМР и дейността на МИГ се променят / пренасочват съобразно резултатите от оценката и формулираните препоръки, при необходимост се извършват задължителните за това административни процедури.
За подобряване на работата по стратегия за ВОМР и споделяне на опита, след приключване на процеса по самооценка изпълнителният директор на МИГ изготвя и предоставя на УО, на НСМ и на останалите МИГ описание на процеса и резултатите от проведената самооценка. Резултатите от самооценката се включват в годишните доклади за отчитане изпълнението на стратегия за ВОМР.
Оценка на рисковете
При реализирането на мониторинга и оценката е възможно да възникнат пречки пред наблюдението, оценяването и събирането на данни. Трябва да бъде извършена оценка на рисковете - те следва да бъдат предварително прогнозирани и да бъдат набелязани стъпки за предотвратяването им.
Възможните рискове при набирането на данни, наблюдението и оценката са неспазване на доброволно поетите ангажименти за предоставяне на информация от страна на бенефициентите, поради недостатъчна информираност; опорочаване на проверките на място поради неясно разписани или неспазени процедурни изисквания; липса на обективност при извършване на самооценката.
За да бъде предотвратена появата на тези пречки, е необходимо внимателно и трезво да бъдат планирани сроковете за актуализирането и поддържането на информационните бази данни, ясно и адекватно да бъдат разписани работещи процедури, да бъдат спазвани заложените срокове, да бъдат предприемани мерки за повишаване информираността на бенефициентите; да бъдат привличани активни членове на МИГ за участие в процесите на мониторинг, оценка и самооценка, при спазване на изискването за недопускане на конфликт на интереси.
При спазване на процедурите, внимателно планиране, разпределение на задачите и придържане към планираните срокове сериозни пречки пред наблюдението и набирането на данни не би следвало да възникват.
Екипната работа на служителите на МИГ и взаимодействието между изпълнителния екип на МИГ и останалите негови органи ще е предпоставка за своевременно планиране и спазване на сроковете в графиците и плановете.
Отговорността на работещите в МИГ ще е гаранция за спазване на изискванията на УО на ПРСР и сроковете по договора.
Прозрачността и отвореността към бенефициентите, както и работата по оказване на подкрепа при тяхното кандидатстване и впоследствие - при изпълнението на финансираните проекти ще е гаранция за получаване на необходимата информация за попълване на информационната база данни на МИГ.
Уредбата за управлението и мониторинга на изпълнението на стратегия за ВОМР, оценяването на прогреса в изпълнението на стратегия за ВОМР и самооценката ще позволят навременно прогнозиране и намиране на решение при евентуално възникване на бъдещи пречки, така че да бъде осигурено безпрепятствено постигане на целите на стратегия за ВОМР.
При добро целеполагане и екипна работа ще могат да се преодоляват евентуално възникналите форсмажорни обстоятелства, а при възникване на закъснения - те ще могат да се наваксват, без да се нарушават сроковете по изпълнение на договора.
|