Част 1 насоки в контекста на социалната политика

Препоръки за практиката

Библиотеките осигуряват услуги за обществото, понякога и за търговски организации, от които е възможно да взимат такси. Услуги като осигуряване на техническа информация, фирмена информация, заемането на някои видове документи, като например аудиовизуални средства, се осигуряват срещу заплащане.

Законът не позволява членски такси в някои страни - например в Обединеното Кралство и Гърция, но разрешава това в Германия, Литва, Нидерландия, Словакия и Словения. В страните, където е разрешено взимането на членски такси, се вземат такси и за заемане на книги, въпреки че ползувателите с нисък доход се освобождават от такси или ползват намаления.

Тези приходи от такси рядко са равностойни на цената на осигурената услуга, ако се пресметнат всички разходи за нея. Повечето ползуватели може би не биха желали да заплащат реалната цена на някои услуги, например заемане на книга чрез междубиблиотечно заемане или търсене в готови бази данни.

• 
  Такси за членство или годишен абонамент
  
• 
  Такси за заемане на книги
  
• 
  Такси за заемане на аудиовизуални документи, включващи видео, DVD, и др.
  
• 
  Такси за детски учебни помагала, постери, карти, канцеларски материали, флопидиск, очила за четене и др.
  
• 
  Разпродажба на старо имущество
  
• 
  Такси за фотокопиране и компютърни разпечатки
  
• 
  Глоби за закъснения при връщането, за загубени или повредени книги
  
• 
  Такси за достъп до собствени бази данни
  
• 
  Заплащане при посещения на специални събития, организирани от библиотеката
  
• 
  Продажба на издания, особено материали, свързани с краезнанието, карти,
  
• 
  общинска информация
  
• 
  Даване под наем на стаи и сгради
  
• 
  Копия и снимки от сбирките на местните колекции
  
• 
  Такси за бизнес и други услуги
  
• 
  Достъп до Интернет
  
• 
  Такси от други библиотеки за междубиблиотечно книгозаемане
  
• 
  Заплащане на храна и напитки, които се продават в заведения на библиотеката
  

Само някои библиотеки имат възможност да използват всички тези методи за увеличаване на приходите. Ограниченията могат да бъдат свързани със законодателството или с обхвата на услугите, които една библиотека предлага. Количеството пари, придобити по този начин, трябва да бъдат сравнени с разходите за осигуряване на услугите. Библиотеките не взимат такси от своите читатели, равни на реалните разходи за услугите, защото мисията им е да предоставят услуги на обществото и поради регламентираното си финансиране. Може да има и законова забрана за събиране на такси за определени услуги. Законът за публичните библиотеки в Дания позволява библиотеките да взимат такси за услуги, но те са задължени от законодателството да определят такива такси, които са съобразени със „съществуващата" търговска тарифа и да не подронват престижа си, като се конкурират с търговски фирми. Не е разрешено взимането на такси за абонамент или за заемане на книги. The Marketable Library Foundation е създадена за да помага на датските публични библиотеки да функционират в новите икономически условия. Web-сайтът й включва копие на съответния раздел от Закона за публичните библиотеки в Дания (на английски език).

През последното десетилетие в много страни стана практика набирането на средства за библиотеки, музеи и архиви чрез участие в конкурси. Правителствата, Европейският съюз и други органи или фондации, избраха начина да насочват средства чрез състезателни оферти или представяне на проект, които съдържа специфични предложения за дейности в съответствие с указанията, дадени от финансиращия орган. Финансирането за такива проекти става на базата на конкуренцията.

Главно предимство е, че по този начин може да се получи достатъчно финансиране за развитието на услугите, което е невъзможно в рамките на основното финансиране. Организациите от обществения сектор имат два проблема: да идентифицират възможностите за набавянето на средства чрез участия в конкурси и да подготвят ефективни предложения.

Национално изследване, направено от Университета в Нортумбриа в Обединеното Кралство през 2001 година, показва че:

• 73% от библиотеките, музеите и архивите са кандидатствали в един или два големи проекта в годините 1997-2000

• През същия период само 3% от библиотеките не са кандидатствали в проекти над 150 000 евро

• Много библиотеки са били принудени да търсят този начин на финансиране поради дефицит в основното финансиране

• По-малки организации с ограничени ресурси не могат да използват тази система на финансиране и съществува рискът те да изостават

• Успехът при набирането на средства чрез участия в конкурси понякога зависи и от управлението на организацията

• Добрата връзка между организациите и местните власти е много важна при планирането на нови проекти

• Организации, които участват в тези процеси имат по-добри препратки с партньорите си, с които са в съдружие в рамките на местно ниво или извън него, въпреки, че в същото време партньорството се счита за източник на проблеми

• Организациите, които набират средства чрез участие в конкурси са притеснени от нереалните срокове за представяне на кандидатурите, качеството и компетентността при подбора на журито, лошото формулиране на критериите, неточните цели и задачи, сложните формуляри за кандидатстване и липсата на обратна връзка.

• Набирането на средства чрез участия в конкурси може да отслаби връзката между една организация и властите, които осигуряват основното й финансиране
Откриване на възможности за набиране на средства чрез участия в конкурси

В този насоки не е възможно да се изброят всички потенциални източници на финансиране във всички европейски страни. В повечето случаи финансирането е на национално ниво, дори на регионално, а не на международно. Националните библиотечни асоциации или спонсориращите правителствени служби би трябвало да могат да съветват библиотеките, които търсят източници на финансиране. По-големите общини понякога имат специален отдел, който отговаря за търсенето на източници на финансиране и за подготовката на кандидатурите. В края на Насоките за управление има списък с препратките. Библиотечната асоциация в Обединеното Кралство, например, има увод за програмите и Web-сайтовете за финансиране от Европейската общност.

Професионалната подготовка на библиотекарите и техните умения са изключително важни фактори за подготовката на успешна кандидатура за търг/конкурс или за воденето на преговори с частния сектор за сключване на договори за финансиране. Едно предложение се състезава с много други и много често кандидатурите надвишават повече от десет пъти предлаганата сума за финансиране. За да бъде една кандидатура успешна, тя трябва:

• Да се отличава от останалите

• Да изложи целите си ясно и кратко

• Да опише ясно как отговаря на условията за кандидатстване

• Да представи логичен и разумен проект за план и да предложи организация за реализирането му

Следните общи указания могат да бъдат от полза на библиотеки, които представят кандидатури за проекти за финансиране:

• Печелившите кандидатури винаги включват задълбочен и внимателен прочит на условията

• Успешните кандидатури разработват ясно и детайлизирано идея за една или повече от главните цели на проекта

• Проектите ще бъдат оценявани с критерии, описани в условията за кандидатстване.

Някои примери за критерии за оценка:

• Доказателства за разбиране на проблема

• Съответствие с избраната методология и начини на оценка

• Опит на кандидатите

• Приложимост и детайли на работния план /програмата

• Мнение (преценка) за средствата

• На първо място и най-важно е предложението да се основава на добра идея. То трябва да е обвързано с изискванията за кандидатстване, да е оригинално, да предлага реални ползи за институцията и за общността, ако бъде реализирано, и да представи сигурни доказателства за работата, която е извършена по тези въпроси до момента.

• Оценителите трябва да бъдат убедени, че библиотеката може да организира реализирането на проекта. Предложението трябва да съдържа ясно очертан проект за план, реално постижими цели и приложения. Членовете на екипа, техния опит и съответни отговорности трябва да бъдат описани подробно като доказателство, че проектът ще бъде реализиран успешно.

• Организацията за реализирането на проекта е особено важна, когато проектът се разработва в партньорство. Много ценно ще бъде представянето на примери от успешно реализирани проекти или консорциуми със същите партньори.

• Условията за кандидатстване може да са свързани със специфични стандарти и в предложението трябва да се опише начина, по който кандидатът ще се придържа към тях.

• Някои предложения за проекти са на голяма стойност (повече от 150 000 евро годишно) за дълъг период от време (обикновено до три години). Други предлагат по-скромно финансиране - от 10 000 до 15 000 евро за период от шест месеца или една година. Усилията за подготовката на кандидатурата би трябвало да са пропорционални на предлаганото финансиране.
Партньорство (виж също рубриката управление)

Създаването и поддържането на различни по вид партньорства е все по-важно за организациите за финансирането им чрез участие в конкурси.

• Работата в партньорство с различни сътрудници е голямо предимство. Тези партньори могат да са доброволни организации, частни лица, от други местни власти или от различни структури в същата местна власт.

• Библиотеки, музеи и архиви могат да си сътрудничат добре при търсенето на средства и биха могли да представят стратегически и систематично подготвен проект.

• Партньорства, създадени за определена специфична цел трябва да бъдат поддържани за реализиране на целите при следваща възможност.

• Уместно е да се поддържат контакти с групите ползуватели и да се взема тяхното мнение за необходимостите на местната общност.

• Партньорството може да увеличи затрудненията, когато трябва да се спазва строго определен краен срок или да се осигури необходимото финансиране.
Специалисти за осигуряване на допълнително финансиране

Някои ръководства назначават специалисти на пълно работно време, чието задължение е да търсят възможности за финансиране и да помагат на библиотекарите да подготвят кандидатури. Тези служители отговарят за успешната подготовка и ръководят всички процеси на кандидатстването.

• Успехът на работата им се оценява в зависимост от количеството на финансирането, което те осигуряват. Най-ниското финансиране трябва да е по-голямо от заплатата им.

• Тези специалисти работят най-добре в полза на общото усилие на властите за осигуряване на фондове, а не само за отделна библиотека.

Библиотеките трябва да са сигурни, че всяко определяне на основните им услуги в бъдеще, свързано със законоустановеното им финансиране, съответства на сегашното състояние и визията за една дигитална библиотека, която да отговаря на нуждите на общността и на гражданите, които обслужва.

Няма универсално прието определение за основни услуги; съществуващите дефиниции за функцията на публичните библиотеки не са специфицирани и се отнасят или само за дигитални или за традиционни източници.

В бъдеще дигиталните услуги ще бъдат основните услуги в една библиотека. Това вече е факт в някои страни.

Сега публичните библиотеки навсякъде са финансирани от държавата и това вероятно ще продължи. Развитите страни могат да си позволят да поддържат публични библиотеки, които са значително самостоятелни и развиват предлаганите от тях услуги. Много по-трудно е да се финансират нови услуги в страни, където държавните приходи са по-ниски. Ако публичните библиотеки бяха освободени от регулаторните рестрикции и имаха възможност да набират по-свободно средства, отколкото сега, не е възможно да се предположи колко субсидии биха събрали. Цена за членство, равностойна на реалните разходи не би била удачен избор. Ще трябва да се определят по-високи такси, за да се осигуряват услугите, за които сега ползувателите плащат номиналната сума.

Несъмнено много малки библиотеки ще бъдат затворени, като това ще има редица последици за обществото и нарастване на социалната изолация. Публичните библиотеки ще загубят възможността да общуват с обществото като цяло - нещо, сега оценявано и от ползувателите, и от правителствата.

Не е лесно да се предвиди, дали държавното финансиране за публичните библиотеки ще се увеличава в бъдеще. Това зависи много от влиянието, което публичните библиотеки имат върху социалните, икономическите и културните проблеми и необходимости. Изглежда много вероятно в близкото бъдеще публичните библиотеки да търсят допълнителни източници на финансиране.
Бъдещето на конкурентното финансиране на печеливши проекти

Всичко, описано дотук не може да предложи начин на финансиране за обслужването като цяло. Важно е, че чрез специални проекти се мотивират промените. В някои страни този начин на финансиране е преобладаващ и представлява толкова голяма част от финансирането, че дава неочаквано добри резултати за обслужването в публичните библиотеки. Това е награда за тези, които подготвят добри кандидатури за финансиране, но не означава, че средствата се разпределят винаги според необходимостите.

По-малките общини не винаги имат възможности да търсят допълнително финансиране, да подготвят проекти и особено, да поддържат вече реализирани проекти.

Завършените специални проекти трябва да бъдат поддържани: те изискват финанси за поддръжка, след като проектът бъде завършен. Като се има предвид постоянното основно финансиране, трябва внимателна преценка за промяна на приоритетите и необходимост да се отклоняват средства, предназначени за съществуващи услуги към поддържането на новосъздадените. В последно време растящата пропорция на външно финансирани проекти вероятно ще преразпредели средствата, предназначени за книги към услугите на базата на информационните технологии.

Организации с добро развитие, опитен персонал и доказано добри партньори продължават да се развиват успешно. Други се нуждаят от компенсация чрез специални програми, които дават възможност на по-слабите кандидати „да се изравнят". Стимулът една местна власт и библиотека да достигне успеха на друга може, сам по себе си, да стане мощна движеща сила за откриване на възможности за местно финансиране.

Рискът държавните или местни власти да оттеглят основното финансиране от библиотеки, които са осигурили големи суми от помощи е голям и това трябва да бъде наблюдаван процес. Оценката на резултатите е извънредно важна.

EBLIDA

библиотеките в Европа, включително и тези, предлагани от Европейската Комисия.

Този Web-сайт показва възможностите за финансиране от Европейската Комисия

Предлага субсидии на библиотеки в икономически изостанали райони

Този Web-сайт предлага нова информация за възможностите за финансиране на организации в областта на културата в Европа. EISs (Европейските информационни центрове) трябва да могат да помогнат със съвети за възможностите за финансиране и източниците на информация.

LibEcon2000 Millennium Study – Library Economics in Europe

The Centre for Marketable Library Services Aarhus

Фондация, която предлага на библиотеките в Дания начини да вземат такси за по-

скъпо струващи услуги.

Финансиране на публичните библиотеки във Финландия

Уеб сайт на публичната библиотека в Cologne, съдържащ информация за абонаментите и таските за библиотеката

The Bidding Culture and Local Government

Доклад на Университета в Нортумбрия

http://online.northumbria.ac.uk/faculties/art/information

studies/imri/rarea/im/pubsec/bidcul/Bidding Culture Final Report.pdf

Библиотека на собствена издръжка в центъра на Лондон с описание на услугите,

които предлага и таксите за членство.

http://www.londonlibrary.co.uk/
NOF digitize programme

Използва постъпленията от Националната Лотария за финансиране на проекти за дигитализация в Обединеното Кралство

Частично финансирана от държавата програма, която осигурява субсидии за проекти на публични библиотеки.

В някои страни сътрудничеството е станало важна част от политиката на държавата. Мнението обществените потребности да се считат важни и неотложни, подкрепяно от много правителства и от Европейския съюз означава, че публичните библиотеки трябва да работят съвместно с други служби на местното управление, агенции и местни и регионални бюра на правителството, както и с партньорите си в културната сфера като музеи и архиви.

Навлизането на електронните услуги и дигиталната същност на кибернетичното пространство са сериозни причини за промяната на съществуващия организационен модел и налага на библиотеките нов подход към сътрудничеството и партньорството.