Доклад №0300000812 за извършен одит на развитието на електронното управление за периода от 01. 01. 2010 г до 30. 06. 2012 г. Ноември 2013 г

Част пета

ПРЕПОРЪКИ

В резултат на извършения одит се дават следните препоръки на министъра на транспорта, информационните технологии и съобщенията⁴⁶⁶:

1. Да се инициира пред Министерски съвет проекти на нормативни актове за:

-съгласуване на мерките за реформиране на администрацията със секторните политики по електронното управление, още на етапа на планирането им в съответните администрации;

- въвеждане на механизъм за мониторинг (отговорни звена, дейности и срокове) на съгласуването на мерките на административната реформа и електронното управление на междуведомствено ниво.

- необходимите промени в актовете, които уреждат дейността на съответните консултативни съвети. ⁴⁶⁷

2. Да инициира изменение на Закона за електронното управление, с което да се предвиди:

- приемане от Народното събрание на национална стратегия за развитие на електронното управление, която да обединява усилията на всички власти;

- секторни стратегии, разработени от съответните министерства, които след съответно съгласуване с органите на съдебната и местните власти да се приемат от Министерския съвет;

- механизъм за отчитане и периодично докладване на изпълнението на националната и секторните стратегии;

- изискване докладите за изпълнението на националната и секторните стратегии да бъдат публично оповестявани на страниците на съответните ведомства.⁴⁶⁸

3. Във връзка с разработването на националната стратегия за електронно управление да се извърши:

- анализ на функционалното разпределение на отговорностите на публичните институции за реализация на политиката за електронно управление;

- да се установят предлаганите административни електронни услуги – ведомства, функционалност, цел и процес, ползватели и данни за удовлетвореност на потребителите;

- да се установят конкретните причини електронна услуга да не е регистрирана в СУНАУ;

- да се установят конкретните причини съответната електронна услуга да не се предлага през Единния портал за достъп до електронни административни услуги;

- да се оценяват всички съществени рискове.⁴⁶⁹

4. Да предложи на Министерския съвет проект на национална стратегия за електронно управление и пътна карта за реализацията й, като се предвиди:

- механизъм за финансиране изпълнението на националната стратегия и секторните стратегии, съгласувано с Министерството на финансите;

- идентифициране и остойностяване на ползите от всяка задача и включването на съответна стойност в Пътната карта за реализация на електронното управление;

- изрични цели и мерки за осигуряване на спазването на стандартите за киберсигурност при автоматизирана обработка на лични данни в електронен формат, съгласувано с Комисията за защита на личните данни;

- междинни цели със срокове и показатели;

- механизъм за координиране на мерките за развитието на електронното управление на национално и местно ниво;

- включване на целеви стойности по показателите за оценка на изпълнението, които да показват ефекта от развитието на електронното управление върху публичния сектор и върху икономиката;

- система за мониторинг и отчетност и система за оценка на изпълнението на Националната стратегия и на пътната карта за реализацията й, както и на секторните стратегии и пътните им карти;

- правила за актуализиране на Националната стратегия за електронно управление и пътната карта за реализацията й.⁴⁷⁰

5. Да се инициират необходимите промени в нормативните актове, уреждащи изискванията по отношение на личните данни в електронен формат и на електронното управление, съгласувано с Комисията за защита на личните данни. ⁴⁷¹

6. Да се утвърдят вътрешни правила в звеното, отговорно за електронно управление на национално ниво за (включително отговорни длъжности, срокове, дейности, контрол, съгласуване и обратна връзка, и публикуване), които да регламентират и осигурят:

- наблюдение и оценка на изпълнението на Националната стратегия и на пътната карта за реализацията й, както и на секторните стратегии и пътните им карти;

- актуализиране на Националната стратегия за електронно управление и пътната карта за реализацията й;

- идентифициране и остойностяване на ползите от всяка задача и включването на съответна стойност в Пътната карта за реализация на електронното управление;

- дейностите по координация при изпълнение на стратегиите и нормативните актове в областта на електронното управление;

- изпълнение на функциите на секретариат на специализирания консултативен съвет за електронно управление. ⁴⁷²

7. Да се предприемат необходимите мерки осигуряващи изпълнението на функциите по поддръжка на КТЦЕП и изпълнението на проектите с дейности, свързани с осигуряването на електронното управление да се извършват от съответната изпълнителна агенция.⁴⁷³

8. Да се предложи на Министерски съвет проект на механизъм за координация на обучителните инициативи за електронно управление на национално ниво и да се утвърди процедура за анализ на потребностите с оглед повишаване на ефикасността при управлението на публичния ресурс.⁴⁷⁴

9. Да се организира обучение по въпросите на електронното управление на служителите от общата и специализирана администрация на МТИТС, които ще бъдат включвани в оценителни комисии при провеждане на обществените поръчки за реализация на ОСЕУ, при използване на експертизата на ДЕУ и ИПА.⁴⁷⁵

10. Да се утвърдят вътрешни правила за проверка в служебните/трудови досиета на предложените лица за членовете на оценителната комисия за липса на свързаност, включително информация за предходни работодатели.⁴⁷⁶

11. Да направи предложение пред Министерски съвет за включване на представители на Националното сдружение на общините в специализирания консултативен съвет за електронно управление.⁴⁷⁷

12. Да се направи предложение пред МС за решение относно:

- определяне на длъжностни лица на подходящо длъжностно ниво, отговорни за изграждането на електронното управление на секторно ниво, които да служат като лица за контакт на съответните ведомства по въпросите на електронното управление.

- приемане на планове с конкретни срокове за изпълнение и графици за обучение на служителите, ангажирани с реализацията на електронното управление на секторно ниво.⁴⁷⁸

13. Да се утвърдят методически указания за подпомагане изпълнението на стратегиите за електронно управление.⁴⁷⁹

14. Да се утвърди процедура за анализ, прогнозиране и идентифициране на решения и технологични дейности, които могат да се използват от няколко сектора едновременно при спазване на принципите за повторна употреба.⁴⁸⁰

15. Във вътрешните правила на звеното, отговорно за развитието на електронно управление на национално ниво да се регламентира редът за публикуване на информацията за дейността на специализирания консултативен съвет (протоколи, решения, доклади и т.н.) и да се предприемат своевременни действия за оповестяването на тази информация на страницата http://www.saveti.government.bg.⁴⁸¹

16. Да се утвърдят вътрешни правила за извършване на анализ на актуалното състояние на унифицираността на данните и оперативната съвместимост в администрацията, като се определят отговорни звена, действия и срокове за събиране и верифициране на информацията, докладване и план за действие за преодоляване на проблемите и архивиране на подкрепящите доказателства. При извършване на анализа:

- да се установят всички информационни системи в администрацията – институция, област на действие и функционалност, причини за несертифициране и т.н.;

- да се установи нивото на съвместимост между базовите регистри (Регистър на административните услуги, Търговски регистър, Имотен регистър, ЕСГРАОН, регистър на МПС и т.н.);

- да се установят организирани и проведени обучения по въпросите на оперативната съвместимост и участие на служители на подходящи оперативни позиции по ведомства и обратна връзка от участниците;

- да се оценяват всички съществени рискове пред осигуряване на оперативна съвместимост;

- да се предложи план за действие за преодоляване на проблемите;

- периодично да се извършват проверки на изпълнението на плана за действие, резултатите от които да се докладват и да се предлагат коригиращи мерки, включително и по промяна в нормативна уредба;

- резултатите от анализа и от проверките за изпълнение на плана за действие да се публикуват на интернет страниците на съответното ведомство и консултативен съвет.⁴⁸²

17. Да се въведе система за регулярно докладване от Правителствения център за реагиране при компютърни инциденти (CERT) до отговорното за политиката министерство, включително за инцидентите по отношение на киберсигурността и предприетите мерки по отношение на политиката за киберсигурност, като се предприемат действия за промени в нормативни актове, при необходимост.⁴⁸³

18. Да се анализират разходите и ползите при различни варианти за изпълнение на дейности на МТИТС и ИА ЕСМИС, изискващи висока квалификация (поддръжка на ИКТ, консултантски услуги в областта на ИКТ, управление на човешките ресурси, правни услуги, контрол и одит, информационно обслужване и т. н.).⁴⁸⁴

19. Да се конституират двата консултативни органа: Съвет по стандартите за оперативна съвместимост и информационна сигурност и Съвет за мрежова и информационна сигурност.⁴⁸⁵

20. Да се извърши преглед, анализ и оценка относно възможностите се използване наличната техника и системи за нуждите на електронното управление. Анализът, придружен с подробна информация за стойността на придобиване и за поддръжка на техниката и системите за всички години да се предостави на специализирания консултативен съвет за електронно управление и на министъра на финансите. ⁴⁸⁶

21. Да се анализират различни възможности за осигуряване на финансов ресурс за закупуване на нови и/или за използване на вече закупени рутери с цел интегриране на общините към ЕСОЕД. Резултатите от анализа и предложения за решаване на проблема да се предоставят на специализирания консултативен съвет и на НСОРБ. ⁴⁸⁷

22. Да се организира система в звеното, отговорно за електронното управление на национално ниво, за измерване, наблюдение и оптимизация на използването на наличните ИКТ ресурси и за прогнозиране на нуждите от хардуерни и комуникационни ресурси с цел икономичното и многократно използване на технологии, решения и знания, и намаляване на разходите за поддръжка и обслужване. Резултатите от извършените наблюдения и анализи да се предоставят на Министерство на финансите с цел предприемане на действия по бюджетите и осигуряване на принципите на икономичност .⁴⁸⁸

23. Да се утвърдят вътрешни правила в звеното, отговорно за електронното управление на национално ниво за извършване на периодичен анализ на състоянието на предлаганите електронни административни услуги, включително като се определят отговорни звена, действия и срокове за събиране и верифициране на информацията, докладване и план за действие за преодоляване на проблемите и архивиране на подкрепящите доказателства.⁴⁸⁹

24. Да се утвърди ред за извършване на анализи на предоставените предложения от другите страни (включително вече постъпилите предложения) от гледна точка на разумност на разходите за инвестиция и поддръжка, ползите от тях, както и на правните, организационни и технически аспекти. Резултатите от анализите, с предложения за действие да се предоставят на специализирания консултативен съвет и да се публикуват на интернет страницата на отговорното за политиката министерство за електронно управление на национално ниво. ⁴⁹⁰

25. Да се утвърдят вътрешни правила за развитие и поддържане на Единия портал за достъп до електронните административни услуги.⁴⁹¹

26. Да се извърши оценка на готовността на „Информационно обслужване“ АД да изпълнява функциите на ЕСИ, да се оценят рисковете и да се набележи план за действие за преодоляване на проблемите (правни, организационни и финансови, система за вътрешен контрол), вкл. ясни срокове, ресурси, и отговорни лица. Оценката, планът и отчетите за напредъка да се предоставят на специализирания консултативен съвет и да се публикуват на интернет страниците на отговорното за политиката министерство за електронно управление на национално ниво, на специализирания консултативен съвет и ЕСИ. ⁴⁹²

27. Да се изгради система в звеното, отговорно за електронното управление на национално ниво за преглед на работата на ЕСИ, включително отговорни звена и лица, действия, срокове, контрол, докладване и обратна връзка. Да се привлекат структурите на гражданското общество по въпросите за защита на човешките права и защита на личните данни. Да се инициират промени в нормативните актове, с които да се уредят функциите и отговорностите на ЕСИ и на контролиращите го институции. ⁴⁹³

28. Да се утвърдят вътрешни правила за планиране и управление на проектите и дейностите за електронно управление на национално ниво (вкл. критерии, отговорни звена, действия, срокове, контроли и докладване, и архивиране на подкрепящите доказателства с оглед спазване на изисквания за одитна следа), в т.ч.:

- да се създаде процедура за анализ „разходи- ползи“ на алтернативни възможни решения с цел ефективна приоритизация на проекти и дейности в условията на бюджетни ограничения;

- да се създаде процедура за планиране и осигуряване разумност на заложените на разходи за съответните дейности (в т.ч. разходни лимити, сравнение с други проекти, информация за пазарни цени и др.);

- да се създадат контроли за обвързване на очакваните резултати по отделните дейности на проектите с ефекта от изпълнението на целите им;

- да се въведат изисквания за обосновка на количествените индикатори при дефинирането на дейностите;

- да се въведат контроли за планиране на разумни срокове за изпълнение на дейностите като се имат предвид сроковете на процедурите за възлагане на обществените поръчки и възможностите от обжалване;

- да се утвърдят процедури за извършване на анализ на отклонения (включително по отношение на разходите, на качеството и на сроковете) по време на изпълнение на дейностите и предприемане на адекватни мерки.⁴⁹⁴

29. Във вътрешните правила за реда и организацията за възлагане на обществените поръчки в МТИТС:

- да се въведат контроли за използване само на измерими показатели за оценка и да се изготви приложение към вътрешните правила с голям брой разнообразни подходящи примери;

- да се утвърдят указания за определяне на показатели за оценка и на тегла за оценка при подготовка на процедура за възлагане на обществена поръчка;

- да се утвърди процедура за извършване на подробни разчети, подкрепящи прогнозните стойности на обществените поръчки и отделните обособени позиции и за архивиране на подкрепяща разчетите документация като използвани;

- да се въведат изисквания и контрол за подробно документиране и пълно архивиране на процеса по подготовка на процедурите за възлагане на обществени поръчки и по провеждането им;

- да се организират периодични проверки (одити/ инспекции) за спазване на вътрешните правила на МТИТС при възлагане на обществени поръчки в областта на електронното управление. ⁴⁹⁵

30. Да потърси съдействието на Агенцията за обществени поръчки за извършване на анализ и оценка на ефективността на критериите и показателите, използвани в практиката на МТИТС, който след утвърждение от министъра, да служи като основа на подготовката на процедурите за възлагане на обществени поръчки.⁴⁹⁶

31. Да се утвърдят вътрешни правила на отговорното звено за електронно управление на национално ниво за извършване на мониторинг (включително отговорни длъжности, дейности по събиране и верифициране на информацията, срокове, контрол и докладване, документиране и архивиране) по отношение на:

- наблюдение на изпълнението на външните изпълнители на дейностите, свързани с електронното управление;

- изпълнението на дейностите, свързани с електронното управление (включително по придобиване на хардуер, софтуер, консултантски услуги, поддръжка и др.) в централната и общинска администрация;

- оценка на рисковете и предлагане на подходящи корективни мерки. ⁴⁹⁷
На основание чл. 48, ал. 2 от Закона за Сметната палата, в срок до 31.12.2014 г. министърът на транспорта, информационните технологии и съобщенията следва да предприеме мерки за изпълнение на препоръките и да уведоми писмено за това председателя на Сметната палата.
Настоящият одитен доклад е издаден на основание чл. 46, ал. 1 от Закона за Сметната палата и е одобрен с Разпореждане на председателя на Сметната палата № 280 от 21.11.2013 г.
В подкрепа на констатациите от одитния доклад са събрани 57 броя одитни доказателства, които заедно с работните документи, отразяващи отделните
етапи на одитния процес, се намират в Сметната палата на адрес: гр. София, ул. „Екзарх Йосиф” № 37.