Доклад №0300002811 за извършен одит на изпълнението на схема за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ bg051PO001 1-02 „Квалификационни услуги и обучения

Оценителният процес по схема „Квалификационни услуги и обучения на заети лица - фаза 2” е извършен в рамките на 10 сесии на оценителната комисия⁸⁶.

Със Заповед на Ръководителя на ДО⁸⁸, в която се регламентират подробно възложените им дейности, в процедурата по оценяване могат да участват и помощник-оценители (при необходимост) и наблюдатели (във всички случаи). Членовете на оценителната комисия следва да подписват декларация за липса на конфликт на интереси и поверителност, незабавно след като научат имената на кандидатите в процедурата⁸⁹.

При определянето на състава на ОК са допуснати някои пропуски:

а) С една заповед е регламентирана дейността на 3 оценителни комисии⁹⁰, без да е уточнен обхватът на работа на отделните оценителни комисии и периодите на подлежащите за разглеждане и оценка от тях проектни предложения, не е определен и срок за приключване на работата им. Аналогичен е случаят и при оценителни комисии ІV и V⁹¹.

б) Преди приключване на работата на І ОК със Заповед № 1791 от 18.08.2008 г. са заменени двама членове на комисията с право на глас, като липсва документална следа относно мотивите за отстраняването им⁹²;

в) Помощник оценителите от ДРСЗ и ДБТ при ІХ-та оценителна сесия са попълвали декларация след получаване на всяко проектно предложение, вследствие на което в досието фигурират множество декларации от едно и също лице, но с различни дати⁹³;

г) Двама наблюдатели от ІV ОК в декларациите си за безпристрастност са посочили, че са определени за наблюдатели със Заповед № 470 от 23.03.2009 г., в която не фигурират. Аналогично в Заповед № 1436 от 26.06.2008 г. от І ОК също липсват двамата наблюдатели⁹⁴;

д) В оценителния доклад на VІІІ и ІХ оценителна сесия като наблюдател е посочено лице, което на практика не е участвало в оценителния процес и не е подписвало декларация по чл. 22 от ПМС № 121/2007 г.^95,96;

е) Участниците във ІІ и ІІІ ОК⁹⁷ не са подписвали декларации за безпристрастност, поверителност и конфликт на интереси след научаване на имената на кандидатите в нарушения на чл. 18, ал. 5 от ПМС № 121/ 2007 г.;

ж) При оценителна сесия IX са използвани, както образци на декларации за безпристрастност в съответствие с актуалната редакция на чл. 22 от ПМС № 121/2007 г., така и такива, в които липсва деклариране на обстоятелство по чл. 22, ал. 2, т. 5 от ПМС № 121/ 2007 г.⁹⁸;

з) За одитирания период не са извършвани проверки за конфликт на интереси на членовете на оценителните комисии,⁹⁹ въпреки предвидените изисквания в т. 1.2.2. на глава 4 от Наръчника, /вариант 2/. Такава проверка е следвало да се извършва за служители на договарящия орган съгласно вътрешните правила и наличната вътрешна информация за съответния служител, а за външни експерти - чрез представена автобиография и други документи според изисквания, посочени в обява или покана. Посочените пропуски при определяне на състава на оценителната комисия не осигуряват спазване на правилата за работа на оценителната комисия.

2.3.2. Етап на административно съответствие и допустимост

На етапа на административно съответствие и допустимост се извършва оценка дали проектните предложения отговарят на всички критерии в Таблицата за оценка на административното съответствие и допустимостта, публикувана в Насоките за кандидатстване. Съгласно Наръчника, след приключване на етапите „Оценка за административно съответствие” и „Оценка на допустимостта” се изготвят протоколи с решение на оценителната комисия за проектните предложения, които преминават към следващ етап на оценка и тези, които се отхвърлят.

При оформянето на документацията на ОК са допуснати няколко съществени пропуски:

а) В утвърдените образци не е предвиден реквизит „дата на изготвяне”, което затруднява проследимостта на информацията.¹⁰⁰

б) За оценките за административно съответствие от всички сесии от І до Х, извършвани в рамките на отделни заседания, няма изготвени самостоятелни протоколи. Резултатите са представяни в един протокол, който е без дата на изготвяне.¹⁰¹ Налице са единични случаи, при които в протокол на заседание на ОК е описана по-подробно работата на оценителната комисия от 3-4 заседания.¹⁰²

Аналогично при проверките за допустимост на проектните предложения от І до Х сесии са провеждани заседания, за които няма изготвяни самостоятелни протоколи. Съставян е един протокол, без дата на изготвяне.¹⁰³¹⁰⁴

Техническата и финансовата оценка на проектните предложения по схемата е извършвана съгласно утвърдена Методология за техническа и финансова оценка (методологията).

Съгласно Наръчника, проектното предложение се оценява най-малко от двама членове на комисията/помощник-оценители, чрез попълване на Оценителна таблица, съдържаща критериите за оценка от методологията.¹¹² Точките се дават от оценителите за всяка посочена категория, като коментари/обосновка и аргументация се посочват за всяка категория въз основа на въпроса и критериите за съответната категория.¹¹³ Съгласно утвърдената методология, която според ръководството на АЗ не е променяна през одитирания период¹¹⁴, критериите за оценка са обособени на раздели и подраздели. Скалата за оценки е от 0 до 5, като нула се поставя при липса на информация в проектното предложение. При съпоставяне на оценителните гридове в методологията към Насоките за кандидатстване от 2008 г. и тази, одобрена с Насоките за кандидатстване от 2009 г. се установиха различия по отношение на изискванията, при които се поставя оценка 0. При оценителна сесия І, ІІ и ІІІ скалата за оценяване е от 0 до 5, а съгласно указанията оценка 0 се поставя при лошо изпълнение на съответния критерий за разлика от изискванията й за поставяне при следващите оценителни комисии от ІV-Х, а именно - при липса на информация в ПП.

Установеното несъответствие и неспазването на Методологията за техническа и финансова оценка създават предпоставки за субективен оценителен процес и са в нарушение на принципите и изискванията за равнопоставеност на кандидатите от отделните оценителни сесии.

Техническата и финансова оценка на проектните предложения при всички оценителни сесии е извършена чрез попълване на оценителна таблица, но поради липсата в утвърдения образец на реквизит „подпис на оценяващия” е прилагана различна практика, като част от оценителните таблици са без подпис на оценител, а при други подписът е положен в т. 6 Общо точки и препоръки на Раздел__„Финансов,_технически_и_адм._капацитет”'>Раздел II.¹¹⁵

При извършване на техническа и финансова оценка съществува масова практика¹¹⁶ в листовете за оценка на членовете на оценителните комисии за непосочване на мотиви за присъдените оценителни точки по отделните критерии, както и по разделите с критерии. Налице са редица противоречия в оценките на двамата оценители, попълване на контролни листове с молив и допълнителното им омастиляване и др.¹¹⁷
а) Липсват мотиви за присъдени точки по отделните критерии при всички ОК, както следва:

Показатели	І ОК - общ брой КЛ – 92	ІІ ОК -общ брой КЛ – 76	ІІІ ОК - общ брой КЛ – 74	ІV ОК - общ брой КЛ – 80	V ОК -общ брой КЛ – 104	VІ ОК - общ брой КЛ – 92	VІІ ОК - общ брой КЛ – 74	VІІІ ОК - общ брой КЛ – 42	ІХ ОК - общ брой КЛ – 64	Х ОК - общ брой КЛ – 166
Раздел__„Устойчивост”'>Раздел__„Методика_и_организация”'>Раздел „Финансов, технически и адм. капацитет” –	8 КЛ – 9 %	6 КЛ – 8 %	10 КЛ – 14 %	4 КЛ – 5 %	9 КЛ – 9 %	4 КЛ – 4 %	13 КЛ – 18 %	1 КЛ – 2 %	–	–
Раздел „Съответствие”	16 КЛ – 17 %	8 КЛ – 11%	10 КЛ – 14%	7 КЛ – 9 %	10 КЛ – 10%	4 КЛ – 4%	17 КЛ – 23 %	-	–	–
Раздел „Методика и организация”	12 КЛ – 13%	7 КЛ – 9 %	14 КЛ –1 9 %	14 КЛ – 18 %	13 КЛ – 13 %	–	11 КЛ – 15 %	1 КЛ – 2 %	–	–
Раздел „Устойчивост”	27 КЛ – 29 %	12 КЛ – 16 %	8 КЛ – 11 %	13 КЛ – 16 %	13 КЛ – 13 %	1 КЛ – 1 %	9 КЛ – 12 %	-	1 КЛ – 2 %	–
Раздел „Бюджет и ефективност на разходите”	9 КЛ – 10 %	5 КЛ – 7 %	3 КЛ – 4 %	10 КЛ – 13 %	10 КЛ – 10 %	3 КЛ – 3 %	12 КЛ – 16 %	-	8 КЛ – 13 %	5 КЛ – 3 %

Най–висок процент липса на обосновки на критериите по раздел І, ІІ и V раздел е установен при VІІ ОК (съответно 18, 23 и 16 на сто от всички контролни листове за техническа и финансова оценка).¹¹⁸

б) Липсват мотивировки по критериите на повече от един раздел при всички ОК с изключение на Х ОК¹¹⁹:

Показатели	І ОК - общ брой КЛ – 92	ІІ ОК -общ брой КЛ – 76	ІІІ ОК - общ брой КЛ – 74	ІV ОК - общ брой КЛ – 80	V ОК -общ брой КЛ – 104	VІ ОК - общ брой КЛ – 92	VІІ ОК - общ брой КЛ – 74	VІІІ ОК - общ брой КЛ – 42	ІХ ОК - общ брой КЛ – 64	Х ОК - общ брой КЛ – 166
Повече от 2 раздели с критерии	17КЛ – 18 %	7 КЛ – 9 %	18 КЛ – 24 %	13 КЛ – 16 %	17 КЛ – 16%	5 КЛ – 5 %	18 КЛ – 24 %	1 КЛ – 5 %	1 КЛ – 2 %	–

в) Не са спазвани конкретните изисквания за поставяне на оценка „0” в методиката за поставяне на оценки по критериите на раздели 1 и 2, съответно „Финансов, технически и административен капацитет” и „Методика и организация”, когато липсва партньор на кандидата. Констатирани са редица случаи, при които въпреки липсата на партньор е поставяна оценка различна от „0”.¹²⁰

г) Прилагани са недостатъчно мотивирани обосновки на оценителните точки по всеки отделен критерий, както и редица случаи, когато мотивите на някои от членовете на ОК под поставените оценки се повтарят в различните листове за оценка и не отразяват спецификата на всяко конкретно проектно предложение – ІІІ ОК, ІV ОК, V ОК, Х ОК.¹²¹

д) Липса на обосновка за присъдените точки по част от отделни критерии и раздели в контролните листове на оценителите, при разглеждане на проектното предложение на арбитър – VІ ОК, VІІ ОК.¹²²

2.3.4. Динамика на средна крайна оценка на ПП по оценителни комисии

Съгласно одобрената Методология за оценка, проектните предложения, чиято крайна техническа и финансова оценка е по-ниска от 60 точки, няма да бъдат финансирани.

В резултат от анализа на динамиката на средната крайна оценка на ПП по оценителни комисии се установи, че средната крайна оценка на одобрените от 10-те оценителни комисии ПП е в интервала 66-68 т.123 и варира в близост до мининималния праг за одобрение на проектите.

Диаграмата илюстрира значителния брой на одобрените проекти с оценка, граничеща до минималния праг на одобрение на проектите, което е показателно за качеството на проектните предложения по възприетата Методология за оценка.

Броят на отхвърлените на етап административно съответствие и допустимост предложения е значителен - 179 или 74 на сто от общия брой на отхвърлените предложения, а останалите 26 на сто са отхвърлени на етап техническа и финансова оценка¹²⁴.

Преобладаваща част от проектните предложения са отстранявани на етап административно съответствие и допустимост, което може да бъде обяснено с ранния етап на стартиране на схемата и липсата на опит при бенефициентите при кандидатстване за финансиране от ЕС. Този факт индикира трудности за бенефициентите при подготовката на проектните предложения и е показател за утежнена и усложнена процедура за кандидатстване по ОПРЧР.

Фигура 3

Размерът на договорената БФП към момента на сключване на договора - 27 017 427 лв. представлява 93 на сто спрямо размерите на БФП по ПП на бенефициентите - 29 086 966 лв. в резултат на извършените корекции на бюджетите им по време на оценителния процес.¹²⁵

1. 
   След издаване на решението за одобряване на оценителния доклад на оценителна сесия IV е проведено извънредно заседание на оценителната комисия за отстраняване на „технически грешки” по два от одобрените за финансиране проекти. Съгласно протокола за ПП № ESF 2102-05-10004 е допусната грешка, като в сумата на БФП са изпуснати 0,10 лв. За ПП № ESF 2102-01-07029 e допусната грешка, като към общия размер на бюджета след извършена редукция е пропуснато да бъде включен разходът за обучение по ключови компетентности в размер на 8 265 в. В резултат общия размер на бюджета е променен от 21 692 на 29 957 лв. ¹²⁶ Със Заповед № 1047 от 03.07.2009 г. на изпълнителния директор на АЗ, общият размер на предоставената БФП е променен от 2 774 715 лв. на 2 782 980,10 лв.¹²⁷ Управляващият орган по ОПРЧР е информиран за извършените промени с писмо от 10.09.2009 г.¹²⁸ В досието не са приложени документи, от които да е видно, по какъв начин оценителната комисия е информирана за допуснатите от нея грешки и какво е наложило извършването на корекция, след издаването на решението за одобряване на оценителния доклад.¹²⁹ По данни на АЗ след издаване на решението, одобрените проектни предложения са предадени на ДРСЗ, където комисиите по договаряне при подготовката за сключване на договора са установили допуснатите технически грешки. По време на одита не бе предоставена документация относно установяването и информирането на ОК, което нарушава изискванията за одитна следа.¹³⁰ Съгласно актуалния по време на оценителния процес Наръчник, при установяване на недопустими разходи или технически грешки при подписване на договора, същите се отстраняват след съгласуване с ЦА на АЗ. В АЗ липсва регламентация на процедурата, която трябва да се приложи по отношение на издаденото решение за отпускане на БФП, а в ПМС № 121 от 2007 г. не е предвидена възможност за коригиране на издадено вече решение за предоставяне на БФП¹³¹
   

2.3.5.2. Налице е промяна в класирането на ПП при 3 ОК след дадени препоръки от УО за извършване на допълнителни проверки. Така кандидати, отхвърлени на етап допустимост с оценителния доклад на ОК – І, ІІ и Х ОК¹³², са одобрени с коригиран оценителен доклад.

2.3.5.3. Не е спазен 14-дневния срок за произнасяне на УО по оценителния доклад на І ОК съгласно раздел ІV на Наръчника, версия 2, Оценителен доклад.¹³³

Комуникацията между МЗ и УО при V оценителна сесия относно одобряването на документацията е осъществена в продължение на 3 месеца от 10.08.2009 г. до 19.11.2009 г., което е предпоставка за значително забавяне на процеса на одобрение на проектните предложения и сключване на договорите¹³⁴.

2.3.5.4. На оценителния доклад и протоколите от етап административно съответствие, и допустимост и техническа и финансова оценка на V ОК липсват подписи на председателя на ОК и на трима членове на комисията¹³⁵, в нарушение на разпоредбите на ПМС № 121/ 2007 г.

Неудостоверяването на мнението на председателя и членовете на ОК поставя под съмнение обективността на оценките на ПП.