О т ч е т за дейността на сметната палата на република българия за 2009 година септември, 2010 г

Във връзка с управлението на бюджетния процес не са спазени изискванията на Правилника за организацията, структурата и функциите на Специалната куриерска служба: да се организира дирекция „Финансово-ресурсно, материално-техническо осигуряване и социално обслужване” в структурата на специализираната администрация; щатното разсписание да е утвърдено от ръководителя на службата; на одитния екип не бе представена заповед за възлагане на функциите на заместник-началника по управление на службата. По време на одита за 2009 г. такава заповед е издадена - №1675/29.05.2009 г.

Съставянето и приемането на бюджетната сметка за 2008 г. е извършено при спазване на законовите изисквания и процедури.

При извършването разходи за придобиване на ДМА и тяхното отразяване в отчета за касовото изпълнение на бюджетната сметка не са установени пропуски и нарушения.

Разходите съответстват на утвърдените стойности от Министерството на държавната администрация и административната реформа. Не е допуснат преразход по параграфи, няма просрочени вземания и задължения.

Годишният финансов отчет на службата е изготвен в съответствие с указанията на Министерството на финансите за годишното счетоводно приключване на бюджетните предприятия за 2008 г.

Не са установени отклонения по отношение на взаимовръзката между разходите по параграфи, отразени в отчета за касовото изпълнение на бюджетната сметка на службата и салдата по сметки от Оборотната ведомост към 31.12.2008 г., представени в министерството.

Началникът на Специалната куриерска служба не е издал заповед за определяне на размера на разходите за представителни нужди, с което не е спазено изискването на ПМС №15. По време на одита е издадена заповед, с която е определен размерът на разходите за представителни нужди за 2009 г.

Не са приети правила за придобиване, управление и разпореждане с имуществото в службата. Това създава рискове за правилното му стопанисване.

Спазени са нормативните изисквания относно вземане на решение за откриване на процедурите по Закона за обществените поръчки.

В службата не се води регистър за обществените поръчки. Той е въведен със заповед след приключването на одита.

Не са установени нарушения при провеждането процедури както и разделяне на поръчките с цел заобикаляне прилагането на закона, но не са разработени и съответно не действат вътрешни правила за контрол и предотвратяване на изпирането на пари, с което не са спазени законовите изисквания.

През одитирания период не са спазени изискванията на Закона за финансовото управление и контрол в публичния сектор, системите за финансовото управление и контрол не са пълни и актуализирани.

По време на одита е разработена Стратегия за управление на риска.

Счетоводната политика не е актуализирана съобразно промените в нормативната уредба към 31.12.2008 г., но на практика са спазени последните изменения в Закона за счетоводството.

Спазван е регламентираният ред при отчитането на разходите за горива на моторните превозни средства. Определени са месечни лимити при ползването на мобилните телефони и те се спазват.

Фактът, че счетоводната политика не е актуализирана не е дало отражение върху счетоводната дейност през одитирания период. Въпреки това е създаден риск от неправилно отчитане на отделни дейности в службата. По време на одита са разработени и утвърдени от началника „Вътрешни правила за счетоводния документооборот”.

От СДВР не е изискан и съответно не е представен проект на бюджетна сметка за 2008 г., което е нарушение на вътрешните актове за планиране, разходване и отчитане на бюджетните средства в МВР. С вътрешните актове не е създадена организация за своевременно утвърждаване и отразяване на корекциите по бюджетните сметки на второстепенните и третостепенните разпоредители с бюджетни кредити. Извършените надпланови разходи по бюджетната сметка на СДВР са утвърдени два месеца след представянето на отчета за касово изпълнение на бюджетната сметка за 2008 г. Приетият принцип на последващо утвърждаване на вече извършени разходи предопределя включването на нереални планови данни в годишните отчети за касово изпълнение на бюджетните сметки на структурните звена на МВР.

Изпълнението на приходите е с 20 на сто повече от планираните по бюджетна сметка за 2008 г.

Създадена е добра организация при сключването на договорите за охрана със сигнално-охранителна техника. Въведени са и действат контролни процедури преди сключването на договорите.

Не са утвърдени контролни процедури за изпълнението на договорите, по които СДВР е изпълнител и наемодател. Не е извършван текущ и последващ контрол върху приходите от тези договори, в резултат на което до юни 2008 г. дължимите суми по договорите за охрана с полиция са определени по калкулация от 2003 г., която е отменена. Отчитането на приходите по договорите и начисляването и внасянето на дължимия ДДС е извършвано в нарушение на разпоредбите на Закона за счетоводство и Закона за ДДС. Не е определен срок за демонтиране на техниката за охрана по договорите с некоректни контрагенти, което създава предпоставки за злоупотреби. Срокът за изключване на обекти от системата за охрана не е спазен и не са начислявани лихви при забавено плащане по договорите, което е в резултат на неосъществен контрол. През 2008 г. по бюджетната сметка на СДВР постъпват суми от 5 фирми, извършващи търговска дейност, от които само една е с действащ договор; по един от договорите ежемесечно постъпват суми, по-малки от договорените, а по два няма информация за формирането на наемната цена. Не са утвърдени правила и липсва координация и взаимодействие между секторите “Финансово осигуряване” и “Правно осигуряване”, в резултат на което не са предприети действия за събиране на просрочените вземания. Не е определен срок за погасяването им и не са начислени лихви върху сумите. В повечето от случаите вземанията не са начислени в момента на възникването им.

Възможностите за увеличаване на постъпленията от наеми не са използвани в пълна степен, като договорите са сключени без да са проведени търгове за отдаване под наем на недвижимо имущество, в нарушение на нормативните изисквания. Наемните цени не са актуализирани. В договорите не са включени санкции при неизпълнение на клаузите им. Не са предприети действия за привеждане на договорите в съответствие с действащото законодателство.

Допуснато е унищожаване на документи от събрани депозити за участие в търг. Постъпилите суми не са осчетоводени. Нарушен е принципът за документална обоснованост на стопанските операции, регламентиран със Закона за счетоводство. Не са извършвани проверки на касата на СДВР. Създадени са предпоставки за злоупотреби и измами.

Допуснатите пропуски и грешки при изпълнението и отчитането на приходите по бюджетната сметка на СДВР за 2008 г. и действието на договори с изтекли срокове, сключени в нарушение на нормативните изисквания, са в резултат на липсата на утвърдени контролни процедури по отношение на изпълнението на договорите и постъпването на приходи по тях и неосъществен текущ и последващ контрол от страна на ръководните длъжностни лица. Не са защитени финансовите интереси на СДВР.

Към 31.12.2008 г. са изразходвани и отчетени над 9 мил. лв. бюджетни средства над планираните по бюджетната сметка. Не е спазена финансовата дисциплина при разходването на бюджетните средства. От общо отчетените разходи по бюджетната сметка на СДВР, 96 на сто са разходи за заплати и възнаграждения на персонала, нает по трудови и служебни правоотношения, допълнително материално стимулиране, други възнаграждения и плащания и осигурителните вноски. Ведомостите за заплати не съдържат елементите, които формират общия размер на основната заплата за отделните категории служители, което затруднява контрола върху разходите за заплати и възнаграждения по елементи. Не е осъществен контрол и не са прилагани утвърдените образци за документиране и отчитане на положения извънреден труд, поради което са допуснати незаконосъобразно полагане и изплащане на извънреден труд и грешки при неговото отчитане. Допуснато е неправилно отчитане на разходите за награди и пътни пари по време на платен годишен отпуск на служителите, поради несъответствия на вътрешните документи на МВР с действащите нормативни актове, които регламентират отчитането на бюджетните средства. Не е обособена отчетност за придобиване и завеждане на младите животни, работните и продуктивни животни – служебни кучета и коне за работа и спорт, както и идентифициране на разходите по икономически елементи.

Контролните процедури при отчитането на бюджетните средства не са прилагани ефективно, поради което не са спазени изискванията при отчитането на някои от разходите по счетоводни сметки и параграфи в съответствие с изискванията на Сметкоплана на бюджетните преприятия и Единната бюджетна класификация за 2008 г.

Допуснати са нарушения на законовите разпоредби за възлагане на обществени поръчки, въпреки наличието на вътрешни правила за реда и организацията на възлагане на обществени поръчки.

Утвърдените средства за ремонт на предоставеното за управление недвижимото имущество на СДВР са крайно недостатъчни, поради което повечето от сградите не са в добро състояние. Извършени са основно аварийни ремонти. Основни ремонти на имотите не са извършвани от построяването на сградите в периода от 1928г. – 1995 г. За имотите с отпаднала необходимост от СДВР са предприети необходимите действия, като е уведомен министъра на вътрешните работи и областния управител на област София.

Създадената организация на материалната отчетност съгласно методическите указания на дирекция „Финансово и ресурсно осигуряване” към МВР е в противоречие с нормативните актове, които регламентират счетоводната отчетност. В счетоводните регистри активите са заведени само стойностно. Липсва информация, относно аналитичната отчетност на активите, в резултата на което те неправилно са отчетени по счетоводни сметки и отразени в баланса на СДВР. Отчетността на активите не дава възможност за проследяване на тяхното движение и контрол и е в противоречие с нормативните изискванията.

Сметната палата e предписала 8 препоръки на директора на СДВР относно: извършване на контрол по отношение на дължимите суми и предприемането на своевременни действия за събиране на просрочените вземания по договорите за охрана с полиция; начисляване на лихви при ненавременно плащане на дължимите суми по договорите за охрана със сигнално-охранителна техника и охрана с полиция; спазване на регламентирания в договорите срок за изключване на обектите от системата за охрана при забавяне на плащане на сумите; въвеждане на регистър за проследимост на делата срещу клиенти, които дължат суми по договори; утвърждаване на процедури за сключването и изпълнението на договори за отдаване под наем на недвижимо имущество на СДВР, начисляването и контрола на вземанията по тях.
2.30.Финансов одит на бюджетната сметка на Медицинския институт на Министерството на вътрешните работи за периода от 01.01.2008 г. до 31.12. 2008 г.

Управленските решения за планирането и изпълнението на средствата по бюджетната сметка на Медицинския институт на МВР са в съответствие с изискванията на нормативната уредба и указанията на МВР.

В института е създадена организация за своевременното и пълното постъпване на приходите. За подобряване на контрола по изпълнението на сключените договори от директора са определени длъжностни лица, които са отговорни за спазване на клаузите по договорите. Постъпилите приходи са законосъобразни и са отчетени правилно по параграфи и счетоводни сметки съгласно изискванията на Единната бюджетна класификация за 2008 г. и Сметкоплана на бюджетните предприятия.

От ръководството на института са въведени и действат контролни процедури, които осигуряват спазване на нормативните изисквания, свързани с разходването на бюджетните средства. Извършените разходи са законосъобразни. Допуснатите грешки при отчитането на разходите са резултат от несъответствието на част от вътрешните документи на министерството с действащото законодателство, както и на неосъществен контрол за спазване на принципите на Закона за счетоводството. За специфичната дейност на института не е утвърдена индивидуална счетоводна политика, съобразена с единната счетоводна политика на МВР. В отделни случаи при отчитането разходите не са спазени изискванията на Единната бюджетна класификация за 2008 г. и на Сметкоплана на бюджетните предприятия.

Осигурени са условия и ред за спазване на действащото законодателство при провеждане на процедурите за възлагане на обществени поръчки. Утвърдените вътрешни правила са добра основа за правилното прилагане на нормативната уредба.

Създадена е ефективна организация за управление на предоставените имоти. Търговете за отдаване под наем на помещения, части от сгради – публична държавна собственост, са проведени при спазване на изискванията на Закона за държавната собственост и правилника за неговото прилагане. Наемните цени са законово обосновани.

Материалната отчетност, осъществявана съгласно дадените методически указания от дирекция „Финансово и ресурсно осигуряване” към МВР, е в противоречие с нормативните актове, регламентиращи счетоводната дейност. Във финансовия отдел на института не се води аналитична счетоводна отчетност за активите, което не дава възможност за проследяване и контрол на тяхното движение. Независимо че е въведена добра извънсчетоводна отчетност на активите, липсата на възможност за сравнимост със счетоводните регистри представлява риск за верността на финансовия отчет.

В института е създадена организация за правилното отчитане на средствата по набирателната сметка и за осъществяването на контрол при постъпването и възстановяването на чуждите средства. Набирането и разходването на средствата по набирателната сметка са законосъобразни.

Реализираните приходи са в съответствие с действащото законодателство и са отразени вярно и точно по източници на финансиране и по съответните параграфи на Единната бюджетна класификация за 2008 г.

Отчетените собствени приходи за 2008 г. са 3 782 883 лв. – 185 на сто спрямо планираните 2 047 965 лв. Нарастването на приходите се дължи основно на постъпленията от увеличения брой издадени наказателни постановления и свързаните с тях постъпления от наложени глоби, санкции и наказателни лихви.

Изпълнението на разходите по бюджета е в размера на уточнените и възлиза на 11 445 993 лв. – 192 на сто спрямо планираните. Изпълнението на бюджета е осъществено при създадени условия за ползване на собствените приходи от наложени имуществени санкции и глоби. Отчетените разходи за дълготрайни материални активи и други допълнителни възнаграждения, други възнаграждения и плащания за персонала, разходи за външни услуги и придобиване на дълготрайни материални активи са законосъобразни. Извършените разходи са осчетоводени в съответствие с индивидуалния сметкоплан на Министерството на труда и социалната политика и са правилно отчетени по Единната бюджетна класификация за 2008 г., с изкл. на част от разходите за допълнително материално стимулиране, отчетени като заплати. Неправилното отчитане по подпараграфи не е изменило общия размер на отчетените заплати и възнаграждения за персонала и не влияе на финансовия резултат от дейността на агенцията.

Контролната среда за осъществяване на дейността на агенцията е много добра и до голяма степен осигурява адекватност и ефективност на системите за финансовото управление и контрол. Избран е модел за управление на риска и е създадена добра организация, която осигурява условия за проследимост и контрол на отделните дейности с приетата стратегия за управление на риска. Изпълнението на стратегията обаче не гарантира в достатъчна степен спазване на методическите насоки и указания на Министерството на финансите за правилното прилагане на Закона за финансовото управление и контрол в публичния сектор. Утвърдени са вътрешни правила, процедури, заповеди и др. за регламентиране на контролните дейности, като има незначителни пропуски в действащата вътрешна уредба. Регламентиран е предварителен контрол по отношение на всички дейности и процеси в агенцията. Независимо от това през 2008 г. се извършва предварителен контрол на документацията, свързана с възникване и осъществяване само на финансови задължения. Въведени са подходящи информационни и комуникационни системи за управление на агенцията, които създават предпоставки за вземане на правилни и навременни управленски решения. Не е утвърден вътрешен акт за регламентиране на система за мониторинг на финансовото управление и контрол.

Управленските действия и решения по възлагане на обществени поръчки в агенцията са осигурили спазване на законовите изисквания при провеждане на процедурите по Закона за обществените поръчки и Наредбата за възлагане на малки обществени поръчки.

Организацията на счетоводното отчитане в агенцията е в съответствие с нормативните изисквания за отчетността в бюджетните организации и вътрешните правила на първостепенния разпоредител.

Предприети са действия от ръководството за законосъобразно управление на имуществото. Идентифицирани са ползваните части от имоти за цялата система на агенцията, издавани са актове за държавна собственост. В процес на изясняване на статута са ползваните от териториалните дирекции части от 13 сгради – публична и частна държавна собственост, с оглед коректното им представяне във финансовия отчет. Не е извършена инвентаризация и последваща оценка на сградния фонд и земите като дълготрайни активи за съответствие с нормативните изисквания

Реализираните приходи са в съответствие с действащото законодателство и са отразени вярно и точно по източници на финансиране по съответните бюджетни параграфи. Постъпилите приходи са в размер на 1 693 311 лв., или изпълнението им е 95,8 на сто спрямо утвърдените.

Изпълнението на разходите е 179 281 385 лв., в т. ч. 99 563 118 лв. разходи и 79 718 267 лв. трансфери. По бюджета на агенцията са отчетени разходите за активна политика на пазара на труда, които са 64 на сто от общо отчетените разходи. За законосъобразното управление на бюджетните средства, предназначени за изпълнението на програмите и мерките на активната политика на пазара на труда са въведени вътрешни актове в съответствие със спецификата на дейностите, но отделните етапи на процеса по планирането, изпълнението и отчитането не са структурирани в единен вътрешен акт.

За ефективното управление на имуществото е създадена структура, но функционалната ангажираност на звеното не е утвърдена с вътрешен акт. За организацията на дейностите не са въведени вътрешни правила.

От ръководството на агенцията е създадена подходяща контролна среда, идентифицирани и оценени са рисковете на системата и са въведени адекватни контролни дейности за управлението им.

Прилагат се основните вътрешни документи, но обхватът им не е изцяло адаптиран към изискванията на действащото законодателство. Въведен е Кодекс за поведение, но не е актуализиран с правила, уреждащи конфликта на интереси.

За целите на доброто финансово управление и за създаването на ефективна организация е необходимо изготвяне на функционални характеристики на отделите и звената в състава на дирекциите в централната администрация.

Извършваният предварителния контрол за законосъобразност също не е адаптиран в съответствие с действащото законодателство и спецификата на дейностите на агенцията.

Строителството, доставката и услугите са извършени в съответствие с разпоредбите на Закона за обществените поръчки и Наредбата за възлагане на малки обществени поръчки. Прилаганият вътрешен акт за възлагане на обществени поръчки не е актуализиран в съответствие с действащото законодателство. Не е извършван предварителен контрол за законосъобразност на всички етапи от процедурата за възлагане на обществени поръчки и не са оторизирани длъжностни лица за тази цел.

Прилаганата счетоводна политика е осигурила необходимия контрол, хронологично и систематично счетоводно отчитане и предоставяне на адекватна счетоводна информация за вземане на управленски решения.

Организацията на планирането и изразходването на бюджетните средства в агенцията е създала предпоставки за законосъобразни управленски решения. В отделни случаи са констатирани неточности, но те не са съществени.

Придобиването, управлението и опазването на имуществото е в съответствие със законовите изисквания. Въведени са ефективни механизми за управлението и опазването му.

За одитирания период елементите на контролната среда са в процес на усъвършенстване. Управлението на риска е в съответствие с изискванията на Закона за финансовото управление и контрол в публичния сектор.

Контролните дейности са в процес на усъвършенстване. Оценяват се като добра практика разработените одитни пътеки и процедури за разрешаване и оторизиране. Разделянето на отговорностите е осигурено. Констатираните слабости при предварителния контрол, пропуските в окомплектоването на служебните /трудови досиета на служителите, документацията на проведените конкурси и възлагането на обществени поръчки показват, че процедурите за наблюдение и оперативен контрол в тези области трябва да бъдат доразвити.

Създадени са добри условия за оперативен обмен на информация. Агенцията е осигурила предпоставки за добро взаимодействие с децата, родителите и другите отговорни институции за закрила на децата.

Процедурите за наблюдение на системите за финансово управление и контрол са в процес на изграждане и развитие.

В агенцията са въведени адекватни правила и процедури за достоверно представяне на счетоводната информация. В ползвания програмен продукт контролите за навременно откриване на грешки и некоректни счетоводни записвания не са ефективни.