О т ч е т за дейността на сметната палата на република българия за 2009 година септември, 2010 г

Създадена е организация за изготвяне на бюджетната прогноза за 2008 г. - 2010 г. и проектобюджета за 2008 г. Процедурата по съставянето на проектобюджета е в съответствие със Закона за устройството на държавния бюджет и указанията на първостепенния разпоредител с бюджетни кредити. Месечното разпределение на средствата и корекциите на бюджета са извършени в съответствие с нормативната уредба. Не са актуализирани натуралните показатели по бюджетната сметка, съобразно извършеното трансформиране на длъжности през 2008 г.

Отчетени са приходи в размер на 21 029  хил. лв., което е с 65 на сто повече от планираните приходи. Основната част от тях - 81 на сто, са от държавните такси. Отчетените приходи от агенцията са законосъобразни и правилно са отразени по съответните параграфи и подпараграфи на Единната бюджетна класификация за 2008 г., както и по съответните сметки от Сметкоплана на бюджетните предприятия.

Отчетените разходи са 11 380 хил. лв. или 99,93 на сто от уточнения план. От тях с най-голям размер са разходите за заплати и възнаграждения на персонала, ДМС и други допълнителни възнаграждения и задължителни осигурителни вноски - общо 6 513 хил. лв., съставляващи 57 на сто спрямо общия размер на отчетените разходи.

Организацията и функционирането на счетоводната система са в съответствие със счетоводното законодателство, но въведените контролни процудури не са прилагани през целия одитиран период, поради което са допуснати грешки при отчитането на стопанските операции.

Установени са пропуски при провеждането на процедурите по Закона за обществените поръчки. Внесени гаранции за участие и гаранции за изпълнение на договорите не са възстановени в определените срокове. Извършени са разходи, без да са проведени процедури в случаи, в които са били налице основания за това. Взето е управленско решение за сключване на дългосрочен договор за 32 години, което създава рискове за законосъобразното разходване на бюджетните средства.

Приетите правила и процедури за осъществяване на дейността по управление и разпореждане с недвижими имоти, предоставени за управление на Изпълнителна агенция ”Автомобилна администрация”, не обхващат разпоредби във връзка с придобиването и управлението на недвижимите имоти, както и за взаимодействието и координацията с външни органи. Не са изготвени документи, уреждащи ползването на недвижим имот на ул. “Гурко” № 5, където е настанено Централното управление на агенцията.

.На изпълнителния директор на Изпълнителна агенция ”Автомобилна администрация” са дадени 7 препоръки, свързани основно с: въвеждането на процедури за контрол при определяне на ДМС; инициирането на промени в нормативна база относно разходните норми на горива и смазочни материали; конкретно предписани мерки относно обществените поръчки; промяна на Вътрешни правила във връзка с управлението на недвижимите имоти и други.
2.41. Одит на финансовото управление на Изпълнителна агенция “Морска администрация” (ИА “МА”) за периода от 01.01.2008 г. до 31.12.2008 г. (Министерство на транспорта)

Процедурите по планирането, утвърждаването, изпълнението и отчитането на бюджетната сметка са съобразени със нормативните изисквания. Корекциите по сметката са свързани основно със структурните промени, в резултат на което Изпълнителна агенция „Пристанищна администрация” е преобразувана чрез вливането й в Изпълнителна агенция „Морска администрация”.

Приходите са с 30 на сто повече от планираните в проекта на бюджета за 2008 г. Основната част от тях - 91 на сто, са от държавните такси. Отчетените приходи от агенцията са законосъобразни и правилно са отразени по съответните параграфи и подпараграфи на Единната бюджетна класификация за 2008 г.

Отчетените разходи към 31.12.2008 г. са в размер на 6 877 хил. лв. или 99,9 на сто спрямо уточнения годишен план. Най-голям дял заемат разходите за заплати и други възнаграждения и плащания за персонала и задължителните осигурителни и здравноосигурителни вноски – 3 916 хил. лв. или 57 на сто от извършените разходи. Те са в рамките на утвърдените средства за 2008 г. Въведени са контролни дейности, гарантиращи законосъобразното изразходване на бюджетните средства. Във всички случаи на извършване на разходи е прилагана системата на двоен подпис.

От ръководството на агенцията са предприети действия за създаване на условия за функционирането на системите за финансово управление и контрол. Не са извършени идентифициране и оценка на рисковете. Не е приета Стратегия за управлението на риска.

Създадена е организация при провеждането на процедурите за възлагане на обществените поръчки, но поради занижения контрол са допуснати пропуски по спазването на вътрешните правила. Установено е несвоевременно планиране на обществените поръчки в предвидения срок. Извършени са разходи за осигуряване на безплатна храна, за които не е проведена процедура по НВМОП, въпреки, че са възникнали обстоятелства за това. Не е извършено документиране на предварителния контрол преди поемане на задължение при сключването на договори, с което не са изпълнени изискванията на закона.

Счетоводната система е организирана в съответствие с нормативните изисквания. Не е определен във вътрешен акт размерът на разходите за нощувка при командировките в страната. Допуснати са пропуски при отчитането и докладването за извършената работа при командировките в чужбина.

Не са утвърдени своевременното вътрешните правила за придобиване, управление и разпореждане с недвижими имоти, предоставени на агенцията. Не са изготвени досиета за имотите и регистър на недвижимите имоти.

Администрирането на приходите по бюджета е в съответствие с действащите нормативни актове. Приходите са отразени правилно по източници на финансиране, по параграфи и подпараграфи на Единната бюджетна класификация. Реализираните и отчетените приходи са свързани с дейността на Областната администрация, но са планирани в ниски размери или не са планирани по бюджета. През 2005 г. преизпълнението на приходите над уточнения план е 4.5 пъти, 2006 г. - 1.7 пъти, 2007 г. - 1.8 пъти, 2008 г. - 12.7 пъти.

Преизпълнението на приходите по бюджета за периода от 2005 г. до 2008 г. е в резултат на неправилното им планиране, на недостатъчно ефективен контрол от страна на областния управител и Министерството на държавната администрация и административната реформа по планирането и изпълнението им , и на неправилни управленски решения.

Извършените разходи по бюджета са в рамките на утвърдените бюджетни кредити, и са отчетени законосъобразно. Изпълнението на разходите е 99 на сто спрямо уточнения план. Получените трансфери по бюджета правилно са отразени по подпараграфи, а изразходването им е отчетено по съответните разходни параграфи и подпараграфи от Единната бюджетна класификация.

Корекциите по бюджета са законосъобразни и са извършени при спазване на реда, определен със Закона за устройството на държавния бюджет. Извършването на голям брой корекции се дължи на промени в нормативни актове, неправилно планиране от страна на Областната администрация и министерството като първостепенен разпоредител с бюджетни кредити.

Анализът показва, че системите за финансово управление и контрол са неадекватни, неефективни и функционират частично през одитирания период. Не е реализирана управленска отговорност за въвеждане на адекватни контролни дейности, които да осигурят прилагането на принципите за законосъобразност и икономичност при поемането на задължения и извършването на разходи. Състоянието на елементите управление на риска, контролни дейности, информация и комуникация и мониторинг не създава условия за постигане целите на вътрешния контрол.

С Решение на Сметната палата одитният доклад в частта, съдържаща констатации по управлението и разпореждането с имоти, както и одитните доказателства към него, са изпратени на Главния прокурор на Република България.

При възлагане на обществените поръчки са допуснати нарушения на нормативните изисквания, свързани с: неспазване на срока за изпращане на обявление до Държавен вестник и Агенцията за обществени поръчки; сключване на договор преди изтичане на срока за обжалване; неоснователно удължаване на срока на договор; сключване на договори без събиране на най-малко три оферти. Установена е негативна практика за сключване на договори със сходен предмет на една и съща дата, сключване на много договори с един и същи изпълнител, разделяне на обществени поръчки с цел прилагане на по-облекчен режим. В Агенцията за обществени поръчки не е изпращана информация за всички малки обществени поръчки.

За нарушенията на нормативните актове за възлагане на обществените поръчки, докладът за резултатите е изпратен на министъра на финансите и на изпълнителния директор на Агенцията по обществени поръчки.

В резултат на извършения одит са дадени 12 препоръки на областния управител. Препоръките са свързани с разработването на правила/процедури за бюджетния процес и системата за финансово управление; подобряване на контрола и документирането на обществените поръчки. Във връзка с управлението и разпореждането с имоти - частна държавна собственост, са дадени препоръки за извършване анализ на фактическото им състояние; разработване на годишен план/програма за разпоредителните сделки, вътрешни актове за дейността по управление и разпореждане и вътрешни правила за организацията на работа на постоянната комисия. Дадени са и препоръки за предприемане на мерки за стопанисване и управление на конкретни имоти; вписване на предоставени права за управление в актове за държавна собственост; завеждане в счетоводните регистри на имоти; извършване на преглед на имотите – държавна собственост, по реда на ДДС № 20 от 14.12.2004 г., за обезценка.

2.43. Одит на финансовото управление на бюджета на Областната администрация – Софийска област за периода от 01.01.2008 г. до 31.12.2008 г.

Проектобюджетът за 2008 г. е изготвен при спазване на нормативните изисквания и указанията на Министерството на финансите. В утвърдената бюджетна сметка от Министерството на държавната администрация и административната реформа приходите са нереално занижени спрямо прогнозата на областната администрация. Одобрените бюджетни кредити не са достатъчни за финансовото осигуряване на нормативно регламентирани дейности.

Корекциите по бюджетната сметка за 2008 г. са вярно отразени по годишния уточнен план за 2008 г. в отчета за касовото изпълнение към 31.12.2008г.

Извършените в повече разходи към 31.12.2008 г. по отделни дейности и параграфи от Единната бюджетна класификация за 2008 г. са утвърдени от министерството.

Отчетността за изпълнението на бюджета е организирана по начин, осигуряващ изготвянето и представянето в срок на периодичните и годишни отчети. Отчетите отговарят на изискванията за форма, съдържание и пълнота на информацията за изпълнението на стойностните и натуралните показатели.

Отчетеното преизпълнение на приходите се дължи основно на занижения размер на приходите, утвърдени от министерството. При отдаване под наем и при разпоредителни сделки с имоти - държавна собственост, са спазвани разпоредбите на Закона за държавната собственост и правилника за неговото прилагане. Не са регламентирани с вътрешни правила механизмите за вътрешен контрол, които обхващат дейности, свързани със събирането на приходи от наеми, лихви и разпоредителни сделки с имоти - държавна собственост.

Разходите са извършвани до размера по уточнен план и в рамките на разрешените лимити за плащания. Спазени са нормативните разпоредби и изисквания при извършване, документиране и отчитане на разходите. При сключване на договори за възлагане на обществени поръчки са спазени изискванията на нормативната уредба за провеждане на процедурите. Допуснатите пропуски се отнасят до спазване на срокове и непълна документация.

За одитирания период елементите на контролната среда са в процес на изграждане в съответствие със Закона за финансовото управление и контрол в публичния сектор. Частично е актуализирана вътрешната нормативна уредба.

Поради недостатъчен административен капацитет са възникнали затруднения при прилагане на принципа за разделение на отговорностите.

Допуснати са пропуски и грешки в издадени административни актове, свързани със служебни и трудови правоотношения.

Не е пълен обхватът на предварителния контрол.

Счетоводната система на областната администрация осигурява достоверно отразяване на стопанските операции.

Констатираните пропуски при извършването на инвентаризацията не дават увереност за вярно представяне на имущественото и финансово състояние на Областната администрация – Софийска област в Годишния финансов отчет за 2008 г.

На областния управител на Софийска област са дадени следните препоръки: 8 препоръки относно системите за финансово управление и контрол; 6 относно счетоводната система; 8 относно управление на недвижимото имущество; 1 препоръка относно актуализирането на Вътрешните правила за обществени поръчки.

2.44. Одит на финансовото управление на бюджета на Областната администрация - Стара Загора за периода от 01.01.2008 г. до 30.09.2009 г.

Бюджетната процедура на Областната администрация за одитирания период е в съответствие с нормативната уредба и указанията на министерствата на финансите и държавната администрация и административната реформа. Процедурите по съгласуване на договорите и двойния подпис са изпълнявани съгласно вътрешните правила.

За одитирания период финансовият контрольор не е упражнявал предварителен контрол и не са спазвани разпоредбите на Вътрешните правила за финансово управление и контрол.

Проведените процедури за отдаване под наем на обекти - частна държавна собственост, и настаняването във ведомствени жилища са законосъобразни. Постъпилите приходи са достоверно отразени във финансовия отчет.

Не са разработени правила и критерии за определяне и степенуване на жилищните нужди, както изисква Правилникът за приложение на Закона за държавната собственост.

Процедурите за продажба на земя - частна държавна собственост, на лица, притежаващи законно построена сграда върху нея, и търговете за продажба на сгради и поземлени имоти, са извършени в съответствие с разпоредбите на закона, но е допуснато сключване на договор за продажба извън законоустановения срок. Проведените процедури за замяна са законосъобразни. Придобитите имоти са осчетоводени правилно. Получените като дарение движими вещи не са осчетоводени. Поземлените имоти, обект на замяна, не са заведени по съответната счетоводна сметка към момента на откриване на процедурата.

За щатния и извънщатния персонал ежемесечно са изготвяни ведомости за заплати. При начисляване на месечните възнаграждения финансовият контрольор не е извършвал предварителен контрол и не е попълвал контролен лист.

Не е осигурено разделянето на отговорностите във връзка с възлагането на обществените поръчки. Не са регламентирани процедури по планиране на обществените поръчки. Не са утвърдени вътрешни правила, определящи реда и начина на документиране и съхраняване на информацията за проведените обществени поръчки. Не са регламентирани мерки в системите за финансово управление и контрол за предотвратяване на корупционни практики в процеса по възлагане на обществени поръчки. Не са идентифицирани рискове за процеса по възлагане на обществени поръчки.

Създадени са условия да се допуска разделяне на поръчки с цел заобикаляне на закона. Не е създаден отделен регистър, в който да се поддържа база данни за проведените обществени поръчки. В досиетата на обществените поръчки не се съхраняват всички документи.

Платени са, но не са извършени част от договорените ремонтни работи на фоайето и санитарните възли на 15-я етаж в сградата на областната администрация.

Счетоводната система е организирана в съответствие със структурата, обема, функциите и потребностите на Областната администрация - Стара Загора и осигурява достоверно отразяване на стопанските операции.

На областния управител на Област - Стара Загора са дадени следните препоръки: да се разработят правила за определяне на критерии за жилищните нужди; да се осчетоводят актуваните поземлени имоти и дарените движими вещи; да се предприемат мерки за ефективното използване на възможностите на деловодната система; да се разработят правила за лимитирането и отчитането на разходите за горива и на пробега на служебните автомобили; да се утвърди лимит на разходите за представителни цели. Дадени са и 4 препоръки по отношение на обществените поръчки.
2.45. Одит на предоставената субсидия по Закона за държавния бюджет на Република България за 2008 г. и Закона за държавния бюджет на Република България за 2009 г. на „Студентски столове и общежития” ЕАД за периода от 01.01.2008 г. 30.09.2009 г.

Субсидията за текущата дейност е разпределена от ръководството на дружеството при спазване на указанията и сроковете, определени от Министерството на финансите. С организацията при разпределението на бюджетните средства е осигурена прозрачност и са създадени условия за ефективен контрол при разходването на субсидията и предпоставки за добро финансово управление.

За осъществяване на текущата дейност през 2008 г. дружеството е разходвало пълния размер на предоставената субсидия от 6 150  хил. лв., а към 30.09.2009 г. са усвоени 4 147 хил. лв., или 66 на сто от утвърдените за годината бюджетни средства.

Дейностите за осигуряване на социално-битовите придобивки за студентите, свързани с храненето им и ползването на общежития, са в съответствие със законово определените функции на дружеството. Ръководството на дружеството е създало подходяща организация за предоставяне на услуги с преференциални цени само на нормативно определените за това лица, както и за отчитане на процесите и дейностите при разходването на бюджетните средства и контрола върху тях.

За осъществяването на инвестиционната политика и подобряването на условията в студентските общежития и столовете за одитирания период държавата е предоставила на „Студентски столове и общежития” ЕАД 33 755 хил. лв. или 95 на сто от общо утвърдените капиталови трансфери. Средствата за капиталови разходи са изразходвани в изпълнение на нормативните изисквания и при съблюдаване на целевия им характер.

Не са утвърдени вътрешни правила за възлагане на обществени поръчки, регламентиращи реда за планиране и организацията на провеждане на процедурите и контрола по изпълнението на сключените договори, с което са допуснати нарушения на изискванията на Закона за обществените поръчки и Наредбата за възлагане на малки обществени поръчки.

При открита процедура по Закона за обществените поръчки за изпълнение на инженеринг, включващ проектиране, изграждане и извършване на основни ремонти на студентски общежития, най-съществените нарушения са следните: няма данни, преди обявяване на процедурите възложителят да е определил прогнозна стойност на поръчките, с което е нарушен принципът на публичност и прозрачност; възложителят не е приложил изискването на закона, като в обявленията за провеждането на обществените поръчки не е посочил стойност; в методиките за оценка на офертите са включени показатели, които вече са били посочени като изисквания за възможностите на кандидата при избора му за участник - с прилаганата методика, възложителят не се е съобразил с предмета на поръчката, което е довело до оскъпяване на извършените строително-монтажни работи; в сключени договори не е определена абсолютната стойност на гаранцията за изпълнение на обществени поръчки, обявени без стойност.

Освен това възложителят не е извършвал в достатъчна степен предварително проучване на обектите и не е подал точното им описание в тръжната документация, не е включил в изготвеното от него ценово предложение видовете строително-монтажни работи, които следва да се осъществят и така е дал възможност за допълнително формиране на единични цени. В проектодоговорите и съответно в сключените договори на анализираните обществени поръчки е заложена клауза, която дава възможност за извършването на непредвидени работи в размер не по-голям от 10 на сто от подписаните количествено - стойностни сметки, изготвяни от изпълнителя или от заявките за допълнителни работи на възложителя. Включването на такава клауза в договорите е довело до нарушение на чл. 43 от Закона за обществени поръчки. За възлагането на непредвидени дейности в обществената поръчка за строителство е следвало да се проведе процедура на договаряне без обявление по реда на чл. 90, ал. 1, т. 8 от Закона за обществените поръчки.

През 2009 г. за възложената обществена поръчка за “Доставка на хранителни продукти чрез покупка по предварителни заявки, необходими за студентските столове в Шумен”, е определен критерий „икономически най-изгодната оферта”. Показателят „търговска репутация” е използван както в обявлението, така и в методиката за определяне на комплексната оценка. Нарушени са разпоредбите на Закона за обществените поръчки при избор на критерии за оценка. Не е приложена методика за комплексна оценка на показателите, съдържащи се в офертата, поради липса на втора допусната оферта за съпоставимост на комплексните оценки. Възложителят не е защитил интересите на дружеството и е създал условия за неефективно изразходване на бюджетни и собствени средства. Той не е определил базисни цени на необходимите му продукти за столовото хранене при съблюдаване на цените на призната организация, въз основа на които кандидатите сами да определят своята надценка или отстъпка.

В обявлението на възложената през 2007 г. обществена поръчка по открита процедура от Закона за обществени поръчки за ”Доставка на хранителни продукти”^ е избран критерий за възлагане на поръчката – икономически най-изгодна оферта. Разработена е методика за комплексна оценка на всяка оферта. Използвани са показатели, които имат отношение към подбора на кандидатите за изпълнение на поръчката, но не оказват влияние върху начина на изпълнение и/или резултата от изпълнението на поръчката. Разработената методика не гарантира избора на участник, който предлага най-изгодни за възложителя условия и най-добро съотношение между цена и качество. В сключените договори е определена възможност в срока на изпълнението на договора да се допуснат не повече от две увеличения на цените, посочени в ценовото предложение на фирмата изпълнител. Първото е след изтичане на една година от сключване на договора за обществена поръчка, а второто- след изтичане на две години от сключване на договора, като и двете са в размер, не по-висок от размера на годишната инфлация по данни на Националния статистически институт. Установено е, че фирмите са изпълнили тази клауза от договорите и са увеличили средноаритметичната стойност на цените на хранителните продукти спрямо инфлационния индекс, но са я нарушили при единичните цени на най-често доставяните хранителни продукти - те са увеличени над размера на годишната инфлация. С взетото управленско решение възложителят е допуснал промяна на договора с увеличението на цените на хранителните продукти, защитил е интересите на изпълнителите и е нарушил разпоредбите на чл. 43, ал. 1 и ал. 2 от Закона за обществените поръчки.

За извършването на ремонтни работи за нуждите на териториални структури на дружеството, за упражняването на строителен надзор и инвеститорски контрол за изпълнение на инженеринг, включващ проектиране и основен ремонт на студентски общежития за пет клона в страната, както и за извършване на подмяна с ПВЦ дограма в студентски общежития (два блока в градовете Стара Загора и Шумен), са възложени обществени поръчки по реда на чл. 2 от Наредбата за възлагане на малки обществени поръчки.

Общата стойност на договорите надхвърля стойностните прагове, определени в Наредбата за възлагане на малки обществени поръчки.

Нарушени са изискванията на чл. 15, ал. 6 от Закона за обществените поръчки във връзка с параграф 2 от Преходните и заключителни разпоредби на Наредбата за възлагане на малки обществени поръчки, тъй като предметът на тези обществени поръчки е разделен, с което е избегнато прилагането на по-тежък режим за избор на изпълнител.

Разработените в дружеството системи за финансово управление и контрол създават добра контролна среда за осъществяване на социалната политика на държавата към студентите. Системата на двойния подпис е прилагана при извършване на плащанията, но не и при поемане на финансови задължения за договори, сключени след проведени процедури по Закона за обществени поръчки и Наредбата за възлагане на малки обществени поръчки. В системите за финансово управление и контрол в „Студентски столове и общежития” ЕАД не са разработени и въведени процедури за докладване на значимите рискове на съответните нива с цел да се предприемат адекватни действия за тяхното минимизиране и ограничаване, както и за докладване на пропуски и нарушения за корупция и измами.