Задължението на административния орган да определи възможностите за обжалване на всички лица, свързани с процедурата

8. Задължението на административния орган да документира административния процес

Повечето страни членки на ЕС имат разпоредби в законодателствата си за това как да документират административните процедури, въпреки че те се различават съществено. Административно-процесуалният закон на Финландия е изключително общ⁹⁰. Той постановява, че искане или информация, която е получена устно, и която е от значение за крайното решение по съответния случай, трябва да бъде регистрирана или архивирана по подходящ начин. В други страни членки има много по-подробни указания кога и как се регистрира устното изложение, и какво трябва да включва то. Има и изключения като Латвия, където въобще липсва задължение на органите да документират административите процедури по какъвто и да е начин.

Чл.18 от Административно-процесуалният закон на Естония постановява, че устно изложение се допуска, когато:

“ 1. участник в процедурата отправи основателно искане;

2. административният орган, който разглежда случая сметне за необходимо да изиска устно изложение;

3. в съдържанието на процедурния акт е предвидена клауза за даване на изказвания, мнения или обяснения на административния орган;

4. задължението за устно изложение произлиза от закон или наредба;⁹¹”

Понеже правото на изслушване е пряко свързано с правото на защита, Кодексът за добро поведение на администрацията е предвидил в чл.16, т.2 следното:

“2. Всеки член на обществеността има право, в случаите, когато решението засяга правата или интересите му, да му бъде дадена възможност да направи писмени бележки, а когато е необходимо, да направи и устно изложение, преди да бъде взето решението.⁹²”

В Унгария, устно изложение на информация са допуска, когато компетентния орган сметне за необходимо, или по искане на заявителя. Австрийският административно-процесуален закон съдържа подобно предписание. Чл.14 постановява, че показания дадени устно от лицата, които са засегнати в случая, в случай на необходимост, трябва да бъдат документирани писмено. Също така, когато информацията е приета по този начин, когато бъде отстранена излишната информация, която няма връзка със случая, съдържанието на чутото, трябва да бъде записано коректно и разбираемо. Чл.14 определя още какво трябва да бъде включено, какво тръбва да съдържа устното изложение, когато то е допустимо по закон, а именно:

“1. мястото, датата и предмета на официалния акт, а в случай на наличие на предишен официален акт, свързан със случая, и кратко изложение на правното положение;

2. наименованието на органа и имената на служителя, издал официалния акт, така както и имената на всеки друг служител, въвлечен в случая, имената на страните, които са въвлечени в случая и имената на техните представители, също както и имената на свидетелите и експертите, които са участвали.

3. личния подпис на служителя, който е издал официалния акт;⁹³”

Някои страни членки отделно от правилата, споменати по-горе, са предвидили в законодателствата си специален ред, който регламентира начина, по който трябва да бъде документиран целия административен процес. Чл.19 от Административнопроцесуалния закон на Естония определя следния ред:

“1. Административният орган е длъжен да съхранява молбите, заявленията, доказателствата, устната информация, както и информацията, която се отнася до връчването на уведомленията и документите, така както и документите от практическо значение за административното производство и архива по случая, ако е необходимо.

2. Административния орган трябва да направи бележки в досието, имайки предвид фактите, които се отнасят до административното производство, и които не са видни от документите, които се съдържат в архива;

3. Документите, упоменати в т.1 трябва да бъдат съхранявани съобразно процедурата предписана в Закона за архивите и актовете произтичащи от него.⁹⁴”

Както споменахме по-горе, правото на изслушване и гарантираната възможност за устно изложение са пряко свързани с правото на защита. Тази зависимост рефлектира и върху степента на защита, която всяка държва може да осигури на лицата, въвлечени в административна процедура. Наличието на това право в законодателството, може да служи като индикатор за това доколко тя е отворена към хората и доколко обратната връзка с хората, на които тя е призвана да служи е важна част от стратегията й за развитие и усъвършенстване.

9. 
   Задължението на административния орган да води и съхранява регистър
   

9.1.Задължението на административните органи да водят и съхраняват регистри, както и да осигуряват публичен достъп до до тях е добре регламентилано в повечето страни членки⁹⁵. В Латвия Закона за свобода на информацията постановява, че всяка институция, трябва да поддържа регистър. Няма общоприложимо правило, което да казва как точно трябва да бъде направено това, но актът постановява: “в съответствие с предписаните правила за архивиране на институцията.” Въпреки всичко, това е установена административна практика, при която всички документи се вписват и пазят в определен регистър. Единственото изключение от това правило е Австрия, където няма установени правила за воденето и съхраняването на подобни регистри.

Като цяло задължението за водене и съхранение на регистър може да бъде разгледано от няколко страни, в зависимост от това как трябва да бъде водена документацията, да за бъде достъпна, какви документи трябва да се съхраняват в регистъра и каква информация трябва да бъде включвана в регистъра, за да бъде той изчерпателен.

9.2. Как се регистрират документите? В някои страни членки, например Естония, има ясно формулирана законова разпоредба, че всяка агенция трябва да има и да води регистър на документите си под формата на база данни. Служителите в архива на регистъра трябва да гарантират достъп до документите, които се съдържат в регистъра и трябва да направят подходящи индекси и да формулират инструкции, за да улеснят намирането на документите.

9.3. Какви документи трябва да бъдат включени в регистъра? Съгласно чл.12, ал.1 от Закона за публичната информация на Естония, в регистъра трябва да бъдат включени следните:

“1) документи, получени от агенции и документи, издадени от институцията, в деня в който са получени или издадени или на следващия работен ден;

2) законодателство, подготвено и прието от институцията на датата на подписването му;

3) договорите, в които институцията участва.⁹⁶”

9.4. Каква информация трябва да бъде включвана в регистрите, така че те да бъдат изчерпателни и в същото време да улеснява достъпът до документите. Чл.12 от Закона за публичната информация на Естония гласи, че информацията, която трябва да бъде включена, трябва да съдържа поне следното:
“1) от кого са получени документите или от кого са издадени;

2) датата на получаването или издаването;

3) начина, по който са получени документите – по електронната поща, по пощата, по факс, по куриер, или връчени лично;

4) необходимата информация за документа;

5) типа на документа – молба, бележка, решение, запитване за информация, писмо и т.н.

6) ограниченията за достъп до документа;⁹⁷”

Чл.24 от Европейския кодекс за добро административно поведение на администрацията предвижда следното:

“Службите на Институцията⁹⁸ трябва да водят съответната документация и отчетност относно входящата и изходящата поща, включително и нейния обем.⁹⁹”