Отчет за степента на изпълнение на утвърдените политики и програми

6.15 Програма ”Администрация”

Подобряване условията за работа на правителството и специализираната администрация на Министерския съвет.

Считано от 01.09.2009 г. тук се отчитат и разходите за осъществяване на дейността на областните администрации.

Предоставяни по програмата продукти/услуги

Резултати от предоставянето на продукта/услугата

• 
  Управление на човешките ресурси
  

• 
  изготвяне на актове, касаещи правоотношенията на назначените и прекратени от министър-председателя органи на изпълнителната власт по чл. 19 от Закона за администрацията;
  
• 
  подбор на персонала и назначаване на служители в администрацията;
  
• 
  подготовка и съхраняване на всички актове, свързани със служебните и трудовите правоотношения;
  
• 
  изготвяне и актуализиране на длъжностните и поименните разписания на длъжностите;
  
• 
  подготовка на планове и прогнози за човешките ресурси в администрацията;
  
• 
  подпомагане процеса на разработване, актуализиране и утвърждаване на длъжностните характеристики;
  
• 
  подпомагане процеса на оценка на изпълнението на длъжността и процеса на атестиране на служителите от администрацията;
  
• 
  повишаване в ранг на държавни служители;
  
• 
  провеждане на процедури по конкурентен подбор за повишаване в длъжност на държавни служители;
  
• 
  консултиране на ръководители и служители по прилагането на законовите разпоредби, касаещи служебните и трудови правоотношения;
  
• 
  организационно-техническа помощ при провеждане на конкурси за главни секретари;
  
• 
  стартиране на системата за контролиране на достъпа до сградата на МС;
  
• 
  предоставяне на документация на контролните органи от Сметна палата и АДФИ
  

В резултат на дейността се постигнаха следните резултати:

• 
  повишаване процента на реализираните в срок задачи;
  
• 
  повишаване мотивираността на служителите в АМС;
  
• 
  намаляване на текучеството;
  
• 
  подобряване на трудовата дисциплина.
  

• 
  Деловодство и архив
  

• 
  Приемане, регистриране разпределение, насочване и изпращане на документите от регистратурите за явна и класифицирана информация.
  

• 
  Приети, регистрирани и насочени са 36893 преписки.
  
• 
  Приети, регистрирани и насочени са 1206 преписки с ниво на
  
• 
  класификация за сигурност на информацията.
  
• 
  Извършени са справки на служителите от Министерския съвет,
  
• 
  министерствата, ведомствата и гражданите за движението на
  
• 
  преписките, регистрирани в деловодството на
  
• 
  Министерския съвет.
  

• 
  Приключване, експертиза, текущо и архивно запазване на документите.
  

• 
  организирано е текущото съхранение на 36893 преписки и
  
• 
  предаването им за архивно запазване в учрежденския архив.
  
• 
  извършена е научно-техническа експертиза на 978 досиета на
  
• 
  актове и 127 тома преписки от 1995 г., както и подготовка за
  
• 
  предаването им в Централния държавен архив – София
  
• 
  Извършени са справки на служители от Министерския съвет,
  
• 
  министерства, ведомства и граждани по документите
  
• 
  съхранявани в учрежденския архив.
  

• 
  Компютърно въвеждане и сканиране на документите;
  

• 
  извършено е компютърно въвеждане и сканиране на 2248
  
• 
  акта, 482 протоколни решения и 269 стенографски записа от
  
• 
  заседанията на Министерския съвет.
  
• 
  сканирани са 220 кадрови досиета на служители от
  
• 
  администрацията на Министерския съвет.
  

• 
  Справочно -информационна дейност, свързана с упражняване на контрол от ръководителите на административните звена по спазване на сроковете за изпълнение на задачите, движението и обработването на документите.
  

• 
  извършени своевременни справки на служителите от
  
• 
  администрацията на МС, държавните и обществени организации и
  
• 
  гражданите.
  

• 
  Поддържане на правителствената информационна система /PRIS/.
  

• 
  електронно обработени и въведени в системата 1353 акта, 482 протоколни решения, 718 заповеди и 51 стенограми от заседанията на Министерския съвет.
  
• 
  извършени справки на служителите от администрацията на МС, държавните и обществени организации и граждани.
  

• 
  Организация по използването и съхранението на библиотечните Фондове на Министерския съвет.
  

• 
  поддържа системата от каталози и картотеки.
  
• 
  Приемане на сигнали и предложения на граждани и организации, съобразно разпоредбите на глава осма „Предложения и сигнали" от Административнопроцесуалния кодекс. Същите постъпват по пощата, по факс, на електронен носител, могат да бъдат подавани лично и на гишето на отдел „Приемна". Това се осъществява на определено за целта място в сградата на Министерския съвет - гише на партерния етаж, достъпно и за хора с увреждания. Работното време е регламентирано и ясно обозначено. Въз основа на постъпилите заявления се образуват преписки на хартиен и на електронен носител.
  

• 
  За периода 01.01.2009 г. - 31.12.2009 г. са постъпили общо 8484 броя заявления, от които 1330 броя – по електронната поща, останалите на хартиен носител.
  

• 
  Осъществяване на личен прием на граждани - извършва се всеки работен ден - от 9,30 до 12,30 ч., без предварително записване, в специален за това кабинет с преддверие, ако чакащите граждани са повече. Данните за това се отразяват в специален регистър.
  
  • 
    За посочения период са приети и изслушани 349 граждани.
    
• 
  Дадени справки и консултации на граждани, директно на гишето на отдел „Приемна".
  

• 
  За периода са предоставени 2400 справки и консултации /средно по 10 всеки работен ден/.
  

• 
  Изпращане на писма, изходящи от отдел „Приемна" до различни институции с искане за извършване на проверки и за предоставяне на становища.
  

• 
  За визирания период са изпратени 5517 наши писма до имащите отношение администрации.
  

• 
  Изготвяне и предоставяне на отговори, изходящи от отдел „Приемна", до обърналите се за съдействие към нас граждани, по различни проблеми.
  

• 
  За периода 01.01.2009 г. - 31.12.2009 г. сме изготвили и изпратили 6564 отговора на граждани.
  

• 
  Дадени справки за движението на преписките на двата телефона за граждани (публично оповестени в нашите отговори до тях - изписани под черта).
  

• 
  За периода са предоставени 6000 справки по телефона /средно по 25 всеки работен ден/.
  

• 
  Приети от началника на отдел „Приемна" декларации, обръщения, подписки и петиции, отправени до Министерския съвет и до министър-председателя, връчени от представители на неправителствени организации, синдикални и браншови сдружения, граждани.
  

• 
  За посочения период са приети 27 броя подписки.
  

• 
  Даване на изявления от началника на отдел „Приемна" за печатни и електронни медии.
  

• 
  Дадени 2 изявления за в. „Труд”, 1 - за в. „24 часа” и 1 - за „Нова телевизия”.
  

• 
  Анализиране и обобщаване на дейността на отдел „Приемна" в писмени ежемесечни доклади до прекия административен ръководител - директора на дирекция, с цел предоставяне на статистически данни за дейността, систематизиране на общественозначимите проблеми, на положително разрешените случаи, отразяване на благодарствените писма от граждани.
  

• 
  За периода 01.01.2009 г. - 31.12.2009 г. са предоставени 12 броя доклади.
  

• 
  Бюджет, счетоводство, вътрешен одит
  

• 
  Разпределен е утвърдения със Закона за държавния бюджет за 2009 г. бюджет на Администрацията на Министерския съвет и второстепенните разпоредители с бюджетни кредити. Утвърдени са индивидуални бюджети на второстепенните разпоредители.
  
• 
  Ежедневно се извършва контрол по извършването на бюджетните разходи чрез системата СЕБРА.
  
• 
  Изготвени са и представени в МФ и Сметната палата в срок годишния финансов отчет за 2008 г., месечните, тримесечните и годишните касови отчети за изпълнението на бюджета на Администрацията на Министерския съвет и второстепенните разпоредители към МС за 2009 г.
  
• 
  Изготвени и представени са справки и информация на външни и ведомствени контролни органи, извършвали проверки в МС през 2009 г.
  
• 
  Изготвена е бюджетна прогноза 2010 – 2012 г. и проект на бюджет на МС за 2010 г., включително и в програмен формат.
  
• 
  Осигурено е финансиране и разплащане на сключени договори от АМС.
  
• 
  Организирана и извършена е инвентаризация на материалните активи и разчети на АМС.
  
• 
  Във връзка със закриването на Министерството на държавната администрация и административната реформа и прехвърляне на функции и персонал към МС са извършени всички действия по корекции на бюджета, приемане на активи и пасиви, отразяването им в счетоводната отчетност на АМС.
  
• 
  Счетоводна дейност се извършва при спазване на задължителните основни принципи, определени от Закона за счетоводството.
  
• 
  Съгласно утвърдения Годишен план за дейността по вътрешен один на ЗВО за 2009 г. са изпълнени следните 4 одитни ангажимента за даване на увереност:
  

• 
  Одит на процеса на командироване на служителите и отчитане на разходите за командировки в АМС.
  

• 
  Одит на изпълнението на програма „Вероизповедания”.
  

• 
  Одит на изпълнението на проект „Усъвършенстване на координацията и мониторинга при реализацията на концесии”, финансиран от Оперативна програма „Административен капацитет” на ЕС.
  

• 
  Проследяване изпълнението на дадените препоръки при извършени одити.
  

През 2009 г. планираните одитни ангажименти са изпълнени 100%.

• 
  Извънпланов одитен ангажимент
  

• 
  Обобщаване на попълнените въпросници и докладите за състоянието на системите за финансово управление и контрол за 2008 г., изготвени от второстепенните разпоредители с бюджетни кредитни към Министерския съвет.
  

• 
  Професионално обучение и развитие на вътрешния одит
  

Планираните и изпълнените участия в обучения и квалификации са следните:

• 
  Семинар „Управление на конфликти на интереси”.
  
• 
  Обучение по прилагане на Наръчника за вътрешен одит.
  
• 
  Семинар „Управление на средствата от структурните инструменти на ЕС - Структурни фондове и Кохезионен фонд”.
  
• 
  Семинар „ISO 9001 – Системи за управление на качеството. Вътрешни одитори”.
  
• 
  Курс „Управленски умения”.
  

Извънплановите 3 обучения са свързани с прилагане на Закона за предотвратяване на конфликти на интереси и Закона за вътрешния одит в публичния сектор (ЗВОПС).

• 
  В съответствие със ЗВОПС и утвърдената методология по вътрешен одит бяха изготвени:
  

• 
  Стратегически план за дейността на ЗВО за периода 2010 – 2012 г.
  
• 
  Годишен план за дейността на ЗВО за 2010 г., и
  
• 
  длъжностна характеристика на длъжността „държавен вътрешен одитор.
  

• 
  Качеството на приключените одитни ангажименти беше оценено в съответствие с утвърдената Програма за осигуряване качеството на одитната дейност въз основа на констатациите, отразени в 4 въпросници за получаване на обратна информация.
  

В резултат от извършените одитни ангажименти бяха установени пропуски и несъответсвия с изисквания на нормативни актове. За установените пропуски бяха дадени препоръки, изискващи предприемане на действия от страна на ръководството на одитираните структури в АМС.

При извършеното проследяване на дадените препоръки беше установено 100% изпълнение.

ОЦЕНКА НА СЪСТОЯНИЕТО НА ФИНАНСОВОТО УПРАВЛЕНИЕ И КОНТРОЛ

Основните изводи за адекватността и ефективността на системите за финансово управление и контрол, направени в резултат на изпълнените одитни ангажименти за 2009 г., са следните:

• 
  осигурено е изпълнение на задачите и поставените цели в програмния бюджет на АМС и проектите, финансирани със средства от ЕС;
  
• 
  постигната е добра основа за изграждане и оптимизиране на системите за финансово управление и контрол;
  
• 
  въведените правила и контролни процедури са в съответсвие със законодателството и осигуряват добро финансово управление;
  
• 
  - прилаганите правила и процедури осигуряват надеждна и полезна информация, както и опазване на активите и инфорамцията.
  

• 
  Административно-правно обслужване
  

• 
  Осъществено процесуално представителство и правна защита по възникнали спорове в над 60 дела пред различни съдебни инстанции – районни съдилища, Софийски градски съд, апелативни съдилища, Върховен касационен съд, административен съд – София град, Върховен административен съд, Комисия за защита на конкуренцията по отношение на преписки по Закона за обществени поръчки и др.
  
• 
  Извършени са процесуални действия по образувани изпълнителни дела за присъдени суми в полза на Администрацията на Министерския съвет;
  
• 
  Изготвяни са проекти на договори, представяни са докладни записки, правни становища, консултации и мнения по правни въпроси, свързани с дейността на дирекция „Бюджет и административни дейности” (респ. дирекция „Управление на собствеността и административно-стопански дейности”).
  
• 
  Проведени са обществени поръчки по реда на ЗОП и НВМОП, както следва:
  

• 
  Управление на собствеността
  

• 
  Довършен е ремонта по подмяна на покривната хидроизолация на сградата на Министерския съвет – корпус П-1, П-2, П-3; Новата хидроизолация е изпълнена съгласно изработен проект. За подобряване на топлинните характеристики на сградата на целия покрив е положена топлоизолация, върху която на съответната конструкция е монтирана нова ламарина с полимерно покритие.
  
• 
  С цел намаляване на топлинните загуби е подменена стара дървена дограма с нова от РVС в сутеренни и вътрешни помещения на корпус П-3. Подменени са гаражни врати на гаражните клетки за служебни автомобили, извършен е ремонт на помещението;
  
• 
  Текущ ремонт на фасадата на сградата и площадката пред „Гранитна зала”;
  
• 
  Във връзка с възникване на чести аварии бе извършен основен ремонт на три броя етажни двойни WС възли;
  
• 
  За подобряване на параметрите на работната среда бе извършен частичен ремонт на около 25 работни стаи и кабинети. Боядисване по стени и тавани на коридори, стълбища и фоайета;
  
• 
  Подмяна на повдигателен механизъм на асансьорна уредба при главен вход на сградата на МС – корпус П-2;
  
• 
  Основен ремонт на 4 бр. жилища, от жилищния фонд, стопанисван и управляван от АМС;
  
• 
  Почистване и миене на фасадата на сградата на МС.
  

От построяването на сградата /около 1960 г./ не е правен основен ремонт.

• 
  С цел намаляване на топлинните загуби на работните халета и помещения е извършена подмяна единичните прозорци и витрини с каси от стоманени профили с нови от алуминиеви профили и двоен стъклопакет.
  
• 
  С цел подобряване на топлинните характеристики на сградата, на отделни участъци е положена и топлоизолация.
  
• 
  Извършен е основен ремонт на санитарни възли, ремонт на работни помещения на ІІ етаж на сградата, частичен ремонт на покривна хидроизолация и водостоци, обработка и боядисване на фасадата на сградата.
  

• 
  Обществени поръчки
  

Процедури за възлагане на обществени поръчки по реда на Закона за обществените поръчки в Министерския съвет за периода от 01.01.2009 г. до 31.12.2009 г.

• 
  Договаряне с обявление по ЗОП
  

• 
  Открита процедура
  

• 
  Открита процедура
  

• 
  Открита процедура
  

• 
  Открита процедура:
  

• 
  Открита процедура:
  

• 
  Открит конкурс
  

• 
  Откри конкурс
  

• 
  Открит конкурс
  

• 
  Открит конкурс
  

• 
  Открит конкурс
  

• 
  Открит конкурс
  

• 
  Открит конкурс
  

• 
  Открит конкурс
  

• 
  Предоставяне на абонаментно сервизно обслужване и поддръжка на цветна производствена копирна машина „Konica Minolta biznub pro C 6501” – Заповед № ФС-10 от 03 февруари 2009 г.
  

• 
  Преустройство на два броя асансьорни уредби на служебния вход в сградата на Министерския съвет на адрес: София, бул. „Дондуков” № 1 с цел по-добра и безопасна експлоатация. Преустройството включва ремонт, доставка и монтаж на нови електрически табла и други възли и детайли за посочените два броя асансьорни уредби – Заповед № ФС-14 от 09 февруари 2009 г. на и. д. главен секретар на Министерския съвет.
  

• 
  Доставка на канцеларски консумативи/материали за нуждите на Администрацията на Министерския съвет по обособени позиции както следва: І-ва обособена позиция: „Доставка на офис-консумативи/материали за организация и съхранение на документи, подреждане и архивиране, както и на тетрадки”, ІІ-ра обособена позиция „Доставка на пишещи и коригиращи средства”, ІІІ-та обособена позиция „Доставка на аксесоари, принадлежности за бюро, организация на работното място, средства за презентации”, ІV-та обособена позиция „Доставка на залепващи, опаковащи и помощни средства”, V-та обособена позиция „Доставка на формуляри” и VІ-та обособена позиция – „Доставка на почистващи средства за офис-оборудване” - Заповед № ФС - 24 от 26 февруари 2009 г., изменена със Заповед № ФС-24 от 16 март 2009 г. на и.д. главния секретар на Министерския съвет.
  

• 
  Изработката на визитни картички, покани, менюта, картончета за маса, пликове с герб, с текст и без текст А5 и А4, папки, печати, различни видове подвързия на документи и други материали според възникналата необходимост – Заповед № ФС - 22 от 13 март 2009 г.
  

• 
  Извършване на независим строителен надзор на строеж: „Изграждане на оптично-кабелни трасета за нуждите на Националната мрежа на държавната администрация (НМДА) между сградите на областните администрации в гр. Ямбол, гр. Бургас, гр. Варна, гр. Добрич, чрез изтегляне на оптичен кабел в съществуваща защитна тръба” – Заповед № ФС - 23 от 13 март 2009 г.
  

• 
  Изследване на административните и регулаторни разходи за бизнеса - Заповед № ФС - 26 от 24 март 2009 г. на и. д. главен секретар на Министерския съвет.
  

• 
  Изработка, доставка и монтаж на дограма за гараж на МС, находящ се на ул. „Йоаким Кърчовски”, гр. София – Заповед № ФС - 42 от 21 май 2009 г.
  

• 
  Техническо обслужване, абонаментно извънгаранционно сервизно обслужване с резервни части и консумативи и профилактика на климатични инсталации в сградата на Министерския съвет – Заповед № ФС - 44 от 29 май 2009 г.
  

• 
  Строително-ремонтни работи на помещения в гараж на Министерския съвет, находящ се в гр. София, ул. „Йоаким Кърчовски” - Заповед № ФС - 47 от 10 юни 2009 г.
  

• 
  Закупуване на лицензи и сервизно обслужване на Cisco IronPort модел С150, за борба със "спам" трафика генериран към пощенския сървър на Министерски съвет - Заповед № ФС - 77 от 19 октомври 2009 г. на главния секретар на Министерския съвет.
  

• 
  Доставка на автомобилни гуми, както следва – 120 бр. гуми размер 215/55 R16 и 4 бр. гуми размер 195/65 R 15 - Заповед № ФС - 79 от 22 октомври 2009 г. на главния секретар на Министерския съвет.
  

• 
  Предоставяне на абонаментно сервизно обслужване и поддръжка на цветна производствена копирна машина „Konica Minolta bizhub pro C 6501” с доставка на резервни части и консумативи - Заповед № ФС- 98 от 10 декември 2009 г. на главния секретар на Министерския съвет.
  

• 
  Техническо обслужване, снабдяване и транспорт
  

• 
  проведени са конкурси и възложени обществени поръчки по реда на Закона за обществените поръчки: за сключване на застраховки “Гражданска отговорност” и “Автокаско”, за „Безкасово плащане за доставяне на гориво” за Министерски съвет, за “Доставка на хартия и продукти от хартия”, за „Избор на оператор за предоставяне на далекосъобщителни услуги чрез обществена далекосъобщителна подвижна клетъчна мрежа по стандарт GSM с национално покритие за нуждите на Министерския съвет и неговата администрация и специализирани доставки и услуги, свързани с тази дейност”, за „Доставка на компютърни и аудио аксесоари”, за „Доставка на резервни части за компютри”, за “Доставка на хигиенни консумативи и материали”, за „Доставка на канцеларски консумативи/материали за нуждите на администрацията , за Доставка на консумативи за принтери, факсове, многофункционални системи и копирни машини, за подновяване на автопарка на Министерски съвет и др.
  
• 
  ежедневно се проверява състоянието на инвентара в сградата;
  
• 
  извършват се поправки при необходимост на горепосочения инвентар;
  
• 
  съблюдават се нормативните изисквания за безопасност на труда и противопожарна безопасност.
  
• 
  изготвят се обобщения на получените поръчки-заявки за текущ период за доставка на стоки, материали, услуги и консумативи, по установен ред на групиране както и лица отговарящи за изпълнението им;
  
• 
  доставят се (закупуване, разплащане и транспортиране) своевременно утвърдените позиции по обобщенията на поръчките. В случай на необходимост се правят необходимите доуточнения и/или пояснения на направените заявки за оптимално решение;
  
• 
  изпълняват се спешни заявки за закупуване на стоки и материали, свързани с представителната дейност, с конкретно мероприятие на правителството, с авария и др.;
  
• 
  докладва се за изпълнението на началника на отдел “Техническо обслужване, снабдяване и транспорт” с цел предприемане на евентуални допълнителни мерки за изпълнение на забавени неизпълнени поръчки;
  
• 
  поддържат се коректни отношения с контрагентите на Министерския съвет;
  
• 
  прави се маркетингово проучване като се поддържат текущи служебни контакти с фирми-доставчици за събиране, анализиране и архивиране на текущо появила се информация (цени, качество, търговска отстъпка и др.);
  
• 
  съдейства се в изготвянето на документация за провеждане на конкурси и възлагане на обществени поръчки по реда на Закона за обществените поръчки, участие в подготовката на проекти на договори и анекси към сключени договори за изработка, поръчка, доставка, изготвяне на необходимите обявления, документации;
  
• 
  изготвят се своевременно справки и докладни записки за позициите, достигнали праговете съгласно Закона за обществените поръчки за откриване на процедури свързани с прилагането на ЗОП, НВМОП. Следи се за изпълнението на сключените договори за доставки и услуги и своевременното извършване на плащанията;
  
• 
  изготвят се и се изпращат запитвания до търговските дружества-доставчици за набиране на оферти, обработват се и се обобщават офертите на фирмите-доставчици;
  
• 
  отчитат се навреме получените парични средства;
  
• 
  участва се при получаване и заприходяване от материалноотговорното лице на изпълнените заявки.
  
• 
  изготвят се отчети на пътните листа и на графиците за дежурствата;
  
• 
  изготвят се графици за дежурства на изпълнителите-дежурни шофьори и охрана;
  
• 
  изготвят се графици за дежурства на хигиенните работнички и техническия персонал;
  
• 
  организират се годишни технически прегледи до 10-то число на месеца по график;
  
• 
  извършват се проверки на техническото състояние на автомобилите, заедно с изпълнителите-монтьори;
  
• 
  извършват се проверки на изпълнителите-шофьори за употреба на алкохол;
  
• 
  при необходимост да осъществява контакт със застрахователите;
  
• 
  контролира се дейността и реда за паркиране на определените за това места;
  
• 
  следи се за спазването на трудовата дисциплина от всички служители на гаража на Министерски съвет;
  
• 
  По Отбранително-мобилизационна подготовка:
  

• 
  съвместно със Столична община и Столично военно окръжие бяха отсрочени от повикване за 2010 г. всички служители на МС, подлежащи на повикване като резервисти във Въоръжените сили;
  
• 
  редовно се проверяват пунктовете за управление и скривалищата и се вземат мерки за подобряване на състоянието им;
  
• 
  организацията на оперативното дежурство по МС, свързаните с него тренировки, оповестяване и др. дейности протичат нормално;
  
• 
  през месец декември 2009 г. е извършена инвентаризация на обектите със специално предназначение без съществени забележки.