ОЦЕНКА НА ФИНАНСОВИТЕ ОФЕРТИ

Ако тръжната процедура включва няколко партиди, финансовите оферти се сравняват за всяка партида. Финансовата оценка трябва да определи технически съответстващата оферта с най-ниска цена за всяка партида.

Ако избраната оферта надхвърля максималния наличен бюджет за договора, прилагат се разпоредбите на раздел 5.2.1.3 (в).

• 
  икономичен начин на производство;
  
• 
  предложеното техническо решение
  
• 
  или изключително благоприятни условия за участника в търга.
  

Ако някоя от офертите за даден договор има необичайно ниска цена спрямо пазара на съответните доставки, Председателят на Комисията за оценка трябва да поиска писмено от участника в търга подробно обяснение за предложената ниска цена. Такава оферта трябва да се отхвърли, освен ако ниската цена не може да бъде обоснована с обективни причини като:

• 
  икономичен начин на производство;
  
• 
  предложеното техническо решение
  
• 
  или изключително благоприятни условия за участника в търга.
  

• 
  Да възложи договора на участника в търга, подал оферта:
  
• 
  която съответства на формалните изисквания и правилата за право на участие;
  
• 
  чийто общ бюджет е в рамките на максималния наличен бюджет за проекта;
  
• 
  която отговаря на минималните технически изисквания, посочени в тръжното досие; и
  
• 
  която е най-евтината оферта (удовлетворяваща всички горепосочени условия).
  
• 
  Да анулира тръжната процедура при изключителни обстоятелства като:
  
• 
  Никоя от офертите не удовлетворява критериите за подбор/възлагане на тръжната процедура.
  
• 
  Всички получени оферти надхвърлят максималния наличен бюджет за договора.
  

Цялата процедура (техническа и финансова оценка) се отразява в Доклад за оценка (виж образеца в приложение D7), който се подписва от Председателя, Секретаря и всички членове на Комисията за оценка с право на глас. Той се предава на Възложителя, който трябва да реши да приеме или не неговата препоръката.

След това Възложителят трябва да представи на Европейската комисия за одобрение Доклада за оценка, заедно с препоръката му. Ако има предложение за възлагане, а Европейската комисия още не е получила оригиналната оферта на препоръчания участник в търга и копия от останалите оферти, те трябва да бъдат представени.

Едновременно с това за всяко предложение за възлагане трябва да се изготви на база на препоръчаната оферта договорно досие, включващо предложение за договор (виж раздел 5.3.9.8). То трябва да се представи на Европейската комисия за одобрение (съгласие за финансиране на предложения договор).

В случай, че Европейската комисия не приеме препоръката на Комисията за оценка и Възложителя, тя трябва да посочи писмено до Възложителя причините за своето решение. Европейската комисия може също да даде предложение за начина на процедиране на Възложителя и да посочи условията, при които тя може да одобри предложен договор въз основа на тръжната процедура.

Ако Европейската комисия одобри препоръката на Комисията за оценка, Възложителят започва възлагане на договора (виж раздел 5.3.11) или анулира търга, съгласно препоръката на Комисията за оценка.

Цялата процедура (техническа и финансова оценка) се отразява в Доклад за оценка (виж образеца в приложение D7), който се подписва от Председателя, Секретаря и всички членове на Комисията за оценка с право на глас. Той се предава на Възложителя, който трябва да реши да приеме или не препоръката към него. Не е необходимо предварителното съгласие на Европейската комисия преди Възложителят да започне да действа по препоръките на Комисията за оценка.

Докладът за оценка в частност е само за официално ползване и не може да бъде разгласяван нито на участниците в търга, нито на друга страна извън упълномощените отдели на Възложителя, Европейската комисия и надзорните органи (например Европейската сметна палата).

Договорното досие трябва да се изготви, като се използва следната структура:

а) Обяснителна записка във формата, даден в приложение А6.

б) Копие от Финансовия меморандум, с който се разрешава проектът.

в) Копие от обявите за търга (договорна прогноза и обява за поръчка), Доклад за посещение на обекта, Доклад за отваряне на офертите, Доклад за оценка, както и всяка друга уместна информация.

г) Четири екземпляра от предложения договор, изготвен въз основа на стандартния образец за договор за извършване на работите (виж приложение D4):

• 
  Специални условия (попълват се от Възложителя);
  
• 
  Общи условия за договори за извършване на работите (стандартни и в тръжното досие);
  
• 
  Технически спецификации (от тръжното досие);
  
• 
  Бюджет (от препоръчаната оферта);
  
• 
  Разни (от тръжното досие, включващи например данъчен и митнически режим, формат на финансовата гаранция, стандартния формат на фактура, който ще бъде използван от изпълнителя).
  

 Стандартните анекси към договора за Общите условия и Разни (виж приложение D4) трябва да бъдат възпроизведени без изменения във всеки договор за извършване на работите. Специалните условия трябва да се попълнят от Възложителя.

• 
  тръжната процедура е неуспешна, т.е. не е получена качествено и финансово задоволителна оферта или не са постъпили абсолютно никакви оферти;
  
• 
  налице е фундаментално изменение на икономическите и техническите данни на проекта;
  
• 
  изключителни обстоятелства или форс мажор правят невъзможно нормалното изпълнение на договора;
  
• 
  всички технически съответстващи оферти надхвърлят наличните финансови ресурси;
  
• 
  налице са нередности в процедурата, по-специално такива, които пречат на лоялната конкуренция.
  

След като Възложителят и Европейската комисия дадат формалното си съгласие и преди да е изтекъл срокът на валидност на офертите, Възложителят уведомява писмено участника, спечелил търга, за приемането на неговата оферта (виж формата на писмото в приложение D9) и му обръща внимание на аритметичните грешки, коригирани в процеса на оценка.

Преди да е изтекъл срокът на валидност на офертите Възложителят уведомява писмено участника, спечелил търга, за приемането на неговата оферта (виж формата на писмото в приложение D9) и му обръща внимание на аритметичните грешки, коригирани в процеса на оценка.

1. 
   да използва договорното досие, изготвено съгласно препоръката на Комисията за оценка (виж раздел 5.3.9.8);
   
2. 
   да подпише всички екземпляри на договора;
   
3. 
   да изпрати всичките четири подписани екземпляри на договора на участника, спечелил търга, който трябва да ги подпише от своя страна в срок от 30 дни от получаването им (във всеки случай преди изтичане на валидността на офертата) и да върне три екземпляра на Възложителя заедно с изискваните по договора финансови гаранции. В случай, че участникът, спечелил търга, не направи това в определения срок или на даден етап посочи, че не желае или не може да подпише договора, договорът не може да бъде възложен на него и той губи тръжната си гаранция. Процесът на подготовка на договора трябва да започне отначало от стъпка 1 с изготвяне на ново договорно досие при използване на следващата оферта с най-ниска цена (при условие, че тази оферта е технически съответстваща и е в рамките на максималния наличен бюджет за договора). (При система на децентрализиран предварителен контрол новото предложение за договор ще трябва да се изпрати на Европейската комисия за одобрение).
   

4) При получаване на трите екземпляра, подписани от участника, спечелил търга, Възложителят съхранява един от тях в обезопасена договорна архива, един екземпляр се изпраща на финансовата служба, отговаряща за плащанията, а третият екземпляр се изпраща на Европейската комисия. Копие от подписания договор трябва да се изпрати на Ръководителя на проекта.

4) При получаване на трите екземпляра, подписани от участника, спечелил търга, Възложителят съхранява един от тях в обезопасена договорна архива, един екземпляр се изпраща на финансовата служба, отговаряща за плащанията, а третият екземпляр се изпраща на Ръководителя на проекта

 Възложителят и Изпълнителят трябва да отбележат върху договора датата, на която го подписват. По-късната дата на подписване е датата, на която договорът влиза в сила. Никой договор не може да включва по-ранни работи/доставки/услуги, нито да влезе в сила преди тази дата.

5.3.11.3. ПУБЛИКУВАНЕ НА УВЕДОМЛЕНИЕТО ЗА ВЪЗЛАГАНЕ НА ДОГОВОРА
След подписване на договора Възложителят трябва да изготви уведомление за възлагане на договора за извършване на работите (като използва образеца, даден в приложение D10) и да го изпрати на Европейската комисията, която публикува резултатите от тръжната процедура в Официалния вестник, по Интернет, както и във всички други подходящи медии. Освен това Възложителят трябва:

• 
  да уведоми писмено участниците, които не печелят, като използва формата, даден в приложение D8, и да обясни защо договорът не се възлага на тях, като посочи дали офертите им са били технически съответстващи, както и евентуалните технически недостатъци;
  
• 
  да запише цялата статистическа информация относно процедурата на възлагане на договора (за Програма ФАР по системата PERSEUS), включително стойността на договора, имената на другите участници в търга и участника, спечелил търга.
  

 Възложителят отговаря за изготвяне на уведомлението за възлагане на договора за извършване на работите, като използва образеца, даден в приложение D10, както и за предоставянето му за публикация от Европейската комисия в срок от 24 часа след получаване на подписания договор от участника, спечелил търга,.

В изключителни случаи, оправдани от специалните характеристики на някои проекти (в това число договори на стойност 100 милиона Евро и повече, съфинансирани от ИСПА), може да се използва ограничена тръжна процедура. Европейската комисия трябва да даде предварителното си одобрение за използване на този подход и ще предостави техническа подкрепа на Възложителя за всеки конкретен случай.

В изключителни случаи, оправдани от специалните характеристики на някои проекти, може да се използва ограничена тръжна процедура. Ако има намерение да използва този подход, Възложителят трябва да обоснове това в Доклада за оценка и да уведоми Европейската комисия.

Ограничената процедура започва с етап на изготвяне на списък на одобрени кандидати, като този етап трябва да бъде специално разработен за всеки проект. Въз основа на резултата от този етап Възложителят изготвя списък на фирмите, които ще бъдат поканени за участие в търга (след като получи одобрението на Европейската комисия в случай на децентрализиран предварителен контрол).

Възложителят изпраща покана за участие в търга, придружена с тръжното досие, само на кандидатите, включени в списъка на одобрените кандидати.

При тази процедура трябва да има минимум 60 дни между датата на изпращане на поканите за участие в търга и крайния срок за приемане на оферти.

Тъй като цената за публикуване на пълната обява за поръчка в местните медии може да се окаже прекалено висока, образеца в приложение D3 дава минималната информация, която трябва да бъде включена в местна обява. Но пълната обява за поръчка заедно с тръжното досие трябва да бъде на разположение на посочения в местната обява адрес.

Отбележете, че местната открита тръжна процедура трябва да предоставя на останалите имащи право да участват изпълнители същите възможности, както на местните фирми. Не са позволени условия, ограничаващи участието на други имащи право на участие изпълнители (например задължение за такива фирми да бъдат регистрирани в страната на бенефициента или да са печелили преди договори в страната).

При тази процедура трябва да има минимум 60 дни между датата на публикуване на обявата за поръчка в местната преса и крайния срок за приемане на оферти.

Офертите трябва да бъдат получени от Възложителя на дадения в тръжното досие адрес до посочените дата и час. На избраните кандидати трябва да се предоставят най-малко 30 дни от датата на изпращане на поканата за участие в търга за подаване на оферти.

Офертите се отварят и оценяват от Комисия за оценка с необходимия технически и административен капацитет, назначена от Възложителя. Всеки един от членовете на Комисията за оценка трябва да подпише Декларация за безпристрастност и конфиденциалност (виж приложение А4). След като оцени офертите, комисията идентифицира икономически най-изгодната оферта на база техническо качество и цена.
 Ако Възложителят получи по-малко от три съответстващи оферти, процедурата трябва да се анулира и да започне отначало. Ето защо е разумно да бъдат поискани оферти от повече от трима доставчици на услуги. Останалата част от процедурата (включително подготовка на тръжното досие, оценка на офертите и възлагане на договора) е както при международна открита процедура (виж раздели 5.3.2 до 5.3.11.3).
 Възложителят може да възлага договори на стойност под 5 000 Евро на базата на една оферта. Отбележете, че проектите не могат да бъдат изкуствено разделяни с цел заобикаляне праговете на поръчката (виж раздел 2.5).

5.7. ИЗМЕНЕНИЕ НА ДОГОВОРИ ЗА ИЗВЪРШВАНЕ НА РАБОТИТЕ

Може да възникне необходимост от изменение на договора за извършване на работите по време на валидността му, в случай, че след подписване на първоначалния договор е настъпила промяна в обстоятелствата, засягащи изпълнението на договора. Измененията на договора се оформят официално чрез адендум. Този адендум трябва да бъде подписан от договарящите се страни (а при система на децентрализиран предварителен контрол, да бъде одобрен и утвърден от Европейската комисия).

Промяна на адрес, промени на банковата сметка и промени на одитора могат просто да бъдат съобщени писмено от изпълнителя на Възложителя, но това не трябва да засяга правото на Възложителя да се противопостави на избора на изпълнителя за банкова сметка или одитор.

5.7.1. ОБЩИ ПРИНЦИПИ
Трябва винаги да се спазват следните общи принципи:

• 
  Искането на изпълнителя за изменения на договора не трябва да се приема автоматично от Възложителя. Трябва да има основателни причини за изменението на даден договор. Възложителят трябва да проучи изложените причини и да отхвърли искането, когато то не е достатъчно основателно.
  
• 
  Изменения на договора могат да се правят само в рамките на срока на изпълнението му и не могат да бъдат с обратна сила.
  
• 
  Целта на адендума трябва да бъде тясно свързана с характера на проекта по първоначалния договор.
  
• 
  Съществени промени като фундаментално изменение на Техническите спецификации, не могат да се правят чрез адендум.
  
• 
  Адендумът не трябва да изменя условията на конкуренция, преобладаващи при възлагането на договора.
  
• 
  Единичните цени трябва да са идентични с тези в първоначалния договор, освен ако в първоначалния договор е посочено друго (т.е. има клауза за ревизия на цените).
  
• 
  Всички изменения, с които се удължава срокът на изпълнение на договора, трябва да бъдат такива, че изпълнението и окончателните плащания да приключат преди изтичането на валидността на Финансовия меморандум, по който е финансиран първоначалният договор.
  
• 
  Всички изменения, които изискват допълнителни средства, трябва да са били предвидени в Техническите спецификации на първоначалния договор и могат да се договарят само преди изтичането на валидността на Финансовия меморандум, по който е финансиран първоначалният договор. Допълнителните средства трябва да дойдат от бюджетната линия, използвана за първоначалния договор.
  

 Възложителят не може при никакви обстоятелства да увеличава бюджета на първоначалния договор нито да договаря/урежда закупуване на оборудване, което не е включено в Техническите спецификации на първоначалната оферта и съответния договор.

Единственото изключение от това правило е за допълнителни работи, които не са включени в първоначалния договор, но поради непредвидени обстоятелства са станали необходими за изпълнението на първоначално предвидените за извършване работи, при условие, че бъдат възложени на изпълнител, който вече извършва такива работи:

- когато такива работи не могат да бъдат технически или икономически отделени от основния договор, без да се стигне до сериозни затруднения за Възложителя;

- когато такива работи, дори да могат да бъдат отделени от изпълнението на първоначалния договор, са абсолютно необходими за приключването на последния.

Това трябва да става само в изключителни случаи и не трябва да се използва за покриване на недостатъци в техническите спецификации на тръжното досие. Съвкупната цена на възложените договори за допълнителни работи не може да надхвърля 50% от сумата на основния договор.