ДЕЦЕНТРАЛИЗИРАН ПРЕДВАРИТЕЛЕН КОНТРОЛ

Цялата процедура на оценка се отразява в Доклад за оценка (виж образеца в анекс Е11), който се подписва от Председателя, Секретаря и всички членове на Комисията за оценка с право на глас, и се предава на Възложителя, който трябва да реши да приеме или не неговите препоръки. След това Възложителят трябва да представи на Европейската комисия за одобрение Доклада за оценка заедно всички предложения за отпускане на безвъзмездни помощи.

След като получи одобрението на Комисията, Възложителят започва да отпуска безвъзмездните помощи (виж раздел 6.3.9).
ДЕЦЕНТРАЛИЗИРАН ПОСЛЕДВАЩ КОНТРОЛ

Цялата процедура на оценка се отразява в Доклад за оценка (виж образеца в анекс Е11), който се подписва от Председателя, Секретаря и всички членове на Комисията за оценка с право на глас, и се предава на Възложителя, който трябва да реши да приеме или не неговите препоръки. Не се изисква предварително одобрение от Европейската комисия.

Докладът за оценка в частност е само за официално ползване и не може да бъде разгласяван нито на кандидатите, нито на друга страна извън упълномощените отдели на Възложителя, Европейската комисия и Европейската сметна палата.

Трябва да се изпрати на Европейската комисия най-малко 15 дни преди планираната дата на публикация

Кандидатите подават своите предложения със стандартните формуляри- заявления, включени в Насоките за кандидатите.

Проверява регистрационните детайли и разпределя копията на предложенията

Изпраща потвърдителни писма
ОЦЕНКА НА АДМИНИСТРАТИВНОТО СЪОТВЕТСТВИЕ

Проверява дали са удовлетворени изискванията, поставени в Насоките за кандидатите, и дали са попълнени всички части на формуляра-заявление

В случай, че липсват документи или информация, кандидатите трябва да бъдат помолени да ги предоставят в срок от 48 часа
ОЦЕНКА НА СЪОТВЕТСТВИЕТО С КРИТЕРИИТЕ ЗА ПРАВО НА УЧАСТИЕ

Прилага критериите за право на участие, посочени в раздел 6.1.4

Изготвя първата част на Доклада за оценка (относно административното съответствие и правото на участие на предложенията)

Изпраща писма на кандидатите, при които няма административно съответствие и които нямат право да участват
ОЦЕНКА НА ТЕХНИЧЕСКОТО И ФИНАНСОВОТО КАЧЕСТВО НА ВСИЧКИ ПРЕДЛОЖЕНИЯ, КОИТО ИМАТ ПРАВО ДА УЧАСТВАТ

Прилага таблицата за оценка, публикувана в Насоките за кандидатите

Експерт-оценителите могат да бъдат призовани да представят своите констатации и да направят своите препоръки

Подготвя втората част от Доклада за оценка (относно техническото и финансовото качество на предложенията)

6.3.9. ОТПУСКАНЕ НА БЕЗВЪЗМЕЗДНИ ПОМОЩИ
6.3.9.1. УВЕДОМЯВАНЕ НА СПЕЧЕЛИЛИТЕ КАНДИДАТИ
ДЕЦЕНТРАЛИЗИРАН ПРЕДВАРИТЕЛЕН КОНТРОЛ

След като Възложителят и Европейската комисия дадат официалното си одобрение за окончателния списък на безвъзмездни помощите, които ще бъдат отпуснати, Възложителят уведомява писмено спечелилите кандидати за избирането на техните заявления.

Възложителят трябва да изпрати също до неспечелилите кандидати стандартно писмо, с което да ги информира, че не са избрани, като посочи причините за това.
ДЕЦЕНТРАЛИЗИРАН ПОСЛЕДВАЩ КОНТРОЛ

Възложителят уведомява писмено спечелилите кандидати за избирането на техните заявления. Не се изисква предварителното одобрение на Европейската комисия

Възложителят трябва да изпрати също до неспечелилите кандидати стандартно писмо, с което да ги информира, че не са избрани, като посочи причините за това.

6.3.9.2. ИЗГОТВЯНЕ НА ДОГОВОРА
При изготвяне на договорите за безвъзмездна помощ за всеки спечелил кандидат от окончателния списък Възложителят трябва да изпълни следното:

1. 
   Изготвя договори за безвъзмездна помощ, като използва стандартния формат на договор (виж анекс Е3), който е задължителен за всички безвъзмездни помощи в размер на 10 000 Евро и повече.
   
2. 
   Изготвя общо основно досие, съдържащо информация, приложима при всички договори за безвъзмездна помощ, които ще бъдат сключени в резултат на Поканата за предложения, като използва следната структура:
   

б) Копие от обявата за Покана за предложения, Доклада за отваряне на предложенията, Доклада за оценка, списъка на безвъзмездните помощи, които ще бъдат отпуснати, както и всяка друга уместна информация.

в) Копие от Насоките за кандидатите.

3. 
   Изготвя документация за всеки договор за безвъзмездна помощ, който ще бъде сключен в резултат на Поканата за предложения, като използва следната структура:
   

• 
  Специални условия (всички допълнения или дерогации на Общите условия трябва да бъдат посочени в член 7 на Специалните условия, който е включен за тази цел);
  
• 
  Описание на проекта;
  
• 
  Общи условия;
  
• 
  Бюджет на проекта;
  
• 
  Процедури за възлагане на договор, които ще се използват, в случай че се наложи предоставяне на услуги, доставки или извършване на работа като част от проект, финансиран чрез безвъзмездна помощ.
  

• 
  Признава автономността на бенефициента при изпълнение на операцията и предвижда съответно опростени правила на управление, по-конкретно на бенефициента се предоставя възможност да адаптира и изменя проекта без предварителното съгласие на Възложителя, при условие, че измененията не са съществени и не надхвърлят 10% от което и да е бюджетно перо.
  
• 
  Авансът, покриващ в зависимост от случая 80% от сумата на договора или 80% от първия годишен бюджет, се плаща при подписване на договора от двете страни. След това за големи договори веднъж годишно се изпраща непосредствен отчет заедно с искане за плащане веднага щом бъдат усвоени 70% от предишното плащане. Остатъкът се плаща при одобряване на окончателния отчет. Не е необходимо бенефициентът да изпраща оправдателните документи на Възложителя. Той трябва да ги съхранява за целите на контрола и одита до пет години след приключване на договора.
  
• 
  Общността финансира определен процент от общите приемливи разходи на операцията, а не определена част от операцията. Ако в края на проекта действителните разходи са били по-ниски от планираните, безвъзмездната помощ се намалява пропорционално.
  
• 
  Когато безвъзмездната помощ е в размер на 100 000 Евро или повече, изисква се одит на операцията или на бенефициента. Освен това се изисква годишен одит, когато операцията продължава 18 месеца или повече. Изисква се също така финансова гаранция за обезпечаване на всеки аванс от 1 000 000 Евро или повече.
  

4) Подписва всички екземпляри от всеки договор и изпраща договорната документация на Европейската комисия за одобрение и утвърждаване. Когато в резултат на Покана за предложения се отпускат голям брой безвъзмездни помощи с едни и същи условия на договора за безвъзмездна помощ, не е необходимо Европейската комисия да утвърждава договорите поотделно, а трябва да одобри и утвърди списъка на безвъзмездните помощи, които ще бъдат отпуснати. Този списък трябва да включва всички необходими елементи за сключване на договорите (в това число подробни данни на кандидата, сумата на безвъзмездната помощ и срока на валидност на договора.) Този подход на “общо утвърждаване” може да се използва, само ако Възложителят потвърди, че няма никакви дерогации (в специалните условия или анексите към предложения договор) на стандартните договорни условия, приложени към Насоките за кандидатите за Поканата за предложения.

4) Подписва всички екземпляри на договора.

6) При получаване на трите подписани екземпляра от спечелилия кандидат, Възложителят съхранява един от тях в обезопасена договорна архива, един екземпляр се изпраща на финансовата служба, отговаряща за плащанията, а третият екземпляр се изпраща на Европейската комисия. Копие от подписания договор трябва да се изпрати на Ръководителя на проекта.

6) При получаване на трите подписани екземпляра от спечелилия кандидат, Възложителят съхранява един от тях в обезопасена договорна архива, един екземпляр се изпраща на финансовата служба, отговаряща за плащанията, а третият екземпляр се изпраща на Ръководителя на проекта

Може да възникне необходимост от изменение на договорите за безвъзмездна помощ, в случай, че след подписване на първоначалния договор е настъпила промяна в обстоятелствата, засягащи изпълнението на договора. Измененията на договора за безвъзмездна помощ се оформят официално чрез адендум. Този адендум трябва да бъде подписан от договарящите се страни (а при система на децентрализиран предварителен контрол да бъде одобрен и утвърден от Европейската комисия).

Промяна на адрес, промени на банковата сметка и промени на одитора могат просто да бъдат съобщени писмено от бенефициента на безвъзмездната помощ на Възложителя, но това не трябва да засяга правото на Възложителя да се противопостави на избора на бенефициента на безвъзмездната помощ за банкова сметка или одитор.

6.5.1. ОБЩИ ПРИНЦИПИ
Трябва винаги да се спазват следните общи принципи:

• 
  Искането на бенефициента на безвъзмездната помощ за изменения на договора за безвъзмездна помощ не трябва да се приема автоматично от Възложителя. Трябва да има основателни причини за изменението на договор за безвъзмездна помощ. Възложителят трябва да проучи изложените причини и да отхвърли исканията, които не са достатъчно основателни.
  
• 
  Изменения на договора за безвъзмездна помощ могат да се правят само в рамките на срока на изпълнение на договора и не могат да бъдат с обратна сила.
  
• 
  Целта на адендума трябва да бъде тясно свързана с характера на проекта, предмет на първоначалния договор за безвъзмездна помощ.
  
• 
  Единичните цени трябва да са идентични с тези в първоначалния договор.
  
• 
  Всички изменения, с които се удължава срокът на изпълнение на договора трябва да бъдат такива, че изпълнението и окончателните плащания да приключат преди изтичането на валидността на Финансовия меморандум, по който е финансиран първоначалният договор за безвъзмездна помощ.
  

 Искания за изменения на договори за безвъзмездни помощи трябва да се отправят (само от едната страна по договора до другата), като за подписване на адендума се предоставят най-малко 30 дни преди изтичане на срока на изпълнение на първоначалния договор.

1) Да използва стандартната образец за адендум (виж анекс А7).

 Ако с предложения адендум се изменя бюджетът, трябва да се измени съответно и графикът на плащане, като се вземат предвид всички плащания, които вече са извършени в процеса на договора за безвъзмездна помощ.

Графикът на плащане трябва да се променя само при изменение на бюджета или продължаване валидността на договора.

2. 
   Да подготви документация, като използва следната структура:
   

б) Копие от искането (или съгласието) на бенефициента на безвъзмездната помощ за предложените изменения.

в) Копие от Финансовия меморандум, с който се разрешава проектът.

г) Копие от първоначалния договор за безвъзмездна помощ и всички следващи адендуми.

д) Четири екземпляра от предложения адендум, който е на основата на стандартния образец за адендум (виж анекс А7) и включва всички изменени анекси.
ДЕЦЕНТРАЛИЗИРАН ПРЕДВАРИТЕЛЕН КОНТРОЛ

3) Да подпише всички екземпляри на адендума и да изпрати досието на адендума на Европейската комисия за одобрение и утвърждаване.

3) Да подпише всички екземпляри на адендума. Не се изисква предварително одобрение или утвърждаване от Европейската комисия.

5) При получаване на трите екземпляра, подписани от бенефициента на безвъзмездната помощ, Възложителят съхранява единия в архив на договора на сигурно място, изпраща един екземпляр на финансовата служба, отговаряща за плащанията, а третия екземпляр се изпраща на Европейската комисия. Копие от подписаното допълнение трябва да се изпрати на Ръководителя на проекта.

5) При получаване на трите екземпляра, подписани от бенефициента на безвъзмездната помощ, Възложителят съхранява единия в архив на договора на сигурно място, изпраща един екземпляр на финансовата служба, отговаряща за плащанията, а третия екземпляр се изпраща на Ръководителя на проекта.