Доклад Проучване на добри практики за механизмите за определяне размера на държавните такси. Кралство Испания
Връзка между информационните системи
Изтегляне 2.59 Mb.
|
- Навигация на страницата:
- Документи
Връзка между информационните системиАналитичното счетоводство е част от общото счетоводство на организацията, което ползва данни от различни информационни системи и подсистеми. В този смисъл „дейността“ по определяне размера на разходите се явява получател на данни от други управленски информационни системи. Постигането на желаните резултати в една или друга степен зависи от наличието на такива подсистеми, тяхната съвместимост, степен на автоматизираност и на коректната обмяна на информацията между тях. Аналитичната счетоводна система ползва информация от: 1) системата за управление на персонала; 2) системата за доказване (управление) на разходите; 3) системата за управление на запасите; 4) системата за управление на дълготрайните активи и 5) системата за управление на приходите. На фиг. 10 е показано как се интегрират информационните потоци от различните системи. От нея е видно, че управленските системи са в позицията на подсистеми в отношенията си с финансовото и аналитичното счетоводство. Наличната информация се съхранява като отделен запис в подсистемите, което от своя страна позволява обработката й от Аналитичната счетоводна система. 
Фигура 10. Връзка между системите за управление и информационните системи Всяка от системите предопределя характеристиките на и изискванията към данните, за които е предназначена, така че да са подходящи за аналитично счетоводство. В следващите параграфи са описани действията и операциите, осъществявани в рамките на първите две системи.
Данните с разходите за възнаграждения и осигуровки на служителите се въвеждат и съхраняват в системата за управление на персонала. Възможно е този тип разходи да бъдат отразени и в други управленски системи като например тази за доказване (управление) на разходите. В повечето случаи системата за управление на персонала е изградена на базата на организационната структура и се администрира от звеното, отговорно за трудовите правоотношения както в икономически, така и в административен аспект (често тези системи са известни като система за ведомости за заплати, за управление на човешките ресурси и пр.). Следва да се има предвид, че разходите в системата за управление на персонала, независимо дали са свързани със служителите или не са, следват процедурата, приложима към системата за доказване (управление) на разходите. В тази категория разходи са включени средствата за възнаграждения, за социални осигуровки на служителите и пр. и предаването на данните за тях към Аналитичната счетоводна система следва да кореспондира с информацията в системата за управление на персонала. 
Фигура 11. Разходи за персонала 
Фигура 12. Процедура в системата за управление на персонала Данните за аналитичната счетоводна система, които е необходимо да бъдат осигурени от тази за управление на персонала и етапите на определяне на разходите, могат да бъдат обобщени в следните направления: 1) данни за разпределението на лицата по разходни центрове; 2) данни за разпределението на лицата по дейности; 3) адаптиране на различните видове възнаграждения според класификацията на елементите на разхода и 4) определяне на разходите.
Прави се разпределение на служителите по разходни центрове с изключение на случаите, когато разходите за персонала не могат да бъдат асоциирани с конкретни разходни центрове или същите не е подходящо да бъдат разпределяни при конструирането на счетоводния модел. Служителите се разпределят към даден разходен център съобразно неговото йерархично позициониране. Когато центровете са дефинирани въз основа на функционалния подход, лицата, които от време на време работят за друг център, без междувременно да е настъпила промяна в йерархичното разпределение, продължават да се считат за ангажирани с центъра, към който първоначално са причислени. Разпределението на служителите към центрове предполага в системата за управление на персонала не само да е установена първоначалната връзка, но и да се събира информация за всички настъпили промени, произтичащи от конкретната ситуация на лицето. Такива промени биха могли да бъдат свързани със смяна на разходния център, със служебната натовареност и отработеното време (отсъствие поради болест, отпуск по майчинство, годишен отпуск, натоварване в центровете и т.н.). В първия случай (смяна на центъра) ще се наблюдава мобилността, тъй като е възможно за даден период от време едно и също лице да е разпределено към повече от един разходен център. При наличие на такива обстоятелства биха възникнали проблеми при разпределението му, както и на разходите между центровете. Във втория случай (промяна в служебната натовареност) ще се контролират промените, свързани с вариации при действително отработеното от даден служител време. За елиминиране на проблеми от такова естество се ползва критерий (еквивалент на лице), позволяващ установяването на връзка между лицето и времето. С помощта на критерия системата за управление на персонала ще разпредели разходите за служителите, които са работили в различни разходни центрове за период, изчислен на основата на еквивалент на лице.
Служителите се разпределят и по дейности. Системата за управление на персонала установява връзките с дейностите и ги актуализира по начин, позволяващ изпращането на данни към Аналитичната счетоводна система в момента, в който тя ги „поиска“. Преди да направи разпределението на служителите по дейности, където е възможно дадено лице да е ангажирано с повече от една дейност, системата за управление на персонала трябва да разпредели разходите за служителите към всяка от тези дейности. За целта отново се използва критерият еквивалент на лице. Методът на разпределение изисква да се определят извършваните от всеки служител дейности. За извличане на тези данни всяка организация може да приложи критерии, които е счела за подходящи при конфигурирането на системата (например брой учебни часове по даден предмет, брой отработени часове и др.). В математически вид разпределението на служителите по дейности се изразява като процентно отношение към всяка дейност, като сборът накрая трябва да е равен на 100. На следващ етап се ползват данните за еквивалент на лице, получени при разпределението на разходите за персонала към центрове. Накрая се извежда показателят еквивалент на лице по дейности. Представеният в таблицата по-долу пример дава възможност за по-добро разбиране на тези операции. Три лица А, В и С са ангажирани в извършването на три дейности на организацията – X, Y и Z. Процентите, които се отнасят за всяко лице за съответната дейност, са представени в таблица 2. Служителят „А“ работи по три дейности; посвещава 50% от времето си на дейност „Х“, а останалото време поравно на другите две дейности (по 25% за всяка). „А“ и „В“ работят през цялата година в организацията (12 месеца), а служителят „С“ само 9 месеца от 12 възможни. Съставя се колоната „еквивалент на лице“, където стойността се определя чрез разделяне на броя на отработените месеци на 12 за съответната година. Накрая се изчислява показателят „еквивалент на лице по дейност“, а в последната колона се записва резултатът, получен от умножението на еквивалента на лице по относителния дял на участие на лицето във всяка дейност. Таблица 2. Разпределение на лицата по дейности
В Таблица 2 еквивалентът на лице А 1 е равен на сбора 0,5 + 0,25 + 0,25; еквивалентът на лице В 1 е равен на сбора 0,3 + 0,7 и еквивалентът на лице С 0,75 е равен на сбора 0,375 + 0,375. Стойностите са получени чрез изчисляване на ангажираността на всеки служител в съответните дейности, чрез намиране на еквивалента на лице за всяка дейност и на общият брой еквивалент на лице по дейност. Последната стойност се използва като критерий за разпределение на разходите за служителите по дейности. 
Фигура 13. Процедура за обработка на данните от системата за управление на персонала
Данните, изпратени от системата за управление на персонала към Аналитичната счетоводна система, следва да бъдат класифицирани по елементи на разхода. Това е свързано с отнасянето на всяко възнаграждение към конкретен елемент на разхода и със степента на агрегиране или дезагрегиране.
Разходите за персонал на един център ще са равни на сбора от разходите (по елементи) за всяко лице, работещо във или ангажирано към този център, плюс частта от съответните разходи за персонала, които е невъзможно да бъдат отнесени към конкретен служител и трябва да се зачислят според някои от критериите (напр. еквивалент на лице за разходен център). Когато даден служител в периода, за който се правят изчисленията, е бил ангажиран с различни центрове, разходът се разпределя пропорционално съобразно еквивалента на лице. Последната операция се извършва сравнително рядко, тъй като обикновено ведомостите за заплати се съставят месечно и критерият ще се прилага само за онези служители, които са сменили центъра си в рамките на съответния месец.
Разходите за извършването на всяка дейност са равни на сбора от разходите, произтичащи от ангажимента на съответните служители за изпълнение на дейността, както и от тези, които не са пряко свързани с персонала, но които следва да бъдат преразпределени съобразно някой от критериите (по принцип еквивалент на лице за дейност).
Под разходи за всяко лице се имат предвид онези разходи, които могат директно да се отнесат към служител. В този смисъл възнагражденията, социално осигурителните вноски за сметка на работодателя, обезщетенията и пр. са пример за такива разходи. В тази връзка е необходимо да се идентифицират лицето и свързаните с него разходи. Така разходите не се отнасят към центрове и дейности, а са „залепени“ към всеки служител и ще го следват в различните групирания. Следва да се има предвид, че разходите за всяко лице се състоят от елементи, като всеки от тези елементи трябва да се анализира, начисли и остойности. Общата стойност на елементите на разхода за даден център или дейност ще бъде равна на сбора от разходите за всички лица, прикрепени към съответния център или дейност.
Друг основен източник на информация за Аналитичната счетоводна система е тази за доказване на разходите. Такава система съществува в звената, които имат задължение да регистрират, обработват, ръководят и като цяло да организират административните процеси, свързани с отношенията на организацията (с изключение на трудовите) с трети страни като например с доставчици на стоки и услуги. Системата за доказване (управление) на разходите регистрира фактурите и други платежни документи и обикновено е само една във всяка организация. Има два типа разходи, които се инкорпорират от системата за доказване (управление) на разходите към аналитичната: – разходи по договори с периодично плащане (такива са договорите за почистване, за поддръжка на инсталации, за охрана и пр.), като се осъществява контрол върху фактурите, издавани на организацията във връзка с възнагражденията по договора, и разходи по платежни документи, които не са свързани с договори за периодични плащания. И в двата случая системата за доказване (управление) на разходите трябва да позволява „разпределение на разходите“, т.е. отнасяне на разхода към един или повече елементи, към един или повече разходни центъра и към една или повече дейности. Може да се получи така, че в един документ (фактура, касова бележка) да се съдържат няколко различни икономически събития от счетоводна гледна точка (наличие на различни елементи на разхода) и всяка покупка, която е отразена в документа, да е обект на различно отнасяне към дейности и центрове. В тази връзка системата за доказване (управление) на разходите следва да гарантира тяхната адекватна обработка и да позволява правилното им разпределение по дейности и центрове. При определяне на разходите по договори и фактури се спазва следната процедура: първо, всички договори се разграничават и класифицират на три типа: 1) срочни договори с фиксирана сума; 2) срочни договори без фиксирана сума; 3) други договори. При сключване на договор системата за доказване (управление) на разходите следва да го инкорпорира в базата данни, като извлече информация за сумата, за подлежащия или неподлежащ на приспадане ДДС и др., както и за значимите му елементи за Аналитичната счетоводна система. Разпределението на сумите в Аналитичната счетоводна система (прогнозни или платени) по елементи, центрове и дейности представлява един вид идентифициране на разходите: в случай на срочни договори с фиксирана сума разходите се считат за платени, а при договори с нефиксирана сума за прогнозни (когато фактурите по тези договори не са получени към момента на разпределение). По принцип прогнозните разходи или липсата на издадени фактури по договорите не отразяват реалната ситуация. Обикновено фактури по такива договори се получават периодично, което предполага определяне на процедура за коригиране на сумите, т.е. прогнозните разходи да се актуализират със стойността на реално платените средства. За фактури, които не са издадени по сключени договори, процедурата за разпределение на разходите е сходна с тази при фактури по срочни договори с фиксирана сума, освен ако част от разходите и критериите за преразпределение не са предварително определени. В такива случаи разходите не са изходни данни от системата за доказване (управление) на разходите и администраторът следва директно да ги разпределени към Аналитичната счетоводна система.
Данните, получени в резултат на счетоводната обработка, се записват в различни по своята структура и съдържание формуляри или доклади. Последните съдържат синтетични счетоводни агрегати, позволяващи цялостна оценка на резултатите от счетоводния процес. Докато във финансите и счетоводството извличането на подобна информация е в една или друга степен стандартна процедура, характеристиките на производствения процес предопределят конфигурирането на аналитичната счетоводна система. Аналитично-счетоводният процес позволява извличане на информация с елементи, което го прави важен за вземането на управленски решения. Основните изисквания към информацията са: 1) данните да се отнасят за определен период от време; 2) да позволяват разграничаването между действителни стойности и прогнозни такива; 3) да позволяват идентифицирането на разходите, включени в различните етапи на агрегиране; 4) да позволява включването на разходи, извършени в допълнение на тези за съответния период; 5) да е генерирана за всеки от етапите на агрегиране или преразпределение и 6) да позволява агрегиране под формата на „дърво“ по отношение на по-горно ниво. В приложение към Ръководството с „Основните принципи на аналитичното счетоводство в публичната администрация“ са дадени 10 образци на формуляри за представяне на разходите по центрове и дейности (вж. формуляри 1 – 10 по-долу). Формуляр 1. Обобщение на елементите на разхода Дата: _______________
Формуляр 2. Цялостно обобщение на разходите на центрове (за университет) Дата: _______________
Формуляр 3. Основни разходи на центрове, по елементи Дата: _______________
Формуляр 4. Окончателни разходи на центрове, по елементи Дата: _______________
Формуляр 5. Обобщение на дейностите (напр. в университет) Дата: _______________
Формуляр 6. Основни разходи за дейностите, по елементи Предмет 1 Дата: _______________
Формуляр 7. Окончателни разходи за дейностите Дата: _______________
Формуляр 8. Информация за стойността на преподавателската дейност Дата: _______________
Формуляр 9. Информация за приходите от обучение Дата: _______________
Формуляр 10. Марж и степен на възстановяване на разходите Дата: _______________
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||