Проверка за спазване на нормативните изисквания при изпълнението и отчитането на разходите

Отчетените разходи в отчета за касовото изпълнение на бюджета в АМВР към 31.12.2009 г. са 13 866 255 лв., а към 30.06.2010 г. са 5 857 998 лв. Изпълнението на разходите към 30.06.2010 г. е 47.9 на сто спрямо уточнения годишен план. Икономията е в резултат на отчетени по-малко средства по параграфи 01-00 „Заплати и възнаграждения за персонала, нает по трудови и служебни правоотношения” и 02-00 „Други възнаграждения и плащания за персонала”. Допуснато е към 30.06.2010 г. да бъдат изразходвани повече от определените за шестмесечието средства по параграф 10-00 „Издръжка” - 121 930 лв. или изпълнението е 121 на сто.

2.2.1. С най-голям относителен дял и за двете години са разходите за заплати и възнаграждения на персонала, нает по трудови и служебни правоотношения. За проверявания период индивидуалните възнаграждения на държавните служители и на лицата, работещи по трудови правоотношения (ЛРТП) се начисляват от сектор „ФО” на АМВР и се подава ежемесечно информация за обработка в центъра на МВР.

При отчитане на разходите за заплати и осигурителни вноски сумите са отразени правилно по параграфи на ЕБК и счетоводни сметки.

Спазена е заповедта⁶⁶ на министъра на вътрешните работи, като е преустановено обявяването на конкурси за постъпване на държавна служба в МВР. След месец март в АМВР са назначени трима държавни служители по обявени конкурси от предходната година.⁶⁷

През 2009 г. на основание заповед⁶⁸ на ректора за проявен съществен принос и професионално изпълнение на важни служебни задачи е изплатена колективна парична награда на служителите от звено „Стол” на ЦСПП - гр. Казанлък. Наградата правилно е отчетена по подподпараграф 01-096 „Награди на служителите от МВР”.

Със заповеди⁶⁹ на ректора са изплатени допълнителни възнаграждения за постигнати резултати в служебната дейност по категории служители в АМВР за 2009 г. и 2010 г. Изплатените възнаграждения са отчетени правилно по подподпараграфи 01-094 „Допълнителни възнаграждения за резултати в служебната дейност на персонала, нает по служебни правоотношения” и 01-095 „Допълнително възнаграждение за резултати в служебната дейност на персонала, нает по трудови правоотношения” от Класификацията на МВР. Спазени са изискванията на ЕБК. За 2010 г. изплатените допълнителни възнаграждения са в рамките на определените средства по бюджета на АМВР.

С инструкция⁷⁰ на министъра на вътрешните работи е регламентиран реда за разпределяне на работното време на държавните служители в МВР, отчитането му и компенсиране на работата, извън установеното работно време. Със Заповед ⁷¹ на ректора е определено длъжностно лице за водене и съхраняване на специална книга за отчитане на положения извънреден труд от служителите на АМВР. При отчитане на извънредния труд са спазени разпоредбите от инструкцията на министъра на вътрешните работи и заповедта на ректора. Извънредният труд правилно е отчитан по подподпараграф 01-014 „Изплатен извънреден труд на персонала, нает по трудови правоотношения” от Класификацията на МВР. Спазени са изискванията на ЕБК.

2.2.2. По параграф 02-00 “Други възнаграждения и плащания на персонала” за 2009 г. са отчетени 1 826 326 лв., което е 13 на сто от общата сума на извършените разходи. Към 30.06.2010 г. са отчетени 462 913 лв., което е 7.9 на сто от общата сума на извършените разходи. Изпълнението към 30.06.2010 г. е 48.9 на сто спрямо годишния план за тези разходи.

Относителния дял на отчетените разходи към 30.06.2010 г. е както следва: за нещатен персонал, нает по трудови правоотношения - 4 на сто; за персонал по извънтрудови правоотношения - 11.7 на сто; изплатени суми от СБКО, за облекло и други на персонала с характер на възнаграждения - 23.9 на сто; обезщетения на персонала с характер на възнаграждения - 58.7 на сто и разходи за персонал по извънтрудови правоотношения -

2.2.2.1. Сумите изплатени по реда на чл. 252 от ЗМВР, като обезщетенията при прекратяване на служебните правоотношения правилно са отчетени по подподпараграф

2.2.2.2. През 2009 г. на основание заповед⁷² на министъра правилно по подподпараграф 02-051 „Левова равностойност на вещевото доволствие на държавните служители и ЛРТП” и по сметки 6041 ”Разходи за заплати и възнаграждения на персонал по служебни правоотношения” и 6042 „Разходи за заплати и възнаграждения на персонал по трудови и приравнени към тях правоотношения” е изплатено вещево доволствие.

При проверката на първичните счетоводни документи се установи:

а) Всички договори са с регистрационни номера;

б) Сметките за изплатените хонорари за одитирания период не са подписани от ръководителя на АМВР⁷⁴. Нарушени са изискванията на ЗСч и ЗФУКПС;

в) При оформяне на счетоводните справки, съпътстващи изплащането на хонорарите е допуснато да не бъдат попълвани всички реквизити⁷⁵. Не са спазени изискванията на ЗСч.

г) Не всички РКО за изплащане на сумите по гражданските договори са подписани от ръководителя и главния счетоводител.⁷⁶ Нарушени са изискванията за двоен подпис, регламентирани в чл. 13, ал. 3, т. 3 от ЗФУКПС.

д) Разходите за строително - ремонтни работи неправилно са отчетени като хонорари по подподпараграф 02-022 „Хонорари и лекторски възнаграждения”, вместо по подпараграф 10-20 „Разходи за външни услуги”⁷⁷. Не са спазени указанията дадени в т. 19.8 от ДДС № 20 от 2004 г.

2.2.3. По параграф 10-00 „Издръжка” за 2009 г. са отчетени разходи в размер на 614 229 лв. (9.7 на сто от общата сума на извършените разходи), а към 30.06.2010 г. са в размер на 702 849 лв. или 12 на сто от общата сума на извършените разходи.

Относителния дял на отчетените разходи към 30.06.2010 г. е както следва: за храна - 43 на сто; за учебни и научноизследователски разходи и книги в библиотеката - 0.7 на сто; за вода, горива и енергия - 36.1 на сто; разходи за външни услуги - 6.26 на сто; за текущ
ремонт - 2.18 на сто; командировки в страната - 3.9 на сто и други разходи, некласифицирани в другите параграфи и подпараграфи.

2.2.3.1. По подпараграф 10-14 „Разходи за учебна и научно изследователска работа и книги за библиотеката” за 2009 г. са отчетени 11 642 лв., а към 30.06.2010 г. - 4 697 лв.

При проверката са установени следните грешки и неточности:⁷⁸

а) Разходите за ползване на басейн при обучение на курсантите от АМВР за 2009 г. и за 2010 г. неправилно са отчитани по сметка 6014 „Разходи за учебни материали и помагала” и подпараграф 10-14 „Учебни и научно изследователски разходи и книги за библиотеките”, вместо като разходи за външни услуги по подпараграф 10-20 „Разходи за външни услуги” и по сметка 6025 „Разходи за квалификация и преквалификация на персонала”. Не са спазени изискванията на ЕБК и СБП.

б) Разходите за горива използвани при обучението на курсантите и за двете години са отчетени неправилно по сметка 6014 „Разходи за учебни материали и помагала” и подпараграф 10-14 „Учебни и научно изследователски разходи и книги за библиотеките”, вместо по сметка 6010 „Разходи за горива, вода и енергия” и по подпараграф 10-16 „Горива, вода и енергия”. Не са спазени изискванията на ЕБК и СБП.

2.2.3.2. По подпараграф 10-20 „Разходи за външни услуги” за 2009 г. са отчетени 95 751 лв., а към 30.06.2010 г. - 43 968 лв.

При проверката са установени следните грешки и неточности:⁷⁹

а) Неправилно по подпараграфа са отчетени изплатените пътни пари при провеждане на курсове за повишаване квалификацията на служителите в системата на МВР. Изплащането на тези суми е по реда на чл. 18 от Наредбата за командировки в страната и вътрешно нормативните указания⁸⁰ и следва да бъдат отчетени като командировки в страната по подпараграф 10-51 „Командировки в страната” и по сметка 6093 „Разходи за командировки в страната”. Разходите са отчетени неправилно по подподпараграф 10-203 „Превоз на хора”. Не са спазени изискванията на ЕБК и СБП. Причина за това са неправилни указания, дадени с Класификацията на МВР⁸¹

б) Разходи за текущ ремонт през 2009 г. са отчетени неправилно като разходи за външни услуги. Не е спазена ЕБК и СПБ.

в) Разходи за покупка на консумативи и резервни части през 2009 г. неправилно са отчетени по подпараграфа, вместо по подпараграф 10-15 „Материали”.⁸² Не е спазена ЕБК.

2.2.3.3. По подпараграф 10-30 „Текущ ремонт” за 2009 г. са отчетени разходи в размер на 65 264 лв., а към 30.06.2010 г. са 15 366 лв.

При проверка на първичните документи се установи:⁸³

а) Разходи за абонаментното поддържане на асансьори и техника в АМВР неправилно са отчетени по подпараграфа, вместо по подпараграф 10-20 „Разходи за външни услуги”. Причината за това са неправилни указания, дадени с Класификацията на МВР.⁸⁴

б) През 2009 г. някои разходи за текущи ремонти са отчетени като разходи за материали по подпараграф 10-15 „Материали”, вместо по подпараграфа. Не са спазени изискванията на ЕБК и СБП.

2.2.3.4. По подпараграф 10-51 „Разходите за командировки в страната” за 2009 г. са отчетени - 28 825 лв., а към 30.06.2010 г. - 27 430 лв.

В АМВР са спазени изискванията на заповедта⁸⁵ на министъра на вътрешните работи, като са ограничени разходите за командировки в страната и краткосрочните командировки в чужбина чрез намаляване на броя на командированите служители и продължителността на командировките.

При оформяне на документите за командировка и отчитането им са установени следните пропуски и неточности⁸⁶:

а) Заповедите за командировки са без номер и някои от тях не са подписани от ръководителя. Не винаги има дата на пристигнал и отпътувал, положен е само печат и подпис. Нарушени са изискванията на чл. 10 от Наредбата за командировките в страната и вътрешно нормативната уредба⁸⁷ на МВР. Върху РКО при изплащане на сумите е записано „съгласно командировка” без да е записан номера на заповедта за командировка, т. е. не е осигурена одитна пътека за проследимост, в нарушение на изискването на чл. 7, ал. 1, т. 12 и чл. 14, т. 5 от ЗФУКПС⁸⁸ и не е спазен един от основните принципи на счетоводството „предпазливост”⁸⁹.

б) При оформяне на някои РКО свързани с изплащане на командировки в страната липсва подпис на ръководителя. Не са приложени други документи и/или не е записано по кои номер авансов отчет/заповед е извършено плащането. Не е осигурена проследимост и възможност за оказване на контрол за спазване изискването за отчитане на предоставените аванси за командировки в определения тридневен срок след изтичане на командировката⁹⁰.

в) При отчитане на разходите за командировка не винаги е спазван регламентирания в заповедта на министъра и във вътрешните правила на АМВР⁹¹ тридневен срок за отчитане. Към 30.06.2010 г. неотчетените аванси за командировки в страната са в размер на 7 884 лв., от тях отчетените вътрешни разчети по сметка 4500 „Вътрешни разчети за доставки и прехвърлени активи, пасиви, приходи и разходи” са в размер на 6 770 лв.⁹²

г) Разходите за командировка, които получават лицата, командировани в курсове и школи за квалификация, преквалификация, когато обучението се провежда в АМВР и центровете за специализация и професионална подготовка са отчитани неправилно по подпараграф 10-11 „Храна”⁹³, вместо по подпараграфа. Съгласно вътрешните нормативни указания⁹⁴ - дневните пари са в размер на стойността от таблица № 1 от заповед № І-159 от 22.12.2005 г. за хранене в структурните звена на МВР. Същите са третирани, като храна и са отчитани неправилно. Причината за това са неправилни указания, дадени с Класификацията на МВР⁹⁵.

2.2.3.5. По подпараграф 10-98 „Други разходи, неквалифицирани в другите параграфи и подпараграфи” за 2009 г. са отчетени разходи в размер на 42 277 лв., а към 30.06.2010 г. -

По бюджетната сметка на АМВР за 2009 г. не са утвърдени средства за представителни разходи, а за 2010 г. са в размер на 11 000 лв.

В изпълнение на писмо⁹⁷ на министър председателя на Република България за недопускане на необосновано разходване на бюджетни средства е издадена заповед⁹⁸ на министъра на вътрешните работи, като е разпоредено да не бъдат извършвани разходи с бюджетни средства, свързани с коледните и новогодишните празници. При проверката се установи, че в АМВР заповедта на министъра е спазена.

Към 31.12.2009 г. средствата за посрещане на гости и представителни разходи са 10 649 лв., а към 30.06.2010 г. - 920 лв. и са отчетени по подподпараграф 10-9801 “Посрещане на гости и представителни разходи”, съгласно указанията на дирекция „ПУБ” в МВР.

При проверка на първичните документи се установи, че представителните разходи, като: кафе и вода са отчитани по подпараграф 10-9801 „Посрещане на гости и представителни разходи” и по сметка 6098 „Други разходи в страна”, вместо по подпараграф 10-11 „Храна” и по сметка 6012 „Разходи за храна”⁹⁹. Нарушено е изискването на т. 31¹⁰⁰ от ДДС № 6 от 24.06.2009 г. на МФ.

Към 31.12.2009 г. отчетените разходи за провеждане на семинари, конференции, работни срещи и други по международни проекти, съфинансиране/възстановени разходи по туининг проекти от МФ, са в размер на 50 999 лв., а към 30.06.2010 г. - 6 959 лв. Същите са отразени по подподпараграф 10-9806 “Разходи за информационна, превантивна и културна дейност”¹⁰¹, съгласно указанията на дирекция „ПУБ” в МВР¹⁰², непроменени след ДДС № 6 от 24.06.2009 г.

2.2.4. По параграфите и подпараграфите за капиталови разходи не са отчетени разходи. По съответните счетоводни сметки са отчетени дебитни обороти в резултат на извършвани вътрешни разчети между структурите на МВР.

2.2.4.1. По параграф 51-00 „Основен ремонт на дълготрайни материални активи” за 2009 г. са отчетени (-)12 000 лв., (възстановена сума по акредитив), а към 30.06.2010 г. са отчетени 12 000 лв. или 80 на сто от разчетените по параграфа за годината. Средствата са разходвани за проект за основен ремонт на общежитие.

2.2.4.2. По подпараграф 53-09 „Придобиване на други недълготрайни материални активи” за 2009 г. са отчетени 600 лв., а към 30.06.2010 г. без да са планирани са отчетени 9 600 лв. Извършените разходи са за акредитация на АМВР, правилно са отчетени по смисъла на т. 38.2.2. от ДДС № 20 от 2004 г. на МФ. На начислена основа същите са отчетени по сметка 4020 „Доставчици по аванси в страната” и през 2010 г. са отразени правилно по сметка 2102 „Патенти, лицензи, концесионни права, фирмени и търговски марки и др.”¹⁰⁶

Размерът на преведените от АМВР приходи по единната сметка на МВР и третостепенните разпоредители с бюджетни кредити, отчетени по подпараграф 61-09 “Вътрешни трансфери в системата на първостепенния разпоредител (+/-)” съответстват на осчетоводените суми по дебита на сметка 7501 „Вътрешни касови трансфери в лева”. За

В касовите отчети за одитирания период сумите на потвърдените разходи чрез СЕБРА са отчетени правилно по подпараграф 66-02 „Разчети с първостепенен разпоредител за плащания в СЕБРА” и съответстват на осчетоводените суми по кредита на сметка 7500 „Разчети за плащания в СЕБРА”. За 2009 г. са в размер на 11 882 675 лв., а към 31.06.2010 г. са 5 083 624 лв. Спазени са указанията, дадени в т. 7.4.1 от писмо ДДС № 20 от 2004 г. на МФ за отчитане разчетите между първостепенните и подведомствени разпоредители.

По параграф 69-00 „Трансфери за поети осигурителни вноски” и по подпараграфите към него, сумите за осигурителни вноски за ДОО, здравно осигуряване и ДЗПО са отчетени правилно и размерите им съответстват на записванията по счетоводните сметки от подгрупа 759 „Трансфери за поети осигурителни вноски” от СБП.

Получените/предоставени трансфери са отчетени правилно в съответствие с изискванията на ЕБК и СБП¹⁰⁷.
2.4. Проверка за спазване на нормативните изисквания при изпълнението и отчитането на операциите с финансови активи и пасиви

В АМВР е разкрита валутна сметка по силата на подписано рамково споразумение между ЕК и МВР. Към 31.12.2009 г. левовата равностойност по сметката е 180 987 лв. Сумата е отчетена правилно по подпараграф 95-08 „Наличност в левова равностойност по валутни сметки в края на периода” и осчетоводена по сметка 5014 „Текущи банкови сметки във валута”. Към 30.06.2010 г. наличността по сметката е в размер на 149 568 лв., правилно отчетена на касова и начислена основа.¹⁰⁸

По подпараграф 93-10 „Чужди средства от други лица (небюджетни предприятия и физически лица) (+/-)” за 2009 г. и към 30.06.2010 г. не са отчетени получените суми за гаранции за изпълнение на договори по НВМОП от ЦСПП - гр. Варна. Нарушено е изискването на ЕБК за 2009 г. и 2010 г.

По време на одита допусната грешка е откоригирана в междинните касови отчети за 2010 г.¹⁰⁹

В АМВР по реда на извънбюджетните средства се отчитат получените суми по договор за партньорство¹¹⁰ между Министерството на образованието и науката¹¹¹ и АМВР по проект „Студентски стипендии и награди” по схема BG051PO001/4.2-02 „Студентски стипендии за равен достъп до образование и повишаване на модернизацията за по-добри резултати”, съфинансиран от Европейския социален фонд по оперативна програма „Развитие на човешките ресурси 2007-2013 година”.

Със заповед¹¹² на ректора е създадена комисия за организация на дейностите и класиране на кандидатите за получаване на стипендии и награди по оперативна програма „Развитие на човешките ресурси 2007 - 2013 г.”, изменена със заповед¹¹³ на ректора за промяна състава на комисията при провеждане на информационната кампания, набирането и класирането на студентите.

Средствата по проекта са получени от Министерството на образованието, младежта и науката и правилно отчетени по подпараграф 63-01 „получени трансфери”. Сумите са изразходвани за стипендии.

Изразходваните средства по проекта са отчетени правилно в отделна оборотна ведомост и са отразени в обобщения баланс на АМВР в отчетна група „ИБСФ-3-КСФ” към 31.12.2009 г., съгласно изискванията на ДДС № 06 от 04.04.2008 г. на МФ и на МОМН, дадени с писма.¹¹⁴

При проверката за съответствие между отчетените суми в отчета за касовото изпълнение на бюджета и извънбюджетната сметка и оборотната ведомост не се установиха различия. Към 31.12.2009 г. са отчетени 52 200 лв., а към 30.06.2010 г. - 44 520 лв.

1. 
   Организация на счетоводния процес
   

Изискването на т. 1. от писмо ДДС № 20 от 2004 г. на МФ (т. 6.2. от НСС 1 ) е предприятието да разработва счетоводната си политика до началото на отчетния период в съответствие с принципите и изискванията на ЗСч и вътрешните нормативни актове, отразяващи спецификата на неговата дейност. В т. 6.3. от стандарта е определено счетоводната политика да дава сигурност, че информацията във финансовите отчети е пълна във всички съществени аспекти.

В Правилника за устройството и дейността на Академията на МВР е определен предмета на дейност на Академията, определящ дейността на Академията като специфична по отношение на останалите структурни звена от системата на МВР. Финансовата отчетност е съобразена с два нормативни акта - Закона за МВР и Закона за висшето образование

Счетоводната политика на АМВР не е разработена по отношение на отчитане на дейности като: обучения за придобиване на образователно-квалификационна и образователно-научна степен на висше образование; обучения за повишаване на квалификацията на служителите от МВР и от държавната администрация; извършване на научни и приложни изследвания по въпроси на сигурността и обществения ред; културна; развойна; редакционно-издателска; социално-битова; спортна и международна. В прилаганата счетоводна политика не е отразено отчитането на: столовото хранене в центровете за специализация и професионална подготовка; приходите от дарения, завещания и спонсорство; предоставените средства по програми и средствата от европейските фондове; стопанската дейност в АМВР и операциите с валутни средства. Счетоводната политика не е разработена по отношение преоценката на стоково-материалните запаси в края на отчетната година, както е изискването на т. 2.3. от писмо ДДС № 20 от 2004 г. на МФ¹¹⁶.

1.2. В АМВР не е утвърден Индивидуален сметкоплан¹¹⁷. Прилага се Сметкоплана на МВР - утвърден със заповед¹¹⁸ на министъра на вътрешните работи. Не е спазено изискването на чл. 5 от ЗСч - текущото счетоводно отчитане да се организира по ред определен в Закона и в индивидуален сметкоплан, утвърден от ръководството на бюджетното предприятие. Не е спазена т. 8, раздел „Финансови отчети” от Счетоводната политика на АМВР, в която е записано, че „Академията на МВР прилага индивидуален сметкоплан в съответствие със сметкоплана, утвърден от министъра на вътрешните работи. Нивата на аналитичност са в зависимост от специфичните особености в дейността на Академията на МВР и третостепенните й разпоредители”¹¹⁹.

1.3. Движението на счетоводните документи съгласно чл. 44 от ЗСч, от момента на тяхното създаване или получаване до момента на унищожаването или съхраняването им, се определя от органа на управление на предприятието. Със заповед¹²⁰ на ректора е утвърден Вътрешен правилник за документооборота на счетоводните документи в Академията на МВР. В Правилника не са определени:

а). Редът и начинът на извършване и документиране на проверките на касата в АМВР. През 2009 г. и до 30.06.2010 г. са извършени 12 проверки на касовата наличност. Същите са документирани, като не винаги е отбелязвано присъствието на касиера и имената и длъжностите на лицата извършвали проверката.¹²¹

б). Редът за обмен на информацията между сектор „Финансово осигуряване” и сектор „Международно сътрудничество” по отношение на сключени договори за дарения, помощи и други безвъзмездно получени суми от чужбина. Издадена е заповед¹²² на ректора за предоставяне на такава информация в сектор „ФО”, която не се спазва. Не всички договори са представени в счетоводството на АМВР. Всички договори и съответно план-сметките за плащанията по тях са на чужд език. Не е спазен чл. 3, ал. 2 от ЗСч за задължителен превод на документите постъпващи на чужд език в предприятието.¹²³

в).Документите и длъжностните лица, отговорни за тяхното съставяне при извършване на годишната инвентаризация на активите и пасивите, както и документирането на бракуваните активи (протоколи и актове за брак) в резултат на извършената инвентаризация.¹²⁴

г). Изискванията за архивиране и сроковете за съхранение на счетоводните документи в съответствие с действащото законодателство.¹²⁵