Тема шеста. Форматиране на документи с помощта на Word for Windows

1.3. Номериране и изброяване

изброяване с цифри (bullets)

изброяване със символи (bullets)

Фиг. 7. Номериране на текст

При използуването на менюто FORMAT се избира подкоманда Bullets and Numbering и след като се отвори специален прозорец се избира вида на специалните символи чрез натискане на левия бутон на мишката върху някои от предложените видове символи. Ако те не ни задоволяват е възможно да се изменят – това се постига чрез бутона Customize. При активирането му се отваря друг прозорец, където също има няколко вида символи, и ако те все пак не са това, което е необходимо тук може да се активира бутон Font, който отваря още един прозорец с различни символи за всеки посочен шрифт, от където могат да се изберат по желание онези, които задоволяват потребителския вкус.

Ако трябва да се извършва номериране с цифри, се използува втората подкоманда Numbered. Когато тя е активна също излиза прозорец, подобен на този със символите от фиг. 8, където обаче са показани възможности за изброяване не само с цифри, но също така и с букви или римски цифри . В случай на букви (A,B,C или a,b,c) може да се избере и шрифт (Font).

фиг. 8. Избор на символи за номериране

Третата подкоманда Outline Numbered е свързана с оформяне на списъци с нива на изброяване, като всяко ниво започва по-навътре, на определено от потребителя разстояние от предното (по-горно) ниво. Тук също може да се използуват цифри или букви със всички опции посочени вече по-горе.

Последната подкоманда List Styles е свързана също с използването на списъци с различни нива на подреждане и изглед, които могат да се променят от потребителя.

1.4. Форматиране на страници

В първата група Margins се задава размера на белите полета отгоре (Top), отдолу (Bottom), отляво (Left) и отдясно (Right). Освен това се задава отстоянието на постоянното заглавие от края на листа отгоре (Header), и отдолу (Footer). Посочва се също за коя част от документа ще се отнасят въведените параметри. Бутонът Default превръща така въведените параметри и съответния формат в стандартен.

Във втората група Paper Size се избират настройките за размера на формата на хартията (А4, А3, пликови формати и др.). Ако не може да се използва никой от зададените формати в полето Paper Size, се подбира потребителски формат – Custom Size. При това положение трябва да се зададат ширината на листа, височината и ориентацията в тези размери на текстовото поле – портретна (Portrait), или пейзажна (Landscape).

В третата група Paper Source се избират възможностите как да се подава хартията:

• 
  First Page – за първата страница;
  
• 
  Other Pages - за последните страници.
  
• 
  Възможностите са непрекъснато подаване на хартията (Tractor), и подаване на хартиени листи (Defaoult Tray).
  

Номерирането на страниците става от менюто Insert, Page Numbers. Отваря се диалогов прозорец откъдето се избират:

• 
  Position - място за разполагане на номера на страницата – горе (Top of Page), долу (Bottom of Page).
  
• 
  Alignment – място за хоризонтално разположение на номера – Left (отляво), Right (отдясно), Center (в средата), Inside (вляво на нечетните страници и вдясно при четните), Outside (вдясно на нечетните страници и вляво при четните).
  

Текстообработката е едно от водещите направления на съвременните информационни технологии. За тази цел са разработени множество текстообработващи програми, като доминиращо място сред тях заема Microsoft Word. Той е софтуерен продукт за въвеждане, редактиране, оформление и съхранение на различни видове документи.

За да бъде избегната излишната бумащина, за да може лесно и бързо да се достигне до необходимата информация, решението е електронен мениджмънт. Това означава, че архивът освен на хартиен носител в шкафове и бюра да се намира и в компютъра като база данни на твърдия диск, до които може да се отиде във всеки един момент, за секунди, вместо да се губите ценно време в намиране на необходимата информация в папки и набирайки я повторно. В последствие този архив за по-голяма надеждност може да бъде съхранен на дискове или дискети. В началото може това да отнеме известно време, но когато електронната картотека е готова, работата ще бъде улеснена. Предимството е, че се пести време и пари за специализирани програми.

Като начало трябва да се започне с подреждането на текстовите файлове, които вече са на компютъра. Текстообработващите обработващи програми като Word дават възможност да се направи това чрез функцията File/Options. Word съхранява документите като файлове с разширение .doc. Систематизирайки онова, което вече има като документи (получени или изпратени), писма, факсове, електронна поща, оферти, договори и др. тези, които са на хартиен носител, се сканират и съхраняват копието като снимка или текстови файл. Ако се съхрани като снимка, върху него не може да се правят никакви промени.

След като вече всички документи са в електронен вид, следващата стъпка е да се създадат папки (Folders) и файлове (Files) по определена система, като се започне с ключовата дума Архив. Оформя се като дърво с клони, например доставчици, клиенти, оферти, договори, входяща поща, за обработка и др. Имената на файловете не бива да бъде повече от осем знака, на латиница. При желание, може да се включи и датата на създаване на документа, като се напише първо година, месец, ден, компютърът ще подреди файловете в хронологичен ред. Предпоставка за функционирането на системата е актуализирането й, без това да води до големи промени. Важното е, системата за съхранение на документите да бъде толкова лесна и логична, че не само конкретният служител, а и колегите му да могат да я ползват при необходимост при неговото отсъствие.

Как да се предпазят поверителни документи от любопитни колеги? За по-голяма сигурност на системата, може да се използва парола, която е известна само на служителя, така документите ще са надеждно съхранени. Това може да стане, като от главното меню се избере Tools, от падащото меню се избира Options, за да се изпише желаната парола (до 15 знака) се избера Save, след това Password to open, ако никой няма да има достъп до файла или Password to modify с което се разрешава файлът да бъде отворен, но не и да се правят промени по него, след което се кликва върху OK, за да се съхрани паролата и да се излезе от това подменю.

На екрана ще се появи нов диалогов прозорец, който изисква да се въведе отново паролата (Reenter password to open/modify). Сега вече ще може да се съхранява файлът както обикновено и ще има сигурност, че освен определеният служител, никой няма достъп до него. Нашият съвет е, да се запише някъде паролата, за да не се забрави, за по-голяма сигурност.
РЕЗЮМЕ НА ТЕМАТА

Форматирането на документи с помощта на Word for Windows се извършва чрез форматиране на шрифт чрез бутоните на ивицата с бутони; форматиране на параграфи, свързани предимно с големината на междуредието, подравняването на текста в рамките на абзаца, както и някои по-специфични оформления, като например, изнесена главна буква в началото на абзаца, специално оформление при цитиране и др. Програмата Word дава възможност лесно да се задават изброявания, като това може да стане или с номериране или чрез специални символи (bullets) поставяни в отделните позиции на списъка. За разлика от командите и режимите за форматиране на текст, списъци, параграфи, които са разположение като подкоманди от групата Format, форматирането на страницата се извършва от групата команди File, като се избира командата Page Setup. Microsoft Word е софтуерен продукт за въвеждане, редактиране, оформление и съхранение на различни видове документи.

• 
  Форматиране на шрифт;
  
• 
  Форматиране на абзаци;
  
• 
  Форматиране на списъци;
  
• 
  Форматиране на страници;
  
• 
  Електронен мениджмънт.
  

1. 
   Кокс Дж. и Джоун Препернау. Microsoft Office Word 2007 - стъпка по стъпка, СофтПрес, 2007;
   
2. 
   Коуърс, Д. Microsoft Word 2003 - бързо и лесно, Duo Design, 2006
   
3. 
   Саркисян, А. и Лалка Борисова. Бизнес кореспонденция със съвременни информационни технологии, Свищов, 2005
   

1. 
   Какво форматираме с програмата Word for Windows?
   
2. 
   Какви команди използваме за форматиране на шрифт, абзаци, списъци и страници?
   
3. 
   С какво е свързана подкоманда Outline Numbered?
   
4. 
   Какво представлява електронният мениджмънт?
   
5. 
   По какъв начин скриваме поверителни документи от любопитни колеги?
   

1. 
   Защо се налага форматиране на документите?
   
2. 
   Каква програма се използва за форматиране?
   
3. 
   По какъв начин се управлява електронната информация, с какво се започва?
   
4. 
   Защо системата за архивиране трябва да бъде лесна и логична?
   

Знаете ли, че: